Bliv organiseret: dokumenter din arbejdsgang

Nye medarbejdere og friske ansigter i arbejdsstyrken, inklusive nyuddannede, har typisk ekstra tid på hænderne, når de begynder på et nyt job. Træning kan tage uger eller måneder, og kolleger og medarbejdere ønsker at give dig noget vejrtrækningsrum, mens du bliver akklimatiseret. En af de mest værdifulde måder at bruge denne nedetid på er at dokumentere workflow og processer.

At dokumentere din arbejdsgang og processer betyder intet andet end at skrive nøjagtigt ned, hvad dit job indebærer, trin for trin. Det er nøjagtigt alt, hvad du lærer, når du er ny i et arbejdsmiljø. Det indebærer også alle de justeringer og ændringer, du muligvis foretager i disse processer, når tiden går, eller når du opdager bedre eller mere effektive måder at få dit job på.

Virksomheder og statslige organisationer, der er meget store og veletablerede, har muligvis allerede driftsvejledninger og anden dokumentation i overflod - men efter min erfaring er mindre virksomheder og teams typisk ikke, eller hvis de gør det, er de alvorligt forældede.

Når du står overfor nedetid på et nyt job, skal du dokumentere din arbejdsgang og processer eller opdatere de manualer, du har modtaget. Fordelene er enorme og mange.

Fordelene ved at dokumentere din arbejdsgang

For det første vil dokumentation af din arbejdsgang styrke den on-the-job-træning, du har haft til dato. I virkeligheden lærer du arbejdet hurtigere.

For det andet er disse dokumenter guld til mangers og IT-afdelingen, som muligvis ikke kender trinnene og de mennesker, der er involveret i dit arbejde - som de bliver nødt til at vide, hver gang de foretager ændringer eller introducerer nye værktøjer og er nødt til at gennemgå alle mulige effekter. Lad mig sige af erfaring, at du ikke hører andet end ros, hvis du kan levere et detaljeret og ordnet dokument, der indeholder alt, hvad de har brug for. Alternativet er at tale dem gennem dit arbejde ad hoc, når du måske glemmer et trin, eller misspeak, eller bare forkerer det.

For det tredje vil ledere og kolleger klamre sig fast på dine dokumenter, hvis du nogensinde har brug for en uventet orlov. Ligeledes, når du bliver forfremmet til en ny position eller går videre til et andet firma, vil de kolleger, du efterlader, være taknemmelige for at have opdaterede manualer til at videregive til den person, der tager din plads.

Sådan dokumenteres din arbejdsgang

Dokumentationen, du skriver, skal være enkel, let at forstå og tilgængelig. I de fleste tilfælde anbefaler jeg, at du opretter et tekstdokument (f.eks. Et Word-dokument) med et par indlejrede billeder.

I stedet for at lave et massivt dokument, der skitserer alt, skal du oprette dokumenter, der kun fanger en procedure, eller som skitserer en række relaterede procedurer, der skal udføres i rækkefølge. Personligt er jeg overvældet af dokumentation, der er længere end ca. 11 eller 12 sider. Jeg foretrækker meget at se 4 eller 5 sider med enkle, letlæselige instruktioner. "Dos and Don'ts" i bunden af ​​denne artikel vil hjælpe dig med at gøre kortfattede, men alligevel grundige manualer.

Meget simpelt placeret, opbevar noter, når du har træning på jobbet, og overfør disse noter til et dokument. Når du begynder at udføre arbejdet på egen hånd, kan du tilføje dine noter eller justere dem for mere nøjagtigt at reflektere de opgaver, du udfører.

Hvis der er et "stort billede" til dit arbejde, kan du skitsere et overblik, i starten af ​​dokumentet. De punkter, der indeholder det store billede, er det, du skal registrere mere grundigt, enten i dette samme dokument eller i et par mindre dokumenter, hvis du har brug for at opdele det. F.eks. Ved markedsføring af nyhedsbrev kan oversigten se sådan ud:

• Copywriter skriver kopi og sender den til marketing manager.
• Marketing manager gennemgår og redigerer kopien og får godkendelse fra senior marketing manager.
• Marketing manager indsender en anmodning om at køre en listeopdatering.
• Marketing manager leverer den endelige kopi til assistenten.
• Assistent producerer nyhedsbrev og sender kvalitetssikringstest.
• QA-team gennemgår nyhedsbreve og indsender ændringer. Assistent implementerer ændringer, verifikationer og planlægger frigivelse.

