Gode ​​sind software kontrakt fordel gennemgang og vurdering

Må ikke blive frasorteret af webstedet, hvis du beslutter at undersøge Great Minds Software Contract Advantage. Ja, det er både langsomt og vanskeligt at navigere, men hvis du går igennem, finder du oplysninger om en meget velegnet og meget tilpasselig kontraktstyringsplatform. Desværre spejler webstedet noget i appen, idet Great Minds har lagt en betydelig læringskurvebarriere mellem dig og fuld brug af Contract Advantage. Virksomheden fortsætter dog med at forbedre produktet, som det fremgår af det faktum, at Contract Advantage siden vores første gennemgang har tilføjet brugergrænseflade forbedringer (UI), nye integrationer, workflow-automatisering og mere; og det betyder, at krydsning af denne læringsbarriere meget vel kan være det værd for mange.

Denne veteran kontraktstyringsplatform starter på kun $ 75 pr. Navngivet bruger pr. Måned og fokuserer ikke på noget aspekt af kontraktstyringsprocessen. Snarere tilvejebringer det en vifte af funktionaliteter på tværs af kontraktlagring og kategorisering, oprettelse og redigering af kontrakt, arbejdsgange og elektronisk signatur samt rapportering og advarsler. De største problemer, vi havde med dette produkt, vedrørte brugervenlighed og kompatibilitet til oprindeligt at komme i gang. Virksomheden leverer et væld af udtømmende omfattende guider, hjælpedokumenter og ressourcer til at hjælpe dig med at navigere og tilpasse systemet. Men den store mængde tilpasning kan være skræmmende, og selv med forbedringerne siden vores første gennemgang og Hjælpematerialer er brugergrænsefladen kun brugervenlig, når du får fat i produktet. Virksomheden siger, at Hjælp-ressourcerne ikke er nogen erstatning for formel træning. Virksomheden leverer demonstrationer og træningssessioner, inklusive 3-5 dages træning og opsætning på stedet afhængigt af den plan, du vælger.

Editors 'Choice Updraft giver bedre kontraktforfatter, og Editors' Choice Agiloft er lettere at bruge med lige så meget tilpasningsevne. Der er også en række mere intuitive, skybaserede produkter gennemgået i denne roundup, som er langt lettere at bruge, men uden næsten så meget funktionalitet på virksomhedsniveau. For mellemstore til store virksomheder og organisationer, der kan bruge tiden på at opsætte systemet og tilpasse brugergrænsefladen, kontraktsskabeloner og styringsmuligheder og automatisering af arbejdsgange, er Contract Advantage blandt de mest kraftfulde værktøjer på markedet.

Udgaver og priser

Contract Advantage er tilgængelig i tre forskellige versioner: WebEssentials, WebPro og WebElite. Priserne varierer afhængigt af, om du vil have det hostede produkt tilgængeligt via en webportal eller den installerede version af Contract Advantage, der vil leve på en server bag din firewall. Blueridge Software Contract Assistant er det eneste andet produkt, der testes i denne roundup, der tilbyder en lokal mulighed.

WebEssentials-planen begynder ved $ 75 pr. Navngivet bruger pr. Måned og $ 90 pr. Samtidig plads pr. Måned. For den installerede version er prisfastsættelsen et engangslicensgebyr på $ 500 pr. Navngivet bruger og $ 875 pr. Samtidig bruger. Den næste plan op er WebPro, der begynder ved $ 83 pr. Navngivet bruger og $ 99 pr. Samtidig bruger pr. Måned. Den installerede version koster $ 550 pr. Navngivet bruger og $ 963 pr. Samtidig bruger for engangslicensen.

