Video: Getting Started With Zoho Docs - Webinar (Oktober 2024)
Dokumentdeling og samarbejde
Deling af filer ligner også Google Drive, hvor du kan indtaste e-mail-adresser og indstille tilladelser ved at vælge en fil og klikke på knappen Del. Dokumenter har også permalinks til deling uden for softwaren. Brugere kan også dele hele mapper og oprette grupper for at gøre det lettere at dele med flere kolleger. En dejlig funktion er, at du kan dele et dokument men beskytte det med en adgangskode for ekstra sikkerhed; Du kan endda indstille en udløbsdato, på hvilket tidspunkt alle, du har delt dokumentet, mister adgangen. Filer kan tjekkes ind og tjekkes ud (med andre ord, låst) for at undgå redigering af overlap.
Du kan tilføje opgaver til dokumenter, hvis du har brug for at sende dem til en kollega til gennemgang eller revision. Når du tildeler en opgave til en kollega, modtager modtageren en advarsel og et link til det tilknyttede dokument; du vil på sin side modtage en advarsel, når opgaven er afsluttet.
Hvis du allerede bruger Googles G Suite (tidligere kaldet Google Apps for Work), kan du integrere din konto med Zoho-produkter. Zoho Docs Standard kan integreres med Google Drev og Googles brugeradministration. Jeg prøvede at sammenkæde mine Zoho Docs Standard- og Google G Suite-konti. Efter at have tilladt nogle tilladelser og logget ind på Google, blev jeg bedt om at fortsætte opsætningen - og så blev jeg spøgt. Skærmen blev omdirigeret til min Zoho Docs-konto uden tegn på, at Google var blevet integreret. Efter at have læst en Hjælp-artikel opdagede jeg en løsning: Jeg tryk på knappen Upload, valgte Google Drev i rullemenuen og blev derefter bedt om at godkende. Når du har tilsluttet dine konti, kan du uploade filer og mapper fra Google Drev. Du kan også synkronisere en Dropbox-mappe med en Zoho Docs-mappe kontinuerligt eller bare én gang. Begge disse integrationer er en fantastisk måde at drage fordel af Zohos funktioner, mens de fortsætter med at bruge velkendt cloud-lagringssoftware. Du kan også linke op til Adobe Sign for at aktivere digitale signaturer.
Inden for Zoho Docs Standard kan brugere oprette og redigere dokumenter ved hjælp af Zoho Writer, som inkluderer en sporændringsfunktion, digitale signaturer og et antal avancerede redigeringsværktøjer. Du kan f.eks. Oprette makroer, farverige diagrammer og drejeborde. Dokumenter, regneark og præsentationer kan eksporteres som PDF, Windows og andre filer. Du kan også redigere filer offline; ændringer synkroniseres, når du er tilbage online.
En cool funktion er muligheden for at redigere et dokument samtidig med dine kolleger. Du og dine kollegers kommentarer vises på alles skærm markeret med redaktørens navn. Brugere kan kommentere og chatte under hele processen. Hver fil har en version af historien, og du kan vælge at kunne vende tilbage til en tidligere version når som helst.
En Zoho Docs Standard-app er tilgængelig til Android og iOS, hvor du kan få adgang til, oprette og redigere filer mens du er på farten. Jeg downloadede Android-appen, som har en matchende brugergrænseflade (UI) og åbner op til en mappe med nylige dokumenter. Du kan se alle dine mapper, sortere dem efter navn eller dato og søge i filer.
