Computhink indholdsversion og vurdering

Mange af de dokumentstyringssystemer, vi har gennemgået, som en stor procentdel af IT-systemer som helhed, skifter overgang fra lokale, klient-server applikationer til cloud-leverede, Software-as-a-Service (SaaS) apps. I de fleste tilfælde giver dette fordele for både kunden og leverandøren. Hånd i hånd med denne skyovergang er en bevægelse mod mere forenklede brugergrænseflader (UI'er), der er rettet mod en generation opvokset med Apple iPads.

Computhink Contentverse (som begynder ved $ 15 pr. Bruger pr. Måned for Professional-planen) bukker disse tendenser og vælger i stedet for en klientserverarkitektur i enten et lokalt eller hostet miljø. Det er tæt på en SaaS-app, men ikke helt den samme ting. Og selvom nogle af de designelementer, der bruges i dets brugergrænseflade, er kendt af Windows 10-brugere, såsom værktøjsbåndet til Microsoft Office øverst på skærmen, er et adjektiv, du ikke kan bruge til at beskrive det, "simpelt. " Med disse identiske synkrasier, der vejer det ned, selvom det tilbyder nogle kraftige dokumenthåndteringsfunktioner i virksomhedsklasse, fandt vi, at det hænger godt bag vores vindere i Editors Choice Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online.

Et væld af Enterprise-funktioner

Der er ingen tvivl om, at Computhink Contentverse er rettet mod virksomheder, der ønsker at bringe konsistens og overholdelse af deres dokumenthåndteringsproces. Computhink Contentverse giver dig muligheden for at oprette en mapporienteret organisationsstruktur ved hjælp af en metafor til skab / skuffe / mappe. Dette bruges til at håndtere sikkerhed og styre dokumenttyper på en sådan måde, at filmetadata skal udfyldes korrekt. Denne filmetadata, der er kendt i Computhink Contentverse som "indeksfelter", hjælper med at beskrive dokumentet, dets formål eller ejerskabsoplysninger og køre mere avancerede funktioner såsom filopbevaring, søgning og arbejdsgang. En vigtig note for IT-administratorer: Mange af de mere komplekse virksomhedsfunktioner er konfigureret ved hjælp af en separat admin-app, såsom konfiguration af dokumenttyper, brugere, opbevaringspolitikker med mere.

Opholdspolitikker er et stort krav for virksomheder, der opererer i retssager-tunge virksomheder. Forebyggelse af tab af kritiske forretningsdokumenter er en vigtig funktion for IT-butikker, der ønsker at opretholde overholdelse og begrænse juridisk eksponering. Computhink Contentverse indeholder et værktøjssæt til styring af opbevaringspolitikker gennem administrationskonsollen. Det involverer konfiguration af en relevant mappe, dokumenttype, tilstand og handling. Disse betingelsesbaserede politikker giver dig mulighed for at markere filer, der opfylder en bestemt regel som read-only, for at forhindre ændring eller for at håndhæve arkivering eller sletning efter en bestemt periode. Valgfrit kan du sende en e-mail-meddelelse, inden handlingen udføres. Hver politik gælder for en enkelt mappe og kan kun have en handling, hvilket gør styringen af ​​dem temmelig ineffektiv. Ideelt set kan du anvende flere betingelser og handlinger på en enkelt politik og derefter håndhæve denne politik globalt eller på tværs af flere mapper; dette er noget, vi håber at se i fremtidige udgaver.

En anden dokumentadministrationsfunktion, som de fleste virksomheder ser efter at implementere, er workflow, noget Microsoft SharePoint klarer sig godt sammen med den mindre kendte spiller Ademero Content Central. Når den implementeres korrekt, kan en arbejdsgang til dokumentstyring forbedre effektiviteten og overholdelsen gennem automatisering, der udløses på indeksfelter eller mapper. Arbejdsgange er lidt mere komplekse at konfigurere end opbevaringspolitikker, men Computhink Contentverse giver et workflow-konfigurationsmodul i admin-appen. Begyndende med en startknudepunkt, der udløses på et nyt dokument i en mappe, indeksværdi indstilles, eller en bruger manuelt vælger arbejdsgangen, kan dokumenter håndteres passende på baggrund af hvilke kriterier din IT-administrator har valgt. Arbejdsgange kan være så enkle som at dirigere dokumentet til en enkelt bruger til godkendelse eller komplekse nok til at håndtere betingede beslutninger og routing til flere underskrivere til lagdelt godkendelse.