Endelig er der WebElite-udgaven, der begynder ved $ 95 pr. Navngivet bruger og $ 114 pr. Samtidig bruger pr. Måned. Den installerede version af WebElite koster $ 633 pr. Navngivet bruger og $ 1.108 pr. Samtidig bruger for engangslicensen. Great Minds Software tilbyder også kun visningssæder til Contract Advantage, der spænder fra $ 15- $ 20 pr. Måned for hostede systemer og et $ 150- $ 175 licensgebyr for installerede systemer. Som nævnt tilbyder virksomheden også træning på stedet med hver plan for at hjælpe med den betydelige indlæringskurve. Inkluderet træning er tre dage for WebEssentials, fire dage for WebPro og fem dage for WebElite.

Mens disse udgaver alle har "Web" i deres navne, er det ikke at sige, at de kun kører som hostede skytjenester. I stedet betyder det, at brugerne interagerer med dem gennem en webbrowser, der peger på software, der kører enten på servere, der er vært hos Great Minds Software eller på servere, der kører i kundedatacentre. Valget er op til dig. Contract Advantage har flere muligheder for implementering og prisfastsættelse, så sørg for at forstå det fulde billede, før du køber. Og husk, at det at køre softwaren lokalt betyder at investere i Microsoft SQL Server (2008, 2012, 2014 eller 2016-udgave) eller Windows Server (2008 R2, 2012 R2 eller 2016 R2-server).

Denne ekstra back-end infrastruktur betyder ekstraomkostninger ud over basalicensprisen for Contract Advantage: server- og klientadgangslicenser for både Microsoft-platforme såvel som omkostningerne ved en dedikeret servermaskine, enten fysisk eller virtuel. Det betyder også potentielt en vis yderligere kompleksitet til små operationer uden intern it-medarbejderes ekspertise til at administrere servere og databaser. Dette kan resultere i flere tredjeparts it-konsulentomkostninger. Alt det, der kan være for kompliceret for nogle virksomheder, især meget små operationer såsom eneejere. For mellemstore operationer med en fysisk eller virtuel server til rådighed, og nogle it-cyklusser, der er åbne til styring, tilbyder Contract Advantage fleksibel licens, alle de grundlæggende komponenter og en enorm mængde af tilpasningsevne.

Kunder bør dog undersøge kapaciteten i hver udgave nøje, fordi der er markante forskelle. For eksempel er der et antal funktioner, der ikke er tilgængelige i WebEssentials eller WebPro-udgaven. WebElite- og WebPro-udgaverne tilbyder et klausulbibliotek og intellektuel ejendomsret (IP), økonomisk og specialitetssporingskapacitet. WebElite-udgaven tilbyder også brugerdefineret rapportering, workflow med automatisk anmeldelse, brugerdefinerede og forudfyldte dokumentskabeloner og fakturasporing. Antallet af tilgængelige rapporter stiger også efter udgave. Du får 60 rapporter med WebEssentials, 70 med WebPro og adgang til 115+ rapporter med WebElite. Som med mange kontraktstyringssystemer er der en bred vifte af funktioner og en høj grad af individualisering. Denne gennemgang fokuserer hovedsageligt på out-of-the-box-funktionaliteten - kernefunktionerne i kontraktstyring - og de andre adskillige funktioner i mindre grad.

Kom godt i gang

Som mange af de andre meget tilpassede kontraktstyringssystemer, vi har gennemgået, inklusive Agiloft og Coupa Contract Lifecycle Management, er Contract Advantage oprindeligt vanskeligt at navigere. Den brede funktionalitet, der er omfattet af Contract Advantage, betyder, at du står over for et overfyldt brugergrænseflade af knapper, faner, datafelter og menuer for at tilpasse din oplevelse.

Sammenlignet med det strømlinede Gmail-lignende UI fra Concord eller de enkle skybaserede dashboards, der findes i mindre magtfulde SaaS-værktøjer som ContractSafe og Contract Hound, er Contract Advantage ikke et værktøj, du bare kan logge ind på og begynde at bruge. Ud over en demo i stedet for formelle træningssessioner leverede Great Minds Software et antal brugsanvisninger, der var nødvendige for at blive rullet. Bevæbnet med en Komme i gang Brugervejledning, en arbejdsgangsguide, en Ændring af skærme og omdøb af felt-mini-guide og en mini-guide til webbrowser-indstillinger, startede installationsprocessen med min testkonto, der er knyttet til en eksempeldatabase.

