Revision & vurdering af regnskabssite

AccountingSuite er ny i vores årlige regnskabsanmeldelser for små virksomheder, men den har været tilgængelig siden 2012. Faldende et eller andet sted mellem regnskabssoftwaren på entry-level, som vi typisk gennemgår og midrange applikationer, såsom NetSuite og Intaact, er AccountingSuite den mest funktionsrige små virksomhed regnskabswebsted, vi har testet. Dens beholdningssporingsværktøjer er det mest robuste, vi har set i denne prisklasse, og tjenesten er ret kompetent på sporingstidspunkt og projekter. Brugeroplevelsen kunne dog bruge noget arbejde.

I betragtning af alt, hvad det gør, sammen med dets generøse supportmuligheder, er AccountingSuite et fremragende valg for små virksomheder, der har brug for at gå videre end QuickBooks og er villige til at lære, hvordan man indstiller den og tilpasser tjenesten til individuel brug. Virksomheden kan også hjælpe med dette.

Planer og priser

AccountingSuite tilbyder fire serviceniveauer. Opstart ($ 19 pr. Måned) inkluderer grundlæggende regnskabsmuligheder, projekt- og tidssporingsværktøjer og rapporter for en bruger. Forretning ($ 25 pr. Måned) tilføjer salg, køb og moms for to brugere. For $ 55 pr. Måned inkluderer den fem-bruger Professional-version også omfattende lagerstyring. Professionel med e-handelsplan koster $ 129 per måned for 10 brugere. Alle versioner har ubegrænset CPA og bogholder sæder.

Til sammenligning starter QuickBooks Online ved $ 20 per måned for sin Simple Start-plan. Den næste lag op er Essentials, som tilføjer fakturerings-, flerbruger- og tidssporingsfunktioner for $ 35 pr. Måned. Plus-planen ($ 60 pr. Måned) tilbyder fuld projekt- og lagerovervågning. Sage Business Cloud Accounting starter ved $ 25 pr. Måned. ZipBooks 'startplan er gratis og tilbyder ubegrænset kontakter og fakturering, et bankfeed og indtægts- og omkostningsstyring. Wave er også gratis at bruge, skønt det opkræver transaktionsgebyrer.

AccountingSuite tilbyder ikke hundreder af tilføjelser, som Xero og QuickBooks Online gør; det var designet til at omfatte avancerede funktioner uden behov for tilføjelser. Det integreres dog med branchens ledere inden for områder som lønningsliste (ADP og SurePayroll), moms (Avalara), CRM (Zoho) og online betalinger (Stripe og Dwolla).

Seriøs opsætning

I betragtning af dens dybde, bredde og tilpasningsevne er AccountingSuite ikke den type websted, hvor du hopper ind og opretter fakturaer på fem minutter (skønt du kunne). Hvis du vil have den bedst mulige, mest individualiserede oplevelse, skal du virkelig afsætte en alvorlig del af tiden til at komme i gang med webstedet.

Virksomheden tilbyder flere måder at guide dig gennem installationsprocessen. Der er en søgbar brugervejledning såvel som AccountingSuite Academy. Du kan oprette forbindelse til supporteksperter via chat, e-mail og telefon. Og der er et link på Workflow-startsiden til et testfirma; du kan indlæse dette og øve dig på at bruge webstedets funktioner, før du begynder at indtaste dine egne live data.

Der er også en browserudvidelse tilgængelig via WalkMe-tjenesten, der hjælper dig gennem både tidlige og mere avancerede trin; det tilføjer et "Vis mig hvordan!" fanen til navigationsværktøjslinjen. Jeg oplevede blandede resultater ved hjælp af dette værktøj; undertiden gennemførte den ikke en bestemt proces. Der er intet link til hjælp på arbejdsskærmbillederne, og egentlig ingen kontekstfølsom vejledning overhovedet.

