Efilecabinet online anmeldelse og vurdering

efileCabinet Online (som begynder ved $ 15 pr. bruger pr. måned) er et komplet system til forretningsdokumenthåndtering (DM), der har integreret en ny webbaseret brugergrænseflade (UI), der er mere intuitiv med stærkere fil digitalisering og opbevaringsfunktionalitet. eFileCabinet Online udmærker sig ved at tilbyde versionskontrol, fildeling og dokumentopbevaring og overholdelsesfunktioner. Dets funktioner er tilpasset behovene hos små til mellemstore virksomheder (SMB'er). Hvis disse avancerede funktioner virker overvældende, eller hvis samarbejdet er højere på din ønskeliste, så vælger vores redaktørvalg Zoho Docs Standard bedre samarbejdsfunktioner.

eFileCabinet Online-pakker

eFileCabinet Online tilbyder brugerne en bred vifte af valg til deres DM-behov. Men der er ingen gratis prøveversion tilgængelig, og prisstrukturen er ændret, siden vi sidst gennemgik den. eFileCabinet Online begynder ved $ 15 pr. bruger pr. måned (faktureres årligt) med 25 gigabyte (GB) lagerplads, men kun til fildeling og uden DM-funktionalitet. Advantage-niveauet på 30 dollar pr. Bruger og måned er et mere robust udgangspunkt, da det tilbyder 1 terabyte (TB) lagring, adgang til eFileCabinet DM-systemet, sikker fildeling og adgang til nyttige skabeloner. Advantage-niveauet inkluderer også Microsoft Office-integration, opbevaring (regeringsførelse), compliance-værktøjer og to-faktor-godkendelse (2FA). Den eneste ulempe ved denne række er dens minimumskrav til tre brugere. Denne plan inkluderer også integration med eSignature og Intuit QuickBooks.

Et mere komplet tilbud er dens Business-niveau, der koster $ 55 pr. Bruger pr. Måned uden minimumskrav til brugeren. Det inkluderer alle funktionerne i Advantage-niveauet, men tilføjer en forretningsprocesautomatisering, dataspecifik filruting, autofilnavning / lagring og optaget optisk tegngenkendelses (OCR) -fangst til blandingen. Et Enterprise-niveau er også tilgængeligt, men prisfastsættelsen for dette vil variere afhængigt af licens og funktioner.

Kom godt i gang med eFileCabinet Online

For at tilmelde dig eFileCabinet Online, skal du først oprette en demo med salgsteamet ved at udfylde en online formular eller ringe til et gratis nummer. En virksomhedsrepræsentant vil derefter tilbyde dig en 15-minutters demonstration, hjælpe dig med at bestemme, hvilken plan der fungerer bedst for dig og hjælpe dig med at oprette. Siden vores sidste gennemgang er eFileCabinet Online blevet redesignet og genopbygget på HTML5-platformen, så det kræver ikke længere Microsoft Silverlight. Dette betyder, at det nu kan bruges i enhver browser og er også Mac-kompatibel.

Den nye eFileCabinet Online UI er meget renere end den gamle, med forenklede menuer og indbyggede hjælpefunktioner. Langs toppen af ​​instrumentbrættet er rullemenuer til Ny, Del, rediger, Kom i gang og "Brug for hjælp?" knapper. Filer er organiseret som deres papirstykker, det vil sige i skabe, skuffer og mapper. Under den nye menu kan du oprette skuffer, mapper og skabe. Del-menuen inkluderer muligheder for deling via e-mail, SecureDrawer og mere. Kom i gang og "Brug for hjælp?" knapper åbner et slide-in-vindue med to faner: Hjælp og lær det grundlæggende, hvoraf sidstnævnte tilbyder en rundvisning i softwaren og guider til enkle opgaver. En hamburgermenu i venstre side af instrumentbrættet giver dig adgang til administrative indstillinger, e-signaturindstillinger, muligheden for at skifte til softwarens klassiske visning og mere.

