Blueridge softwarekontraktassistent gennemgang og vurdering

Fra $ 899 for standardudgaven er Blueridge Software Contract Assistant noget af en gammel skoleindgang på kontraktstyringsmarkedet. Hvor de fleste af alle sine konkurrencer har brugt en cloud-implementeringsmodel, har Blueridge holdt sig til den mere gammeldags download-and-run-lokalt installationsmetode. Stadig er det en temmelig funktionsrig løsning, der har været brugt i mere end 15 år for kunder som kreditforeninger, hospitaler, farmaceutiske virksomheder og andre organisationer, der har brug for at holde data bag deres firewall.

Siden vores første gennemgang har Contract Assistant gennemgået beskedne forbedringer af funktioner og tilpasninger. Men tre udgaver af produktet (Standard, Pro og Enterprise) er stadig visuelt ens med en bred vifte af menuer og funktioner sammenlignet med de mere sparsomme brugergrænseflader (UI'er) af nyere, skybaserede indstillinger. Blueridge Software siger, at det har valgt at forblive i klient- / serversoftwarepladsen i stedet for at konkurrere med snesevis af lignende skybaserede indstillinger.

Kontraktassistent tilbyder ikke nogen kontraktforfatter, forhandling eller indbygget samarbejdskapacitet. Du kan henvende dig til Concord eller Editors 'Choice Updraft for det. Kontraktsassistent er heller ikke så uendeligt tilpasselige eller fyldt med ende-til-ende kontraktlivscyklusstyringsfunktioner som Editors 'Choice Agiloft. Hvis din virksomhed eller organisation imidlertid foretrækker en lokalt implementeret mulighed for sikker kontraktlagring (med granulære kategoriseringsmuligheder og styringsfunktioner), er Contract Assistant et veludstyret værktøj. Det giver dig stærk rapportering og alarmering samt gode brugervejledninger for at få dig op på hastigheden.

Prisfastsættelse og planer

Som nævnt kommer Contract Assistant i tre forskellige udgaver: Standard, Pro og Enterprise. De forskellige udgaver giver forskellige serviceniveauer baseret på størrelsen på din virksomhed eller antallet af brugere. Udgaverne varierer i pris fra $ 899 til $ 8.999. Contract Assistant begynder ved $ 899 for Standardudgaven, som er en version af en bruger, der er installeret på din pc. Denne version er ideel til eneejere eller organisationer, hvor kun en enkelt administrator er nødvendig for at føre tilsyn med kontrakterne i dit system.

Denne udgave på indgangsniveau leveres med komplette elektroniske poster, multi-database support, grundlæggende felter og fil support og ubegrænset "alarmable events" eller advarsler pr. Kontrakt. Du får også enkel og avanceret søgning, rapporter og tilpasning af kontraktkategorier og felter. For yderligere specialbygget rapportfunktionalitet kan du springe til Standard Edition Plus til en pris af $ 1.198. Det giver dig adgang til den valgfri rapportdesigner. I modsætning til Software-as-a-Service (SaaS) -prisen for skybaserede produkter, er basepriserne for hver udgave en engangsomkostning i modsætning til de tilbagevendende abonnementsomkostninger for hvert skybaseret produkt, der gennemgås i denne roundup. Alle udgaver leveres også med en gratis 30-dages prøveperiode.

En af de største forskelle mellem disse tre udgaver er muligheden for at indtaste kontrakter eller dokumenter direkte i databasen. Med Standard- og Pro-udgaverne kan brugeren linke den lokale version af dokumenterne til dens profil i Contract Assistant. I denne situation kan dokumentets profil på Contract Assistant knyttes til dets placering på drevet eller serveren, men dokumentet bliver faktisk aldrig uploadet til databasen. For brugere af Standard- og Pro-udgaverne ville formodentlig ikke opbevaring i databasen være nødvendig, da dokumenterne lige så let kunne opbevares på brugerens personlige computer eller på et delt drev for en lille gruppe. For store virksomheder eller virksomheder vil en sådan ordning imidlertid sandsynligvis vise sig uhåndterlig både hvad angår ydeevne og sikkerhedshensyn.

Pro-udgaven er et LAN-produkt (Local Area Network) designet til små til mellemstore virksomheder (SMB'er) eller små arbejdsgrupper inden for en organisation. Det er prissat til $ 3.499 for basislicensen (fem brugere), skønt der kan tilføjes ekstra pladser mod ekstra omkostninger. Pro-udgaven inkluderer Pro-udgaven integration af dokumenthåndtering med Laserfiche og multi-user support med grundlæggende sikkerhed og tilladelser.