Great Minds Software siger, at systemet fungerer med Google Chrome, Microsoft Edge og Safari samt Internet Explorer (IE) til de forskellige portaler, der tilbydes. Men kernesystemet kører i øjeblikket kun på IE og kræver en irriterende grad af indstillinger, der justeres for at få det til at fungere. Til vores opdaterede gennemgangstest brugte jeg en Windows 10-pc med Microsoft Edge og Google Chrome installeret. Men for at få Contract Advantage-webportalen til at fungere, var jeg nødt til at åbne IE og gå gennem browserguiden for at slå de korrekte kompatibilitetsindstillinger til. Kontraktfordel er optimeret til IE 6, 7, 8 og 9, som alle er forældede. Nyere pc'er, der kører IE11, skal konfigurere et antal internet og avancerede sikkerhedsindstillinger i browseren for at få det til at fungere. For et webbaseret produkt i 2017 er denne grad af ekstra opsætningsarbejde for at muliggøre bagudkompatibilitet et markant bank mod produktet for enhver organisation, der stadig ikke bruger ældre software. Virksomheden sagde, at det forventer at have hele kernesystemet multi-browser-aktiveret i løbet af første kvartal af 2018.

En tilpasset styringslivscyklus

Næsten hver facet af Contract Advantage kan tilpasses meget. Contract Advantage kan indstilles til at åbne enten til brugerens Dashboard eller til bare hovedmenuen (som også ligger i Dashboard). Dashboardet er sammensat af forskellige vinduer eller fliser, der kaldes "widgets." Disse widgets kan konfigureres til at vise næsten enhver type information, herunder forfaldne handlinger, kommende handlinger, brugerens aktive opgaver og kontraktudløb. Alle Dashboard-widgets kan trækkes og slippes i en ny position, og flere widgets kan tilføjes. Selv farveskemaet kan ændres, så brugerne for eksempel kan tildele forskellige farver til almindelige kontrakter, underentrepriser eller masterkontrakter for lettere visuel identifikation. Dashboardet kan også konfigureres til at vise virksomhedsmeddelelser eller en graf, der viser rapporter såsom sammenligning af kontraktnummer året rundt. Hver bruger kan personalisere deres Dashboard med farveskemaer og widgets i indstillingsmenuen, men hovedmenuen er altid tilgængelig fra nederste venstre side.

Contract Advantage giver dig også et centralt dokumentopbevaringssted med et antal yderligere moduler, du kan tilføje afhængigt af dine forretningsbehov (for eksempel en finans eller et ejendomsmodul). I denne henseende er kontraktstyringssystemet næsten beslægtet med et enterprise resource planning (ERP) system i dets konfigurerbarhed. Der er også en kontraktforespørgselsportal for brugere, der ikke har brug for administratorfunktioner. Dette giver forretningsbrugere og tilsynsmyndigheder et brugergrænseflade, hvorigennem de skal indsende kontrakter til godkendelse, godkende eller afvise dokumenter og styre arbejdsgange. Alle formularer og felter kan tilpasses af administratoren, så denne form for portal er nyttig for en virksomhed, hvor forskellige afdelinger har brug for at indsende og administrere forskellige typer af kontrakter.

Selvom Contract Advantage ikke har de samme graffunktioner på Dashboardet som Agiloft, har Contract Advantage-brugere den noget unikke mulighed for at vælge deres egne farveskemaer på et par af siderne - især Dashboard og Contracts sider. Det er lidt overraskende, at denne funktion ikke er lettere tilgængelig i andre systemer. Kontraktfordel er et af de få, vi har set med sådanne funktioner. Med en fuld tilgængelig palle kan brugerne klæde Contract Advantage til deres smag.

