Officetime-gennemgang og -vurdering

For et par år siden, da jeg stødte på OfficeTime, imponerede denne tidssporings-app for arbejdere, der fakturerer pr. Time, mig med dens enkelhed, brugervenlighed og lave omkostninger. OfficeTime er stadig en vidunderlig mulighed for solo-medarbejdere, der ønsker en pålidelig offline tid tracker, der inkluderer enkle udgiftssporings- og faktureringsværktøjer. Det er dog ikke ideelt til samarbejde og integreres ikke med mange andre apps og tjenester. Til teambrug og mere avancerede faktureringsmuligheder er Harvest en bedre app og et redaktørvalg. En anden mulighed for solo-ansatte på et budget er Toggls gratis version, der også er et redaktørvalg.

Pris og tilgængelighed

OfficeTime er en downloadbar app til Windows og Mac, også med mobile apps til iOS og Apple Watch. Desktop apps koster $ 47 hver. De fleste andre tidsporingsapps sælges som abonnement, men med OfficeTime betaler du kun et engangskøbsgebyr.

I betragtning af at du ikke betaler en løbende sats for OfficeTime, er prisen lav. Andre tidssporingsapps koster generelt et sted i området fra $ 8 til $ 12 pr. Måned. Mange af disse apps understøtter dog samarbejde, hvilket betyder, at du kan spore og oprette fakturaer fra ikke kun din tid brugt på projekter, men også din kollegas tid. OfficeTime er kun til solo brug.

For eneejere tilbyder OfficeTime stor værdi, men der er gratis versioner af andre apps, der tilbyder lignende værdi. Toggls gratis serviceniveau er for eksempel tilstrækkelig for mange freelancere. Toggl inkluderer ikke fakturering, men du kan forbinde den til næsten enhver anden fakturerings- og omkostningstjeneste, du måtte bruge.

Harvest, der ellers koster $ 12 per person per måned, tilbyder også en gratis version af appen, selvom det begrænser dig til kun at styre et projekt ad gangen. En anden app kaldet TopTracker er helt gratis, men det er let på funktioner.

Opsætning og komme i gang

For at få OfficeTime downloader du Windows- eller Mac-appen, som leveres med en gratis prøveperiode på tre uger, inden du skal indtaste kreditkortoplysninger. Når du konfigurerer kontoen, spørger OfficeTime, om du vil starte med nogle dummy-data for at hjælpe dig med at blive orienteret, eller om du vil springe ind i opsætningen af ​​dit eget arbejde til at spore.

For at bruge OfficeTime (og virkelig de fleste tidsporingsapps til den sags skyld) effektivt, skal du bruge et par minutter på at sikre, at du har en klar forståelse af, hvordan dine forretningsprojekter er organiseret. Mange fagfolk har denne stiltiende viden lige ved hånden, men nogle gange kræver det en lille prøve-og-fejl-indlæring for korrekt at analysere dit arbejde. OfficeTime er hurtig nok til at lade dig rette dine fejltagelser hurtigt, mens du går.

OfficeTime gemmer alle dine kontodata lokalt på din computer eller det lagringslager, du angiver under installationen. Hvis du vælger at bruge både desktop-appen og iOS-appen, kan du synkronisere din konto mellem disse enheder, men kun når de er forbundet til det samme netværk (f.eks. Den samme Wi-Fi). Der er ingen mulighed for at synkronisere mellem en Windows desktop-app med OfficeTime og en Mac-version af appen. Synkroniseringskontrollerne vises kun i iOS-appen, ikke på desktop-apps.

Funktioner

I OfficeTime har du projekter, linjeposter og kategorier. Linjeposter er mere eller mindre de samme ting som opgaver, skønt de her også kan være udgifter. Hvert projekt indeholder linjeposter, og hver linjepost kan tildeles en kategori, såsom marketing, design, forskning eller hvad du end opretter. Du kan også tildele projekter til kategorier.

Når du er klar til at komme på arbejde, opretter du en linjepost og trykker på en afspilningsknap helt til venstre. Din timer begynder at spore tid efter minut, som du kan se i realtid, hvis du forlader vinduet i udsigt. I Mac-versionen sætter det også en visning af den aktive timer i statusmenuen, så du kan kigge op og se, hvor længe du har arbejdet med en opgave. Fra det samme statusmenuikon kan du også pause og genoptage tidssporing, hurtigt starte sporingstid på en ny opgave, og opret en påmindelse.

Påmindelsesfunktionen, som er unik for OfficeTime så vidt jeg ved, giver dig mulighed for at indtaste enhver fri form, du ønsker. OfficeTime vil derefter minde dig om det via en pop-up-meddelelse på det tidspunkt, du indstiller.

