Ademero indhold central gennemgang og vurdering

Ademero Content Central (som starter ved $ 35 pr. Bruger pr. Måned) har en loyal efterfølgelse på det overfyldte og komplekse dokumentstyringsmarked (DM). Det anerkendes for at have en bred vifte af tilpasningsmuligheder og workflow-løsninger til at dække de fleste virksomheds behov. Men Ademero Content Centres brugergrænseflade (UI) er ikke så poleret som hvad nogle konkurrenter tilbyder. Af alle DM-værktøjer, vi testede, fandt vi, at de får værdi ved tilstedeværelsen af ​​metadatafelter, så se efter dem, når du vælger et produkt i denne klasse.

At samle disse metadata og derefter bruge dem til at forbedre din virksomhed er det, hvor Ademero Content Centrals værdi ligger. Selv med denne kapacitet hænger Ademero Content Central dog bag vores Editors 'Choice-vindere Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online med hensyn til priser samt delings- og opbevaringsmuligheder.

Lokal arkitektur, skybaseret følelse

Selv i dagens tidsalder med SaaS-løsninger (Software-as-a-Service) er det ikke usædvanligt at finde forretningssystemer designet til lokale virksomhedsservere, især i tilfælde af DM-systemer, herunder ikke kun Ademero Content Central, men også Computhink Contentverse. Det skyldes, at mange virksomheder har en eller flere ældre filservere i deres dataskabe, der ofte indeholder en enorm mængde filer samlet i flere år. Opdage, mærke og organisere sådanne fillagre er hvor DM-systemer udmærker sig og ofte udgør meget af deres investeringsafkast (ROI) potentiale.

Ademero Content Central følger en velkendt standard med hensyn til arkitektur ved hjælp af Microsofts Internet Information Services (IIS) og SQL Server til at være vært for Ademero Content Central-applikationen og databasen back end. Begge disse back-office-værktøjer er kendte for mange IT-fagfolk, men de beder måske en masse af deltidsadministratoren, der er mange små til mellemstore virksomheder (SMB'er), som måske ikke har brugt dem før - et potentielt vigtigt punkt at faktorere inden du tager en købsbeslutning. Mere i tråd med hvad nutidens SMB'er forventer, gør virksomheden også Ademero Content Central tilgængelig som en hostet løsning, hvilket eliminerer behovet for masser af IT-ekspertise på kundesiden.

Selvom Ademero Content Centres primære arkitektur er old-school, er brugerwebportalen mere på linje med skybaserede apps, som brugerne bliver mere komfortable at bruge. Flade farver; store, berøringsvenlige knapper; og et modulært betjeningspanel er kun et par af nøglefunktionerne i standardindholdets centrale brugergrænseflade. Ademero Content Central giver også mulighed for tilpassede temaer, der matcher din virksomhedskultur eller branding.

Konfiguration af kataloger

For at hjælpe med at fremme sit fokus på processer bruger Ademero Content Central konceptet kataloger til at håndtere det øverste niveau af dit dokumentopbevaring. Kataloger organiserer også vigtige administrative komponenter såsom tilladelser, godkendelsesprocesser og arbejdsgange, dokumenttyper og brugerdefinerede felter samt opbevaringspolitikker. Alt dette betyder, at effektiv katalogstyring er et kritisk element til korrekt konfiguration af Ademero Content Central.

Kataloger indeholder dokumenttyper, som hver kan konfigureres med deres egne felter. Globale felter, der vedrører alle kataloger og dokumenttyper, kan også styres i admin-kontrolpanelet. Begge felttyper understøtter en række konfigurationsindstillinger, herunder felttype, format, værdilisteindstillinger, endda ved at trække en liste med gyldige indstillinger fra en ekstern datakilde. Feltværdier kan også udnyttes til at oprette en mappestruktur og til at håndtere filnavne for forskellige dokumenttyper.

Pakker er en anden type data, der bruges af Ademero Content Central, og som består af flere dokumenter med en delt nøglefeltværdi (tænk kontraktnummer eller medarbejder-ID). Pakkeskabeloner kan konfigureres til at kræve visse dokumenttyper og kan bede en bruger til at levere de krævede dokumenter til at fuldføre en pakke.

Zonal anerkendelse er en af ​​de køligere funktioner, der tilbydes af Ademero Content Central. Lad os sige, at din organisation har et standarddokument til køb eller medarbejderombord, zonal genkendelse kan bruges til at definere områder (zoner) i den dokumenttype og udfyld feltværdier baseret på optisk tegngenkendelse (OCR) eller en stregkodesværdi. Zoner defineres ved at specificere placeringen af ​​området fra øverste venstre hjørne af siden samt højden og bredden af ​​området. Flere zoner kan let defineres for en bestemt dokumenttype for at indfange flere datapunkter.