Hovedoverskriften (øverst på siden) kan tilpasses med virksomhedens logo og farver. Der er to grundlæggende måder for brugere at navigere gennem Contract Advantage: via menulinjen og via Main Menu. Hovedmenuen er en widget-lignende liste over de forskellige aspekter af kernefunktionaliteten i Contract Advantage, herunder Kontrakter, parter, kontakter og et dokumentopbevaring. Menulinjen krydser toppen af ​​hver side; det giver hurtig adgang til mange af områdene på hovedmenusiderne samt til moduler og rapporter.

Et interessant aspekt ved brugergrænsefladen er, at mange af skærmene til valg af kontrakt har fornemmelsen af ​​et Microsoft Excel-regneark, endnu mere end mange af de andre produkter, som jeg har gennemgået. Dette vil sandsynligvis give et vist niveau af komfort til brugere, der er velkendte med Microsoft Excel eller regnearksprogrammer. Det kan dog muligvis ikke appellere til brugere, der foretrækker en virtuel filkabinetype-tilgang til kontraktstyring, som kan findes i systemer som ContractWorks og ContractSafe.

Det er ret smertefrit at tilføje en kontrakt til systemet; det er bare et spørgsmål om at klikke på Ny kontrakt og indtaste de relevante oplysninger for at komme i gang med dataregistreringsprocessen. Når de grundlæggende oplysninger om kontrakten er indtastet for at oprette profilen, kan resten af ​​de relevante oplysninger tilføjes. I WebElite-udgaven kan du også indlæse kontrakten fra en skabelon. På denne side kan du også tilføje mere avanceret kontrakt- og forhandlingsinformation, herunder "ansvarlig person" for hvert selskab, der deltager i en aftale. Du kan også tilføje navnene på alle de parter, der er på hver side af en sag, samt hvilke brugere der er udpeget som underskrivere.

Kontraktprofilerne har et navigationsindeks med sider på venstre side for at flytte mellem Resume, Handlinger, Ændringer og klausuler. Tilpassede kontraktsider kan tilføjes i WebElite-udgaven. Siden Oversigt har en overskrift, der viser de mest basale oplysninger (som type, udtryk, udløb og status). Oplysninger om parter, kontakter, detaljer og status kan indtastes. Hvis brugeren derudover har tilladelse, kan næsten alt på siden individualiseres eller ændres hele systemet, hvis det ønskes.

Parterne og kontakterne kan enten tilføjes fra en liste over eksisterende interessenter eller tilføjes, hvis de er et nyt selskab. Denne funktionalitet giver mulighed for både hurtig indtastning af data og mere effektiv rapportering. Når der ikke er nogen central liste over parter, kan brugerne variere den nøjagtige ordlyd af et firma (f.eks. Mellem XYZ Incorporated, XYZ Inc. og XYZ), hvilket kan føre til fejlfyldt søgning og rapportering. Contract Advantage har en ekstra nyttig funktion, som jeg ikke tidligere havde set i fanen "FKA History". FKA står for "Tidligere kendt som", og denne nyttige funktion gør det muligt at dokumentere de tidligere navne på virksomheden lige på profilen for at hjælpe med at holde styr på at ændre selskabsnavne.

Næste op er kontraktdetaljer og nøgeldatoer. Det er inden for disse områder, at hovedparten af ​​kontraktdataene indtastes. Afsnittet Kontraktsdetaljer kan konfigureres af en administrator til at præsentere bestemte datafelter baseret på den kontraktstype, der oprindeligt er valgt af brugeren eller på tværs af alle kontrakttyper. Enhver type felt kan oprettes: afkrydsningsfelter, tekstfelter, rullelister, lister med flere poster, valutafelter og datoer. Derudover kan der indstilles et antal nøgledatoer, herunder aftale, effektiv, ophør, udløb og fornyelsesdato.