Endelig er Enterprise-udgaven pris til $ 8.999 for basislicensen (fem brugere). Dette er et SQL Server / Client LAN / WAN (bredt netværk) produkt, der leveres med et komplet udvalg af avancerede dokumentkategorisering og lagringsfunktioner. Disse funktioner inkluderer kabinetter og undermapper, søgning i fuldtekst, tilbagevendende advarsler, komplet tilpasning, lagring af databasedokumenter og brugerdefineret rapportering bundet til brugertilladelsesniveau. Valgfri årlig vedligeholdelse er 18 procent af den samlede købspris for alle planer. Dette giver dig produktopdatering tilgængelighed og adgang til telefonstøtte (i modsætning til kun gratis e-mail-support). Du kan til enhver tid opgradere til en anden version. Yderligere brugerlicenser prises i en gradueret skala, hvor pr-licensprisen falder, når volumen stiger for Pro- og Enterprise-udgaverne:

Pro-udgave:

1-4 licenser: $ 299

5-9 licenser: $ 269

10+ licenser: $ 229

For eksempel, hvis du i dag køber to ekstra licenser, betaler du $ 299 hver. Hvis du senere køber yderligere tre licenser, betaler du $ 269 for hver af disse.

Enterprise-udgave:

1-9 licenser: $ 599

10-24 licenser: $ 529

25-49 licenser: $ 449

50-99 licenser: $ 379

100+ licenser: $ 299

Ubegrænset licenser: $ 59.999 (inkluderer basislicensen)

For eksempel, hvis du i dag køber tre ekstra licenser, betaler du $ 599 hver. Hvis du senere køber otte licenser mere, betaler du $ 529 for hver af disse.

Kom i gang

Contract Assistants Pro- og Enterprise-udgaver kan installeres på brugernes pc'er eller virtualiseres (dvs. installeres på en applikationsserver, der kører Citrix eller Terminal Services, eller som en self-hostet webapp ved hjælp af Citrix XenApp.) Med andre ord, Contract Assistant er klient / serversoftware, der er vært på dit netværk, uden at data findes i skyen. For at tillade databaseadgang i større virksomheder betyder det, at du skal installere Microsoft SQL Server med Enterprise-udgaven. Sørg for at kontakte Blueridge Software for at få detaljerede oplysninger om, hvad back-end kravene vil være for dit miljø. Find ud af, hvilken version af SQL Server og Windows Server er påkrævet, og om disse ressourcer kunne køres praktisk talt eller kræver deres egen fysiske server.

For at teste Standardudgaven til vores opdaterede gennemgang oprettede jeg en gratis prøveversion og downloadede softwaren til min Windows 10 PC. Blueridge Software leverer ikke Mac-downloads. Virksomheden siger, at det understøtter Windows 7, 8 og 10, men efter at have downloadet softwarepakken blev jeg bedt om at downloade en ældre version af.NET Framework, før installationen fortsatte. Dette var et mindre Hangup-kompatibilitet. Men efter at have downloadet.NET Framework 3.5 SP1 (i modsætning til den aktuelle version 4.7), blev installationen hurtigt afsluttet, og jeg var i gang.

Når kontraktassistenten er åben, kaster en masse funktioner og muligheder på dig. Men det gør det i et layout, der er bedre organiseret end det overvældende valg af menuer i Great Minds Software Contract Advantage og Coupa Contract Lifecycle Management. Contract Assistant tilbyder fantastiske hjælpressourcer og dokumentation til hjælp med opsætning, navigation og brug. Jeg fik straks en pop-up til "Kom godt i gang i 10 nemme trin" gennem produktkøreplanen og QuickStart-guiden. Kapitler er indekseret og søgbare, så du kan oprette dine egne favoritter i guiden og alle Hjælperessourcer fra Blueridge Software. Hjælp-dokumentationen og den generelle brugervenlighed af ressourcerne gjorde det nemt og hurtigt for mig at blive komfortabel med UI.

Oppe på instrumentbrættet er faner til Kontrakthåndtering, database og rapportering, Valg og værktøjer, masseopdateringer (redigering af flere kategorier, poster eller brugerindgange) og Hjælp. Der er også en Microsoft Word-lignende værktøjslinje med knapper til at oprette og gemme en ny kontraktindgang plus Slet, Fortryd og Søg knapper. På venstre side er et alfabetisk kontraktindeks til hurtig søgning i din database, opdelt i kategorier og sagsmapper. Kontraktsalarmer, der "ringer" (dvs. med presserende kontraktfrister, der skal løses) vises i rødt.

Under menulinjerne sidder arbejdsområdet, der er opdelt i vinduer med justerbar størrelse. Vinduerne er samlet efter informationstyper, der tilbyder faner for indeks over kontrakter, kontraktinformation, nøgeldatoer, kategorier, nøgleelementer / klausuler, oversigt, fillinks og noter & kommentarer (hvilket er omfanget af Contract Assistant's samarbejdsfunktioner). Klausulbiblioteket ligner det, du finder i Agiloft, og den tilpassede taggingstruktur svarer til den hos ContractWorks.

Styring af kontraktens livscyklus

Efter at have udført QuickStart-guiden findes der en lige så nyttig brugervejledning med instruktioner til mere avanceret indtastning og konfigurationer. Brugervejledningen giver meget nøjagtige instruktioner til oprettelse af databaser og konfiguration af de forskellige datafelter.

