Tip til deling af adgangskoder

"Del aldrig dine adgangskoder!" er forældet råd, der simpelthen ikke tager højde for dagens behov. Mange af os er nødt til at dele brugernavn og kodeordkombinationer med vores familie, kolleger og andre.

Der er sikre og sikre måder at dele adgangskoder på, og så længe du gør det ordentligt, er det en helt acceptabel praksis.

Scenarier med adgangskodedeling

Der er et par almindelige scenarier, hvor du måske vil dele adgangskoder.

For det første deler familiemedlemmer undertiden konti. Husholdningsregninger administreres muligvis af mere end én person, og enhver autoriseret person skal have onlineadgang. Eller du har måske en online opbevaringsplads til familiedokumenter, og du vil have, at dine college-alderen børn skal være i stand til at logge ind og få fat i deres immuniseringsformularer selv uden at skulle besværet dig. Nogle familier deler også underholdningskonti som Netflix og iTunes. Du får min drift.

For det andet bruger medarbejdere i forskellige forretningssituationer undertiden en konto-login til mange mennesker. Tag eksemplet på en social mediekonto. I en lille virksomhed, der ikke bruger et komplekst socialt mediehåndteringsværktøj (såsom Hootsuite), kan det være en god ide at give adgang til Twitter, Facebook og konti til flere personer.

Det tredje eksempel er nødsituationen. I tilfælde af, at der sker noget, der giver dig ikke mulighed for at logge ind på en konto (koma, død, fængsel, karantæne - hvem ved, der kunne ske!), Ville du være i stand til at videregive dine adgangskoder til en anden?

I nogen af ​​disse situationer eller begivenheder er der måder til sikkert, sikkert og smart at dele adgangskoder med folk, du har tillid til.

Adgangskodedeling med adgangskodeadministratorer

Den bedste måde at administrere dine adgangskoder - og det inkluderer styring af deling af adgangskoder - er med en adgangskodeadministrator. Er det ikke bare den mest indlysende ting, du nogensinde har hørt?

Det lyder måske enkelt nok, men så mange mennesker bruger ikke passwordadministratorer. Min gæt er, at folk ikke bruger adgangskodeadministratorer, fordi de ikke forstår, hvordan de fungerer, så lad mig bare give en hurtig grunning.

Adgangskodeadministratorer er små programmer, nogle af dem gratis, som du installerer på din computer. Du indstiller et brugernavn og en adgangskode til at logge ind på dette program, og det bliver snart den eneste adgangskode, du nogensinde skal huske. Bemærk, at den ene adgangskode skal være meget stærk! Password manager-programmet kræver typisk et plugin til din browser (også typisk gratis).

Når dette plugin er på plads, overvåger adgangskodeadministratoren, mens du logger ind på websteder, og den fanger dine loginoplysninger. Og når den først fanger dine brugernavne og adgangskoder, bruger den dem til at logge dig ind på disse websteder automatisk. Mange passwordadministratorer analyserer også alle de logins, du skal fortælle dig, hvis du har for mange genbrugte adgangskoder, eller hvilke der er svage. De fleste af dem genererer også stærke adgangskoder - og det betyder ikke noget, hvis adgangskoderne er gibberish til dig, fordi husk, at passwordadministratoren skriver dem til dig.

Nu om den deling nævnte jeg…

En masse adgangskodeadministratorer inkluderer en funktion, der giver dig mulighed for at dele et brugernavn og adgangskode med en anden, undertiden uden, at den anden person kan se oplysningerne. Med andre ord, hvis jeg deler et login med Lulu via min password manager, kan Lulu muligvis have den samme password manager installeret, men det giver hende adgang til at logge på webstedet automatisk, uden at hun kan se eller skulle skrive adgangskoden, hvis Jeg vil holde det skjult. Og jeg kan også tilbagekalde hendes adgangskoderettigheder.

Her er et par adgangskodeadministratorer, der har en delingsfunktion:

• Sidste pas
• Dashlane
• Intuitiv adgangskode
• Keeper
• PasswordBox.

For virksomheder især kan jeg virkelig ikke forestille mig en bedre måde at administrere delte adgangskoder end ved at bruge en adgangskodemanager.

Dropbox-indstillingen

Jeg har hørt om forretningsteam, der deler adgangskoder ved at opbevare dem i en delt fil på Dropbox, Google Drive eller en anden skybaseret lagringstjeneste. Det er ikke et så flydende system som at bruge en adgangskodemanager, men måske kan det fungere. Noget ved det gjorde mig betænkelig, så jeg spurgte blot Dropbox-repræsentanten, om det ville være en god ide. Svaret:

"En god måde at sikre følsomme data som adgangskoder er at bruge en adgangskodemanager, der integreres med Dropbox API. F.eks. Integreres 1Password med Dropbox, så hvis din 1Password-fil er i Dropbox, synkroniseres dine adgangskoder automatisk, og du kan dekryptere og brug dem fra enhver enhed med en internetforbindelse."