Fra de vigtigste datoer kan handlinger hurtigt oprettes for at minde de ansvarlige om vigtige fremtidige begivenheder. Tidlige advarsler kan indstilles med automatiske e-mails sendt til de relevante personer i et hvilket som helst antal dage før begivenheden. Hvis økonomiske oplysninger er impliceret af begivenheden, kan sådanne oplysninger tilføjes. Underretninger kan sendes kontinuerligt, indtil status for handlingen ændres. Underretninger kan endda sendes til modparten.

Hvis du har dokumentsignaturmodulet, som kun er tilgængeligt med WebElite-udgaven, kan du også integrere processen med DocuSign til elektroniske signaturer. Hvis du aktiverer, hvis du klikker på en kontakts navn på kontraktsiden, kan den gemme deres legitimationsoplysninger direkte i DocuSign. Når du har genereret dokumentet med alle de relevante datoer, kan du tildele en valgfri underskriver. Hvis du bruger en skabelon, har den allerede et specifikt kontraktsprog, og du kan blot udfylde de relevante felter. Du kan generere en Microsoft Word- eller PDF-fil med signaturblokke, der er droppet i de udpegede områder af kontrakten. Hver kontrakt har sit eget dokumentlager, hvor du kan tilpasse mappestrukturen. Systemet gemmer kontrakten automatisk i en godkendelsesarbejdsgang. Så hvis det er en købsaftale, vil du ikke se mapper til økonomi eller forsikring osv. Der er ingen oprindelig elektronisk signatur, så du kan enten aktivere DocuSign-integrationen, hvis du har en konto, eller du bliver nødt til at udskrive dokumenter, underskriv manuelt og upload den underskrevne version tilbage til godkendelsesarbejdsgangen.

Avancerede arbejdsgange, søgning og rapportering

For mere avancerede brugere i WebElite-udgaven kan workflow-oplysninger også tilføjes om kontrakten i afsnittet Kontrakteringsprocesstatus. En konfigurerbar liste over trin kan oprettes for ledere til at spore udviklingen af ​​en kontrakt. Ja / nej-valgknapper kan indstilles ved siden af ​​forskellige status (f.eks. Sendt til juridisk, udført, sendt til regnskabsføring, sendt til en kontraherende part og anmodning accepteret) med datobokse for at dokumentere tidslinjen.

Workflow-automatiseringsfunktionerne er blevet forbedret siden vores første gennemgang med flere workflow-skabeloner såvel som post-workflow-opgaver. Når du har afsluttet en kontrakt, kan du tildele opfølgende handlinger, f.eks. E-mail ud et underskrevet dokument, generering af en rapport osv. Alle disse opfølgningshandlinger udløses automatisk. Arbejdsgangsskabeloner kan ændres for at indikere en opgave, hvem der er ansvarlig for den, dens varighed og meddelelser om et nyt trin i en arbejdsgang. Resuméalarmer kan også indstilles med brugerdefinerede tidsintervaller.

Contract Advantage har også avancerede kontraktforhandlings- og sporingsfunktioner. Disse giver dig mulighed for at spore ændringer til en kontrakt, der er knyttet til en ændringspost i en kontrakts dokumentlager. Systemet har også en versionssammenligningsfunktion og inkluderer rollback-kontrol og fuld revisionslogfiler over alle ændringer og opdateringer. Redigering af kontrakter starter Microsoft Word direkte og lader dig foretage ændringer direkte i dokumentet. Men systemet scanner og behandler den opdaterede version med optisk tegngenkendelse (OCR) for at registrere ændringer.

Som mange kontraktstyringssystemer er der en note-funktion. I Contract Advantage kaldes denne funktion "Contract Diary:", og den giver brugerne mulighed for at knytte kommentarer til kontraktprofilen ved at oprette Diary-poster, der er dato- og tidsstemplet. Ligesom mange systemer kan kontraktprofiler kopieres, men Contract Advantage tilføjer muligheden for at kontrollere, hvilke individuelle oplysninger i profilen, der kopieres.

