Adobes dokumentsky standardgennemgang og vurdering

Adobe er go-to-mærket, når det kommer til desktop-publicering og kreativt indhold. På samme tid er virksomheden også førende inden for PDF-filområdet med Acrobat. Ved at kombinere disse to styrkeområder er Adobe i stand til at tilbyde en dokumenthåndteringsplatform som Adobe Document Cloud (som begynder på $ 12, 99 pr. Måned).

Du vil ikke blive overrasket over, at virksomheden, i betragtning af Acrobat-mærket og dens styrker, fokuserer størstedelen af ​​Adobe Document Cloud-værktøjerne på håndtering af PDF-filer såvel som områder, der typisk er domineret af markøren, papir, pen og kurer. Selvom det betyder, at du måske finder det mere begrænset end de dokumentadministratorer, der er mindre formatspecifikke, såsom vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online, er Adobe Document Cloud stadig et solidt valg for små virksomheder, der har standardiseret PDF eller bare ønsker at samle underskrifter og dele og spore vigtige dokumenter.

Adobe Document Cloud-pakker

Du kan abonnere på Adobe Document Cloud alene eller som en del af Creative Cloud, en pakke med ni Adobe-værktøjer, der også inkluderer Adobe Illustrator og Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud leveres sammen med Adobe Acrobat DC, et skrivebordsprodukt, selvom hver især også kan stå alene. Det leveres også med Adobe Sign til anmodning om digitale signaturer og sporing af de tilknyttede dokumenter. Der er ingen gratis version eller en gratis prøveversion af Adobe Document Cloud, men den er inkluderet i Adobes Creative Cloud-pakke, som har en gratis 30-dages prøveperiode.

Adobe Document Cloud har to betalte planer. Standardplanen koster $ 12, 99 pr. Måned (som vi gennemgik) med et årligt abonnement, eller du kan gå månedligt for $ 22, 99 pr. Måned. Med denne plan kan du oprette, redigere og eksportere PDF-filer og sende dokumenter, der skal elektronisk signeres. Standardplanen indeholder Acrobat Standard DC, som kun er kompatibel med Windows 7, 8 og 10.

Pro-planen koster $ 14.99 pr. Måned for et årligt abonnement eller $ 24.99 pr. Måned for en månedlig plan. Det leveres med en licens til Acrobat Pro DC, som tilføjer muligheden for at indsætte lyd- og videofiler til PDF-filer og redigere scannede dokumenter. Acrobat Pro DC er både Windows og Mac-kompatibel (OS X v10.9 og v10.10). Det inkluderer også 30-dages adgang til Adobe Photoshop, Lightroom og anden Creative Cloud-software. Begge abonnementsplaner inkluderer gratis opdateringer. Hvis du vælger at købe Creative Cloud, begynder planer, der inkluderer Adobe Document Cloud, $ 49, 99 pr. Måned.

Kom godt i gang med Adobe Document Cloud

For at tilmelde dig Adobe Document Cloud, kan du enten logge ind på din eksisterende konto eller oprette en konto hos Adobe. Uanset om du beslutter at abonnere på Creative Cloud eller bare Adobe Document Cloud, skal du give dine kontakt- og betalingsoplysninger og beslutte, om du vil have en månedlig eller årlig plan.

Du har sandsynligvis brugt et Adobe-produkt før, selvom bare for at se PDF-filer, så brugergrænsefladen til Adobe Document Cloud (UI) muligvis ser velkendt ud. Funktioner er delt mellem PDF-tjenester og Adobe Sign-tjenester. Fra dit betjeningspanel kan du få adgang til dine filer og eksportere, redigere og oprette PDF-filer. Du kan også kombinere filer og bruge tre forretningsfunktioner: Fill & Sign, Send & Track og Send for Signature. Adobe Document Cloud er kompatibel med berøringsskærmsgrænseflader.

Dokumentdeling og samarbejde

Adobe Document Cloud handler mindre om fillagring og mere om samarbejdsarbejde med PDF, uanset om du redigerer og foredler virksomhedsdokumenter, eller har brug for at sende kontrakter om flere underskrifter. Adobe Document Cloud understøtter lagring af flere filtyper, men disse filer skal konverteres til PDF-format for at aktivere redigering. Denne begrænsning kan bruges til visse brugssager, såsom samarbejde mellem kontorer med kolleger med deres egen Acrobat-licens, men det kan være en kritisk undladelse for organisationer, der koordinerer med eksterne brugere til dokumentoprettelse. Filer kan derefter eksporteres som Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint eller andre filer. På den anden side kan Adobe Acrobat DC (ikke Adobe Document Cloud men Acrobat desktop-applikationen såvel som mobile apps) nå ud til leverandører af cloud-lagring, såsom Microsoft OneDrive for Business og DropBox Business til at administrere PDF-filer, du måtte have i en af ​​disse placeringer.