Enhver af disse emner kunne have en tre-siders manual, der beskriver de trin, der er nødvendige for at udføre arbejdet. Hvor og hvordan indsendes kopien? Hvilket format skal kopien være? Hvem kører listeopdateringen, og hvad betyder det? Eller flere af disse elementer kan kombineres i en manual, for eksempel de tre opgaver, der starter med "marketing manager…"

Hvad du har brug for

For at skrive trinnene skal du have været trænet i dem mindst en gang. Når du skal gøre arbejdet igen, skal du bruge dit første udkast til dine egne procedurer til at guide dig gennem trinnene for at se, om de er nøjagtige og lette at forstå.

Skærmbilleder. Tag skærmbilleder af noget, der synes vanskeligt at forklare i tekst, eller som bedst illustreres visuelt. Gem alle dine skærmbilleder først i en mappe, og tilføj dem kun til dokumentet, hvis det er nødvendigt. At have for mange skærmbilleder vil virke anmassende for alle, der læser dine manualer.

(Der er flere metoder til at tage et skærmbillede, men de hurtigste er: i Windows, brug PrtScn-knappen og derefter indsætningsfunktionen til at slippe dit billede til et billedredigeringsprogram, hvor du kan beskære og redigere det; på en Mac, brug Apple + Shift + 4 og træk målet rundt i det område, du vil skyde.)

Screen capture software. Det billedredigeringsprogram, du bruger, kan indeholde værktøjer til markering af dine skærmbilleder, hvis du vil tilføje en pil, der peger på noget relevant eller fremhæve en bestemt del af billedet. For $ 50 vil screen capture-programmet Snagit og Snagit til Mac gøre næsten alt hvad du muligvis har brug for.

Diagramværktøjer. Nogle arbejdsgange og procedurer udtrykkes bedst gennem små diagrammer. Mind-mapping software kan hjælpe dig med hurtigt at tegne flowdiagrammer og sådan, selvom du også kan finde en masse af disse samme diagrammeringsværktøjer i Microsoft PowerPoint, og et mere begrænset udvalg i Word under fanen Indsæt.

Må og gør ikke

• Opret individuelle dokumenter til forskellige processer og procedurer i stedet for et massivt dokument, der forklarer hele dit job.
• Vær grundig, men også kortfattet.
• Medtag skærmbilleder.
• Det tager flere uger at udfylde dokumenterne. Giv dig selv tid til at reflektere over processerne og vende tilbage til dokumenterne for at kontrollere, om du har optaget dem nøjagtigt.
• Sæt et datostempel øverst på siden, der viser, hvornår filen senest blev opdateret.
• Brug jobtitler i stedet for folks navne, når du dokumenterer workflow.
• Opbevar masterkopierne på et delt sted, så andre mennesker let kan hente dem.
• Opbevar en lokal sikkerhedskopi af filerne på dit skrivebord eller i et privat skybaseret system (eller begge dele).
• Gennemgå og revider dine dokumenter en gang om året. Tænk på dem som levende dokumenter, der aldrig er "færdige". De er i stadig udvikling.
• Fortæl din chef og kolleger, at du opretter og vedligeholder disse nye poster, da de også kan have værdifulde input.
• Medtag ikke illustrationer blot for at jazze siderne op. Alle hader det.
• Bliv ikke vild med at formatere teksten. Hold det simpelt. Brug fed skrift til underoverskrifter. Brug kugler og nummererede lister efter behov for at hjælpe folk med at se relevant information let. Hold afsnit meget korte.
• Brug ikke folks navne. Henvis til personer efter deres jobtitler. Sagde jeg dette allerede? Ja, det gjorde jeg, men det er virkelig vigtigt, så jeg siger det igen.
• Vær ikke overdrevent beskyttende over for dine dokumenter. Du har oprettet dem til at hjælpe organisationen, ikke til din eneste fordel.
• Udskriv ikke dine dokumenter til PDF-filer. Efterlad dem i et format, der kan redigeres (se ovenfor).