Microsoft-gennemgang og vurdering af Microsoft sharepoint

Kom godt i gang med SharePoint Online

Det er nemt at tilmelde dig med Microsoft SharePoint Online. Vælg bare en plan og angiv dit navn, e-mail, telefonnummer, firma og adresse. Opret derefter et bruger-ID, adgangskode og en unik URL (f.eks. Dit navn.onmicrosoft.com). Efter dette skal du kontrollere, at du ikke er en robot ved at indtaste en kode, der vil blive sendt til dig via en tekst eller telefonopkald. Til sidst skal du indtaste dine betalingsoplysninger og vælge, om du vil betale månedligt eller årligt. Betalingsoplysninger er ikke påkrævet, hvis du vælger den gratis prøveperiode.

Hvis det er din første oplevelse med Office 365, kan du muligvis støde på en smule informationsoverbelastning, når du først logger ind. Hvis du har tilmeldt dig den gratis prøveversion af Microsoft Office 365 Enterprise E3, inkluderer dit dashboard over et dusin fliser tilknyttet til forskellige Microsoft-programmer og funktioner inkluderet i Enterprise E3-niveauet. En af disse fliser er Microsoft SharePoint Online. Derudover kan du få adgang til de administrative aspekter af Microsoft SharePoint Online under Admin-modulet ved hjælp af menuen Administrationscentre i venstre side.

Microsoft SharePoint Online lader brugere oprette individuelle websteder som en organisations- og administrationsenhed. Hvert SharePoint-sted kan have sit eget dokumentbibliotek, notesbøger, sikkerhed og design. Derudover kan websteder organiseres som fristående websteder eller i et hierarki ved hjælp af underordnede websteder. Når du opretter et websted, bliver du bedt om at vælge mellem et teamwebsted eller et kommunikationswebsted. Teamwebsteder er de traditionelle SharePoint-websteder, der er beregnet til samarbejde i en organisation, især hvor en betydelig procentdel af brugerne vil være involveret i dokumenthåndtering. Kommunikationswebsteder er nyttige til scenarier, hvor en individuel eller lille gruppe opretter indhold, der skal forbruges af en større gruppe brugere; tænk på det som en krydsning mellem et dokumentbibliotek og en blog. Begge webstedsindstillinger kan bruges til at dele dokumenter og kan meget tilpasses.

Teamsider i Microsoft SharePoint Online er fleksible, forudsat at nogen er villig til at navigere i læringskurven. Et websteds dokumentbibliotek kan for eksempel konfigureres med adskillige metadatafelter, som kan udnyttes til et antal forskellige funktioner. En dokumentvisning kan tilpasses til at vise specifikke felter, som du kan bruge til at søge og sortere. En visning kan også filtreres til kun at vise dokumenter med matchende metadata, som giver dig mulighed for at oprette flere visninger, hver tilpasset til at vise et specifikt sæt af dokumenter.

Microsoft SharePoint Online-dokumentbiblioteker kan synkroniseres med din computer eller mobilenhed ved hjælp af Microsoft OneDrive-klienten. Desktopbrugere kan blot klikke på knappen Synkroniser i dokumentbiblioteket for at konfigurere forbindelsen (eller downloade softwaren). Nye filer kan føjes til dokumentbiblioteket gennem træk og slip, kopiering af filer til en synkroniseret mappe på dit skrivebord eller ved hjælp af forskellige Office-apps på desktop eller mobile enheder. Et bank mod Microsoft SharePoint Online i mange år skyldtes uforudsigeligheden af ​​OneDrive-synkroniseringsklienten. Microsoft har siden udgivet en ny OneDrive-klient, som ser ud til at gøre et meget bedre stykke arbejde med at holde dine filer synkroniseret.

Dokumentdeling og samarbejde

I sin kerne er Microsoft SharePoint Online en dokumenthåndteringsplatform. Ud over de grundlæggende dokumentstyringsfunktioner, såsom filoverførsler og downloads, redigering og deling, håndterer Microsoft SharePoint Online også sporingssporing. At holde en log over, hvem der har foretaget redigeringer og lade dig downloade tidligere udgaver af dit dokument for at gennemgå ændringer eller vende tilbage til en tidligere revision, giver Microsoft SharePoint Online en smule fleksibilitet. Brugere kan også konfigurere alarmer på et dokumentbibliotek til at modtage en anmeldelse, når der foretages ændringer. Dokumenter kan tjekkes for at forhindre problemer med flere personer, der redigerer den samme fil, selvom co-authoring (flere brugere, der redigerer den samme fil samtidig), også understøttes til moderne Office-dokumenter, forudsat at alle brugere bruger Office 2010 eller nyere.

Microsoft tilbyder nogle temmelig heftige sikkerheds- og overholdelsesfunktioner i Office 365, hvoraf mange kan udnyttes mod Microsoft SharePoint Online. De fleste andre business management-kvalitetssuiter, såsom Ascensio System OnlyOffice, tilbyder grundlæggende sikkerhedsfunktioner såsom tilladelser og revisionssporing. Microsoft SharePoint Online understøtter også disse funktioner, men inkluderer også funktioner i en størrelsesorden over konkurrencen. Til at begynde med kan du oprette politikker, der håndterer ting som dokumentetiketter, forebyggelse af tab af data, dokumentopbevaring og administratoradgang. Dokumentetiketter bruges til at identificere dokumenter, der kan have følsomme data, såsom kreditkort, personnummer eller kundedata.