Et af de første steder, du skal stoppe, er menuen Indstillinger (tilgængelig fra flere sider på hele siden). Her kan du specificere præferencer for dusinvis af indstillinger på hele websitet, som valuta, moms, standardkonti, måleenheder, placeringer og lagermontering. Nogle funktioner er slået fra, når du først bruger AccountingSuite, så det er meget vigtigt, at du besøger hvert afsnit af Indstillinger. Tjenesten tilbyder også specialiseret vejledning, hvis du opgraderer fra QuickBooks.

Forenkling af kompleksitet

AccountingSuite er nødt til at pakke en masse indhold på sine skærme, og det gør det med succes. Stadig kan det være en frygtelig overfyldt brugergrænseflade. En startsideindstilling ligner hjemmesidene til mange små virksomheder til regnskabsapplikationer gennem årene. Denne workflow-visning er opdelt i seks sektioner: Salg, regnskab / bank, køb, lager, projekt / tidssporing og support. Hvert område viser farverige knapper, der repræsenterer specifikke opgaver eller værktøjer der findes. For eksempel har salg fire: Salgskurser, salgsordrer, fakturaer og forsendelser. Klik på en for at blive taget til disse arbejdsskærme.

Direkte til venstre for dette er en lodret navigationsrude, der forbliver i betragtning, uanset hvor du går på webstedet, der fungerer som din primære guide til at komme rundt. Det er opdelt i hurtigmenu, salg, køb, lagerbeholdning, bank, bogføring, projekter / tid, rapporter og lister. Lad os sige, at du vælger Salg. Der vises tre lister med tekstlink. Den ene indeholder links til lister over relaterede formularer og andre værktøjer (salgsfakturaer, kontantindtægter, opgørelser, prislister). Den anden fører dig til de faktiske skærmbilleder til oprettelse af formularer. Og den tredje viser en liste over rapporter for det afsnit.

Når du fortsætter med at arbejde på forskellige skærme, viser en vandret værktøjslinje øverst på skærmen en knap for hver side, du har besøgt, så du nemt kan vende tilbage. Ved at klikke på x til højre for hver etiket lukkes det, eller du kan lukke dem alle på én gang. Adgang til en standard Windows-menu vises i øverste venstre hjørne, men du skal vide, at den er der for at finde den, da det slet ikke er indlysende. En lille gul pil ned åbner udtræksmenuer til operationer, der typisk findes under File, Edit og View. Listen indeholder en meget vigtig post: "Indstillinger for startside", hvor du angiver præferencer for din startsidevisning; der er fire ud over Workflow-visningen nævnt tidligere.

Udfyldning af emnerne

AccountingSuites mange postskabeloner og transaktionsformularer indeholder felter, der ofte bruges af små virksomheder. Kunde- og leverandørposter har for eksempel felter til kontaktoplysninger og ikke meget andet. De er ikke så grundige som f.eks. Dem i Zoho Books. Formularer som fakturaer er langt mere omfattende. Ud over de standardfelter, som websteder som Xero og Sage tilbyder (kunde, dato, vilkår, fakturanummer), er der felter til indstillinger som forsendelsesoprindelse, forsendelsesmetode, sporingsnummer, måleenhed og tilsvarende salgsordrenummer. Du kan se en historie for hver transaktion og generere kreditmemoer, forsendelsesetiketter og pakkelister fra fakturaskærmen.

Men dette er bare standardkonfigurationer. AccountingSuite er utrolig tilpasselig, mere end nogen konkurrent på de regnskabswebsteder, vi har gennemgået. Klik på "Skift form", og et vindue åbnes med dusinvis af muligheder for den aktuelle form eller post. Du kan klikke foran alle, der er markeret for at fjerne dem, og klikke for at tilføje alle, der ikke allerede er der.

