Papertracer anmeldelse og vurdering

PaperTracer (der starter til $ 15 pr. Bruger pr. Måned) er bygget til at dække virksomhedens behov for dokumenthåndtering (DM), og er en fornuftig og dybt tilpasselig løsning, der er bygget op omkring forberedelse, indfangning og styring af dokumenter. Granulær kontrol og fleksibilitet i håndtering af dokumentmetadata gør det til en kapabel dokumenthåndteringsløsning. PaperTracer går ud over dokumentopbevaring og giver brugerne værktøjer til indsamling og sporing af data. Samarbejds- og delingsfunktioner kommer ikke til kort, og prisfastsættelsen kan hurtigt ballonere, hvis lagringskapaciteten øges. PaperTracer falder lige bag vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online i vores DM-softwarevurderingsrunde for sin mangel på disse områder.

Brugere, roller og sikkerhed

Fra en it-administratorperspektiv betyder evaluering af ethvert DM-system opmærksomhed på sikkerhed, da svag sikkerhed ikke kun kan resultere i mistede data, men også kan udsætte organisationen for krænkelser, når det gælder regler, industristandarder eller virksomhedspolitikker. De fleste af de virksomhedsfokuserede DM-systemer, som vi gennemgik i denne roundup, inklusive ikke kun vores Editors 'Choice-vindere, men også Adobe Document Cloud Standard, er meget opmærksomme på sikkerheden af ​​disse grunde.

PaperTracer vil tilfredsstille sikkerhedskravene i de fleste virksomheder på grund af en bred vifte af sikkerhedskontroller. Det mest ønskværdige blandt disse er bruger- og gruppestyring, session timeout og håndtering af adgangskodelængde (men adgangskodekompleksiteten er ikke konfigurerbar). PaperTracer-systemet er i overensstemmelse med HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) og har en permanent registrering af al dataadgang. Systemet har 2048-bit krypteringsmiljø, anvender sikker brugergodkendelse og har kapaciteten til at producere et komplet revisionsspor over al datatilgang, opdateringer og routing.

Tilladelser inden for PaperTracer er på samme måde robuste. Administratorer har mulighed for at kontrollere bruger- eller gruppeadgang til en afdeling eller ved individuelle datafelter. Brugere har adgang og kan se eller tilføje / redigere rettigheder på et granulært niveau. Det er også muligt at administrere tilladelser til specifikke poster, som effektivt tilsidesætter tilladelser, der er tildelt den post tidligere ved hjælp af andre metoder.

Ud over de omfattende tilladelsesfunktioner tilbyder PaperTracer rapportering, der er rettet mod at sikre en passende sikkerhedsstilling. Adgangsrapporten identificerer tilladelser, der er tildelt til forskellige ressourcer, såvel som den tilgængelige adgang til individuelle brugere og grupper. Auditlogfunktionen kan bruges til at spore forskellige handlinger, der udføres inden for en bestemt periode og / eller af en bestemt bruger. Poster, der vedrører visning eller routing af dokumenter, kan skjules for at skære ned på den mængde data, der skal sigtes igennem. Ideelt set kan disse revisionsdata eksporteres til enten en PDF eller en Microsoft Excel-fil, men denne funktion er ikke tilgængelig.

Det handler om dataene

En anden vigtig funktion ved PaperTracer er muligheden for at tilpasse metadatafelter i usædvanligt høj grad. Hvor andre dokumenthåndteringssystemer giver dig mulighed for at tilpasse disse felter, håndterer PaperTracer disse felter som et traditionelt databasesystem, så du kan definere feltype, automatiske værdier (baseret på parametre, tidsstempler eller brugeren, der udfører en handling), potentielle værdier i formen af en værdiliste og endda konfigurere felter efter behov eller skrivebeskyttet. Felter kan også grupperes for at præsentere brugeren med en oversigt over indtastede dataindtastninger og kan konfigureres som med et hierarki til dem, så hvis der vælges en bestemt værdi, stilles yderligere felter til rådighed.

