Onpay anmeldelse og vurdering

Cloudbaseret lønningstjeneste OnPay ændrede sig markant inden vores sidste gennemgang, og nu tilføjes den endnu mere funktionalitet og fleksibilitet. Webstedet er en komplet lønningsløsning, der giver ledere mulighed for at oprette omfattende medarbejderregistre og køre ubegrænsede lønninger pr. Måned. Det leverer adskillige rapporter, der kan tilpasses, og håndterer beregning og betaling af alle lønningsafgifter. Nye funktioner inkluderer et betjeningspanel til sporing af samtaler om PTO, et dokumenthvelv, elektroniske onboarding-dokumenter og fornyede medarbejderportaler. Manglen på en dedikeret mobilapp gør det imidlertid vanskeligt at udføre lønningsopgaver eksternt, og dens brugeroplevelse er ikke så god som Editor's Choice Gustos.

Prisfastsættelse og opsætning

OnPay har opretholdt sin tidligere pris på en flad $ 36 pr. Måned plus $ 4 per medarbejder pr. Måned, hvilket lander den lige omkring midten af ​​de websteder, vi har gennemgået. Patriot Softwares fulde serviceløn har en basispris på $ 25 pr. Måned ($ 10, hvis du er villig til at arkivere og deponere dine egne skatter) plus $ 4 pr. Medarbejder pr. Måned. Kvadratisk lønning er på den anden side $ 29 pr. Måned plus $ 5 pr. Medarbejder pr. Måned. Gusto starter 39 dollar pr. Måned plus 6 dollar pr. Medarbejder pr. Måned. QuickBooks Full Service-lønning er den dyreste, $ 80 pr. Måned plus $ 4 pr. Medarbejder pr. Måned.

Opsætning er den mest arbejdskrævende, vanskelige del af at bruge en ansøgning til små virksomheder. Der er ikke kun hundreder af detaljer at indtaste, men nøjagtighed er også absolut kritisk. Det arbejde, du udfører her, har en enorm indflydelse på dine medarbejders levebrød, selvfølgelig, såvel som deres adgang til virksomhedsfordele. Derudover ser finansielle agenturer ikke venligt på sene, forkerte eller manglende betalinger.

Hvis dette gør dig nervøs eller bare lyder som for meget arbejde, kan du få hjælp ved at kontakte OnPay og lade en lønningsekspert der gøre den indledende dataindtastning - uden beregning. Faktisk vil OnPay indtaste forudgående lønningsdata (en opgave, der kan være meget tidskrævende), og virksomheden tilbyder en fuld nøjagtighedsgaranti. Hvis nogen af ​​disse historiske data indtastes forkert, tager OnPay det fulde ansvar.

Hvis du vælger at udføre opsætningen selv, kan du drage fordel af OnPays fem-trins installationsguide, der blev introduceret sidste år. Du skal først indtaste grundlæggende oplysninger om din virksomhed, herunder kontaktoplysninger, officerinformation og bankrutning og kontonummer. Hvis dette ikke gennemføres grundigt og nøjagtigt, kan du ikke fortsætte med opsætningen.

Opsætningsprocessen fører dig gennem fem trin i rækkefølge. Først tilføjer du lønplaner (ugentligt, hver uge, månedligt osv.). Du kan oprette flere tidsplaner, hvis du vil, og du kan også betale medarbejdere på forskellige tidsplaner. Dette er mere fleksibelt end hvad Gusto tilbyder. Dernæst tilføjer du virksomhedens arbejdssteder. Derefter går du videre til at opbygge medarbejderprofiler, som er en af ​​de mere mødefulde opgaver i installationsprocessen.

Du har to muligheder her: Du kan enten oprette hele posten selv eller invitere medarbejdere til at indtaste deres egne - naturligvis eksklusive detaljerne for kompensation. Patriot Software og andre tilbyder lignende muligheder. Skærmen Ny medarbejder viser syv faner; at klikke på hver fører dig til en anden skærm for indtastning af data for at give oplysninger om kompensation, skatter, fradrag og fridagspolitikker. Medarbejderdokumenter gemmes nu også her, inklusive alle dokumenter, såsom W-2-formularer, som medarbejderne har afgivet elektronisk.

Medarbejdertrinnet er det mest involverede: Det dækker meget grund. Du definerer periodiseringspolitikker her, f.eks. Hvor mange timer medarbejderne skal arbejde for at tjene PTO, sygetid osv., Såvel som hvilke betalingsemner du bruger (inklusive ordinære timer, løn, overarbejde og bonus). OnPay understøtter tilpassede felter her og andre steder på webstedet - mange af dem. Faktisk tilbyder det flere af disse end konkurrenter gør (dem, der overhovedet tilbyder).

Du bruger også meget tid på at opsætte dine fradrag - primært de sygesikrings- og pensionsplaner, du tilbyder. Du kan også definere andre typer fradrag, inklusive garnering. OnPay fungerer som en forsikringsmægler til at hjælpe dig med at vælge og oprette fordele for medarbejderforsikring - sundhed, tandlæge, liv og handicap. OnPays team vil endda undersøge for dig og generere tilbud.