Contract Advantage indtager en noget anden tilgang til dokumentets eller filsiden af ​​organisationen. Hver kontraktprofil leveres med et dokumentopbevaring, som anerkender, at nogle kontrakter kan være knyttet til en lang række dokumenter eller underaftaler. Hvert arkiv har dokumentgrupper, der giver brugerne mulighed for at placere filer under forskellige kategorier. Mange systemer på markedet giver brugerne mulighed for at knytte flere filer eller dokumenter til en enkelt kontraktsprofil. De fleste leverer imidlertid ikke det samme niveau af organisation, som Contract Advantage gør. Mapper kan oprettes, og strukturen kan redigeres. Dokumenterne kan også låses for at forhindre versionkontrolproblemer. E-mails sendt via Contract Advantage logges også i depotet.

For administratorer, der er bekymrede for sikkerhed, kan brugere tildeles grupper til nem kontrol med adgang og redigering. Brugere kan holdes fra hele områder af systemet eller blot forhindres i at redigere bestemte felter, hvilket giver en nuanceret tilgang til sikkerhed.

Som alle de andre aspekter af Contract Advantage er søgefunktionen meget tilpasselig. Ethvert datafelt kan søges, hvilket giver næsten ubegrænsede søgefunktioner. Søgeparametrene er organiseret i faner. Dette holder den mest basale information foran og center, mens du stadig gør ethvert felt søgbart. Søgninger kan også gemmes til senere brug.

Som nævnt leveres Contract Advantage med OCR til uploadede dokumenter. Denne funktion giver mulighed for tekstsøgning af dokumenter og filer i systemet. Contract Advantages tekstsøgefunktion er mere nyttigt end de fleste, fordi den viser antallet af hits på hvert dokument. De sofistikerede søgefunktioner omsættes til robust rapportering. Enhver søgning eller liste over kontrakter kan eksporteres til Microsoft Excel, og kolonnerne med information kan tilpasses helt. Udover at eksportere enhver søgning leveres Contract Advantage et antal forudbyggede rapporter, der kan tilpasses til den enkelte bruger. Disse rapporter giver et lidt mere æstetisk produkt og kan eksporteres til Microsoft Excel eller vises i systemet.

Ud over de mange interessante funktioner, der allerede er diskuteret, er et par flere værd at nævne. For eksempel er Contract Advantage et af de få systemer, der giver mulighed for en global opdatering af systemet. Dette lader en manager opdatere oplysninger på tværs af forskellige kontakter, virksomheder eller datafelter på én gang. Denne funktion kan spare enorm tid og energi ved implementering af nye felter eller opdatering og ændring af gamle.

For at hjælpe med organisering kan kontrakter arkiveres. Contract Advantage har en række andre funktioner såsom import af Microsoft Outlook-kontaktpersoner, oprettelse af skabeloner og biblioteker. Der er også Active Directory (AD) integration og single sign-on (SSO) support til WebElite-planen.

En kraftig kontraktstyringsplatform

Contract Advantage kan tilpasses til at imødekomme næsten enhver kundes behov. Men systemkrav og opsætning kan være uoverkommelig for enkeltpersoner og mindre virksomheder. Contract Advantage tilbyder en række nyttige funktioner såsom OCR og globale opdateringer, plus en unik tilgang til dokumentlagring. For de brugere, der foretrækker at være straks i gang med en mere naturlig kontraktstyringsoplevelse, kan Editors 'Choice-vindere Agiloft og Updraft være bedre passende. Og for en enkel skybaseret mulighed med intuitivt samarbejde kan Concord muligvis være en bedre pasform.

Når det drejer sig om virkelig uendelig tilpasning og den avancerede automatiske og styringsfunktion til arbejdsgang, der kræves til kontraktstyring på virksomhedsniveau, er Contract Advantage blandt de mest dygtige funktionspakkerede værktøjer på markedet. Når du først har gennemgået installation og træning for at få dig selv tilpas med dette komplekse produkt, handler det om et så omfattende og skræddersyet system som din virksomhed vil finde.