Zoho mail gennemgang og vurdering

Zoho Mail er en hostet e-mail-tjeneste, der inkluderer 5 gigabyte (GB) lagerplads i det indledende Mail Lite-niveau, der koster kun $ 1 pr. Bruger pr. Måned. Det er gratis tilgængeligt med en vedhæftningsgrænse på 25 megabyte (MB) for op til fem brugere. Alt i alt er Zoho Mail en kapabel e-mail-løsning med en intuitiv klient, men dens relativt lille indledende lagringsgrænse såvel som dets eneste fokus på indbakke-teknologi snarere end andre produktivitetsfunktioner har den faldet lidt bag vores hostede e-mail Editors 'Choice-vinder, Microsoft Office 365 Business Premium i værdi kontra pris. Stadig, hvis du ønsker at adskille fra Microsoft, repræsenterer Zoho et solidt og overraskende kapabelt valg.

Det, der gør Zoho så dygtig, er dens store og altid voksende portefølje af forretningsapps, der spænder over både back office-serverprogrammer såvel som en række front-end-klientsoftware. Zoho Mail integreres tæt med alle disse, og endnu bedre kan du få adgang til næsten hele biblioteket for kun $ 1 dollar pr. Bruger pr. Dag via Zoho One-niveauet, der faktureres årligt. For at få en fornemmelse af kvaliteten af ​​disse apps, se vores lange liste med anmeldelser, herunder Zoho CRM, Zoho Cliq og Zoho Expense.

Kom godt i gang

Tilmelding til Zoho Mail er enkel; du bliver guidet gennem processen med gode trinvise instruktioner, der hjælper dig på din vej. Efter at have oprettet min konto og tilføjet et par brugere, var jeg nødt til at knytte mit domæne til Zoho Mail. Ud over at verificere domænet ved at oprette en tekst (TXT) -post, er der nogle yderligere trin for at få andre e-mailservere til at behandle dit domæne på en lidt mere venlig måde ved at tilføje en DomainKeys Identified Mail (DKIM) og Sender Policy Framework (SPF) -post. Jeg fandt, at dette var den mest prøvende del af processen, fordi det hovedsageligt er et ventende spil. Det kan tage op til 48 timer, før disse poster er korrekt tilgængelige fra dit domæne. Du har også brug for en vis fortrolighed med dit domæneopsætning, medmindre du tilfældigvis befinder dig i pulldownen af ​​understøttede domænemyndigheder. Spillere som GoDaddy Web Hosting og endda Google G Suite Business kan gøre denne proces lidt lettere. Men for det meste er det det samme for alle udbydere.

På e-mail-fronten har Zoho tænkt meget på sin e-mail-service og især sin klient. Det har betalt sig, fordi virksomheden har formået at innovere på et par spændende måder. En af de mere interessante funktioner kaldes Streams. Borte er de dage, der kræver en e-mail-spærring for alle på holdet. Med streams og mentions kan de, der skal inkluderes, være uden at have deres indbakke hamret af unødvendige distraktioner. Det ser også ud til at subtilt tilskynde til en samarbejdsindsats til håndtering af e-mail.

Kalender, noter og opgaver er også inkluderet. Noter minder om Post-it-noter, skønt jeg fandt, at de var lidt underpowered sammenlignet med hvad der er tilgængeligt i andre apps. Det ville være bedre at få denne kapacitet udfoldet, så brugerne ville have noget mere på niveau med Evernote Business eller Microsoft OneNote i fremtiden.

Samarbejdsværktøjer

En ting, som Zoho ikke mangler, er samarbejdsværktøjer. Ud over den fulde kontorpakke, der findes i Zoho Docs, tilbyder virksomheden også Cliq, som er deres teamchats-app. Ligesom Microsoft Teams, kan Cliq hjælpe med at placere alle på den samme side ved at lade brugerne oprette kanaler, hvor de kan diskutere specifikke emner, dele ideer og samarbejde om indhold. Derudover giver Zoho Docs-kontorpakken flere brugere mulighed for at arbejde i realtid på det samme dokument - noget som selv Microsoft Office-brugere typisk har brug for en ekstra app til at gøre. For de store forslag, der kræver en masse fingre i den samme cirkel, er dette en killer-funktion at have.

Det er dog vigtigt at bemærke, at selvom alle disse apps hovedsageligt integreres med hinanden i forskellig grad, er de stadig alle separate apps. Zoho sport mere end 30 apps i forretningsklasse, der spænder ikke kun over samarbejde, men også finansiering, projektstyring, salg og marketing og endda lodret software til brugerdefinerede løsninger, IT-styring og detailhandel. Du kan købe en af ​​disse apps separat som en del af den nævnte Zoho One-licenspakke eller i fokuserede licenspakker, der spænder over salg med CRM Plus, generel produktivitet med Workplace, regnskab med Finance Plus og back-office-teknologi med muligheden IT Management. Sørg for at undersøge alle disse muligheder og deres omkostninger grundigt, før du forpligter dig til et køb.

