Revidering og vurdering af tilbagetrækning

Kontraktsudkast og udførelse

UI til kontraktudkastet kan åbnes som en widget eller portal integreret på et virksomheds websted af uregistrerede brugere. Men for dem, der får adgang til Updraft-administratorpanelet, er den nemmeste måde at oprette en ny kontrakt ved at bruge fanen Dokument. Som nævnt tilpasser Origin Systems hver type kontraktspørgeskema, så platformen er klar til brug med et tilpasset interview, så snart du logger ind. Du kan enten uploade et eksisterende dokument eller starte interviewprocessen for at oprette din egen i et spørgsmål om minutter. Uploadprocessen minder om interviewprocessen, bare uden den faktiske samtale og spørgsmål, der svarer på spørgsmål. Brugeren vælger en kontraktstype, indtaster de grundlæggende oplysninger og uploader derefter dokumentet. Interviewoprettede kontrakter og uploadede dokumenter er funktionelt ens, medmindre de ikke kan ændres eller klones. Ændrings- og kloneprocessen indebærer begge interviewoplysningerne, som ikke indtastes, når dokumentet uploades direkte.

I modsætning til klausulbibliotekets tilgang til kontraktoprettelse, der bruges af værktøjer som Agiloft og Coupa Contract Lifecycle Management, eliminerer Updraft risikoen for fejl, herunder beregning af den forkerte kontraktudløbsdato eller brug af en forkert betegnelse, fordi den administrerede, styrede proces er før godkendt af din juridiske afdeling. Der er ingen risiko for en ufuldstændig eller ikke-håndhævelig kontrakt, der kan føre til potentielle overholdelsesbøder eller sanktioner, fordi brugerne ikke rent faktisk træffer lovlige valg undervejs. Fordelen ved den skræddersyede, beslægtede træintervjueproces er, at forretningsbrugere og ikke-advokater, især dem, der ikke er bekendt med lovlige kontrakter, ikke behøver at vælge mellem snesevis af forskellige aftaler og scenarier og de forskellige præcedenser, der er forbundet med dem.

Selve interviewprocessen var enkel i at generere en række forskellige typer af kontrakter. Processen tilpasses som netop nævnt. Men til testformål prøvede vi at oprette flere forskellige typer forudkonfigurerede kontrakter. NDA'er, ansættelsesaftaler, kommercielle leasingaftaler, retssager, låneaftaler, salgsaftaler og mere er alle understøttede kontraktpræcedens.

Når du besvarer spørgeskemaet og opretter din kontrakt, er der en statuslinje øverst på skærmen, der giver dig den forventede resterende tid. Du kan til enhver tid sætte en samtale på pause ved at give en grund og citere dit igangværende arbejde og derefter trykke på Play-knappen når som helst for at genoptage interviewet. Selv hvis du utilsigtet logger ud, gemmer Updraft dit sted og fører dig tilbage til spørgeskemaet, når du logger ind. Hvert interviewspørgeskema har et unikt ID, der kan søges.

Systemet trækker også automatisk ud centrale frister og opsætter gentagne meddelelser og begivenheder. Du kan også indstille dine egne påmindelser med en beskrivelse, dato og antal advarselsdage på en given kontraktadvarsel. Underretninger var på niveau med værktøjer som Concord og ContractSafe til at give solide, tidsorienterede alarmer med et nyttigt udvalg af e-mail-triggere til automatiserede godkendelsesarbejdsgange.

I slutningen af ​​spørgeskemaet gav Updraft mig muligheden for hver gang at se min afsluttede kontrakt som en Microsoft Word- eller PDF-fil. Efter et stykke tid fra 10-20 minutter pr. Kontrakt afhængigt af kompleksitet, kunne jeg hente en professionelt skrevet juridisk kontrakt, der stammer fra mine intervjusvar. Når kontrakten er oprettet, kan du altid vende tilbage til samtalen for at ændre den, eller du kan uploade en ny eller underskrevet version af dokumentet. Du kan også blot opdatere informationsfelterne, hvis du ikke vil gå tilbage i spørgeskemaet. Kontrakten kan også duplikeres (dette kaldes "klonet" i Updraft), noter og beskrivelser kan tilføjes, og støttedokumenter kan vedhæftes.

Updraft har en oprindelig elektronisk signaturplatform og integreres ikke med Adobe Sign, DocuSign eller andre tredjepartsudbydere. Du kan bruge injektion til signaturbilleder gennem PDF-filer, men Updraft fokuserer på at styre godkendelsesarbejdsgangen og generere bevis for juridisk samtykke. Administratorer kan tildele opgaver til brugere og indstille triggere til det juridiske team, for eksempel at en ny indlejret samtale er afsluttet og er klar til gennemgang.

