Gennemgang og vurdering af Coupa-kontraktens livscyklusstyring

Hvis du leder efter en kontraktstyringsplatform, der i fuldt omfang vedtager software-as-a-service (SaaS) -modellen, er Coupa Contract Lifecycle Management ikke helt, hvad du leder efter. Dette er dog et yderst funktionelt produkt, hvis du tilfældigvis er dets tilsigtede målgruppe. Det skyldes, at Coupa er en specialiseret platform, der specifikt er rettet mod dem, der fokuserer på virksomhedens forbrugsstyring og indkøb. Mens Coupa har introduceret avanceret funktionalitet i workflow-processen til brugsstyring, herunder routing af workflow og automatiserede triggere, omdirigering og ændringsgennemgang og en bredere operationelisering af kontrakter i systemet. Men det er også gjort kontraktstyring til kun en komponent i denne meget større forretningsapplikationsramme.

Alt dette kombineres for at gøre Coupa Contract Lifecycle Management ikke så tilpasselig til en så bred vifte af anvendelsessager som Editors 'Choice-vindere Agiloft eller Updraft. Det er heller ikke så kraftigt et kontraktsforhandlings- og samarbejdsværktøj som Onit Contract Management, skønt det ligner Onit i at være en del af en større applikationsramme. Ingen af ​​de andre kontraktstyringsplatforme, vi testede, tilbyder imidlertid den samlede forretningsværdi og handelsdrevne analyser til fuldt ud at integrere kontraktens livscyklus i forsyningskæden.

Enterprise Pricing Structure

Coupa fokuserede igen, hvad der engang var kontraktmæssigt fra en grundlæggende skytjeneste til en målrettet kontraktstyringsløsning, der smeltede sammen med et virksomheds køb, salg og transaktionsbehandling. I henhold til Coupa er virksomheden primært fokuseret på virksomheder med årlige indtægter, der starter på $ 75 millioner eller højere. Dette er ikke en platform for små til mellemstore virksomheder (SMB'er) og tilbyder ikke et gratis SaaS-abonnement på Software-as-a-Service (f.eks. Hvad du finder i Agiloft eller Concord). Dette er en løsning for store, globale virksomhedsorganisationer.

Coupa Contract Lifecycle Management er inkluderet som en del af Coupa Spend Management-abonnementet. Dette inkluderer ubegrænsede kontrakter, brugere, alarmering og automatisk forbrug og sporing af forbrug. Kontraktsamarbejde er et inkrementalt gebyr og prissættes som en procentdel af Coupa Spend Management-abonnementet. Coupa Contract Lifecycle Management inkluderer muligheden for at oprette ubegrænsede kontrakter inklusive forfatter, redigering og eSignature med alle parter, plus omdirigering og versionskontrol.

Handelsdrevet kontraktstyring

Da dette er en gennemgang af et kontraktstyringssystem, fokuserede vi vores test primært på Coupa Contract Lifecycle Management og Coupa Contract Collaboration aspekter af den overordnede Coupa Spend Management-platform. Coupa-instrumentbrættet gør det klart, at alle aspekter af oplevelsen flyder tilbage til bruge forvaltning og indkøb. På tværs af den øverste navigationslinje findes faner for udgifter, anmodninger, ordrer, fakturaer, inventar, sourcing, leverandører, kontrakter og rapporter sammen med et ekstremt granulært installationspanel, der giver dig mulighed for at tilpasse alle aspekter af den modulære platform - fra indhold og leverandører til køb af værktøjer, workflow-automatiseringsudløsere, integrationer og mere. I det store og hele tilbyder Coupa en bredde af funktionalitet, der ligner en fuldstændig enterprise resource planning (ERP) -løsning.

Hoveddashboard giver dig også en dynamisk universal søgefelt for naturlige sprogforespørgsler for at navigere lige til det, du har brug for i den tætte platform. Det giver dig også filtre, der skal udbores efter afdeling eller specifikke genstande. Det er et system designet til at destillere en kompleks virksomhedsforsyningsoperation ned til målrettede data og skræddersyede visninger, og et, som du har adgang til fra enhver browser.