Sikkerhed og privatliv

På sikkerhedssiden fandt jeg, at Zoho Mail's anti-spam-funktioner var tilstrækkelige, sandsynligvis på niveau med Amazon WorkMail, men ikke så grundige som hvad jeg fandt i Google G Suite Business eller Microsoft Office 365 Business Premium. Zoho Mail havde imidlertid en tendens til at være træk, når det gjaldt advarsler fra tjenester, som jeg abonnerer på. For eksempel bemærkede jeg, at mine advarsler om banksikkerhedsrevision altid gik til spam, så jeg var nødt til specifikt at hvidliste dette domæne. Generelt kategoriserer Zoho Mail imidlertid e-mail korrekt i spam, nyhedsbreve, underretninger og normalt indbakkeindhold.

Med hensyn til anti-phishing gør Zoho Mail ikke rigtig noget særligt ud over at kategorisere e-mail som spam. Dette var lidt af en skuffelse i betragtning af den betydelige indsats, som Google og Microsoft har gjort for at tilføje yderligere beskyttelse i denne kategori. I fremtiden ville det være rart at se en yderligere advarsel til at klikke på mistænkelige links.

På plussiden fandt jeg, at Zohos privatlivspolitik var bedre end gennemsnittet, dog ganske standard for de spillere, der er revideret her indtil videre. Deres generelle holdning ser ud til at være, at dine oplysninger ikke kan deles med nogen tredjepart, men at de har adgang til dine data i tilfælde af en juridisk tvist eller en anden situation, hvor det anses for nødvendigt. Ligesom Microsofts marketing for privatlivets fred sørger Zoho for at nævne, at selv Zoho-medarbejdere ikke har adgang til dine data hele tiden, og visse protokoller skal følges for at få sådan adgang, hvis virksomheden mener, at det er påkrævet.

Zoho går ud af sin måde at præcisere sin sikkerhedspolitik i detaljer. Virksomheden skitserer en række forholdsregler, der inkluderer foranstaltninger i det fysiske lag og netværkslag samt specifikke personaleretningslinjer, der skal følges. Derudover har de både International Organization for Standardization (ISO) 27001 og SOC 2-overholdelse, hvilket er i overensstemmelse med, hvad du finder fra de største aktører i dette rum. Generelt er Zoho Mail lige så sikker som Google G Suite Business eller Microsoft Office 365 Business Premium, i det mindste på papir.

Integration

Zoho Mail er vidunderligt selvforsynende, hovedsageligt fordi den har en sådan enorm stall af andre Zoho-apps, som du kan vælge fra, og Zoho Mail integreres med de fleste af dem. Zoho Mail tilbyder dog også et udvalg af eksterne integrationsmuligheder såvel som en applikationsprogrammeringsgrænseflade (API), en række dedikerede mobile apps og en brugerdefinerede løsningsarm. Zoho Marketplace har plug-ins tilgængelige til populære apps som Dropbox, Evernote, Salesforce og mange flere.

En af de bedre integrationsmuligheder er med Dropbox og lignende apps. Ud over at være i stand til at tilføje vedhæftede filer til mail direkte fra Dropbox, kan du også gemme vedhæftede filer direkte til tjenesten. Hvis du har en favoritapp, er det værd at tage et kig på Zoho Marketplace for at se, hvad Zoho eller en partner muligvis har gjort med det.

Alt i alt prøver Zoho Mail hårdt at være den eneste e-mail- og kontorplatform, som små virksomheder nogensinde har brug for. At dække sig selv som 'Mere end blot en indbakke' gør Zoho Mail SMB-klienter produktive med kraftfulde kalender-, opgaver-, noter- og bogmærkefunktioner. Streams-funktionen bringer en velkendt og dejlig social-mediestil tilgang til at offentliggøre meddelelser, tildele opgaver, oprette begivenheder og dele noter med teammedlemmer. Og ligesom med populære apps på sociale medier er tilgængelighed, kommentering og delingsfunktioner tilgængelige. SMB'er vil sætte pris på udvalget af tilgængelige tilføjelsestjenester, som de kan vælge imellem for at tilpasse deres behov. Brugere fra Google eller Microsoft vil blive konfronteret med en indlæringskurve. Kompatibiliteten er god, men på ingen måde garanteret. Der er også spørgsmålet om interoperabilitet. De fleste af arbejdsstyrken bruger Slack og ikke Cliq, ligesom de sandsynligvis har brugt Microsoft Outlook, men ikke Zoho Mail. På grund af dette vil virksomheder, der har standardiseret disse andre leverandører, have en meget vanskeligere tid med at skifte til Zoho Mail end mindre virksomheder, der ikke har den samme kompatibilitetshistorik. Der er meget værdi her, hvis du kan få det til at passe til din arbejdsgang, men test denne arbejdsgang grundigt, inden du går i gang.