Microsoft visio pro til revision og vurdering af office 365

Det plejede at være en byrde at tegne flowdiagrammer, organisationsdiagrammer, gulvplaner, netværksdiagrammer og andre visuals, der ofte bruges i erhvervslivet. Visio var et af de tidligste stykker software for at forenkle, hvordan det blev gjort ved at tilvejebringe forhåndsformede former og genstande, snarere end virtuelle kuglepenne og gradskaber. Visio, der har været ejet af Microsoft siden 2000, er stadig en af ​​de vigtigste flowchart- og diagramapper, der findes. Det er kraftfuldt og fyldt med muligheder, men det er bedst for større virksomheder med en vis it-support, da købs- og installationsprocessen er forvirrende.

Indkøb og opsætning

At få Visio er vanskeligt af et par grunde. En del af problemet er, at du ikke bare kan gå til et websted og købe Visio. Du skal først sikre dig, at du har eller tilmelder dig den rigtige type Microsoft-konto, enten en virksomhedskonto (når du tilmelder dig, får du en e-mail-adresse, der slutter på "onmicrosoft.com") eller en konto med en Office 365 abonnement. Afhængig af hvilken type konto du har, og hvilken version af Office du har installeret, skal du derefter finde ud af, hvilken version af Visio du kan installere. Når du logger ind på din Microsoft-konto, kontrollerer websitet i det mindste din berettigelse og beder dig mod de rigtige indstillinger, men at komme til det punkt kræver noget at gøre.

En anden hindring er, at Visio kun er tilgængelig som lokalt installeret software på Windows. Du kan ikke bruge det på en Mac- eller Linux-maskine, og der er ingen browser-baseret version. På trods af sit navn er Visio Online ikke en fuldt fungerende webapp. Mere om det på lidt. I en æra, hvor så meget forretningsoftware udelukkende er webbaseret, og du kan komme til det fra enhver maskine med en internetforbindelse, kan dette være frustrerende nok til at vende dig væk fra starten. Alle de andre diagramapps, jeg har testet - Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart og SmartDraw - tilbyder webapps.

Forudsat at du kommer så langt, er der tre ajourførte versioner af Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 og Visio til Office 365 (som er den version, jeg har gennemgået her). To ældre versioner, Visio 2010 og Visio 2013, sparker stadig rundt og kan være den rigtige version for nogle mennesker, afhængigt af deres systemkrav og Microsoft-konto. Se Microsofts Visio-sammenligningstabel for mere information om Visio 2010 og 2013.

Visio Pro til Office 365 (den version, jeg testede) og Visio Pro 2016 er næsten identiske, bortset fra at du med Pro for Office køber et abonnement, der indeholder opdateringer til produktet, når de gøres tilgængelige. Pro for Office-versionen har også et par flere skabeloner og former, især dem, der vedrører uddannelse. Visio Standard er dog anderledes, da den ikke inkluderer nogen støtte til samarbejde, og den har langt færre skabeloner og former.

Prisfastsættelse og sammenligninger

Visio Pro til Office 365 sælges på abonnementsbasis. Det koster $ 15, 50 pr. Måned eller $ 13 per måned med en årlig forpligtelse, der fungerer til $ 156 for året. Visio Standard 2016 koster $ 299.99, og Visio Pro 2016 koster $ 589.99. Begge disse to sidstnævnte priser er engangsgebyrer.

Sammenlignet med andre apper til diagramming er Visio dyrt. Lucidchart, for eksempel, er et øverste valg for denne type software, og det koster kun $ 5, 95 pr. Måned eller $ 59, 40 årligt for en enkelt en brugerkonto. En Pro-konto, som er det niveau, jeg anbefaler, koster $ 9, 95 pr. Måned eller $ 107, 40 årligt. Lucidchart er kun tilgængelig i browseren, så der er ingen grund til at bekymre sig om kompatibilitet.

SmartDraw er også et redaktørvalg, og prisen er tættere på Visios. Online-versionen, kaldet SmartDraw Cloud, koster $ 179, 40 årligt. SmartDraw har også en desktop-app til Windows, og den er tilgængelig i tre niveauer: $ 297 for Standard, $ 397 for Business og $ 2.995 (startpris) for Enterprise.

Der er også andre diagramværktøjer, der koster endnu mindre. Draw.io er helt gratis, og det tilbyder en ret god service. To andre apps, Gliffy og Creately, har meget lave priser. Gliffy tilbyder et par servicetjeneste, men dets billigste pris koster $ 14, 85 hver tredje måned, hvilket svarer til omkring $ 3, 99 pr. Måned eller $ 59 pr. År. Kreativt koster næsten det samme. Et onlineabonnement på Createlys webapp kører $ 5 pr. Måned eller $ 49 pr. År for en personlig plan. En downloadbar desktopversion af Creately koster et engangsgebyr på $ 75 for enkeltpersoner (kaldet Desktop Personal) og er tilgængelig for Windows, OS X og Linux.

