Video: Desktop Search Made Easy with Lookeen – an Introduction (Oktober 2024)
Desktop-søgeværktøjer som Axonic's Lookeen Desktop Search ($ 58 for Standard Edition) var engang en blomstrende kategori blandt værktøjer, men de har ikke været så populære siden Microsoft integrerede søgning i Windows. Men hvis du har opbygget et stort lager af data på din harddisk gennem årene, og du skal være i stand til hurtigt at finde enhver tilfældig fil eller e-mail hurtigt regelmæssigt, et program som Lookeen eller X1 Search, vores redaktører ' Valg af desktop-søgefunktion kan gøre dit liv lettere. I stedet for at spilde timer på at opretholde en hierarkisk mappestruktur til dine e-mails, kan du for eksempel efterlade alt, hvad du sender i mappen Sendt og placere alle indgående meddelelser, du har i en mappe, der allerede er læst, og lade programmet finde det, du har brug for, når du har brug for det.
Hvad Lookeen arbejder med
Lookeen findes faktisk i fire versioner: Lookeen Free, som Axonic kalder en hjemmeversion, Standard (gennemgået her), Business og Enterprise, som Axonic samlet refererer til som dens Professional- eller Business-versioner. Den vigtigste begrænsning for Lookeen Free er, at den kun indekserer og søger efter filer uden understøttelse af e-mail. Imidlertid deler alle fire de samme indekserings- og søgefunktioner, og alle bruger den samme programkode. Når du har installeret programmet, kan du til enhver tid opgradere ved at købe en licens til en mere kapabel version og indtaste den nye registreringsnøgle.
Kort sagt tilføjer forretningsversionen ($ 83 pr. Sæde) Gruppepolitikker for at gøre installationen på flere arbejdsstationer lettere for en administrator. Enterprise-versionen ($ 116 pr. Sæde) tilføjer også muligheden for at arbejde med delte indekser på et team og muligheden for at arbejde som en søgeklient med Lookeen Server, som er et separat indekseringsværktøj på virksomhedsniveau. Til denne gennemgang testede jeg de funktioner, som alle tre Professional-versioner deler.
Til mine test installerede jeg Lookeen på et Windows 7-system. Ifølge Axonic fungerer det også med Windows Vista, 8, 8.1 og 10. Virksomheden siger, at det endda fungerer med XP, selvom det ikke officielt understøttes. Den eneste e-mail-klient, det fungerer med, er Microsoft Outlook. Og du har brug for version 2003 eller nyere. Til mine test brugte jeg Outlook 2007 med en lokal PST-fil. Hvis du bruger Microsoft Exchange Server 2003 eller nyere, kan du også programmet med en lokal OST-fil eller direkte med din Exchange Server.
Kom godt i gang
Installation og opsætning af Lookeen er for det meste ligetil, men sværere end det kunne være, fordi nogle valg ikke forklares godt. For eksempel kan du installere programmet til kun at fungere som en Outlook-plug-in (selvom det stadig indekserer og finder filer på din harddisk) eller som et selvstændigt program, så du kan bruge det uden at starte Outlook først. Der er dog intet i nogen af installationsskærmene, der fortæller dig det, eller fortæller dig, hvordan du indstiller det på den ene eller den anden måde. Oversigter som dette gjorde, at det tog lidt længere tid at få programmet installeret, som jeg ville have det. Heldigvis er dette et engangsproblem og kun en mindre ulempe.
På de fleste måder er opsætningen enkel. Download filen fra Lookeen, og kør den. Opsætningsrutinen leder dig gennem en kort introduktion til brugen af programmet såvel som installationsskærmbilleder, der giver dig mulighed for at specificere, hvad du skal indeksere, som normalt vil indeholde din Outlook.pst-fil og dit valg af drev eller filmapper. Når du er færdig, opbygger Lookeen indekset i baggrunden og indekserer den fulde tekst til hver fil, e-mail og e-mail-vedhæftet fil.