At have evnen til at redaktere et dokument, blokere for følsomme oplysninger er et andet populært krav for mange virksomheder, der har behov for at kontrollere, hvilke oplysninger der stilles til rådighed for forskellige brugere, kunder, partnere og andre klassifikationer. Redaktion af dokumenter i Computhink Contentverse administreres af bruger, og involverer at bruge dokumentantydelsesværktøjerne til at vælge dokumentindhold, der skal skjules. Den redigerede version af et dokument kan ses af brugere med de relevante tilladelser, mens kun brugere med redigeringsadgangskode kan se dokumentet i sin helhed.

Mappetilladelser er en admin-funktion, der ikke findes i admin-appen. Brugere (under forudsætning af at de har passende tilladelser) kan administrere tilladelser i mappestrukturen Computhink Contentverse. Denne proces involverer valg af en gruppe eller bruger, og anvendelse af tilladelser som dokumentoprettelse, redigering og deling (via e-mail, udskrivning osv.). Mappetilladelser kan konfigureres til at arve fra den overordnede mappe, hvilket giver mulighed for effektiv anvendelse af tilladelser.

Ud over overholdelses- og dokumentkontrolløsninger er mange virksomheder på udkig efter muligheder for at strømline dokumentdeling og samarbejde. Computhink Contentverse giver ikke meget værdi i dette område, primært fordi de primære delingsmetoder er via e-mail, fax eller udskrivning af en papirkopi af et dokument.

Brugergrænsefladen har brug for arbejde

Nederste linje: Vi er ikke fans af UI, der tilbydes af Computhink Contentverse, og vi har en liste over årsager til. De tilpassede paneler har deres anvendelser, men halvdelen af ​​tiden spildes de simpelthen plads, da de faktisk ikke viser nogen information, før et dokument er valgt eller redigeret. Det er også forholdsvis vanskeligt at finde knappen til at udføre en bestemt funktion. En af de vigtigste grunde til, at Microsoft implementerede båndets UI, var at give et centralt (kontekstfølsomt) område til værktøjer. En stor procentdel af funktionerne i Computhink Contentverse er kun tilgængelig via kontekst- eller højreklik-menuen. Mens kontekstmenuen er et kraftfuldt værktøj i sig selv, er det ineffektivt og vanskeligt at lære dette som den primære navigationsmetode.

Ironisk nok, i betragtning af Computhinks kærlighed til Microsoft UI-standarden, er en perfekt kontrast til Computhink Contentverse UI Editors 'Choice-vinder Microsoft SharePoint Online. Længe malignet for over-the-top kompleksitet og mangel på brugervenlighed, Microsoft arbejder noget alvorligt med at lindre smerten ved at komme i gang med deres dokumentstyringssystem. Power-brugere og administratorer har stadig evnen til at bruge avancerede funktioner, men de er korrekt lagdelt bag et design, der indeholder de mest almindelige værktøjer, som brugerne har brug for og søger at gøre det lettere at arbejde med virksomhedsdokumenter, ikke hårdere. Computhink har noget arbejde at gøre for at efterligne disse muligheder med Computhink Contentverse.

Generelt er Computhink Contentverse-funktionssætet konkurrencedygtigt med de bedste dokumenthåndteringsløsninger, vi har gennemgået, uden for dokumentdelings- og samarbejdsfunktioner, hvilket er en betydelig mangel. Hvis det er nok for dig, så ved, at Professional-niveauet af Computhink Contentverse koster $ 15 pr. Bruger pr. Måned i en hostet konfiguration, skønt den er lidt begrænset af funktioner. Enterprise-versionen (som vi testede) inkluderer ting som kommentarer og tilbagetrækninger og mere understøttelse af outputformater, og den kører $ 33 pr. Bruger pr. Måned. Hvis du vælger on-site eller hybrid implementeringsarkitekturer, skal du kontakte firmaet for at få oplysninger om priser.

Desværre er brugergrænsefladen alvorligt mangelfulde og bør overvejes med hensyn til dets omkostninger på grund af mistet effektivitet eller endda træningskrav sammenlignet med bedre designet tilbud som Microsoft SharePoint Online og Ascensio System OnlyOffice. Medmindre du kan komme forbi manglen på ægte dokumentdeling og dine brugere kan håndtere en mindre end intuitiv brugergrænseflade, vil de fleste ønsker at undgå Computhink Contentverse, indtil virksomheden genanvender sin frontend.