Indstillinger for lønbeskatningen er næste. Du skal angive et par detaljer her, herunder dit arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN) og angivne lønningsoplysninger, men OnPay håndterer alle de beregninger og betalinger, der kræves af dine skattemyndigheder. Dette er ved at blive standard for lønprogrammer til små virksomheder. Alle de steder, jeg har gennemgået, tilbyder denne service med tre undtagelser. Intuit Enhanced Payroll udfylder de krævede formularer, men overlader det til dig at faktisk arkivere dem. Patriot Software tilbyder en $ 10 pr. Måned Basic-version, der mangler dette trin, og Workful er endnu ikke omfattende på dette område.

Når du har afsluttet installationsguiden, er du klar til at køre en lønningsliste, medmindre du vil integrere dine lønningsdata med QuickBooks Online, desktop QuickBooks, Xero (OnPay er en certificeret apppartner med Xero) eller en hvilken som helst af en række af produktivitetsapplikationer. Webstedet tilbyder kraftig kontokortlægning, som hjælper dig med at opsætte din lønningsliste på en måde, der er i overensstemmelse med kontostrukturen i din regnskabsapplikation. Alle de websteder, vi har gennemgået, tilbyder indbyggede forbindelser til relaterede applikationer, men SurePayroll har links til de mest regnskabsløsninger.

Brug af betjeningspanelet

Du kan ikke vende tilbage til denne installationsguide, når du har fuldført den, men du kan altid redigere dine indstillinger ved at klikke på ikonet Indstillinger i nederste venstre hjørne af den lodrette navigationsrude. Dette åbner en lang liste med præferencer og andre dataskærmbilleder inden for områder, herunder Kontoindstillinger, Lønbelønningsposter og Lønfradrag.

Du klikker på den øverste knap i ruden for at komme til dit instrumentbræt. Den øverste vandrette rude på denne skærm viser totaler for alle elementerne i din seneste lønningsliste (løn, arbejdsgiverafgift, fradrag og så videre) - eller elementer i enhver anden periode - i en farverig, interaktiv linjegraf. Et link her fører dig til en linje-for-linje fordeling af lønningslisten, som du kan åbne i Excel eller gemme som en PDF. Knapper, der repræsenterer de seneste lønninger og kommende betalingsdage, vises også på Dashboard.

På denne side er også en liste over links til ofte anvendte skærme. Klik på linket + Tilføj betalingsplan for at indtaste et navn og vælge en lønfrekvens for hver type lønningskørsel, du planlægger at implementere. Du har muligheden for at oprette flere lønningsfrekvenser, hvis du har brug for det (hver uge, hver måned og mere). Nedenfor er der links til ofte tilgængelige skærme som medarbejderregistre, nye lønningslister og skattearkivering. Gustos instrumentbræt dækker mindre jord, men indeholder et værktøj, som OnPay kunne bruge: en opgaveliste.

Fremragende brugeroplevelse

Løn kan være en generende, detalje-tung proces uden den ekstra byrde af et forvirrende, upraktisk websted, der understøtter det. OnPay giver en fremragende brugeroplevelse, der ikke kommer i vejen for eller forringer operationerne. Dets brugergrænseflade og navigationsværktøjer gennemgik nogle store ændringer sidste år, og webstedet er nu endnu hurtigere end før. Det har stadig en tendens til at sprede og kræver lejlighedsvis overdreven rulling, men det er et meget sammenhængende, anvendeligt og rent sted.

Navigation drives af seks ikoner i den venstre lodrette værktøjslinje. Klik på ikonet Dashboard fører dig altid tilbage til startskærmen. Det andet navigationslink åbner links til medarbejderinformation, med yderligere links til justeringer ved årets udgang, nye medarbejdere og et times arbejdsark. Nyt i år: OnPay opdeler nu arbejdsskærme for entreprenører, så du kan håndtere dem separat fra ansatte. En ny tidslinje, der viser nyere aktivitet, advarer dig om ændringer, der er foretaget i posten.

Du klikker på det tredje ikon for at køre en lønningsliste. OnPay opdeler denne proces i fire på hinanden følgende trin. Du klikker på hver af de farvede faner øverst på skærmen for at gå videre til næste. Det fjerde link åbner din liste over rapporter. Disse er forholdsvis jævnt fordelt mellem lønningsliste og fordele. Du kan tilpasse hver af flere filtre, vise dem direkte på skærmen og åbne dem i Excel eller som PDF-filer.

Det femte link fører dig til HR-værktøjer. Disse inkluderer dokumentlagring (medarbejdere og entreprenører kan nu udfylde deres nye lejedokumenter online) og time-off værktøjer. Skærmen Medarbejdertid slukket viser oplysninger om, hvem der er ude af kontoret nu, og hvem der snart er. Nedenfor er der en tabel med en post for hver medarbejder, der viser den anmodede fritid (som du kan godkende eller afvise) og de anmodninger, der er i gang, samt en historie. OnPay tilbyder nu muligheden for at have online-samtaler mellem medarbejdere og administrator for at tage sig af dette personaleelement. Og den sjette fane på værktøjslinjen fører dig til alle indstillingerne for webstedet.