Nye funktioner inkluderer integration med Citrix ShareFile. Hvis du bruger Citrix ShareFile til at samarbejde om dokumenter, kan du kortlægge Citrix ShareFile-mapper inde i eFileCabinet Online. Du kan også søge i dokumenttekst, så længe den er læsbar; efileCabinet Online automatisk OCR PDF og billedfiler.

eFileCabinet tilbyder sin gratis SideKick desktop applikation. Det repræsenteres af et flydende, cirkulært ikon, som du kan trække og slippe hvor som helst på din skærm. Klik på den for at udvide, og du kan få adgang til din konto, administrere dokumenter, uploade nye dokumenter, søgning med mere. SideKick desktop-app synkroniseres med din konto i realtid og er en bekvem måde at få adgang til dine filer uden at logge ind i en browser.

Dokumentdeling og samarbejde

Med eFileCabinet Online kan du dele filer med interne og eksterne brugere og spore ubegrænsede dokumentversioner. Funktioner ved ind- og udtjekning giver dig mulighed for at holde styr på filer og flere redigeringer til det samme dokument på samme tid. En sej funktion er, at når du deler en fil, kan du kodeordbeskytte den og endda inkludere en udløbsdato, hvis du har med følsomt indhold at gøre. Brugere kan tilføje metadata til hver fil for at forbedre søgningen og give information med det samme. Alle filer kan forhåndsvises inline, så du ikke behøver at vente på, at hver enkelt downloades.

Hvis du har en konto med DocuSign eller Citrix RightSignature, kan hver enkelt integreres i dit eFileCabinet Online betjeningspanel, så du kan fange e-signaturer. Du kan sende dokumenter til enhver, der skal underskrives, og kun afsenderen har brug for en konto, ligesom du kan gøre i Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online tilbyder også fuld integration med Salesforce. Fra Salesforce kan du få adgang til filer og flytte filer til eFileCabinet Online.

Der er også nyttige organisationsværktøjer. Som administrator kan du oprette og anvende skabeloner til dine skabe. Hvis du f.eks. Vil oprette et kabinet til flere afdelinger, alle med de samme mapper inde, kan du indstille det én gang og anvende skabelonen på hver. For at oprette en skabelon skal du dog først oprette et bibliotek. Jeg vil gerne have det, hvis et eksempelbibliotek allerede var befolket på min konto.

For at oprette et bibliotek skal du bruge rullemenuen Ny menu, som på admin-siden indeholder bibliotek, underkatalog og skabelon. Der er et gennemgang på denne side kaldet "Hvordan tilføjer jeg en skabelon", men da jeg klikkede på den, dukkede der op en meddelelse om, at den ikke var tilgængelig. Efter to forsøg dukkede en meddelelse op med instruktioner. På samme måde kan du oprette arbejdsgange, der består af automatiserede handlinger udløst af visse begivenheder. Dette er dog kun tilgængeligt, når du bruger klassisk visning. Andre avancerede funktioner inkluderer dokumentopbevaring, revision og destruktionsplaner.

eFileCabinet Online har apps til Android og iOS. Ved hjælp af apps kan du forhåndsvise, administrere og dele dine filer. Du kan også bruge dit kamera til at fange og gemme dokumenter, mens du er på farten. Søgbar online-hjælp er tilgængelig lige fra softwarens brugergrænseflade, og den inkluderer artikler, videoer og downloadbare brugervejledninger. Der er også værktøjstips til rådighed for visse funktioner. Du kan også kontakte eFileCabinet Online direkte via live chat, e-mail og telefon. Hovedhjælpesiden viser den gennemsnitlige ventetid for telefon og chat, hvilket er et dejligt touch. Live support via chat eller telefon er tilgængelig på hverdage fra kl. 20-17 (bjergtid).

Alle DM-funktioner ét sted

eFileCabinet Online har muligvis ikke det mest spændende navn, men det tilbyder en overflod af funktioner, der hjælper din virksomhed med at forblive organiseret og kompatibel. Uanset om du har brug for at spore dokumenter eller administrere projekter, kan eFileCabinet Online hjælpe. Dets redesignede UI gør det hele endnu lettere, og nye integrationer giver flere muligheder for deling og e-signatur. Men for et lignende sæt samarbejdsfunktioner plus muligheden for at redigere dokumenter online og på mobile enheder, er vores redaktørers valg af Zoho Docs Standard en god løsning.