Selve kontraktstyringsprocessen er let og ekstremt tilpasselig. Når du tilføjer nye kontraktindgange eller redigerer kontraktsfiler, kan du omdøbe eller skjule felter, tilføje brugertekster (under fanen Indstillinger og værktøjer) og styre nøgledatoer og advarsler. Du kan også tilføje og administrere kategorier og udtrække klausuler ved hjælp af windows i højre side af kontraktdetaljer-siden. I Pro- og Enterprise-udgaverne gør du dette gennem admin-modulet. Som i Agiloft og ContractSafe, kan administratorer tilføje brugere og indstille tilladelser til at se bestemte kontrakter eller elementer i UI. Selvom du ikke, i modsætning til i disse værktøjer, behøver du ikke gå ind i et administratorpanel for at gøre det. Alle felter kan redigeres fra hovedsiden. Pro-udgaven giver dig kun skrivebeskyttet eller fuld privilegier. Men Enterprise-udgaven har mere detaljeret sikkerhed for specifikke poster og de forskellige databaser, som en bruger tilhører. Contract Assistant Enterprise-udgave kan også oprette, hvad der kaldes "Visninger" for at skjule specifikke felter for forskellige brugergrupper eller virksomheder, eller for at vise et bestemt kabinet eller mappe. Tilføjelse af en ny post er lige så let som at klikke på knappen Ny og lave en kopi af en eksisterende postskabelon.

Da du kun kategoriserer eksisterende og verserende kontrakter, opretter du faktisk ikke en ny kontrakt, men kun databaseposten for den. Med hensyn til søgning kan du køre forespørgsler efter tekst, nøgleord, dato eller felter som valuta eller kontraktstype. Alle felter kan søges og kan trækkes ind i standard- eller brugerdefinerede rapporter. Der er dog ingen søgning på optisk karaktergenkendelse (OCR), da kontraktvisningen kræver, at dokumentet er en redigerbar tekst eller PDF-kontrakt, før databasen indekserer det.

Denne organisation er vigtig, fordi den måde, hvorpå Contract Assistant er organiseret, drejer sig om flere databaser. Der er ingen grænse for antallet af databaser, som en bruger kan oprette, selvom du kun kan have en database åben ad gangen. For virksomhedsadministratorer er dette en nyttig måde at administrere følsomme kontrakter, som din organisation foretrækker at adskille af tilladelser eller sikkerhedsmæssige årsager.

Rapporter kan køres på forskellige måder, herunder på en individuel kontraktprofil, på databaseindekset eller kun på en undergruppe af kontrakter, der opfylder visse kriterier. En rapport kan hurtigt genereres på en valgt kontrakt eller på alle kontrakter i en bestemt database, som kan bestilles og arrangeres på forskellige måder.

Brugere kan også køre en rapport ved at bruge resultaterne fra en bestemt søgning, så de kan begrænse de rapporterede kontrakter baseret på de ønskede kriterier. Som med næsten enhver service, jo større tilpasning er, jo mere kompliceret er det. Der er grundlæggende og avancerede filtre. Funktionen Grundlæggende søgning bøjer sig udelukkende efter brugerens ønsker, men gør det med en række afkrydsningsfelter og filterbokse. Den grundlæggende søgning kan filtreres af standardfilterfelterne eller de brugerdefinerede felter. Mere kyndige brugere kan skifte til avanceret søgning, som er et regneark, der svarer til boolsk logik. Contract Assistant er det eneste værktøj, vi testede for at understøtte den boolske søgning.

Enterprise-udgaven har yderligere søgefunktioner, der giver mulighed for vedhæftede dokumenter, noter og nøgleelementnotater. Søgeparametre, der vil blive brugt gentagne gange, kan gemmes til fremtidig brug. Jeg kørte søgninger efter aktive og afventende kontrakter og tilføjede mere avancerede datafiltre. Når en rapport genereres, vises den i et separat vindue. Dette er en velkomstfunktion, fordi den fungerer som en øjeblikkelig forhåndsvisning af rapporten. Når brugeren er tilfreds med rapporten, kan den eksporteres i en række forskellige formater, herunder HTML, PDF, Rich Text, Plain Text, TIF eller Microsoft Excel. Det tog nogle frem og tilbage, men jeg kunne til sidst få min rapport til at blive vist som ønsket. Stadigvis kan dette være besværligt for større organisationer eller folk, der forsøger at importere større filer.

Old-School Kontrakthåndtering Udført korrekt

Kontraktassistent er denne mulighed for virksomheder og organisationer, der ikke ønsker et fuldt styret skyprodukt. Denne veteranplatform giver dig fuld bag firewall-kontrol over dine data og kontraktdatabase. Det leveres med omfattende hjælpe-ressourcer, der hjælper dig med at navigere i det traditionelt designede brugergrænseflade og tilpasse alt, hvad du kan se. Der er ingen automatiserede arbejdsgange, ingen direkte integrationer og intet i vejen for oprindelig kontraktforfatter, samarbejde, forhandling eller elektronisk signering. Agiloft og Concord er bedre muligheder, hvis du vil have en skybaseret platform til at styre hele kontraktens livscyklus og arbejde med eksterne parter. Men hvis sikker, lokal kontraktstyring er det, du leder efter, er Contract Assistant en gennemprøvet mulighed, der giver dig det, du har brug for.