Kører lønningsliste

OnPay håndterer lønningskørsler meget, som konkurrenterne gør. Du vælger de ansatte, du vil betale fra listen, der vises på den første skærm i denne firetrinsguide. Dernæst indtaster du arbejdstiden for hver lønningstype (hvis nogen er ændret siden den sidste lønningskørsel), inklusive PTO. Gusto kræver en ekstra skærm til sidstnævnte. Skærmbilledet Enter Hours er ret fleksibel. Du kan redigere medarbejderoplysninger; tilføje, ombestille eller fjerne betalingsemner; og tilføje eller tilsidesætte eksisterende numre. Du kan også oprette nye brugerdefinerede betalingstyper.

Efter nogle hurtige, automatiske beregninger, flytter OnPay til siden for lønningsgennemgang, der viser hver medarbejders bruttoløn, kildeskat, arbejdsgiverskatter og fradrag. Den sidste side her fortæller dig, hvor meget der trækkes fra din virksomheds kontrolkonto, og hvornår. Klik på Godkend lønningsliste, så er du færdig med undtagelse af at downloade og udskrive kontroller om nødvendigt. OnPay tager sig af beregning og indsendelse af alle nødvendige lønningsafgifter, noget de fleste konkurrenter også gør.

Mobil adgang, medarbejderportaler

OnPay tilbyder ikke en separat mobilapp, men giver snarere adgang gennem en mobil browser ved hjælp af responsivt websteddesign. Navigation er let: Værktøjslinjen er altid tilgængelig ved at klikke på et link øverst på skærmen. Både Android- og iOS-smartphone-versioner gengiver delvis skrivebordsoplevelsen, skønt nogle skærme skal vise data lodret snarere end vandret, og nogle muligheder og data mangler. Dette fungerer fint for nogle elementer på webstedet, f.eks. Betjeningspanelet og nogle sider i medarbejderregistret og lønningslisten. Men på nogle skærme var teksten og numrene for små og lette til at læse. Der er kun tre rapporter tilgængelige og få indstillinger. Jeg havde svært ved at køre en lønningsliste på en smartphone på grund af dette.

Ligesom konkurrencen understøtter OnPay medarbejderportaler. Arbejdstagere kan logge på et separat sted for at se deres nuværende og historiske lønningsdata; adgang til medarbejderdokumenter; ændre personlige oplysninger; og kommunikere med lønningsadministratoren om time-off-anmodninger. Dette er livstidskonti - medarbejdere kan få adgang til dem, selv efter at de har forladt virksomheden.

OnPay har nogle andre bemærkelsesværdige funktioner. Det tilbyder nu seks brugertilladelsesniveauer, efter at det for nylig har tilføjet en global visning for regnskabsfolk. Rapporter kan tilpasses ved hjælp af flere filtre og gemmes til senere brug, skønt de ikke er omfangsrige eller så fleksible som det, du finder i Sage Payroll Essentials Plus. OnPay tilbyder gratis telefon-, chat- og e-mail-hjælp mandag til fredag ​​og har tilføjet presserende e-mail-support i weekenden. Dens online KnowledgeBase er forbedret meget siden vores sidste gennemgang med tilføjelsen af ​​100 nye artikler. Udover at tilbyde meget mere vejledning inkluderer det skatteoplysninger for alle 50 stater.

Få klager

Bortset fra mobiladgang er der lidt negativt at sige om OnPay. Det er hurtigt, og dets forbedrede brugeroplevelse og nye funktioner gør processen endnu mere behagelig og forståelig end den var før. Det gør alt, hvad et lønningslisterwebsted skal gøre, og det gør det - for det meste - enkelt og godt. Priserne er gennemsigtige uden ekstra gebyrer undtagen tilføjelse af medarbejdere. Det er ganske overkommeligt for små virksomheder, ikke desto mindre er dets arbejdskapacitet og back-end regnskabsforbindelser og behandling bedre end de fleste. Dens evne til at køre ubegrænset lønningsliste - og nemt at støtte op til 100 ansatte - bør gøre det appellere til en mere avanceret række små virksomheder end sine konkurrenter.

Ikke desto mindre kanter Gusto OnPay for at tjene vores Editors 'Choice-badge igen i år. Dets brugeroplevelse er den bedste af dem, vi testede. Det føles som et sammenhængende, velstruktureret system. Det bruger simpelt sprog overalt, f.eks. I rapporttitler og lønningsliste, som er lettere at forstå end OnPays. Gusto tilbyder også en opgraderingssti til voksende virksomheder eller dem, der simpelthen har brug for mere fleksibilitet og support.

Hvis du vil have flere anmeldelser af finansielle tjenester til dig selv og din lille virksomhed, kan du kigge på vores oversigter over de bedste online regnskabstjenester og skattesoftware.