Peoplekeep gennemgang og vurdering

For de fleste virksomheder, herunder små til mellemstore virksomheder (SMB'er), håndteres fordeladministrationen af ​​HR-fagfolk, der tilbyder medarbejdere et valg af gruppesundhedsplaner og derefter håndterer administrationsbyrden for dem. PeopleKeep (som starter med et $ 29 basegebyr plus $ 15 pr. Støtteberettiget medarbejder pr. Måned) er anderledes. Virksomheden tilbyder skattefri penge til medarbejderne, så de kan købe sundhedsforsikring og få godtgjort medicinske udgifter. I mellemtiden kan arbejdsgivere afskrive de administrationsomkostninger som en forretningsudgift. Selvom det er innovativt, betyder det, at PeopleKeep hovedsageligt er til små arbejdsgivere på under 50 personer. Hvis du er en virksomhed med mere end 50 personer og ønsker at tilbyde traditionelle ydelsesplaner direkte fra traditionelle forsikringsudbydere som Aetna eller Cigna, vil du overveje et mere traditionelt BA-program som vores redaktørvalg Zenefits og Rippling.

For små virksomheder kan dette stadig være en attraktiv mulighed. Når medarbejderne modtager pengene, kan de bruge dem til at købe forsikringen på det åbne marked eller bruge dem til omkostninger uden for lommen. PeopleKeep gennemgår de støtteberettigede medicinske udgifter for medarbejdere og beskytter privatlivets fred ved at sikre, at arbejdsgiverne overholder loven om transport af sundhedsforsikring og ansvarlighed (HIPAA). Hvis godkendt, godtgør arbejdsgiveren de ansatte for udgifterne. Disse typer ydelsesplaner kaldes kvalificerede ordninger for mindre arbejdsgiveres sundhedsgodtgørelse (QSEHRA). Medarbejdere kan godtgøres for udgifter til sundhed, tandlæge, syn, Medicare og Medicaid, kortvarig medicinsk, langvarig pleje, pensioneret og COBRA forsikringspolicer.

Prisfastsættelse

PeopleKeep opkræver virksomheder $ 29 for et basisgebyr plus $ 15 pr. Støtteberettiget medarbejder pr. Måned. Det betyder, at et firma på fem personer betaler omkring $ 104 pr. Måned, og et firma på 25 personer betaler $ 404 pr. Måned. På årlig basis koster PeopleKeep $ 23, 20 per måned plus $ 12 per medarbejder pr. Måned. Abonnementsgebyret dækker tjenester såsom fordelsregnskab, time-off tracking og en medarbejderkatalog.

PeopleKeep opkræver også et engangsgebyr på $ 150 for oprettelse af konti, personalisering af designdesign og dokumentoverholdelse. Selvom sammenligningerne ikke er æbler med æbler med andre BA-platforme, der tilbyder omfattende fordele direkte, var PeopleKeep dyrere end vores Editors 'Choice Rippling, hvilket ville koste $ 6 pr. Person pr. Måned på en månedlig basis plus en $ 35 månedlig basis for sin Core platform og vores andre Editors 'Choice Zenefits, der koster $ 6 pr. person pr. måned på månedlig basis plus et $ 40 basisgebyr. Med en $ 6 pr. Medarbejder pr. Måned og et $ 39 månedligt basisgebyr har Gusto lignende prismodel, der fungerer som højere end PeopleKeep og i tråd med Zenefits og Rippling.

Fremme sundhedspartnerskab

PeopleKeep samarbejder med Stride Health, en opstart af forsikringsmægler, der giver adgang til de førende sundhedsplaner. Brugere kan logge ind på Stride Health fra PeopleKeep. Virksomheder køber forsikring gennem markedet for Stride Health. Stride Health skaller omkring $ 300 pr. Ansat pr. Måned. For at købe forsikring får enlige brugere et godtgjort beløb på $ 429, 16 og ægtepar betaler op til $ 870 pr. Måned, ifølge PeopleKeep. Medarbejdere kan købe forsikringsplaner gennem Stride Health-mæglingen eller gennem deres statlige sundhedsforsikringsbørser.

