Docuware cloud review og vurdering

For så vidt angår dokumenthåndteringssystemer er DocuWare Cloud længe blevet betragtet som en stærk konkurrent i rummet, lige siden Microsoft Windows 3.0 dage, hvor dokumenthåndtering blev en ting. DocuWare Cloud er prissat til $ 300 pr. Måned for en instans, der er størrelse for en lille virksomhed med op til fire brugere og 20 GB lagerplads. Platformen har et stærkt virksomhedsfunktionssæt, herunder fremragende dokumentimport og formularhåndteringsmuligheder. Selvom det er en brancheveteran, mangler det integrations- og delingsfunktionalitet, der findes i vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online, men det er et solidt tilbud, der stadig er værd at overveje.

Det grundlæggende

Ligesom Adobe Document Cloud Standard, falder DocuWare Cloud firkantet i virksomhedskategorien til dokumenthåndteringssystemer med klokker og fløjter til overs. Imidlertid tåer det linjen med sin brugergrænseflade (UI), hvilket giver brugerne de værktøjer, de har brug for til at udføre fælles opgaver, mens de gemmer mere avancerede indstillinger væk fra strømbrugere eller administratorer. Den primære visning, som de fleste brugere ser med DocuWare Cloud, er opdelt i to kernevisninger. En navigationsrude i venstre side giver dig adgang til din indbakke, dokumentsøgning, lister, der er tilgængelige for dig, og opgaver. På højre side er der yderligere indstillinger, der tilbyder en dokumentfremviser sammen med annotationsværktøjer. Når der vælges et dokument, giver venstre rude dig også muligheden for at redigere indeksfelter, enten for hånd eller ved at klikke på tekst i dokumentet, og indeksere automatisk indeksfeltet.

Lister er den primære dokumentbeholder, der er synlig for brugere, og er defineret af administratoren. Listevisningen giver en nyttig mulighed for brugere at oprette en genvej direkte til listen uden at skulle dekonstruere URL'en. Lister viser ikke kun de tilgængelige dokumenter i den pågældende container, men giver dig også mulighed for at se, eksportere og dele indeksfelterne til disse dokumenter i form af en CSV-fil.

Den venstre navigationsrude tilbyder et par interessante muligheder for at knytte dokumenter sammen: hæfteklammer og klip. Både hæfteklammer og klip kombinerer dokumenter til brug senere og er reversible. Hæftefunktionen gælder kun for PDF-filer og vil enten kombinere flere PDF-filer i en enkelt PDF eller opdele et flersidet PDF-dokument i enkelt sider. Klipning gør det muligt at knytte flere dokumenttyper sammen, mens der stadig opretholdes forskellige dokumenter.

Importerer dokumenter

Der er flere muligheder for at hente dokumenter til DocuWare Cloud på tværs af en lang række sagscenarier for brug. Dokumenter kan importeres via webklienten, eller DocuWare Cloud Scan App kan installeres for at scanne dokumenter direkte til DocuWare Cloud. Alternativt kan administratorer konfigurere brugerdefinerede printerdrivere, så brugerne kan strømline nogle importopgaver, såsom indeksering og formularhåndtering. Administratorer har også muligheden for at konfigurere en FTP-mappe, så dokumenter straks gemmes i et specifikt område i DocuWare Cloud, hvilket muliggør flere scenarier såsom masseuploads, programmatisk eller planlagt import eller integration med tredjepartssoftware.

Et andet område, hvor DocuWare Cloud udmærker sig, er optisk karaktergenkendelse (OCR). De fleste dokumenthåndteringssystemer understøtter OCR, men muligheden for at tilpasse motoren er en funktion, der ikke ofte ses. DocuWare Cloud lader administratorer optimere OCR-motoren til ydeevne eller nøjagtighed baseret på aktuelle forretningsbehov. OCR-motoren kan også undervises, ligesom en stavekontrolordbog, uploade lister over ord, der ofte kan bruges i din virksomhed for at optimere OCR-processen.