Kom godt i gang

Det kan være forvirrende at få en kopi af Visio, men det er ikke det, når du starter appen. Det har et velkendt Microsoft Office-layout til navigering af grundlæggende menuer og indstillinger. Dit arbejdsområde er i midten med en fanebladet menulinje (Ribbon interface) øverst. Til venstre er et panel, der indeholder genstande. Det, du finder der, ændres baseret på, hvilken slags diagram du opretter eller redigerer. Flere indstillinger vises til højre, når de er relevante, såsom formateringsindstillinger, når bestemte objekter er valgt.

Skabeloner kan fremstille eller ødelægge en diagrammeapp, da en stor grund til at diagramapps er nyttige i første omgang er fordi de hjælper dig med at lave flowdiagrammer, plantegninger og andet grafik uden at skulle tegne dem for hånd, som du ville, hvis du bruger vektor software. Visio har snesevis af skabeloner. Et par eksempler på de kategorier af skabeloner, du finder, er Business, Flowchart, Engineering, Network og Floorplan.

Inden for nogen af ​​kategorierne er der masser af mere specifikke skabeloner. Floorplan-gruppen har indstillinger for en hjemmeplan, grundplan, kontorlayout, retningsbestemt 3D-kort, elektrisk og teleplan med mere. Fortsæt med at udforske, og du finder Gantt-diagrammer, brainstormingsdiagrammer og endda meget specifikke diagrammer, der vedrører SharePoint-brug.

Nogle af skabelonerne har indhold i dem, når du åbner dem. Da jeg for eksempel startede et org-diagram, kom det forudfyldt med en administrerende direktør, et par ledere under denne position og ansatte under dem. Men andre skabeloner starter dig med et tomt lærred og en liste over sandsynlige former og objekter, du vil bruge fra panelet til venstre.

Brug af Visio

Det er meget nemt at trække og slippe objekter, ændre størrelsen på dem, rotere dem, tilføje tekst, tilføje forbindelseslinjer for at vise forhold osv. Værktøjerne er ligetil, men der er mange af dem, og grænsefladen kan bestemt stå til at blive pareret. Det er klodset på samme måde som mange Microsoft-softwareprodukter er. Der er så meget pakket ind i en app, at vade gennem menuer og indstillinger kan blive trætte. Adobe, et andet firma, der kæmpede med, hvordan man passer hundreder af funktioner i en enkelt app, har haft en vis succes med at skabe tilpasset arbejdsområde, så afhængigt af, hvilken slags arbejde du udfører, er grænsefladen pareret til dine behov. Diagram-apps, inklusive Visio, har en tendens til at gøre denne samme ting med hensyn til at give dig passende objektvalg, men i tilfælde af Visio kan det muligvis fungere godt at dele resten af ​​grænsefladen også ud, baseret på den skabelon, du vælger.

Højreklik på et objekt eller en gruppe af objekter viser også relevante værktøjer. Du kan nemt justere og distribuere objekter, gruppere og opgruppe dem og foretage andre ændringer, selvom listen over indstillinger endnu en gang er længere end den skal være.

Visio har nogle få bekvemmeligheder, hvoraf de fleste også tilbydes af konkurrencen. For eksempel tegnede jeg en grundplan og ville gruppere nogle objekter. Da jeg sløjfede min markør rundt om de objekter, jeg ville have, valgte appen intelligent ikke væggene eller den form, der repræsenterede det generelle gulvrum. Et andet eksempel er evnen til hurtigt at omforme org-diagrammet, jeg havde lavet, til et andet arrangement, som side om side, lodret eller vandret. Der er også stylingsindstillinger, ligesom den art, der ses i Microsoft PowerPoint, der ændrer farveskemaet for hele diagrammet med et enkelt klik. Hvis du arbejder med en touch-aktiveret Windows-maskine, kan du også bruge en pekepind eller din finger til at arbejde med Visio.

Datadrevne filer

Et af de største salgspunkter for Visio er, at du kan forbinde et diagram til et datasæt fra et andet Office-produkt og generere diagrammer baseret på dataene. Det svarer til at oprette et diagram i Excel baseret på data i andre celler. Når du ændrer kernedataene, opdateres diagrammet automatisk.

Du kan oprette datadrevne diagrammer og diagrammer ved hjælp af data fra et par forskellige kilder, f.eks. Excel (skal være hostet på SharePoint) og Microsoft Access, og du kan udskrive de endelige diagrammer som webtegninger, så enhver kan se dem, selv folk der ikke har en kopi af Visio.

