Fluix gennemgang og vurdering

Fluix (som begynder på $ 20 per bruger pr. Måned for Starter-planen) er et dokumentstyringsværktøj (DM), der er noteret til at strømline roteopgaver omkring virksomhedsdokumenter, forbedre effektiviteten af ​​arbejdsstyrken og muliggøre overholdelse af forretningsprocesser og juridiske krav. Mens den tilbyder en web-app, er dette begrænset i funktioner og funktionalitet sammenlignet med iPad-appen, der tilbyder det fulde funktionssæt. Der er dog ingen Android-version, som kan være et konfliktpunkt for organisationer, der ikke har fokus på Apple iPad. Mens Fluix fokuserer på dokumentopgaver som formularfærdiggørelse, routing, godkendelser og underskrifter, understøtter Fluix også dokumentlagring med rollebaserede tilladelser såvel som forbindelser til flere cloud-lagerudbydere eller eksisterende lokal opbevaring gennem standardprotokoller. Mangler ved enhedsindstillinger og endda grundlæggende samarbejdskapaciteter holder det bag vores vindere i Editors Choice Choice Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online i vores DM-softwaregennemgangsundersøgelse.

Kom godt i gang med Fluix

For at udnytte Fluix fuldt ud er der nogle grundlæggende styringsopgaver, som du ønsker at udføre tidligt i processen. Brugere kan tilføjes enten én ad gangen eller ved at importere en CSV-fil. Integration med Microsofts Active Directory (AD) tilbydes kun med virksomhedens serviceplan, men kunder, der vælger ikke at gå med virksomhedsniveauet, bør ikke gå glip af funktionen for meget. For dem, der ikke kræver en forbindelse til et virksomheds-AD-miljø, er det næste logiske trin efter oprettelse af dine brugere at oprette grupper. Fluix bruger grupper til at håndtere workflow-tildelinger såvel som at give mere granularitet i forhold til nogle konfigurationselementer, herunder workflow og mobile app-opførsel samt delingsindstillinger.

Den mest komplekse konfigurationsproces, som du finder i Fluix, som med de fleste dokumenthåndteringssystemer, er at opbygge dine arbejdsgange. En stor del af at skabe en arbejdsgang i ethvert system indebærer forståelse og definition af de forretningsprocesser, som arbejdsgangen understøtter. Når denne definition er på plads, kan du begynde at oprette regler. I betragtning af Fluix's vægt på Apple iPad, hvis din proces ikke involverer den enhed, er du bedst til at beslutte, om den kan eller ikke, og derefter, om den skal. Hvis svaret på begge er ja, kan du fortsætte med Fluix.

For at hjælpe med arbejdsgange giver Fluix dig mulighed for at oprette regler, der henter dokumenter fra forskellige mapper i dit Fluix-skylager samt uanset fjernlager, som din virksomhed bruger. For at gøre det lettere udvider Fluix direkte support til en række populære tredjeparts skylagringsplatforme, herunder Dropbox Business, Google Drive for Work og Microsoft OneDrive for Business såvel som anden hostlagring, så længe det er tilgængeligt ved hjælp af enten File Transfer Protocol (FTP) eller Webdav-protokoller. Fleksibiliteten ved at nå ud til skybaseret opbevaring eller lokale ressourcer er en særlig nyttig funktion og giver Fluix en meget tiltrængt fleksibilitet i betragtning af dens temmelig snævre enhedsfokus.

Fluix Security

De fleste dokumenthåndteringssystemer tilbyder et vist sikkerhedsniveau, enten ved at begrænse adgangen til bestemte mapper, begrænse funktioner eller give adgang til administrative funktioner. Fluix håndterer dette ved brug af roller, som er funktionelt forskellige end grupper. Roller kan oprettes ved hjælp af skabeloner designet til forskellige administrations- eller brugerroller, eller fra en tom skabelon kan du tilpasse dig selv. Roller tildeles brugere (ikke grupper) og dækker forskellige tilladelseskategorier. Globale tilladelser involverer adgang til områder i Fluix, der generelt er begrænset til administrations- eller administrationsbrugere, såsom fakturering, dashboards, fjernlagring, rapporter, roller og indstillinger. Roller kan også bruges til at administrere brugertilladelser, når det gælder udførelse af administrative opgaver i lagringsmapper, grupper og arbejdsgange.