SharePoint tilbyder værktøjer til ikke kun at oprette og administrere disse etiketter, men til at anvende dem på eksisterende dokumenter (eller endda e-mails, hvis du bruger en komplet Office 365-pakke) baseret på dokumentets indhold. Lignende værktøjer er tilgængelige for at forhindre datatab, såsom at forhindre dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger, der deles uden for din organisation. Værktøjer er også tilgængelige til styring af dokumentopbevaring, både til at forhindre brugere i at permanent slette dokumenter og til at håndhæve arkivering eller fjernelse efter et defineret tidsrum. I mange af disse tilfælde tilbyder Microsoft et foruddefineret sæt filtre, der er designet til at lette overholdelsen af ​​regler i forskellige lande, herunder HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) og tilsvarende regler. Du kan også konfigurere politikansøgning ved hjælp af søgeudtryk. Disse politikker kan anvendes på tværs af Microsoft SharePoint Online eller på individuelle websteder.

Auditlogging kan bruges til at spore aktiviteter på brugerniveau eller administrative ændringer. Når logning er aktiveret, kan du søge i kontrolloggen efter specifikke handlinger, brugere, tidsvinduer eller søgeudtryk for at fokusere din visning. Én funktion, der blev nævnt tidligere, eDiscovery, er et omfattende værktøj til at finde dokumenter, der er relateret til et specifikt emne, f.eks. En retssag. Ved at bruge eDiscovery kan du lokalisere dokumenter, der er inden for rammerne af en stævning eller anden informationsanmodning, beskytte relevante dokumenter ved at placere en hold på dem, eller endda eksportere relevante filer for at imødekomme anmodningen.

Hvis disse sikkerhedsfunktioner lyder skræmmende, skal du vide, at de er helt valgfri og ikke kommer i vejen, hvis du vælger at ignorere dem. Flere standard sikkerhedsindstillinger, såsom gruppe- eller brugerbaserede tilladelser, er også tilgængelige. Du kan også konfigurere, hvordan fildeling uden for din organisation fungerer, f.eks. Kun deling til godkendte brugere, indstilling af udløbsperioder for anonym adgang, eller ved brug af grupper til at administrere, hvem der kan dele dokumenter eksternt. Du kan også konfigurere delelinks til at give skrivebeskyttet adgang til dine dokumenter.

Fleksibel og udvidelig arbejdsgang

Microsoft SharePoint har understøttet oprettelse af workflow i nogen tid nu, og SharePoint Online er ingen undtagelse. Mens de fleste dokumenthåndteringssystemer med et workflow-modul understøtter grundlæggende dokumenthåndteringsopgaver, såsom gennemgangsrutning eller signaturanmodninger, integreres Microsoft SharePoint Online tæt med Microsoft Flow, et værktøj til at skabe arbejdsgange mellem forskellige platforme. Ved at bruge Flow kan du sende godkendelsesanmodninger, når dokumenter indlæses i et bibliotek, integreres med Microsoft Forms for at rute oplysninger til den relevante kontaktperson, eller linke et dokumentbibliotek med en tredjeparts skylagringsplatform som DropBox Business eller Google Drive for Arbejde. Microsoft tilbyder over hundrede Flow-skabeloner, eller du kan rulle dine egne.

Et andet område, Microsoft skubber som et integrationspunkt i deres holistiske informationsstyringsplatform, er Microsoft PowerApps. Intensionen bag PowerApps er, at brugere meget let (relativt set) kan oprette en app, der kan fange og gemme data i Microsoft SharePoint (endda ved hjælp af Flow). Disse PowerApps kan vises i Microsoft Store og bruges til enten interne forretningsprocesser eller som kundevendende portaler.

Når vi taler om apps, betyder Microsofts mangeårige forhold til udviklere, at Microsoft SharePoint-appkataloget er fyldt med apps, du kan integrere i dine Microsoft SharePoint-websteder. Disse apps findes i både betalte og gratis indstillinger, men du skal være opmærksom på, at selv de gratis apps kommer med en pris. Microsoft SharePoint-apptilladelser er meget, som du kunne forvente på din mobile enhed, og hver app indeholder en liste over ting, som appen kan gøre med dine dokumenter og data, så de skal håndteres med passende omhu. Under de rigtige omstændigheder kan Microsoft SharePoint-apps tilføje funktionalitet såsom forbedrede underretningsmuligheder, yderligere kalenderindstillinger, integration i andre tjenester og en række andre indstillinger.

SharePoint Online er en stærk platform

Microsoft SharePoint's ry for at være vanskeligt at administrere eller endda bruge er resultatet af dens fokus på funktioner over brugervenlighed. Med Microsofts øgede fokus på at gøre Office 365 og dets forskellige komponenter tilgængelige for deltidsadministratorer (især dem, der trækker ind i rollen ud af nødvendighed), er Microsoft SharePoint Online en åbenbaring med hensyn til at tilbyde avancerede funktioner, der appellerer til virksomhedskunder uden at levere en løsning så kompleks, at den ikke kan bruges af mindre it-butikker. For at være retfærdig er der stadig nogle vanskeligheder med at administrere Microsoft SharePoint, herunder flere placeringer til administrative indstillinger. Men de fleste af funktionerne er meget mere enkle at konfigurere, end de har været tidligere.

Microsofts Office 365-prisfastsættelse er aggressiv, og Microsoft SharePoint Online kan fås til en meget rimelig $ 5 pr. Bruger pr. Måned. Men det er stadig langt fra den $ 1 pr. Bruger pr. Måned, du kan få fra konkurrenten Ascensio System OnlyOffice, vores andre redaktørers valg. Baseret på dets nye brugervenlige fokus, de avancerede samarbejds- og sikkerhedsfunktioner, der tilbydes med Flow, eDiscovery og den store række konfigurerbare administrationspolitikker, tjener Microsoft SharePoint Online let en af ​​vores Editors 'Choice-priser i dokumentstyring kategori.