Der er flere værktøjer til håndtering af fælles opgaver med PDF-filer i Adobe Document Cloud, herunder oprettelse af PDF-filer (virkelig, konvertering af dokumenter til PDF, da du ikke kan oprette en fra bunden), kombinere flere filer til en PDF, omorganisere PDF-sider og eksportere filer til PDF. Disse værktøjer er bestemt ikke eksklusive til Adobe Document Cloud UI, da licenserede brugere kan udføre de samme opgaver i Adobe Acrobat DC eller mobile apps på Android eller iOS. Men at have en skybaseret mulighed for disse job giver bestemt nogle fordele for brugere, der muligvis udfører arbejde fra flere computere. PDF-filer, der er redigeret i Adobe Document Cloud, kan endda udnytte OCR (Optical Character Recognition) til at konvertere scannede PDF-filer til redigerbar eller søgbar tekst. Dette er en funktion, der er særlig nyttig for organisationer med et eksisterende papirdokumentbibliotek.

Hvor Adobe Document Cloud virkelig kommer til sin rette, er dens evne til at håndtere opgaver, der ofte er nødvendige, efter at et dokument har nået en endelig eller næsten endelig tilstand. Det er ikke tilfældigt, at dette er det samme søde sted, som Adobe har beboet med Acrobat og PDF-format generelt i over et årti. Funktioner, som mange brugere tager for givet, som f.eks. Muligheden for at indlejre skrifttyper, komprimere billeder og håndtere formfunktioner, gør Acrobat til et solidt valg for alt fra udgivelse af salgsdokumenter til produktmanualer til juridiske dokumenter og alt imellem.

Virksomheder, der bruger tid på at routere dokumenter frem og tilbage til gennemgang eller underskrift, kan drage fordel af Adobe Document Cloud. Brugen af ​​e-mail til at sende dokumenter, der skal udskrives, underskrives, scannes og mailes tilbage, er utroligt ineffektiv sammenlignet med Adobe Document Cloud's evne til at håndtere routing af et dokument til flere underskrivere. Valgmuligheder såsom adgangskodebeskyttelse, daglige eller ugentlige påmindelser og sporingsfunktioner er helt ærligt de sidste negle i kisten for ethvert argument om omkostningsfordel af Adobe Document Cloud. Det er også værd at bemærke, at de signaturfunktioner, der er opnået med Adobe Document Cloud, let ligger i øverste niveau af de dokumentstyringssystemer, vi har gennemgået. Microsoft SharePoint Online bringer nogle lignende funktioner til spillet og understøtter flere filformater, men håndterer ikke PDF-filer så godt som Adobe Document Cloud.

Du kan nemt udfylde formularer ved hjælp af funktionen Udfyld & tegn. Praktisk kan du gemme almindeligt anvendte felter, herunder dit navn, adresse, e-mail og telefon, så du ikke behøver at skrive disse oplysninger gentagne gange. Når du har udfyldt en formular, kan du gemme den som en PDF-fil eller udskrive den. Du kan dele filer med alle (forudsat at du har deres e-mail-adresse) vha. Send & Track og vælge at modtage underretninger, når modtageren får vist filen. Disse funktioner er også tilgængelige for alle filer, du måtte have gemt på en Creative Cloud-konto.

Når du har valgt en fil, kan du derefter tilføje et signaturfelt, et startfelt eller en signaturblok samt navn og dato. Det endelige dokument kan derefter gemmes i dit dokumentbibliotek til fremtidig brug, hvilket er nyttigt, hvis du konsekvent sender den samme kontrakt. Modtagere kan vælge at delegere underskriften til en anden. Ellers kan de derefter udfylde de krævede felter og oprette en e-signatur ved at skrive deres navn, tegne det eller uploade en billedfil. Indtastningsindstillingen genererer et par signaturvalg. Når modtageren har indsendt den underskrevne fil, kan de downloade en kopi eller tilmelde sig en gratis 14-dages prøveversion af Adobe Sign ($ 9.99 pr. Måned og op).

Et problem med denne funktion er, at den omdirigerer dig til Adobe Sign UI, og det er ikke umiddelbart klart, hvordan du kommer tilbage til Adobe Document Cloud eller til dit Creative Cloud-instrumentbord. Vi sparer dig tid: Klik på Adobe Sign-logoet øverst til venstre på skærmen.

