Bliv organiseret: hvordan man opretter e-mail-skabeloner

Indhold

• Bliv organiseret: Sådan konfigureres e-mail-skabeloner
• Brug af e-mail-skabeloner i Gmail

På både arbejdspladsen og i vores personlige liv sender mange af os det, der i det væsentlige er den samme e-mail igen og igen. Det kan sige noget i retning af, "Her er de ugentlige salgsnumre…" eller "Skat, husk at sende lejen på eller før…"

Hvis du er en rimelig organiseret og effektiv person, kan du muligvis kopiere og indsætte den forrige e-mail i en ny meddelelse, når det er tid til at sende den regelmæssigt sendte e-mail. Det er ikke en dårlig metode, men det giver dig åben for at indføre fejl. Du glemmer muligvis at opdatere emnelinjen, dato, et økonomisk tal, et datapunkt og så videre.

Da jeg først begyndte min karriere inden for medier og udgivelse, var jeg egentlig en redaktør for nogle akademiske tidsskrifter, hvor jeg arbejdede med typeartikler, der indtastede de ændringer, som jeg markerede på filerne. Den vigtigste regel, jeg lærte, hvordan man markerer artikler til typebøger, var denne: Jo færre tastetryk de er nødt til at gøre, jo færre chancer har de for at introducere fejl. Med andre ord, mit job var at korrigere eventuelle skrivefejl og få forfatterens ændringer på siden, samtidig med at minimere, hvor meget at skrive typebrevene skulle gøre.

På samme linje, når du genbruger en gammel e-mail, skal du indtaste en masse unødvendige tastetryk, som at slette og derefter opdatere emnelinjen, ændre nøgleoplysninger og så videre.

Et bedre system er at konfigurere e-mails, som du kan genbruge igen og igen mere effektivt, en "e-mail-skabelon" (Microsoft Outlook's sigt) eller "dåse svar" (Googles sigt)

Indlæser…

En e-mail-skabelon er nøjagtigt, som du ville forvente, at den skulle være, en oversigt over en e-mail med tom plads, hvor opdaterede oplysninger vises. Når du forsyner dig med et tomt sted i stedet for et antal eller et stykke data, der skal opdateres, laver du færre tastetryk og reducerer dermed antallet af fejl, du måtte introducere. Du har aldrig ved et uheld sendt sidste uges rapportnumre; det værste, der kunne ske, er at du lader noget være tomt, i hvilket tilfælde modtagerne straks vil bemærke og bede dig om de manglende data. Hvis du imidlertid sender forkerte oplysninger, kan modtagerne måske aldrig vide det.

Sådan konfigureres e-mail-skabeloner i to af de mest anvendte e-mail-programmer: Outlook og Gmail.

Sådan konfigureres en e-mail-skabelon i Outlook

Outlook henviser til denne slags regelmæssigt sendte meddelelser som "e-mail-skabeloner." Funktionen er tilgængelig i skrivebordsprogrammet i Outlook, men den er ikke tilgængelig i Outlook.com.

I Outlook 2007 . Start en ny e-mail-meddelelse. Indtast mængden af ​​e-mail og emnelinje så meget information, som du bliver nødt til at genbruge, og sørg for at give dig selv et klart og synligt tomt sted, uanset hvor du skal indtaste nye oplysninger, hver gang du sender meddelelsen. Her er et eksempel:

	Emne linje:		Ugentlig sidevisningsrapport for ugens afslutning
	Legeme:		Her er den ugentlige sidevisningsrapport til webstedet. Dato: sidevisninger: Tak allesammen! Fortæl mig venligst, hvis du har spørgsmål.

Gå til Fil> Gem som i øverste venstre hjørne af meddelelsesfeltet.

I den dialogboks, der vises, skal du ændre filtypen til Outlook-skabelon (*.oft). Du kan derefter navngive din skabelon, hvad du vil.

Når du er klar til at komponere en ny besked vha. Skabelonen, er processen for at komme til skabelonen desværre lidt ineffektiv, desværre.

Gå til Ny> Vælg formular

og vælg Brugerskabeloner i filsystemet i det øverste rulleliste. Eventuelle skabeloner, du har gemt, skal være der. Vælg den du ønsker, så åbnes den som en ny e-mail-meddelelse, som du kan opdatere efter behov.

I Microsoft Outlook 2010 . Start en ny e-mail-meddelelse. Indtast mængden af ​​e-mail og emnelinje så meget information, som du bliver nødt til at genbruge, og sørg for at give dig selv et klart og synligt tomt sted, uanset hvor du skal indtaste nye oplysninger, hver gang du sender meddelelsen. (Se prøven ovenfor.)

Når du er færdig med at designe din skabelon, skal du gå til fanen Fil og vælge Gem som.

I den dialogboks, der vises, skal du ændre filtypen til Outlook-skabelon (*.oft). Du kan derefter navngive din skabelon, hvad du vil. Hit Gem.

Når du er klar til at bruge skabelonen, skal du gå til Nye varer> Flere poster> Vælg formular

og vælg Brugerskabeloner i filsystemet i det øverste rulleliste. Eventuelle skabeloner, du har gemt, skal være der. Vælg den du ønsker, så åbnes den som en ny e-mail-meddelelse, som du kan opdatere efter behov.

Distributionsliste . Du ønsker sandsynligvis at parre en e-mail-skabelon med en distributionsliste, så du kan sende beskeden til en gruppe mennesker i ét skud.

Gå til Kontakter-sektionen i Outlook. Vælg Ny> Distributionsliste.

Hvis du bruger virksomheds- eller forretnings-e-mail, er det bedst at vælge Select Members snarere end at bruge funktionen kaldet Tilføj nyt. Vælg medlemmer vil sandsynligvis åbne listen over brugere, der er tilgængelige på din virksomheds e-postsystem. På den anden side giver Add New mulighed for at indtaste en e-mail-adresse manuelt.