Stride Health hævder, at tilmelding til forsikring er 90 minutter hurtigere end tilmelding gennem New York State of Health Marketplace, men vi var ikke i stand til at teste det. Selvom vi var i stand til at navigere rundt i PeopleKeep-kontoen, var vi ikke i stand til at få adgang til Stride Health-portalen for at simulere udarbejdelse af en sundhedsplan. Vi var dog i stand til at navigere rundt på live-platformen og søge lidt uden at gennemføre en søgning eller logge ind.

Når du klikker på Køb efter en politik, blev vi ført til den fælles side med Stride Health. Du kan finde en politik, få tilbud på recept, og føje din politik til PeopleKeep for at få godtgjort. Gennem Stride Health kan du købe planer fra mere end 200 luftfartsselskaber. Ligesom med de sundhedsplaner, som din virksomhed tilbyder, skal du vente på åben tilmelding eller en kvalificerende begivenhed for at tilmelde dig forsikring gennem PeopleKeep og Stride Health.

Brugergrænseflade

Hvordan PeopleKeep fungerer er, at virksomheder meddeler ansatte, at de kan få godtgjort et bestemt beløb. Derefter kan medarbejderne handle efter en politik og uploade kvitteringer for at modtage refusion for forsikringsudgifter. Ud over BA inkluderer PeopleKeep en anden anden funktionalitet, såsom underretninger om medarbejdernes jubilæer og fødselsdage. Denne information er en vigtig del af instrumentbrættet for andre produkter som BambooHR.

Fra hovedpanelet kan du klikke på Tilføj medarbejder for at tilføje medarbejdere til din PeopleKeep-database. Vi loggede ind som medarbejder først og så instrumentbrættet. Vi tilføjede fem ansatte til systemet. Vi indtastede en falsk e-mail-adresse som en del af vores test, og PeopleKeep hentede dette. Vi ser dette som et plus, fordi en PeopleKeep-sikkerhedskontrol af falske e-mail-adresser fungerede. Vi fik beskeden "Vi kan ikke bekræfte, at dette er en fungerende e-mail-adresse. Kontroller den, før du fortsætter."

PeopleKeep er meget enkel at bruge. Det har en intuitiv grænseflade til tilføjelse af medarbejdere. Medarbejdersiden giver dig mulighed for at tilføje eller redigere grundlæggende info som beskæftigelsesstatus, familiestatus og kontaktoplysninger om nødsituationer. En lille blyantmærke dukker op, så du kan ændre beskæftigelsesstatus. Valg inkluderet W2 Fuldtid, W2 Deltid og afsluttet. Det var let at opsige medarbejdere. Ved siden af ​​en blå redigeringsboks valgte vi indstillingen til Afslut. Når du opsiger en medarbejder, giver PeopleKeep medarbejdere adgang til systemet i 90 dage og indsender ideer til refusion, der fandt sted før den dato. Når du eliminerer en medarbejder, vises medarbejderens status som aktiv i deres profil.

Når du logger på arbejdsgiversiden, består hovedmenupunkterne af Dashboard, Fordele, Virksomhed og Henvis. Fordele er, hvor du får godtgjort godtgørelsesindstillinger og frigiver info. Firmaets sider giver dig et nyttigt org-diagram som BerniePortal og Rippling. Når du klikker på en rektangulær post for en medarbejder, vises medarbejderne på næste niveau af træet (deres rapporter).

Under fanen Virksomheder er der et afsnit for Filer. Her kan du uploade firmadokumenter som medarbejderhåndbogen, HR-dokument og firmaets brevhoved. Disse typer funktioner gør PeopleKeep til en anstændig kilde til en virksomheds intranet-database. Hvad angår medarbejdere, kan de uploade mødeanvisninger og underskrevne aftaler.