Når du først er i en arbejdsskærm, vil der være mindst en række små knapper øverst på siden, som du klikker for at få adgang til relaterede funktioner. På siden Sporing af tid kan du for eksempel gøre ting som at oprette en ny tidsindgang, vedhæfte filer, generere en faktura for en fakturerbar tidsblok eller se dine formulartilpasningsmuligheder. Formularer selv, som fakturaer og indkøbsordrer, tager en lidt anden tilgang til de rullelister, du bruger til at vælge ting som kunder og varer. Når du klikker på pil ned for at åbne listen, får du tre muligheder. Du kan indtaste en søgestreng for at finde den ønskede post, få vist en liste over alle tilgængelige eller oprette en ny undervejs.

Du kan altid føje til listen over indstillinger for hvert felt, mens du går sammen. Men en del af dit installationsarbejde bør omfatte kompilering af disse lister forud for tiden så meget du kan. Når du klikker på Lister på den venstre lodrette værktøjslinje, kan du se alle de datatyper, der er tilgængelige på webstedet, f.eks. Projekt / job, betalingsmetode, klasse og prisniveauer. Herfra kan du oprette så mange af hver, du vil. Klik på "Forsendelsesfirma" under f.eks. Overskriften Opret, og du ser en tabel med en oversigt over alle de allerede har defineret (f.eks. DHL, FedEx eller UPS). Der åbnes et lille vindue med udfylde-det-tomme felter for at tilføje mere.

To poster på denne liste fortjener særlig opmærksomhed (disse vises også, når du klikker på fanen Hurtigmenu i den venstre lodrette værktøjslinje). Customer / Vendor Central giver dig adgang til omfattende lister over din virksomheds kunder og leverandører. Fremhæv en ved at klikke på den, og højre rude på skærmen viser tilsvarende transaktioner. Du kan gennemgå disse for at åbne de underliggende transaktioner.

Hvis du har flere ansatte, der bruger AccountingSuite, skal du indstille dem, inden de kan begynde at arbejde. Klik på Brugerliste for at åbne skærmen, og du skal se en post for dig selv. Klik på + Tilføj i værktøjslinjen for at tilføje en bruger. Du vil se felter til information, herunder navn, e-mail og titel. Under det specificerer du, hvilken type adgang den enkelte har i hvert primært område på webstedet: Fuld adgang, Kun visning eller Ingen rettigheder (du kan også markere et felt, der kun er markeret Rapporter, der gråser alt andet). Dette kan sammenlignes med, hvad websteder som Xero tilbyder, men jeg forventede mere fra et så avanceret sted; for eksempel tilladelser, der går ned til skærmeniveau.

Rapporter og mobil

Et sådant robust regnskabswebsted har brug for en stald med rapporter, der matcher dens magt. AccountingSuite har det, selvom rapporterne ikke er så tilpasselige som QuickBooks Online, og der er heller ikke så mange. Du kan oprette de standardrapporter, der forventes for hver sektion af webstedet (køb, lagerbeholdning osv.), Og de mere komplekse økonomiske rapporter, som regnskabsfolk generelt opretter og analyserer (f.eks. Balance og indkomstopgørelse).

AccountingSuite arbejder i øjeblikket på en Android-app til tjenesten, og virksomheden siger, at sider er optimeret til mobil. Jeg var i stand til at få adgang til den på en iPad ved hjælp af Chrome (Safari understøttes ikke), og selvom det åbnede på en Samsung Galaxy S8, var indholdet for lille til at se.

Dybe værktøjer, svag hjælp og brugergrænseflade

AccountingSuite har imponerende værdi: Du får en masse funktionalitet og tilpassbarhed til din buck. Virksomheden er meget åben for at arbejde tæt sammen med brugerne for at opbygge et skræddersyet regnskabsmiljø, skønt AccountingSuite helt sikkert kan bruges som den er. Jeg vil gerne se mere kontekstfølsom hjælp og en mere opdateret brugeroplevelse til at gå sammen med alle de regnskabsmæssige værktøjer.

Samlet set er AccountingSuite en anbefalet service til små virksomheder, der har brug for mere end det, der tilbydes af Xero, især inden for lageropsporing. Men for de fleste små virksomheders regnskabsbehov forbliver QuickBooks Online vores redaktørers valg.