Jeg begyndte på fanen Kontrakter, som er et enkelt integreret depot af alle leverandørkontrakter i systemet. Det er anbragt i en lignende listevisning, som du finder i Concord eller ContractWorks. Det viser detaljer som start- og udløbsdato, kontraktstatus og indholdsgrupper ud over ikoner til redigering og sletning af en post. Den øverste filterbjælke giver dig muligheder for at oprette en ny kontraktindgang, bulk-upload-kontrakter fra en fil, eksportere kontrakter til CSV- eller Microsoft Excel-filer og et antal filtre til sortering af dine kontrakter efter sprog, dato, udløbstidsramme og avanceret filtre, der lader dig uddybe efter kontraktnummer eller nøgleord. Søgelinjen kan køre optisk tegngenkendelse (OCR) på kontraktsdokumenter og PDF-filer for at identificere specifikke ord og klausuler.

Alt dette er ret standard på tværs af de kontraktstyringsløsninger, vi testede. Det, der er unikt ved Coupa, er, at dashboardet Kontrakter også giver dig diagrammer over de topkøbte varer og varer i systemet. Dette hjælper dig med at prioritere kontrakter baseret på forbrugsstyring. Alt er også tilladelsesstyret. Så baseret på brugergrupper, adgangsroller og indholdsgrupper for forskellige kontrakter, der er konfigureret af administratoren i opsætningsfanen, vil hver bruger se noget andet. Hver kontrakt kan have en eller flere kontraktgrupper, der binder den enten til en bestemt afdeling eller brugergruppe, en bestemt strategisk konto, et bestemt land eller et andet sprog eller en anden attribut.

Da jeg oprettede en ny kontrakt, indtastede jeg de grundlæggende kontraktoplysninger som leverandør og løbetid. Jeg inkluderede muligheder for at vælge dokument- og tjenestetyper, uploade et relateret kontraktsdokument og tilslutte kontrakten til en hovedaftale, hvis relevant. Coupa gav mig et sæt foruddefinerede skabeloner, som jeg skulle vælge, når jeg tildeler en leverandør. Det lader mig vælge mellem de leverandører, der i øjeblikket er anført i systemet.

Når du har oprettet en kontrakt eller fundet den kontrakt, som du har søgt efter, kan du klikke på siden Detaljer. Coupa giver dig ikke kun kontraktoplysninger, såsom dokumenttype og version nummer, men inkluderer også sektioner om fakturainformation, rekvisitioner, indholdsgrupper, priser og vilkår, alarmer og specifikke varer eller produkter i det e-handelssystem, der er knyttet til den kontrakt. Afsnittet om priser og vilkår er særdeles flot, så du kan definere besparelsesnumre på en kontrakt, uanset hvad du vil, hvad enten det er procentdel rabatter fra listepriser eller baseret på minimum / maksimale forbrugsparametre. Dette går hånd i hånd med funktionen "Kilde Denne", som er en knap, der giver relativt prissat bud på varer og tjenester på en leverandørkontrakt, når det kommer til genforhandling.

Der er også en forintegreret kapacitet med andre moduler, så du er kun et klik væk fra at se indkøbsordrer efter afdeling eller vare, fakturaer eller andre dele af platformen. Coupa har sin egen alarmindbakke og underretningsdashboard, men virksomheden sagde, at den foretrækker at integrere med tredjeparts tjenester såsom Gmail eller Slack for at sende brugerunderretninger (i hvilken app eller interface de allerede arbejder i).

I Coupa får du ikke et samarbejds- og kontraktforhandlingsmodul på denne side, som du gør i Onit. For dette rammer du knappen "Forfatterkontrakt" på en hvilken som helst side med kontraktdetaljer for at føre dig ind i Coupa Contract Collaboration-miljøet. Det er her, du finder avanceret kontraktrering og omdisponering, som lader flere parter acceptere, afvise og kommentere redigeringer foretaget af andre parter. Dette gøres alt sammen i et delt samarbejdsrum, der er beregnet til at efterligne en Google Doc. Det leveres med versionskontrol, der giver dig mulighed for at rulle tilbage ændringer plus en revisionsspor for alle redigeringer og interaktioner i miljøet. Du kan endda indstille interne serviceniveauaftaler (SLA'er) ved at indstille tildelte vinduer, hvor længe forskellige grupper i et firma skal forhandle. Dette er designet til at forbedre cyklustider for kontrakter.