Da vi gik til Indstillinger under menuen Firma, var vi i stand til at ændre det juridiske navn på vores firma og redigere oplysninger om selskabets skattemæssige status, som om vi arkiverer skatter som et S Corporation, som er en type selskab, der opfylder Krav til intern indtægtskode. Under Abonnement kan et firma se sine abonnementsoplysninger, priser og tidligere fakturaer. Du kan også redigere kreditkortinfo. Siden er så enkel og ligetil som andre produkter, vi har gennemgået som BambooHR.

Som med andre produkter i vores BA-roundup som BambooHR og Rippling, tilbyder PeopleKeep desuden muligheder, så medarbejderne kan gå ind i time-off.

Fordele Administration

På arbejdsgiverens side har du to valg under Fordele: Du kan vælge Refusion eller Settings. Under Refusion kan du få adgang til en intuitivt designet side af refusionsoversigt, hvor du kan se godtgørelse, udgifter, refusioner og tilbagebetaling. Du kan vælge refusionsmetoden. Valgene er lønning, check og kontanter. Du kan planlægge datoen for refusion og trykke på Godkend. En pop-up-meddelelse vises derefter for at fortælle os, at PeopleKeep ikke foretager betalingen, men bare underrette medarbejderne om, at de modtager refusion. Systemet giver dig mulighed for at klikke på en boks for at downloade en CSV-fil med refusionsbeløbene for hver medarbejder. Du kan se YTD-godtgørelse, refusioner og balance. Når du klikker på det lille blå plustegn i slutningen af ​​linjen, kan du se den aktuelle måneds godtgørelse og refusioner. Faner inkluderer forfaldne refusioner, historik, balance og for godtgørelser. Sig, hvis refusionsbeløbet i PeopleKeep-systemet ikke afspejler det, der blev betalt, i dette tilfælde skal du klikke på blyantikonet for den pågældende medarbejder i slutningen af ​​linjen og derefter indtaste det faktiske betalingsbeløb i det relevante felt.

I mellemtiden kan du under indstillingerne for sundhedsmæssige fordele indstille den godtgørelse, som virksomheden vil tilbyde ansatte hver måned for status som enlige uden forsørgede eller gift eller har forsørger. Du kan angive, hvem der er berettiget til refusionsydelsen - f.eks. Kun på heltid eller fuldtids- og deltidsansatte. Hvis du ændrer, hvis kvalificerede fra fuld tid til fuld tid og deltid, får du en advarsel om, at du ikke kan ændre indstillingen tilbage til næste år, så planlæg nøje. Under Indstillinger for sundhedsmæssig fordel kan du se en liste over dine ansatte nederst. Et grønt markering vises, hvis medarbejderen er berettiget til ydelser. Nogle funktioner bliver nedtonet på grund af timingen. Du kan ikke ændre ventetiden indtil næste år. Arbejdsgiversiden er enkel, bare knogler og ligetil funktionaliteten i et produkt som BambooHR eller Rippling.

Du bliver bedt om at opbygge en sundhedsprofil ved at indtaste placering, grundlæggende information, læger, medicin, tilstande og besparelser. Du besvarer spørgsmål som "tager nogen, du køber forsikring til regelmæssigt receptpligtig medicin?" Det er et nemt at navigere i spørgeskema. Du skal indtaste navnet på et receptpligtig medicin. Vi indtastede "Ventolin", et astmamiddel, og "albuterol", det tilsvarende generiske udtryk, og du får et valg af albuterol-tabletter, sirupper og forstøvningsløsninger, men ingen inhalatorer. Vi var i stand til at tilføje en håndcreme i stedet.

Skridt og PeopleKeep hævder, at "folk, der kvalificerer sig til en præmie-skattekredit, sparer i gennemsnit $ 312 pr. Måned på sundhedsforsikring." Lønen på $ 69.000 var en markør for, om du ville kvalificere dig til en lavere månedlig pris.