Du kan bruge forskellige sikkerhedsindstillinger til at kontrollere ting såsom iOS-applikationsadfærd, tofaktorautentisering (2FA) til adminportalen, adgangskodekompleksitet og dokumentopbevaringsperioder. Andre indstillinger, der involverer fildeling, redigering og synkronisering, har også sikkerhedseffekter og kan konfigureres globalt eller på gruppeniveau.

Aktivér en papirløs arbejdsstyrke

Hvor Fluix udmærker sig, er ved at håndtere visse typer dokumentsamarbejde. I betragtning af dens iPad-fokus er det ikke overraskende, at dets samarbejdsfunktioner er særlige for dem, der er almindelige i de fleste mobile scenarier, såsom formularen er færdiggjort og elektroniske signaturer. Værktøjssættene i Fluix mobilapps er ideelle til mobile medarbejdere med behov for at udfylde en formular, indsamle underskrifter og indsende formularen elektronisk ved hjælp af en mobilenhed. Igen finder du god support til alt dette i Fluix iOS-appen. Desværre, selvom der er en webbrowser-app tilgængelig, hvis du vil bruge dit skrivebord, er den faktisk ikke så funktionsfuldstændig som iOS-versionen, så evaluer den nøje for at sikre dig, at de funktioner, du har brug for, er tilgængelige. Og for dem, der vil bruge en Android-baseret mobilenhed, er det enten webbrowseren eller intet. Fluix har ingen Android-version af sin app tilgængelig på dette tidspunkt.

En anden ulempe med dens iPad-koncentration er, at de fleste mennesker ikke opretter dokumenter på iPad endnu, medmindre de er formularer. Det er tydeligt i Fluix, da appen ikke giver dig meget med hensyn til oprettelse af dokumenter, hverken med hensyn til samarbejde eller dokumentredigeringsværktøjer. Selv grundlæggende opgaver som at ændre dokumenttekststilarter eller farve skal udføres uden for Fluix, og deling er begrænset til at sende en e-mail med det vedlagte dokument. Redigering af PDF-filer i Fluix er begrænset til ting som kommentarer og ændring af siderækkefølge. Disse funktionsundersøgelser påvirker ikke kernefokuset, som Fluix lægger på aktivering af papirløse forretningsprocesser, men de er en almindelig brugssag for mange virksomheder, der undersøger en dokumenthåndteringsplatform, og de understøttes simpelthen ikke med Fluix. Det kan gøre det til et hårdt salg, sammenlignet med mere komplette løsninger, Microsoft SharePoint Online eller endda Adobe Document Cloud Standard.

Prisfastsættelse

Fluix har for nylig ændret sine prisplaner. Startplanen er det laveste niveau og kører $ 20 pr. Bruger pr. Måned (med mindst 10 brugere) med support til adgangskodepolitikker og deling af dokumenter. Core-niveauet går nu for $ 30 pr. Måned, men tilføjer en række funktioner, herunder workflow, tilladelser, adgang til webappen, overholdelse af flere privatlivsstandarder og inkludering af telefonstøtte. Endelig er der en avanceret plan, hvis omkostninger klatrer til $ 50 pr. Bruger pr. Måned. Men denne plan tilføjer dashboards til rapportering og administration, tilpassede serviceniveauaftaler (SLA'er), revisionslogfiler, integration med AD og support til integration med tredjeparts tjenester.

Det eneste knock mod Fluix's Starter-niveau er, at dets opbevaringsmaksimum kun er 5 GB, og dette niveau mangler også brugerdefinerede dokumentopbevaringsfunktioner. Dette er et nøgleområde for virksomheder, der ønsker at flytte til elektronisk dokumenthåndtering, da det ofte er en nøgleaktion mod alvorlige juridiske konsekvenser. Heldigvis understøtter både Core- og Advanced-niveauer denne funktion.

I betragtning af dens specifikke vægt på kun visse dokumentstyringsfunktioner såvel som dens store afhængighed af iOS-platformen giver Fluix virkelig kun mening for virksomheder, der er meget involveret i behandling af mobile formularer ved hjælp af iPad. Udfordringen er, at andre dokumenthåndteringsløsninger også kan strømline disse opgaver, måske med mindre polering og en smule mere kompleksitet, men ofte med mere konkurrencedygtige priser og helt sikkert med mere plads til procesvækst, hvis virksomhedens behov ændres.