At se, da OfficeTime er en desktop-app, alt fungerer offline. Nogle onlinetidssporere, såsom Toggl, har offlinefunktioner, selvom ikke alle gør det. Når jeg testede Toggl, afbrød jeg pludselig mit internet for at se, hvad der ville ske med timeren, og det fortsatte med at tikke væk. Det var ikke tilfældet med Everhour, som straks stoppede timeren, i det øjeblik min computer opdagede, at den var offline.

Hvis du begynder at optage en ny opgave i OfficeTime, når du allerede har en timer i gang, pauser appen automatisk den aktive linjepost, hvilket gør det umuligt for dig at ved en fejltagelse fakturere to klienter eller registrere tid til to opgaver samtidig. Der er en måde at tilsidesætte denne indstilling, hvis du har brug for.

Linjeposter kan også være udgifter, f.eks. Fotografier, du har købt til en klients arbejde eller transport for at komme til et møde. Du registrerer udgifter, som om de var andre linjeposter, hvilket betyder, at du ser dem nævnt lige sammen med al din sporet tid til et givet projekt.

Selvom OfficeTime inkluderer fakturerings- og udgiftsværktøjer, dækker det ikke alle situationer og betingelser, der undertiden opstår for freelancere. For eksempel håndterer OfficeTimes fakturerings- og projektværktøjer ikke faste projekter. Lad os sige, at jeg opkræver en fast sats på $ 200 for en konsultationssession ansigt til ansigt eller $ 5.000 for et webstedsopbygning, uanset hvor lang tid der bruges på projektet. Andre apps, såsom Harvest og Paydirt, giver måder til passende sporing af projektarbejde og fakturering for det, mens OfficeTime kun fungerer i fakturerbare timer. Årsagen til, at du måske stadig vil spore tid på et projekt med en fast sats, er at sikre, at du ikke bruger for meget tid på det og dermed gør det mindre rentabelt.

En anden manglende funktion i OfficeTime, der vises i flere online tidssporingsapps er muligheden for at estimere, hvor lang tid en opgave eller et projekt vil tage. Denne form for information hjælper folk med at forbedre deres tidsstyringsevner, hvilket kan føre til passende påtagelse eller afvisning af nyt arbejde.

Rapporter og fakturaer

Rapporterings- og faktureringsværktøjer i OfficeTime fungerer godt og er tydelige. Jeg er altid tilfreds med rapporteringsværktøjer kræver ikke, at jeg har en avanceret grad i erhvervssjargon for at forstå, hvad de vil vise.

Som nævnt er OfficeTime ikke ideel til teambrug, selvom det er muligt at generere rapporter om flere personer ved at uploade en anden persons data til din OfficeTime-konto. Det er en unødvendig uhyggelig proces, der er tilbøjelig til fejl, især sammenlignet med tjenester, der simpelthen understøtter flere personer på en konto. Harvest, Toggl, Paydirt, Everhour, Hours , og andre apps tilbyder alle ægte teamtidssporingstjenester.

Under alle omstændigheder er rapporter lette at generere som er fakturaer . Fra menuen kan du vælge en rapport, f.eks. Sidste måned, og se et resume af det arbejde og den tid, der spores vises sammen med et cirkeldiagram. Du kan justere det, der vises i rapporten, og når du er klar, skal du trykke på en knap i bunden for at oprette en faktura eller eksportere dataene.

Når du genererer fakturaer, kan OfficeTime automatisk udfylde detaljer, såsom kontaktoplysninger til din virksomhed og klient, såvel som andre standardoplysninger. Det har ikke et avanceret system til sporing, når betalinger modtages, hvilket Paydirt imidlertid tilbyder, når du tilmelder dig for at give dine kunder mulighed for at betale via PayPal eller Stripe.

integrationer

OfficeTime understøtter ikke mange integrationer med andre apps og tjenester. Du kan forbinde appen til iCal, men det handler om det. Andre tidssporingsapps, især Toggl og Harvest, giver dig mulighed for at forbinde dem til andre almindeligt anvendte forretningstjenester, såsom QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet og andre.

Til sporing af fakturerbare timer offline

OfficeTime forbliver en stærk app til tidssporing, hvis det du har brug for er et pålideligt værktøj, der fungerer offline til at føre registreringer af fakturerbare timer og udgifter. Det er ikke ideelt, hvis du arbejder med et team, eller hvis du undertiden opkræver klienter en projektpris snarere end en times timen. Hvis OfficeTime ikke opfylder dine behov, skal du overveje Harvest eller Toggl, redaktørernes valg i denne kategori.