For at anmode om refusion for en støtteberettiget udgift skal du klikke på fanen Kvalificerede udgifter for en kategori som Medicinsk eller Dental og derefter vælge Få refusion. Hvis en plan gentager sig, kan du indsende en gang og automatisk få tilbagebetalt resten af ​​året. PeopleKeep anmoder om et dokument, der viser en forsikringstype, forsikringsdækningsperiode, og hvor meget den ansatte betaler for præmien.

Så er der nogle spørgsmål, der skal udfyldes om forsikringstageren. Når vi udfyldte ansøgningen om refusion, fik vi en fejlmeddelelse om, at udgiften ikke er berettiget. Fejlmeddelelsen sagde: "Beklager, at IRS ikke tillader din virksomhed at godtgøre præmier, der allerede er blevet betalt af en arbejdsgiver på et forudgående grundlag (inklusive fradrag for lønning)." Det spørger, om brugeren har en anden udgift at få godtgjort. Du uploader dokumentation til PeopleKeep for at få godtgjort. Dokumentet skal indeholde købsdato, pris og vare. PeopleKeep svarer på udgiftsanmodninger inden for 1-2 dage.

Når du sender en udgift til refusion. PeopleKeep gennemgår anmodningen på vegne af din arbejdsgiver. Når udgiften derefter godkendes, betaler din arbejdsgiver godtgørelsen.

Mobil fordele Adgang og rapportering

Når det gælder synlighed og rapportering, kan arbejdsgivere modtage en historie om, hvad de skylder ansatte i refusion, men de mangler adgang til, hvad medarbejdere tilmelder sig i sundhedsforsikringsbørserne. Rapporten om refusion er praktisk, hvis et firma bliver revideret. arbejdsgivere rapporterer disse data om medarbejdernes W2'er. Ligesom på arbejdsgiverens side kan medarbejderne downloade en oversigt over årets udgifter som en CSV-fil. Du kan hente de sidste 30 dage, sidste 90 dage, måned til dato og år til dato. På medarbejdersiden kan du se en download af en CSV-fil i din transaktionshistorik

Fra hovedpanelet på medarbejdersiden kan du shoppe efter en politik, få godtgjort eller se, hvad der er berettiget. Når du vælger "Se hvad der er kvalificeret", får du en omfattende liste over de typer varer, du kan indsende til refusion. Vejledningen for støtteberettigede udgifter er meget nyttigt. Det er enkelt og godt designet med forskellige ikoner til genstande som medicinsk, tandlæge, syn og apotek.

Selvom PeopleKeep mangler en indbygget mobilapp som Zenefits, kan du få adgang til alle funktionerne via den mobile webbrowser. Du kan uploade kvitteringer fra din telefon ved hjælp af den mobile browser.

En alternativ mulighed for små virksomheder

PeopleKeep-appen er meget at bruge, men en smule bare knogler sammenlignet med de fulde omfattende fordelingsplatforme som Gusto, Zenefits og Rippling. QSEHRA-refusionsmodellen er ikke for alle arbejdsgivere eller ansatte, men hvis du er en lille virksomhed på mindre end 50 ansatte og foretager refusion gennem lønningsliste eller individuel check, når du går, er det en god pasform for dig snarere end at tilbyde sundhedsforsikring i gruppen, overveje derefter PeopleKeep.

Nogle virksomheder planlægger ikke at blive store og har ikke råd til omfattende fordele. PeopleKeep siger, at denne formel fungerer for små virksomheder, der har en ekstern arbejdsstyrke på tværs af statslinjer, og at gruppefordele til en overkommelig pris ikke ville fungere for dem. Hvis du planlægger at vokse hurtigt over 50 ansatte, anbefaler vi platforme som Zenefits og Rippling, der tilbyder omfattende fordele på grund af den fulde funktionalitet, de bringer. Det er også praktisk, når en virksomhed tilbyder fulde fordele og lønningsliste inden for en enkelt platform.