Onit kontraktstyring gennemgang og vurdering

Onit Contract Management begynder ved $ 3.000 pr. Måned og er mindre af en enkeltstående løsning end et stykke af et meget større Onit-applikationsøkosystem, der dækker ikke kun kontraktstyring, men også forretningsprocesstyring (BPM), salg, menneskelige ressourcer (HR), compliance, IT med mere. Kunder arbejder inden for denne ramme via Onit App Builder, som i det væsentlige giver kunderne mulighed for at opbygge tilpassede arbejdsgange på tværs af de forretningsprocesser, de ønsker. Dette er et meget kraftfuldt koncept, hvis kunder omfavner hele platformen. For bare kontraktstyring er det imidlertid noget mere kompliceret end de fleste af konkurrencen og bestemt dyrere, hvilket er det, der holder det bag vores vindere i Editors Choice i denne kategori, Agiloft og Updraft. Hvis du imidlertid leder efter en fleksibel platform med omfattende rapportering, der dygtigt kan styre kontrakter og har mere end nok plads til at udvide i hele din organisation, er Onit op til opgaven.

Prissætning og integration

Onits prisfastsættelse af kontraktstyringsløsninger starter ved $ 3.000 pr. Måned, men selskabet siger, at prisfastsættelse helt afhænger af konfigurationen. Onits priser kan variere baseret på arbejdsgangskompleksiteten og andre faktorer. Men løsningen er prissat ved at bruge en abonnementsmodel uden brugergrænser eller licenser. Abonnementsgebyrer inkluderer softwarevedligeholdelse, support og opgraderinger.

Onits integrationer tilbydes også på brugerdefineret grundlag, men platformen understøtter en standardmetodologi til udvikling og levering af integrationspunkter afhængigt af klientens specifikationer. Onits standardgrænseflader består af SFTP / FTP og HTTPS samt SOAP og REST applikationsprogrammeringsgrænseflade (API) –niveauintegrationer. Onit integreres med DocuSign, Adobe Sign og Hello Sign til eSignature-funktionalitet.

Afhængigt af klientkrav erklærede Onit, at virksomheden har bygget SOAP-integrationer til platforme, herunder IBM Emptoris og OpenText, REST-integrationer med Google API'er, og filbaserede integrationer med protokoller og tjenester, der spænder fra Active Directory (AD) og SharePoint til SAP, Workday og en SQL-integration med Tableau blandt andre tjenester. Onit understøtter også sikkerhedsprotokoller inklusive SAML 2.0 single-sign on (SSO) og OAuth 2.0-godkendelse.

Manging af kontraktens livscyklus

Onit bruger en kundebaseret app-tilgang, der bruger Onit App Builder til at tilpasse en organisations oplevelse omkring virksomheds- og afdelingsbehov. Standard betjeningspanel for kontraktadministration og kontraktgennemgang og godkendelse har ikke ændret sig meget siden vores indledende gennemgang, hvilket har lagt en tidslinjebaseret lineær kalender med kontraktaktivitet øverst for at spore status for kontrakter i systemet.

Standardlayouten for Onit-grænsefladen er grå og Microsoft Excel-lignende, men hovedpanelet vises med farve langs den kronologiske tidslinjevisning. De interaktive rapportwidgets nedenfor viser hurtige tællerwidgets med et øjeblik med udløbs- og godkendelsesnumre og fordeling af kontraktstyper, værdi og antallet af kontrakter i hver fase af livscyklussen i cirkel-, søjle- og linjediagrammer. I stedet for at placere rapporterings- og analysedataene i en separat fane, som med Agiloft og Concord, centraliserer Onit rapporteringsdata som den første ting, du ser, når du logger ind. Dette forhindrer dig i at være træt med at kamme gennem databaser eller e-mailkæder til dataene du mangler. Selvom der ikke er lige så mange rapporteringstilpasningsmuligheder som Agiloft eller afdelingsspecifikke ROI-målinger, som de findes i Coupa Contract Lifecycle Management, er de interaktive rapporter godt designet, og træk-og-slip-dashboard-widgets og -felter kan tilpasses fuldstændigt.

Venstre navigationsmenu inkluderer også en mere dybdefull rapportside. Det er her du kan oprette ad hoc-rapporter filtreret efter grupper, fase, kontraktstype osv. Disse kan gemmes som hvad Onit refererer til som gemte "Visninger", der er tilgængelige fra menuen og sendt ud som ugentlige rapporter eller på en brugerdefineret tidsramme eller eksporteret som Microsoft Excel-filer. Synspunkter kan også indstilles på et afdelingsmæssigt og personligt niveau, så en General Counsel's instrumentbrætmålinger og synspunkter afviger fra for eksempel en direktørs.

For at starte den faktiske kontraktindtagelsesproces skal du blot trykke på den store plus (+) -knap øverst til højre for grænsefladen ved siden af ​​søgefeltet. Herfra ser du en liste med indstillinger, der kan tilpasses, baseret på de typer af kontrakter og anmodninger, der håndteres af din afdeling. Jeg havde muligheden for at indsende en ny anmodning om juridiske tjenester, en ny kontraktgennemgang, en formular til kontraktadministration, en standard-ikke-oplysningsaftale (NDA) eller en fortrolig oplysningsaftale (CDA).