Marker det som to påtegninger til passwordadministratorer. Svaret fortsætter:

"Dropbox for Business (for teams af mennesker i en organisation) og Dropbox Pro (vores betalte produkt til enkeltpersoner) giver også yderligere tilladelser og kontroller på delte links og mapper. Brugere af begge produkter kan sende indhold via udløbne og adgangskodebeskyttede delte links, eller læg kun tilladelser til visning på delte mapper for at øge deres kontrol over det indhold, de deler. Desuden er Dropbox beskyttet med kryptering af brugerdata både under transit og i hvile. Vi understøtter også sikker dataoverførsel, netværkskonfiguration, og applikationsniveau-kontroller, der er distribueret over en skalerbar, sikker infrastruktur. For virksomheder anbefaler vi fuld diskkryptering på lokale computere som en ekstra sikkerhedsmæssig bedste praksis."

Så der har du det. Det er bestemt muligt og temmelig sikkert, men på ingen måde så glat og beherskeligt som at bruge en password manager.

Hurtig og beskidt adgangskodedeling

Lad os sige nu, at du virkelig er i en binding og skal give nogen dit brugernavn og din adgangskode lige nu . Du opretter aldrig korrekt adgangskodedeling, og du er i panik. Skru hovedet på igen i et minut og indsæt en ounce af sund fornuft, inden du spilder dine adgangskode bønner.

Bemærk, at metoden, jeg skal beskrive, ikke er en ideel sag, men er, hvad du kan gøre, hvis du virkelig er virkelig kort tid og har brug for at dele en adgangskode.

Lever brugernavnet og adgangskoden på en måde, der gør det vanskeligt for hackere (eller andre mennesker, der kan udgøre en trussel) at gøre noget med de oplysninger, du deler. Med andre ord, send ikke en e-mail-besked, der indeholder kontonavnet, brugernavnet og adgangskoden alle sammen. Bryde det op. Send brugernavnet via e-mail og adgangskoden som en SMS eller IM. Eller endnu bedre: Del adgangskoden op i to meddelelser, der leveres af forskellige kommunikationskanaler. Hvis du gør det, fjernes konteksten og gør det svært for alle, der opfanger en af ​​informationsstykkerne, at gøre noget med det.

Igen er dette ikke ideelt, men mere af en sidste udvej.

Til døden deler du dig

Den sidste måde at dele adgangskoder er ved at give dem til en anden, hvis og kun hvis du dør eller bliver udugelig. Det er en vanskelig "hvis-så" -protokol, du skal styre, med sikkerhed, men det kan gøres.

Google har en funktion kaldet Inactive Account Manager. Når du aktiverer den, indstiller du en dedikeret person til at arve din Google-konto - så mange apps og stykker af den, som du vælger - og vælge en tidsperiode, som din konto skal være inaktiv, før denne delegation finder sted. For eksempel, hvis jeg har nul aktivitet på min Google-konto i tre måneder, underretter Google min betydelige anden og giver loginoplysningerne til min Gmail.

Afhængigt af hvordan du administrerer dine konti, kan din modtager teoretisk udføre adgangskodehentning på alle konti, som du bruger din Gmail-adresse til at logge ind på.

Google Inactive Account Manager, som findes i Googles kontoindstillinger, har nogle dybere indstillinger og valg, og jeg opfordrer dig til at udforske dem.

Godt at vide: Google sender dig en automatisk meddelelse hvert par måneder, der minder dig om, at du har tilmeldt dig den Inactive Account Manager-tjeneste, så du skal ikke bekymre dig for, at du muligvis aktiverer den og glem den helt længe efter at du har fået en ny, betydelig anden. Google vil minde dig om det.

PasswordBox og Dashlane har også en mulighed for at indstille en nødkontakt, eller nogen til at arve alle eller nogle af dine adgangskoder, hvis din konto bliver inaktiv. Med PasswordBox skal den person, der arver kontoen, bogstaveligt talt levere et dødsattest, før hun eller han kan aktivere den "digitale arv." På den anden side giver Dashlane dig mulighed for at definere en ventetid (24 timer til 60 dage), og du kan valgfrit vælge en undergruppe af adgangskoder, der vil blive sendt, hvis du ikke vil dele alt efter din død. Når din "nødkontakt" anmoder om dine data i Dashlane, får du en anmeldelse. Hvis du afviser anmodningen, inden ventetiden er udløbet, bliver arverne zilch. Jeg kan også godt lide at du kan oprette flere nødkontakter (det samme er tilfældet med Google Inactive Account Manager) med forskellige ventetider og undergrupper, f.eks. "Giv mine arbejds-e-mails til Bill efter to uger, men giv mine personlige adgangskoder til min kone efter en uge."

Jeg har tidligere skrevet om flere andre måder at videregive dine adgangskoder i tilfælde af din bortgang eller uarbejdsdygtighed. Og i min bog (se nedenfor) er det emnet for det sidste kapitel, ikke en lykkelig afslutning nøjagtigt, men en passende måde at lukke på.