Formularhåndtering

DocuWare Cloud gør et godt stykke arbejde med at aktivere elektroniske formularer til enten intern brug eller til kundevendende scenarier. Processen begynder med en administrator, der opretter en formularskabelon ved hjælp af formdesignerværktøjer. Der er to formtyper i DocuWare Cloud. Webformularer er temmelig grundlæggende, da slutproduktet ser på og føler den skabelon, der er designet af administratoren. Fusionerede formularer på den anden side tager de data, der er indsamlet gennem formularskabelonen, og overlejrer derefter dataene på et eksisterende dokument baseret på administratorens præference. Begge formtyper bruges også til at udfylde indeksfelter og kan også udnyttes til andre datarelaterede opgaver og integrationer.

Ved hjælp af DocuWare Cloud-formdesigner kan du trække forskellige elementer på formularen og hurtigt placere dem, hvor du vil. Du kan markere felter og markere dem efter behov, og du kan hurtigt placere instruktioner, hvor du også har brug for dem. Fletning af formularer kræver, at outputskabelonen uploades, felter fra formularskabelonen skal integreres i outputskabelonen og de grundlæggende tekstformateringsindstillinger, der skal konfigureres for hvert felt. Begge formtyper resulterer i sidste ende i, at den nyligt befolkede form placeres i det ønskede dokumentlager, såvel som indeksfelter udfyldes med formdata eller statiske værdier. Endelig kan du konfigurere tilladelser under denne proces ved at lade de enkelte brugere administrere eller bruge formularen. Du har også muligheden for at offentliggøre formularer, så eksterne brugere kan udfylde og indsende formularer.

Administrative funktioner

Enterprise-administratorer vil være meget DocuWare Cloud's sikkerhedskapaciteter. Tilladelser kan konfigureres på et antal niveauer, men i lighed med Dokmee er de mest udbredte i arkivskabe. Disse kan indeholde flere dialoger, som er elementer, der giver brugerne adgang til eller gemmer dokumenter. Listedialogener er forespørgselsbaserede dokumentsamlinger, der konfigureres ved hjælp af en grafisk editor eller ved hjælp af en SQL-sætning. Lagringsdialoger bruges til at identificere de indeksfelter, der bruges, når et dokument placeres i lager, mens resultallistedialogboksen angiver de felter, der bruges til dokumentlistevisningen og redigeringsformularer til indeksfelt. Endelig bruges mappedialogbokse til at identificere den mappestruktur, der bruges til dokumentlagring og navigation. Mappestrukturen er bygget ved at placere indeksfelter eller statiske værdier på forskellige mappeniveauer for at opbygge hierarkiet efter din smag.

For administratorer, der ønsker at gøre livet lettere for deres brugere, tilbyder DocuWare Cloud også hjælp. To eksempler er håndhævelse af indeksfeltindstillinger og automatisering af forretningsprocesser. Felter til forskellige dokumenttyper kan konfigureres til at bruge værdilister til opslag og validering, enten fra en statisk liste, en genereret fra data i DocuWare Cloud eller endda værdier fra en ekstern datakilde. Dokumentrelationer kan defineres, enten i et enkelt skab eller mellem to skabe, ved at sammenligne nøglefelter.

Overvej omkostningerne

Én ulempe med DocuWare Cloud er dens noget fabelagtige priser. I modsætning til det meste af dets konkurrence, skal du kontakte firmaet for nøjagtig prisfastsættelse, fordi DocuWare Cloud er prissat til instansstørrelsen snarere end pr. Bruger. Som nævnt tidligere, giver en DocuWare Cloud-instans, der er størrelse til en lille virksomhed, med op til fire brugere og 20 GB lagerplads dig $ 300 pr. Måned. Et større eksempel, der understøtter 40 brugere og 100 GB lageromkostninger, tættere på $ 1.500 pr. Måned. Uanset dine bruger- og lagerbehov skal du kontakte DocuWare Cloud-salgsteamet for at diskutere dine forretningsbehov, og hvordan disse vil påvirke din månedlige sats.

Som helhed tilbyder DocuWare Cloud nok funktioner til at gøre det til en lokkende mulighed i dokumentstyringsområdet. Funktionerne omkring elektroniske former er især nyttige for mange virksomheder, og flere af de administrative funktioner er også overbevisende. Selvom det hænger lidt bag vores Editors 'valg Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online med hensyn til integrationer og brugervenlighed, er forsinkelsen ikke så meget. På grund af dette forbliver DocuWare Cloud en mulighed for dokumenthåndtering, der er værd at undersøge.