PaperTracer har også datastyringsfunktioner, der strækker sig ud over konfigurering af brugerdefinerede felter. For det første er rapporteringsfunktionerne i overensstemmelse med det, du ville forvente af et datastyringsværktøj, der tilbyder en hel del tilpasning med hensyn til, hvilke felter der bruges til visning, filtrering, sortering og gruppering. Yderligere kan ledere udføre bulkimport vha. Microsoft Excel eller masseændringer vha. Bulkredigeringsværktøjet, som giver dig mulighed for at finde poster, der indeholder et felt med en bestemt værdi, og opdatere disse felter individuelt eller alt på én gang. Tilføj disse dataplatformfunktioner sammen, og mange virksomheder kan bruge PaperTracer, ikke kun til at administrere dokumenter, men til at styre alle deres dataindsamlingsoperationer.

Et fokus på kontraktstyring

Kontrakthåndtering har i sagens natur alvorlige juridiske konsekvenser og er normalt en nøje overvåget forretningsproces med hensyn til ikke kun sikkerhed, men også arbejdsgangsintegritet og -integration. PaperTracer inkluderer en kontraktforfatterfunktion for at strømline forholdet mellem kontrahering og dokumenthåndtering.

PaperTracer's kontraktforfatterfunktion kan aktiveres af en administrator og bruger admin-definerede skabeloner ved hjælp af kontraktsektioner og klausuler, som hver kan forudbestilles med fælles sprog leveret af virksomhedens juridiske team. Når disse sektioner og klausuler er bygget ud, er de knyttet til en eller flere kontraktstyper. Disse kontraktskabeloner kan bygges ved hjælp af brugerindtastningsfelter, som gør det muligt for brugere hurtigt at udfylde kontrakten med den relevante information, enten fra felter i PaperTracer eller gennem manuel input.

Brugere med de relevante tilladelser kan indlede en kontrakt, der indeholder datafelter, der fodrer kontraktens sprog, med de relevante sektioner og klausuler samt ordsprog, der er specifikke for kontraktens intention. Når en kontrakt er forfatter inden for PaperTracer, kan den derefter dirigeres til godkendelser og underskrifter som ethvert andet dokument. Dette kan være en manuel proces, der udløses af brugeren, eller en arbejdsgang kan integreres, der koordinerer med brugerne både internt i organisationen eller eksternt.

Prisfastsættelse og kapacitet

PaperTracer findes i to udgaver: Express og Enterprise. Express-udgaven er målrettet mod små til mellemstore virksomheder (SMB'er) og er prissat baseret på valg af arbejdsgangsskabelon, brugere og opbevaring. Hver workflow-skabelon har en omkostning på $ 30 pr. Måned og inkluderer industrimuligheder som kapitalstyring, klinikstyring, medarbejderudbud, kontraktstyring og advokatkontorstyring. Brugere er en ekstra $ 15 hver måned per bruger, og opbevaring er $ 25 per gigabyte (GB) hver måned.

Enterprise-udgaven involverer en mere praktisk tilgang til implementering, hvor PaperTracer hjælper din virksomhed med at tilpasse arbejdsgangen, importere data og gøre systemet klar til at køre. Prisfastsættelse for denne udgave afhænger af dine forretningskrav, men et eksempel på tilbud, vi fik, inkluderede opsætningsomkostninger på $ 2.000 til initial opsætning og licens, $ 1.000 til admintræning og 30 dages support efter behov samt yderligere $ 300 månedligt for 3 GB af hostet opbevaring, fem interne brugere og ubegrænsede eksterne brugere.

Der er bestemt et marked for PaperTracer, især blandt virksomheder, der leder efter et system til at indsamle data, ikke kun dokumenter. PaperTracer's omkostninger er dog bestemt noget at overveje, især hvis dine opbevaringskrav vil være en betydelig faktor. Nederste linje: Sørg for nøje at kortlægge dine behov til PaperTracer's muligheder, før du køber. Hvis de stemmer overens, er dette en solid løsning. Men hvis dine behov er mere mainstream, så ønsker du måske fortsat at kigge.