Understøttede filtyper

Når det kommer til at arbejde med en lang række filtyper, er Visio den app, du skal slå. Det har flere muligheder for at importere og eksportere end nogen anden diagrammeapp på markedet. Visio kan eksportere til BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF og mange flere formater, når du bruger indstillingen Gem som i stedet for eksporten. PDF, AutoCAD-tegning, stencil VSS og skabelon VST er kun et par eksempler. Visio har også den stærkeste support til de filtyper, du kan importere: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF og WMF.

Understøttelse af alle disse filtyper kan være vigtigt for dit arbejde, hvis du ofte bytter diagrammer med folk, der bruger andre værktøjer, såsom AutoCAD.

Bemærk, at Visio ikke understøtter import af formater fra konkurrerende diagrammapper, f.eks. De proprietære filtyper, der bruges af Editors 'Choice Lucidchart.

Samarbejde og integration

Visio understøtter noget samarbejde, men der er et par krav, du først skal opfylde for at få det til at fungere. Samarbejde understøttes kun af Visio Professional 2016 og Visio Pro til Office 365 (ikke Visio Standard 2016), hvilket betyder, at alle samarbejdspartnere først skal opfylde alle de krav, der er nødvendige for at få en af ​​disse apps. Derefter har alle, der ønsker at samarbejde, enten brug af SharePoint eller en Office 365-konto ud over at have Visio-softwaren.

Hvis du opfylder kravene, får du coauthoring, commenting og annotation tools. Som med andre Office-produkter kan du også konfigurere Skype til forretningsintegration, der praktisk talt mødes af Skype, mens du arbejder sammen.

For at sige det mere konkret kan du samarbejde fuldt ud med andre i Visio, men kun hvis alle har en arbejdskopi af Vision Professional eller Visio Pro allerede installeret. Så det fungerer muligvis til samarbejde mellem organisationer.

Hvordan deler du diagrammer med folk uden for organisationen eller dem, der ikke har en kopi af Visio? Microsoft frigav Visio Online for nylig (det havde været i beta siden sidst i 2016), men det bliver ikke for ophidset - navnet er det lidt vildledende. Hvis det, du forventer, er, at sige, en online-app, der tilbyder de samme funktioner som Windows-versionerne af Visio, er du i skuffelse. Visio Online er meget mere begrænset end det. Lad os sige, at jeg opretter et diagram og vil dele det med Susan, som ikke har en kopi af Visio. Jeg kan sende hende et link til en kun-version af min fil, der vises i hendes webbrowser. Susan kan se filen og tilføje kommentarer til den. Men hun kan ikke redigere det. Hun ville stadig have brug for en lokalt installeret kopi af Visio til det.

Hvis Susan har en kopi af Visio, kan hun gå fra at se på online-versionen til at redigere diagrammet med bare et klik eller to. Visio Online finder filen til hende, så hun ikke behøver at søge efter den. Det er det - ikke særlig imponerende.

Hvis samarbejde er vigtigt for dit arbejde, vil jeg anbefale at skrabe Visio og se på Lucidchart i stedet, fordi det tilbyder samarbejdsredigering i realtid, og du behøver ikke at hoppe gennem nogen bøjler for at få det. Det fungerer enkelt og nemt, og det fungerer for alle niveauer af service. Det eneste advarsel er, at begrænsningerne for forskellige kontotyper stadig gælder, når du samarbejder. For eksempel, hvis nogen med et Team-abonnement inviterer en gratis kontoindehaver til at samarbejde om et diagram, kan den frie bruger kun redigere filen, hvis den har færre end 60 objekter på den, og hvis den ikke inkluderer nogen objekter, der er begrænset til betalende brugere.

Bedre for større virksomheder

Visio er en unægtelig kraftfuld app med et væld af muligheder. Det er også vanskeligt at komme i gang med, dyre, og det fungerer kun på Windows-computere. Derudover kan du ikke samarbejde med ikke-Visio-brugere ved at sende dem et link til et diagram og få dem til at logge ind på en webapp. Der er andre diagrammer-apps, der er lettere at få, koster mindre og gøre, hvad de fleste mennesker har brug for dem til at gøre.

Visio er software af høj kvalitet, men det er sandsynligvis bedst egnet til store organisationer med it-administratorer, der er ansvarlige for køb og opsætning. På trods af Visios magt, kan ejere af små virksomheder muligvis finde andre valg mere attraktive. Redaktørernes valg Lucidchart og Smartdraw er især meget lettere at komme i gang med og bruge.