Adobe Document Cloud understøtter også biblioteksskabeloner, som er genanvendelige objekter (enten et dokument eller en formoverlay), der kan udnyttes til at udføre gentagne opgaver mere effektivt. Dokumentskabeloner inkluderer dokumentets indhold og form felter, og er ideelle til afsendelse et komplet dokument til underskrift (tænk kundeaftaler, ikke-oplysningsaftaler osv.). Formoverlays er lidt mere stumpe, men giver dig mulighed for at tilføje en forudkonfigureret formular til ethvert dokument med samme layout. Dette er nyttigt til ting som en firmabrevsignaturblok, formularer, der kræver forskellig branding eller formaling, afhængigt af kunden, plus et utal af andre brugssager.

Adobe har flere mobile apps til Android og iOS, der udvider funktionerne i Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile spejler det, du ser på dit skrivebord og online. Du kan se og redigere PDF-filer mens du er på farten. Du kan også få adgang til filer indeholdt i Dropbox, OneDrive eller andre cloud-lagerudbydere, hvis du har tilsluttet din konto. Adobe Sign Mobile giver dig mulighed for at e-underskrive dokumenter, anmode om e-signaturer fra andre og spore fremskridt. Du kan også nemt fange din signatur ved hjælp af telefonens berøringsskærm, gemme den og bruge den på tværs af Adobe Document Cloud. Du kan logge ind på appen ved hjælp af dit Sign ID eller dit Adobe ID, så det er knyttet op til din konto.

Fill & Sign Mobile kan bruges til at udfylde og underskrive formularer på farten, skønt denne app ikke er tilsluttet med din Adobe-konto. Faktisk har du ikke brug for et Adobe-id overhovedet. Med det kan du endda klikke på et billede af en formular og udfylde det på din mobile enhed. Apropos snapping billeder, Adobe Scan forvandler din mobile enhed kamera til en bærbar dokumentscanner, endda lader dig uploade en PDF til Adobe Document Cloud, hvor OCR kan konvertere dit dokument fra et simpelt billede til tekst, du kan redigere eller kopiere.

Adobe tilbyder rigelig hjælp, hvis du får problemer. Du kan søge i Adobes grundig online supportdokumentation, selvom vi stødte på et par fejlmeddelelser, når vi foretog enkle søgninger. Du kan også besøge brugerfora. Hvis du har brug for at komme i kontakt med Adobe, kan du bruge live chat, som er tilgængelig 24/7 eller opkald supportteamet på hverdage mellem kl. 17-19 (PST). Før du imidlertid kan kontakte Adobe direkte, skal du først udfylde en interaktiv formular til bestemt dit problem. Dette er en smule irriterende (selvom det prøver at tilbyde mulige løsninger, før du ringer til eller starter en chat).

En solid e-signatur- og samarbejdstjeneste

I oktober introducerede Adobe opdateringer til Adobe Document Cloud, der inkluderer et centralt dokumenthub og support til tilsluttede mobile apps. Virksomheden sagde også, at det har strømline dokumentanmeldelser og tilføjet berøringsaktiveret redigering på tablets. Derudover hjælper en kunstig intelligens (A) -funktion kaldet Adobe Sensei med at automatisere gentagne opgaver, når du bruger Adobe Scan og Adobe DC.

Adobe Document Cloud er ikke beregnet til at være en fuldgyldig dokumenthåndteringstjeneste, hvilket betyder, at den ikke kan sammenlignes med Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online med hensyn til bred filtypesupport, synkronisering, robust sikkerhed og tilpasning. For at være fair, imidlertid , Adobe Document Cloud udmærker sig ved at give nøglefunktionalitet i fokusområderne for sine kunder. Plus, Adobe tilbyder også integration i store enterprise cloud-systemer som Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce og flere andre. Disse integrationer tjener til at gøre din virksomhed mere effektiv ved at udnytte styrkerne ved flere skytjenester, lade dig udføre almindelige arbejdsopgaver inden for rammerne af dit fokusområde - hvad enten det er et udstationering af et dokument til et SharePoint-websted til kommentar eller afsendelse af kontraktdokumenter underskrift til kunder inden for Salesforce.

Hvis din virksomhed er nødt til at blive mere effektiv til at dele og spore vigtige papirer og indsamle underskrifter, gør Adobe Document Cloud susen. Dette er især når det er parret med Acrobat DC, som har flere filkompatibilitet, integrationer og redigeringsmuligheder. Hvis du vil have fulde dokumentstyringsfunktioner, vil du sandsynligvis søge andre steder, skønt der er en stærk mulighed for, at du skal overveje Adobe Document Cloud, selvom det ikke er dit valg for et dokumentstyringssystem. Tid er penge, og den digitale signatur og formularfunktioner alene kunne gøre Adobe Document Cloud til en værdifuld investering og en væsentlig del af din virksomhed.