Zoho-projekter anmeldelse og vurdering

Zoho-projekter opsætning og interface

Zoho Projects-webstedet har et rent og opdateret udseende. Webstedet er intuitivt nok til, at hvis du kan bruge de fleste basale online-apps, f.eks. Webmail, vil du være i stand til at finde ud af Zoho Projects på få minutter. Denne brugervenlighed og enkelhed er nødvendig for små virksomheder, der ikke har en dedikeret projektleder på personalet.

Virksomhedsejere og teamledere vil sætte pris på, at Zoho Projects beder folk om at aktivere tofaktorautentisering for at hjælpe med at holde konti sikrere og mere sikre. To-faktor-godkendelse hjælper med at holde alle virksomhedsoplysninger, du lægger på din Zoho-konto, mere sikre.

Zoho Projects 'layout placerer relevante indstillinger lige ved hånden på det rigtige tidspunkt. Det tager minutter at oprette en konto, oprette dit første projekt, tilføje milepæle og opgaver og invitere flere til at deltage i dig. Når nye mennesker tilslutter sig, giver stedet dem interaktive tip om, hvordan man kommer i gang, og hvad de skal gøre næste.

Et tilpasseligt dashboard giver dig mulighed for at se, hvilke diagrammer eller opdateringer der er mest relevante for dig, så når du logger ind på din Zoho Projects-konto, får du et snapshot af de projekter eller status, der betyder noget. For eksempel kan du tilføje en opgavestatus-widget, der både viser et cirkeldiagram og et antal numre for rått antal af, hvor mange opgaver der er åbne kontra lukkede. Uanset om du er bekymret for timelister eller individuelle arbejdsbelastninger, kan du ændre dit instrumentpanel i overensstemmelse hermed.

Kommunikation og samarbejde

Nogle af vores foretrukne Zoho Projects-funktioner har at gøre med kommunikation og samarbejde. Appen giver dig rigelig værktøjer, hvoraf nogle kan du vælge at inkludere eller ekskludere under den første opsætning. En af grundene til, at du muligvis udelukker nogle af disse værktøjer, er, hvis dit team bruger nogle andre apps til mere gennemsigtig teammeddelelse eller samarbejde, og du ikke ønsker, at kommunikation skal ske et andet sted.

Et af de værktøjer, vi kan lide, er en chatboks, der er indbygget lige i arbejdsområdet. At have en chatboks betyder, at du kan stille kolleger spørgsmål om de projekter eller opgaver, du arbejder på, uden at skulle vende til en anden app.

Zoho Projects har også fora, hvor du kan chatte med kolleger asynkront, en statusopdateringsboks for at fortælle dine kolleger, hvad du laver, og et aktivitetsfeed, hvor du kan se alle aktiviteter på tværs af et projekt i omvendt kronologisk rækkefølge.

Et andet kommunikationsværktøj, vi kan lide, er næsten problemfri integration med Zoho Meeting. På visse sider kan du se en knap, der siger Mød nu øverst. Tryk på den, og lad dig oprette et online video- eller lydmøde i en ny fane. Inden mødet starter, vises en invitation, så du kan tilføje folk til dit møde. Dine kolleger modtager en anmeldelse, der indeholder invitationen og link til mødet i realtid. De kan være med uden at skulle åbne andre ekstra apps eller indtaste et møde-ID.

Generelt er Zoho Projects 'meddelelser implementeret godt, fordi nogle af dem er interaktive. For eksempel kan du svare på eller kommentere vigtige spørgsmål fra underretningsfeltet i stedet for at linke til den side, hvor de originale oplysninger vises. Det er godt for produktiviteten.

Vigtige projektstyringsfunktioner

Sektioner for opgaver og milepæle giver dig mulighed for at indtaste og opdatere de fine detaljer i dit projekt arbejde. Hver opgave kan have en start- og slutdato i stedet for kun en frist. Du kan estimere, hvor tæt på du er med en opgave ved at indtaste en procentdel.

Når du dykker ned i en opgaves detaljer, er der en indbygget timer til sporing af tid brugt på opgaven, skønt den er begrænset til folk på Express-kontoen og højere planer (dvs. det er ikke i gratis- eller standardplanerne). Hvis din virksomhed fakturerer efter time, kan du lide muligheden for enten at registrere tid på opgaven som fakturerbar eller ikke-fakturerbar.

En anden mulighed giver dig mulighed for at indstille et projekt til at være på en "streng" tidslinje, hvilket betyder, at du ikke kan tildele forfaldsdatoer for milepæle, der ligger uden for projektets tidsomfang.

Zoho Projects har afhængigheder, selvom det ikke er så intuitivt at finde ud af, hvordan man indstiller dem, som at bruge resten af ​​appen. I nogle andre projektstyringsapps, såsom LiquidPlanner, kan du oprette afhængigheder mellem opgaver ved at tegne en linje fra den ene til den anden i Gantt-kortvisningen. I Zoho-projekter skal du åbne en opgave og derefter vælge at tilføje en afhængighed. Et lille vindue åbnes, hvor du skriver navnet på den opgave, du vil knytte til den nuværende, og den nye opgave skal være på den samme opgaveliste som den anden.