Selve kontraktredigeringen sker i en grundlæggende WYSIWYG-editor, med en revisionslog på højre side for at hjælpe dig med at trække ind forud godkendt kontraktsprog, tal fra andre kilder eller specifikke klausuler. Når du gemmer ændringer, giver Coupa dig en mulighed for at se en side-ved-side-version-sammenligning med ændringer eksplicit markeret og farvekodet. Hvis du inviterer yderligere brugere, vil de kun se ændringer fra det tidspunkt, hvor de startede med aftalen. Den nye bruger vil se et automatisk pop-up-vindue med, hvem den nøglekontraktejer er. Derfra kan ejeren kontrollere tilladelser, tilføje og fjerne brugere eller tildele specifikke opgaver i samarbejdsmiljøet. Kontraktsamarbejde og forhandlingsproces er mere centraliseret og samlet i Onit. Dog giver Coupa et niveau af granuleret kontrol i redigeringsprocessen, der kun matches i vores test ved hjælp af sporændringer og rige formateringsmuligheder i Concord.

Endelig inkluderer Coupa en ligetil DocuSign-integration ved afslutningen af ​​kontraktens livscyklusproces for at afslutte eSignature-processen og udføre kontrakten. Coupa uploader det genererede dokument automatisk til DocuSign med en simpel klik-og-tegn-oplevelse for både den interne bruger og den eksterne leverandør eller leverandør, der indgår aftalen. I Coupa skal du blot indtaste underskriverens navn, klikke på Sign, og Coupa fanger underskriverens IP-adresse. Dette registrerer et unikt digitalt fodaftryk til sikkerhedsrevision. Leverandøren og alle relevante parter modtager derefter automatisk en e-mail med en PDF-kopi af aftalen.

Granulær rapportering

Coupa Contract Lifecycle Management tilbyder også nogle af de mest detaljerede rapportering og analyser af alle de kontraktstyringsplatforme, jeg testede. Fanen Rapporter indeholder en brugerdefineret metrisk kaldet Perfect Fit Insights, der ser på procentdelen af ​​dit forbrug mod en kontrakts volumen, dollarbeløb eller andre faktorer for at bestemme målrettede "succesmetriks" og anbefalinger til optimering af fortjenesten. Denne målorienterede salgsrapportering er i modsætning til noget andet værktøj, jeg testede, og genererer analyser efter kontrakt mærket i grønt, rødt eller gult for at udpege besparelsesmål på bestemte leverandørkontrakter. Coupa gav mig også besparelser, effektivitet og brugsanbefalinger til, hvordan jeg optimerer kataloger, fakturaer og sourcing for større investeringsafkast (ROI). Disse intelligente anbefalinger findes ikke i et vakuum; Du kan tildele en opgave direkte fra anbefalingssiden for at begynde at tage handling vedrørende dataindblik.

Der er også en række andre rapporter og metrics, som kan tilpasses til specifikke indholdsgrupper eller afdelinger eller skives i sektoren. F.eks. Kortlægning af forbrugsprocenter fra leverandører af tech-brancher kontra leverandører af fremstillingsindustrien. Coupa sagde, at efterretningsanbefalingerne kommer fra virkelige empiriske data, der blev anonymiseret fra dens hundreder af virksomhedskunder og deres transaktioner. Disse rapporteringsmetrikker er naturligvis bundet til det snævre forvaltnings- og indkøbsscenario, platformstjenesterne. Men analysen dykker dybere ned i bundlinjefokuserede kontraktindblik end Agiloft, Onit eller nogen af ​​de andre kontraktstyringsplatforme, der er gennemgået i denne roundup.

Fokuseret på bundlinjen

Coupa Contract Lifecycle Management er ikke en gør-det-alt kontraktstyringsplatform for enhver type kontrakt og forretning af enhver form og størrelse. Det er snarere en platform til forvaltning og anskaffelse af virksomhedsudgifter med kontraktstyrings- og rapporteringsfunktioner, der er specialiserede til denne brugssag. Det er langt mere avanceret som et resultat. For fleksibel kontraktoprettelse, forhandling og styring af livscyklus er Agiloft og Concord billigere, mere brugervenlige og langt mere tilpassede med hensyn til layout og brugergrænseflade. Dette er ikke løsningen for SMB-kontraktstyring. For store virksomhedsorganisationer, der administrerer en oversvømmelse af leverandørkontrakter og en tæt forretnings-til-virksomhed (B2B) produktbeholdning, tilbyder Coupa dog et niveau af specialiseret, kraftfuld kontraktslivscyklusstyring med ROI-fokuserede efterretningsmetrik, som du vandt ' t finde andre steder.