Ademero Content Central's workflow builder er ikke så intuitiv som nogle af de andre systemer, jeg har gennemgået, især Microsoft SharePoint eller Fluix, men det er lige så magtfuldt. Arbejdsgange startes ved hjælp af triggerhændelser, der kan være alt fra et dokument af en bestemt type, der indfanges til et felt, der matcher en bestemt værdi. Workflow-handlinger definerer, hvilke trin der skal tages på de udløste dokumenter, herunder ændring af prioritet eller status, kopiering til en mappe, afsendelse af en e-mail eller endda eksekvering af et eksternt program. Endelig kan arbejdsgangsregler bruges til at gifte sig med triggere og handlinger, hvilket giver dig fleksibilitet til at udføre en eller flere handlinger baseret på en eller flere triggere, endda giver dig mulighed for at bestemme, om en trigger udfører handlingerne, eller om alle triggere først skal overholdes. Denne modulære tilgang til arbejdsgang muliggør, at de forskellige komponenter kan genanvendes efter behov for at strømline dine forretningsprocesser.

Viden er magt

Som med enhver database er et af de vanskeligere aspekter ved implementering af en DM-løsning at hente så meget data som du kan uden at gøre indsamlingsprocessen for trættende for brugerne. I mange tilfælde har brugerne ikke forståelse for, hvorfor de oplysninger, du indsamler om lange former, for eksempel er af værdi for virksomheden. Resultatet af en dokumentopfangningsproces med tung brugeromkostning af denne art kan ofte være brugere, der befolker felter med affaldsdata, der vil ende med at gøre mere skade end gavn.

For at hjælpe med denne proces giver Ademero Content Central dig forskellige indfangningsmetoder, der kan strømline processen og skære ned trin i at få dokumenter til Ademero Content Central. Du får også de nødvendige oplysninger, der er nødvendige for at sikre forretningskritiske funktioner såsom søgning, godkendelser, arbejdsgange og filopbevaringspolitikker. Du kan tilføje dokumenter til Ademero Content Central gennem browserbaserede uploads, overvågede mapper eller inkorporere QCards via e-mail-lytning.

QCards, der ligner forsiden, genereres inde fra Ademero Content Central og inkluderer stregkoder til at identificere den type dokument, der oprettes, samt nøgledata, der er forudbestilt af brugeren. I scenarier, hvor administratorer kræver, at yderligere oplysninger indfanges, tilføjes for nylig tilføjede dokumenter til en kodningskø, som giver brugerne mulighed for hurtigt at identificere dokumenter, der har brug for yderligere oplysninger. Ademero tilbyder også CapturePoint-klientsoftware, der giver nogle seriøse muligheder for effektivt at optage dokumenter i bulk. Det inkluderer at lette brugen af ​​OCR til udfyldning af nøglefelter, især praktisk når du scanner flere dokumenter med samme format.

Værktøjerne til at strømline brugen af ​​nøgledatafelter med dine dokumenter stopper ikke, når du har indlæst dine dokumenter i Ademero Content Central. Virksomheden anerkender, at der kan være en værdi ved at bruge dokumentmetadata indsamlet i Ademero Content Central til andre formål uden for din DM-løsning. Med henblik herpå tilbyder Ademero Content Central integration med Intuit QuickBooks-betalinger og arbejdsdag, så du kan synkronisere data, der er bosiddende i Ademero Content Central, ud til disse andre forretningssystemer. Du har også muligheden for at oprette eksportskabeloner fra dine data, hvilket tillader dig at udføre dataeksport, der passer til de samme parametre med jævne mellemrum.

Ademero Content Central giver dig mulighed for at opretholde en fuld revisionshistorik, der omfatter redigeringer, godkendelser og ejendomsopdateringer. Du kan når som helst få adgang til ældre versioner af dokumenter. Derudover tilbyder virksomheden kontekstuel hjælpedokumentation og 24-timers live-chat support.

Prisfastsættelse

Ademero Content Central har for nylig forenklet sin prisfastsættelse uden flere pr-modulpriser eller niveauer. Virksomheder, der bruger den hostede version af Ademero Content Central, kan forvente at betale $ 35 pr. Måned pr. Bruger med tilgængelige volumenrabatter. De, der vælger den lokale løsning, ser på en forhåndsomkostning på $ 500 per bruger for en evig licens. Funktioner er stort set sammenlignelige mellem de to indstillinger, skønt dit arkitekturvalg kan tilføje kompleksitet med hensyn til netværks- og lagringsindstillinger.

Ademero Content Central, som er en solid konkurrent i DM-rummet, har nok funktioner til at gøre det til en bæredygtig mulighed for de fleste virksomheder og nogle kraftfulde funktioner, der kan gøre det til en perfekt pasform for andre. Hvis funktioner som zonal anerkendelse eller integrationsmulighederne med Intuit QuickBooks-betalinger og arbejdsdag kan have en positiv indflydelse på din virksomhed, skal du se nærmere på Ademero Content Central.