Softwaren har tilføjet en kanban-visning, der giver dig mulighed for at se opgaver som kort i kolonner. Det er ikke så nyttigt som en ægte kanban-board-app, fordi du ikke kan tilpasse kolonnerne i Zoho-projekter. Du kan snarere vælge mellem nogle forhåndsindstillede indstillinger, f.eks. Åben og lukket (ikke den mest nyttige visning), prioritet eller procent fuldført. Der er nogle projektstyrings- og opgavestyringsapps, der inkluderer kanban-visninger, idet Asana er den, der kommer til at tænke på, men du skal vælge at bruge kanban, før du opretter projektet. Når du har besluttet at bruge denne metode, er der ingen tilbagevenden. Kanban er ikke rigtig en "visning" så meget som en metode, som du har brug for at holde fast ved, når du har valgt at bruge den.

En anden vigtig projektstyringsfunktion i Zoho Projects er en ressourcestyringsrapport. Det hjælper dig med at se, hvilke af dine teammedlemmer, der har til opgave at arbejde for meget, ikke nok arbejde eller bare det rigtige beløb i forskellige tidsperioder. Det præsenteres visuelt i et stort diagram, med en lille balance (som en teeter-totter), der angiver, hvor meget eller lidt arbejde hver person har tildelt dem i løbet af en uge. For små teams fungerer en sådan usædvanlig præsentation af data sandsynligvis helt fint. For store hold med 50 eller flere medarbejdere i en given afdeling, ville det være et mareridt at rulle igennem og kigge efter ubalance grib. Store teams med behov for solide ressourcestyringsværktøjer bør tage et kig på LiquidPlanner. Det er en af ​​appens styrker.

Vi har nævnt kort over Gantt-diagrammer, men det hjælper med at vide, hvor du kan finde dem: under knappen Rapporter i yderste venstre side af appen (hvis den er skjult, skal du klikke på de tre prikker for at afsløre den). Det er det samme område, hvor du finder ressourceudnyttelse, planlagte vs. faktiske rapporter og opgaverapporter. I Gantt-diagrammerne kan du trække og slippe kanten af ​​en opgaveøglebjælke for at ændre dens længde, og der er et skift, der viser din kritiske sti. Hvis du spørger dig selv, "Hvad er en kritisk sti?" denne definition fra 2020ProjectManagement.com kan muligvis hjælpe: "den længste række af aktiviteter i en projektplan, som skal afsluttes til tiden for at projektet skal afsluttes på forfaldsdato."

Tidsporingsfunktionalitet

Zoho Projects tilbyder grundlæggende tidssporing som en del af en omfattende projektstyringsfokuseret pakke som Mavenlink. Når du dykker ned i en opgaves detaljer, er der en indbygget timer i øverste højre hjørne til sporing af den tid, du har brugt på opgaven, og den vil fortsætte med at tikke, hvis du forlader siden. Timeren er begrænset til brugere på Express-kontoen og højere planer (det vil sige, den er ikke tilgængelig i planerne Gratis eller Standard). Hvis din virksomhed faktureres pr. Time, kan du lide muligheden for enten at registrere tid på opgaven som fakturerbar eller ikke-fakturerbar.

Vi tilføjede en opgave kaldet "Regeringskontormaleri" i projekter, så vi kan spore tid. For at logge tid, kan du klikke på klokkeslættet i øverste højre hjørne eller indtaste tid i dit tidsplan med tilbagevirkende kraft. Vi fandt, at indstillingen Ugentlig logningstid var en let måde at spore tid på. Du kan finde Ugentlig loggtype ved at gå til Timesheet og derefter i øverste højre hjørne ændre rullemenuen fra Tilføj logtid til Ugentlig loggtid. Du kan bladre gennem felterne og indtaste antallet af timer for hvert projekt. Klikke på en opgave i kalenderen er også en god måde at se projektets historie på. Du kan knytte en delopgave, logge timer, vedhæfte dokumenter og holde styr på problemer.

En anden funktion, vi kunne lide i Zoho Projects, er evnen til at markere et job som en kritisk opgave. Dette fungerer som en god påmindelse om at logge ind og få jobbet gjort. Et plus med Zoho Projects er muligheden for at åbne flere opgaver på én gang. Du finder ikke denne funktion i andre tidssporingsprogrammer, såsom Hubstaff eller VeriClock, eller endda TSheets, vores andre redaktørers valg. Zoho Projects tilbyder mere robust projektstyring og tidssporingsfunktioner, men vi fandt produkter som TSheets lettere at bruge. Du vil heller ikke være i stand til at spore fremtidig tid, som du kan i andre programmer, såsom Wrike.