Den form, du ser, kan tilpasses helt, men kan standardiseres som en grundlæggende skabelon til forskellige typer kontrakter. For at indtaste en ny kontraktgennemgang og godkendelsesformular indtastede jeg et kontraktnavn og -dato, den afdeling, som det var knyttet til, sammen med kontraktstype, beløb, udløb og noter. Derefter havde jeg mulighed for at indtaste oplysninger til andre parter, der er knyttet til dokumentet, og uploade den faktiske kontraktfil. Onit gør ikke kontraktforfatter inden for platformen; det er laserfokuseret på kontraktens livscyklus-pipeline, startende med en kontraktforespørgsel og bevæger sig kronologisk gennem forretningsgodkendelse, juridisk og finansiel gennemgang, underskrivelse og udførelse.

Den mest dynamiske del af denne proces er samarbejde og forhandling, aktiveret af al den indbyggede funktionalitet, der findes i hver kontraktfil. Nye kontrakter og anmodninger tilføjes til hovedkontraktslageret, som er tilgængeligt fra menuen til venstre. Både rapportmenu og kontraktlager kan konfigureres med ubegrænsede brugerdefinerede visninger. For eksempel kan du bore ned til kontrakter fra en bestemt leverandør eller tredjepart, efter kontraktstype eller afdeling eller endda via en mere kompleks visning som "Alle NDA'er i juridisk."

Når du klikker på en kontrakt, ser du godkendelsesrørledningen øverst med ikoner, der viser på hvilket trin i processen hver kontrakt for tiden befinder sig. Til venstre kan du fane igennem grundlæggende kontraktdetaljer sammen med livscyklusmetrics, herunder hvor længe en kontrakt har ventet på virksomhedsgodkendelse, juridisk gennemgang eller finansiel vurdering, om en kontrakt er ude af underskrift osv. Derudover er der en indbygget samarbejdsmodul med muligheden for at sende kommentarer, links og vedhæftede filer som en kontrakt forhandles. En anden smuk funktion er en unik e-mail-adresse, der automatisk genereres for hver kontrakt, som kan bruges til enhver korrespondance og forhandling, der sker vedrørende den kontrakt, der ligger uden for Onit-systemet.

Det vigtigste er, at der er et indstillingspanel i højre side af hver kontraktside, der giver dig mulighed for at opdatere en kontrakts aktuelle livscyklusstatus (automatisk reflekteret i den øverste tidslinjevisning), og muligheder for at indgå kontraktforhandlinger med specifikke brugere, der indgår i kontrakten fil. Onit giver dig også den dynamiske evne til at tildele opgaver inden for dette miljø og knytte kontrakter og opgaver til større projekter. Panelet giver dig også muligheder for at tilføje nye deltagere, tilføje noter, når en kontrakt forhandles, og se den fulde revisionssporhistorie for brugerhandlinger, kontraktændringer og forhandlinger, faseændringer, e-mails sendt og mere.

Kun Concord leverede dette niveau af indbygget samarbejde, kontrolbarhed og opgavehåndtering af de platforme, vi testede i løbet af denne runde, og ikke med niveauet for native faseændring og forhandlingsfunktioner, der findes i Onit. Denne grænseflade skaber en neutral portal for repræsentanter til at diskutere aftaler, dele redlineændringer og opdatere faser, indtil en eksekverbar aftale er klar til underskrift. ContractWorks giver dig en lignende ovenfra og ned-visning af sporing af et kontraktdokumentets livscyklus, men uden den ekstra samarbejds- og forhandlingsdel, som Onit leverer til at løse hele arbejdsgangen i en delt portal.

Endelig, når en kontrakt er klar til signering og fasen opdateres til "Klar til signatur", lader Onit dig trække og slippe signaturfelter til dokumentet - synkroniseret med DocuSign, Adobe Sign eller Hello Sign - og sende kontrakten til eSignature-udbydere. Du kan konfigurere en automatiseret arbejdsgang til kontraktgodkendelse, der dirigerer en kontrakt fra en part til en anden til underskrivelse. Og når kontrakten er underskrevet gennem tredjeparts eSignature-udbydere, flytter Onit automatisk kontrakten til "Udført" -fase, tildeler en udførelsesdato og slipper den underskrevne PDF-fil i feltet Udført kontrakt. Herfra kunne jeg klikke ind i PDF-filen og rulle igennem for at se de underskrevne felter på forskellige punkter i hele kontrakten.

En dynamisk kontraktudførelsesplatform

Onit kommer ikke billigt sammenlignet med de fleste af de andre produkter, der er testet i denne roundup. Men det har de bedste native livscyklus-samarbejds-, forhandlings- og administrationsfunktioner, med granulær kontrol i en ende-til-ende-arbejdsgang. Editors 'Choice Agiloft har det beat på tilpasning og rapportering, mens Concord giver dig en enklere brugeroplevelse med kraftfulde kontraktforfatteregenskaber. For virksomheder, der søger en virksomhedsklar platform, der kan håndtere flerpartsforhandlinger og indgå en kontrakt fra anmodning og godkendelse hele vejen igennem til underskrift og udførelse - og alt inden for en central oplevelse - er Onit en kontrakt livscyklus manager drøm.