Når hver part får en e-mail om, at kontrakten er klar til underskrift, åbner det oprindelige e-signaturværktøj en signaturside, der fanger dato og klokkeslæt for signaturen, der skal registreres til rapporteringsdata. Updraft har de bedste muligheder for oprettelse af kontrakter, som vi testede, og signerings- og udførelsesprocessen er glat og sikkert styret. Selvom det ikke tilbyder det indbyggede samarbejde og den oprindelige kontraktforhandlingsfunktionalitet, der findes i værktøjer som Agiloft og Onit Contract Administration og Contract Review & Approval, står Updrafts interviewbaserede udarbejdelsesproces alene i guidet kontraktoprettelse og dokumentgenerering. Denne proces er hovedårsagen til, at vi udpegede værktøjet til et redaktørvalg.

Interface, styring og rapportering

Updraft admin UI er sparsom og kan være lidt clunky at navigere, men det har en række nyttige styringsfunktioner. Når du er logget ind, er den første ting, du ser, Inbox, som er en opgaveliste med et hurtigt overblik over de mest presserende opgaver og kontraktfrister. Fanen Administration lader administratorer begrænse adgang og visninger baseret på specifikke dokumenttyper og afdelinger, grupperet i "sikkerhedsgrupper. Derfor afhænger det, du ser i indbakken, af din rolle og de kontrakter, du administrerer.

Der er et farvekodet skema i indbakken for at repræsentere presserende. Sort betyder, at en kontrakt er udløbet, grøn betyder, at den er aktiv, og en skala med orange og rød indikerer, at frister nærmer sig. Hvis du klikker på en kontrakt, trækker den et vindue med filens fulde transaktionshistorik og relaterede oplysninger. Fra indbakken har du et antal styringsmuligheder: Der er ikoner til at opdatere kontrakten eller tilføje noter, understøttende dokumenter eller begivenheder. Der er også ikoner til at ændre dokumentets status eller handlinger, såsom kloning af dokumentet eller overførsel af ejerskab til en anden bruger.

Et andet nyttigt område er fanen Sager, som lader juridisk team lagre dokumenter, der er relevante for en bestemt sag sammen med forhåndsbefolkede interviews til at udarbejde tilknyttede kontrakter eller indhente oplysninger fra parter, der vil resultere i flere dokumenter og transaktioner, der er forbundet med sagen. Fanen Dokumenter, der er nævnt tidligere, indeholder et fyldt søgevindue med filtre til sortering efter dokumenttype, ID-nummer, specifikke beskrivelser og nøgleord, kontraktsejer eller en bestemt dokumentstatus. Updraft handler om at gå igennem og afslutte opgaver, så at trykke på knappen Back, mens du er i midten af ​​en handling, undertiden logger dig ud af brugergrænsefladen. Dette gør navigering frem og tilbage noget mindre intuitivt end i den Gmail-lignende brugergrænseflade, der findes i Concord eller enklere oplevelser som ContractSafe og Contract Hound. Men i sidste ende var dette en mindre uenighed.

Administrationsværktøjer og rapportering er også solide, omend ikke så avancerede i granularitet som rapporter eller datavisualiseringer af Coupa Contract Lifecycle Management eller Agiloft. Du kan køre rapporter om parametre, herunder aktive eller udløber kontrakter, fornyelsesfrister og brugeraktivitet. Du kan enten eksportere data (i CSV-, Microsoft Excel- eller XML-filformat) eller køre dem med nogle af de enkle indstillinger for linie og søjlediagram, som Updraft giver dig. Rapporter kan yderligere konfigureres efter brugerdefinerede datointervaller og yderligere dokument-, beskrivelse-, data- eller brugerfiltre.

For så vidt angår admin-panelet, kan administratorer konfigurere specifik brugeradgang, sikkerheds- og underretningsgrupper og brugerdefinerede dokumenttyper med tilknyttede specifikke privilegier. Så en bruger kan være medlem af flere sikkerhedsgrupper plus have privilegier til at se eller redigere specifikke kontrakter eller dokumenttyper.

Natural Contract Q&A

Updraft er en solid kontraktstyringsplatform med et godt udvalg af admin-funktioner, søgning og kategorisering, rapportering og opgavestyring. Men det er ikke derfor, det tjener et redaktørvalg. Den spørgeskemabaserede kontraktforfatterproces sammenlignes ikke med noget andet værktøj, vi testede. Og kombineret med sømløse godkendelsesarbejdsgange og signering, gør det Updraft uden tvivl den letteste platform for enhver forretningsbruger at oprette og udføre kontrakter med. Det kræver betydelige sælgeropsætning og forhåndsomkostninger, men for en juridisk afdeling, der ønsker at lade hele organisationen sikkert udarbejde kontrakter for forskellige scenarier, gør Updrafts interviewoplevelse det så enkelt og naturligt som muligt.