Zoho Projects har stærke admin-tidsporingsfunktioner. Du kan spore godkendelser ved at lede efter det lille ikon ved siden af ​​Timesheet-modulet. Hvis du klikker på ikonet, vil du se alle opgaver og godkendelsesanmodninger. Zoho Projects giver dig også mulighed for at markere alt arbejde som fakturerbart eller ikke fakturerbart, hvilket hjælper med bogføring.

I modsætning til TSheets lader Zoho Projects dig ikke adskille konti for at spore tid for en administrator eller en medarbejder. Du indstiller bare tilladelserne til, hvem der kan se hvad. Zoho Projects giver imponerende konfigurationsindstillinger, som VeriClock gør. I Zoho-projekter kan du blokere medarbejdere fra at tilføje en tidsplan, eller du kan indstille tilladelser, så de kun kan se deres egne.

Vi loggede ind på Zoho Projects mobilappen og fandt Feed- og startsiderne godt organiseret. På Feed-siden kan du se en liste over de udførte handlinger, f.eks. Tildeling af opgaver. Hvis du vil ændre tid i mobilappen, skal du vælge Timesheet og vælge en opgave, du vil redigere. Klik på Rediger, og så kan du tiden. Klik derefter på afkrydsningsfeltet i øverste højre hjørne. Vi vil gerne se, at et stopur er let tilgængeligt i mobilappen. Zoho Projects siger dog, at brugere ude i marken muligvis logger deres tid efter, at deres skift er forbi, da klienter måske kan skjule ryggen på arbejdstagere, der ser på deres telefon, mens de er på et job som boligindretning. Vi vil stadig gerne se denne funktion.

Generelt fandt vi, at tidssporingsfunktionaliteten i Zoho Projects var lidt sværere at navigere end Hubstaff og TSheets, som begge fokuserer på tidssporing. Derfor får Zoho Projects en femstjernet Editors 'Choice-vurdering i vores projektstyringsrundup, men falder lidt bagpå TSheets for Editors' Choice i vores tidssporingssoftware-roundup. I betragtning af den fulde funktionalitet, som Zoho Projects tilbyder, bør tidssporingsværktøjet have mere fremtrædende karakter. Zoho Projects leverer dog stadig et dybt og imponerende sæt.

Bugsporing, udgiftssporing

Hvis du er et softwareudviklingsteam, der har behov for streng bugsporing som en del af din projektstyringsapp, har du et par muligheder. For det første kan du importere bugs til Zoho Projects fra CSV-, XLS- og XLSX-filer samt fra JIRA. En anden mulighed er at bruge den inkluderede IssueTracker, der følger med Zoho Projects. Dette værktøj hjælper dig med at indsende, spore, organisere og løse de problemer, der dukker op i et softwareudviklingsprojekt. Ikke alle på din konto har muligvis adgang til oplysningerne, der er gemt i IssueTracker. Kun administratorer og administratorer har tilladelse til at konfigurere status og arbejdsgang for problemer.

Zoho sælger også IssueTracker som en enkeltstående app kaldet Zoho BugTracker. Der er en gratis version for meget små hold, men ellers kan du forvente at betale $ 480 pr. År for op til 15 personer plus et ekstra $ 36 pr. År for hver ekstra person.

Integrationer og apps til Zoho-projekter

Zoho fremstiller en hel pakke med forretningsapps. Det følger, at mange af sine egne programmer er tæt integreret med Zoho Projects eller i det mindste kan være.

Vi har allerede nævnt, hvordan dets videokonferenceværktøj, Zoho Meeting, åbner, når du har brug for at møde kolleger. Du kan også integrere Zoho-projekter med Zoho Books og Zoho-faktura til at administrere dit regnskab.

Zoho Projects fungerer også med Google Apps. Når de to er integreret, kan du uploade filer direkte fra Google Drev til Zoho Projects og eksportere kalenderbegivenheder fra den ene til den anden. Du kan endda bruge Gmail til at oprette opgaver og logge arbejdstimer.

Andre understøttede integrationsmuligheder inkluderer Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket og Zapier. Det er ikke en særlig lang liste, men det dækker mange af de grundlæggende.

Zoho har mobile apps til mange af sine værktøjer, herunder Zoho Projects og Bug Tracker. Apps findes på både Android og iOS. Mobil projektstyringsapps erstatter ikke den fulde webapp, men i det mindste giver de folk mulighed for at følge med i vigtige diskussioner og se, hvilke fremskridt alle gør med projektet, uanset hvor de er.

En velafbalanceret projektstyringsapp

Zoho Projects er en velafbalanceret projektstyringsapp. Det tilbyder alle de værktøjer, der er nødvendige til styring af et komplekst projekt, såsom Gantt-diagrammer og en tidssporingswidget, med en rimelig pris og intuitiv interface. Det er især attraktivt for små virksomheder, der administrerer et par projekter og mennesker, men ikke hundreder. Det tager lidt tid at lære de finere point fra Zoho Projects, men ikke meget. Alt i alt er Zoho Projects et fremragende projektstyringsværktøj og er fortsat et PCMag Editors 'Choice.