Længden på indekseringstiden afhænger af din pc's hastighed, hvor meget der er at indeksere, og den indstilling, du vælger for behandlingstid. Jeg forlod det ved standardindstillingen og bemærkede ikke nogen effekt på responstiden for at skrive i Word. Du kan også justere indstillingen til et lavere niveau, hvis du har brug for det, selvom programmet aktivt indekserer.
Med forskellige indstillinger kan du indstille Lookeen til, hvor ofte man skal indeksere, og om man skal indeksere i realtid, da hver fil oprettes, eller hver e-mail skrives eller modtages. Du kan også tilføje eller ændre indeksmålene når som helst, tilføje mapper eller drev eller fjerne dem fra indekseringslisten.
En særlig vigtig mulighed, hvis du arkiverer dine Outlook PST-filer - i slutningen af hvert år for eksempel - men sommetider skal finde e-mails fra et tidligere år, er muligheden for at tilføje arkivfilerne til indekset. Tilføjelse af dem er ikke så ligetil som med X1 Search, men når de først er tilføjet, er det lige så let at finde gamle e-mail-beskeder som at finde nye.
Søger
Du kan åbne programmet ved at trykke Ctrl to gange - eller dobbeltklikke på Lookeen-ikonet i meddelelsesområdet - og derefter skrive søgeudtrykket, eller du kan indtaste sætningen i det tekstfelt, som programmet tilføjer til Outlook, og derefter ringe til op programmet ved at trykke på Enter.
Uanset hvad vil Lookeen hurtigt søge i indekset og vise en liste over alle hits, komplet med en optælling af, hvor mange varer den har fundet. Du kan fremhæve individuelle resultater på listen og se indholdet i en preview-rude til højre for Lookeen-vinduet. Når du har fundet det ønskede emne, kan du dobbeltklikke på det for at åbne det med det program, det er tilknyttet.
Hvis du viser for mange hits til nemt at gennemse resultaterne, kan du bruge en eller flere af Lookens rullelister og tekstbokse til at indsnævre søgningen ved at vælge at inkludere alt, f.eks. Eller bare Mail, vedhæftede filer, kontakter, Noter, aftaler eller filer.
Andre tilgængelige filtre ændres for at matche den type element, du søger efter. For Mail kan du ud over at søge gennem den fulde tekst i hver meddelelse også angive søgesætninger for emner, Fra og Til felter blandt andre. Tilsvarende for filer kan du bruge søgningssætninger til mappe, fil (betyder filnavn) og sti samt den fulde tekst. Du kan også tilpasse listen over hvilke felter, der skal vises som filtre, og sortere listen efter felt ved blot at klikke på feltnavnet.
Ud over disse grundlæggende giver Lookeen dig mulighed for at opbygge mere komplekse søgningssætninger, så hvis du søger efter John -Smith i Fra-for eksempel, vil der returnere en liste over alle e-mails fra alle ved navn John undtagen John Smith, og søgning efter "John Smith" vil vende tilbage henvisninger til John Smith, men ikke John Q. Smith , og søgning efter "hundekat" ~ 10 vil kun returnere genstande, der inkluderer hund inden for 10 ord fra katten.
Desværre stødte jeg på nogle fejl i mine test. F.eks. Efter tilpasning af de tilgængelige felter til at inkludere filtypenavn som et filter, var valget forsvundet, da jeg vendte computeren den næste dag. Axonic siger, at dette er en kendt fejl og forventer at få den rettet i den næste opgradering.
Et vigtigere problem er, at Lookeen ikke altid returnerede resultater, mens den kørte et planlagt omindeks. Dog skyldtes det tilsyneladende, at jeg havde kørt mine test på et ældre system med begrænset hukommelse og langsommere hastighed efter dagens standarder. Når jeg først indstillede programmet til at være mindre aggressivt ved indeksering, dukkede problemet ikke op igen.
Konklusion
Hvis du har brug for et søgeværktøj, der tilbyder lidt mere rækkevidde, skal du overveje X1-søgning, hvilket gør det lettere at inkludere arkiv-PST-filer i dine søgninger, f.eks. Og kan også indeksere og finde emner, der er gemt online i en boks konto, i Microsoft SharePoint, og et udvalg af webbaserede e-mail-websteder, inklusive Gmail.
