Microsoft-projektanmeldelse og -vurdering

At vælge at bruge Microsoft Project som dit teams dedikerede projektstyringsapp giver kun mening, når et antal stjerner er på linje. Først skal du virkelig have en certificeret projektleder om bord for at køre softwaren. Anden, tid skal være på din side, og din certificerede projektleder kan ikke skynde sig at lære at bruge værktøjet. For det tredje skal dit team allerede være et Microsoft-hus, eller det skal det også være villig til blive en . For det fjerde skal antallet af projekter, som dit team administrerer, og deres kompleksitetsniveau være ganske højt. Hvis din organisation opfylder disse kriterier, kan Microsoft Project vise sig at være et uvurderligt værktøj. Hvis ikke, er du bedre tjent med en anden mulighed, og der er mange.

Hvis du har læst så langt og indset, at Microsoft Project ikke passer til dit team, anbefaler jeg tre andre muligheder. For små virksomheder er Zoho-projekter og teamwork-projekter PCMag-redaktørernes valg. Begge er til en rimelig pris og meget nemme at lære at bruge, selvom du endnu ikke er projektleder. Det andet værktøj, der tjener redaktørernes valg, er LiquidPlanner, et avanceret værktøj, der er ideelt til større teams, der administrerer ikke kun projekter, men også mennesker og andre ressourcer.

Et par advarsler

Microsoft Project tager lang tid at lære at bruge og endnu længere at mestre. Jeg skriver denne anmeldelse ud fra en person, der ikke har mestret den (ikke engang tæt på), men hvem har eksperimenterede med det i nogle uger og stillede spørgsmål fra Microsoft-repræsentanter for at lære mere. Mit synspunkt inkluderer sammenligningstestning med snesevis af andre projektstyringsapps, fra lette dem, der er designet til små virksomheder til indstillinger i enterprise-grade.

Da Microsoft Project er noget af en bjørn, vil jeg anbefale at supplere min artikel med brugeranmeldelser af mennesker, der har arbejdet med værktøjet i vid udstrækning og kan give forskellige indsigter i, hvordan det holder op på lang sigt.

Prisfastsættelse og planer

Der er to måder at købe Microsoft Project på. Du kan tilføje det til et Office 365-abonnement, eller du kan købe en enkeltstående version til lokal installation. Valgmulighederne bliver forvirrende, så lad mig gennemgå dem stykke for stykke.

Office-tilføjelse. Når du tilføjer Microsoft Project til et Office-abonnement, får du den skybaserede version af appen. Der er tre prisniveauer for denne type køb: Project Online Professional, Premium og Essentials.

Project Online Professional koster $ 30 per person per måned. Med dette serviceniveau får hver person brug af Microsoft Project desktop-appen på op til fem computere til projektstyring, ikke porteføljestyring. Selvom det er en desktop-app, kører den stadig i skyen ( dvs. den kræver en internetforbindelse for at bruge). Adgang via webbrowsere er også inkluderet.

Project Online Premium koster $ 55 per person per måned. Det tilbyder alt i Professional-kontoen plus værktøjer til porteføljestyring. Det leveres med avancerede analyse- og ressourcestyringsfunktioner, som du ikke får på Professional-kontoen.

Det tredje niveau, Essentials, er ikke en serviceafdeling, så meget som en rolletype, du kan vælge for teammedlemmer, der har ret begrænset ansvar i appen. Det koster $ 7 per person per måned. Du skal først have et Professional- eller Premium-medlemskab for at kunne bruge Essential-muligheden. Væsentlige brugere kan kun få adgang til Microsoft Project via en webbrowser eller mobilenhed. De kan kun opdatere opgavestatus, arbejde med timelister, dele dokumenter og kommunikere med kolleger. De får ikke desktop-apps eller anden funktionalitet.

Uafhængig lokal installation. Hvis du ikke ønsker at bruge den cloud-hostede version af Microsoft Project, kan du være vært for den lokalt, og der er tre muligheder for, hvordan du gør det.

Den ene er Project Standard, der koster $ 589, 99 opkrævet som et engangsfrit gebyr. Med denne version får du et stykke software installeret lokalt på en computer, og kun en person kan bruge den. Det er old-school-software i den forstand, at det ikke har nogen samarbejdsfunktioner. Du får værktøjer til projektstyring, men intet til ressourcestyring.

Den næste mulighed er Project Professional for $ 1.159.99. Hver licens er kun god til en computer. Det har alt i Project Standard plus muligheden for at samarbejde via Skype for Business, ressourcestyringsværktøjer, timesedler og muligheden for at synkronisere med Project Online og Project Server.

Project Server, den sidste mulighed, er en version af Microsoft Project, som virksomheder kan få med SharePoint 2016. Jeg kunne gå i detaljer om, hvordan man får SharePoint 2016 og de tre niveauer af enterprise service for Office involveret, men jeg vil antage, at hvis denne mulighed er af interesse for dig, du har allerede en supportperson hos Microsoft, du kan bede om mere information.

Sammenligningspriser

Hvis vi bruger $ 30 eller $ 55 pr. Person pr. Måned til Project Online Professional som vores base til sammenligning, som er de niveauer af service, jeg forestiller mig, at du er i dit styrehus, hvis du læser denne artikel, så er Microsofts priser på den høje ende til små til mellemstore virksomheder.

TeamGantt er et godt sted at starte til sammenligning. Det tilbyder service, der spænder fra en gratis konto til et avanceret medlemskab, der koster $ 14, 95 per person per måned. Det er et webbaseret værktøj, der inkluderer samarbejde og er meget lettere at lære at bruge end Project.

En sammenlignelig plan med Zoho Projects koster en fast sats på $ 50 per måned, uanset hvor mange der bruger den. Teamwork Projects tilbyder en lignende fast månedlig sats ($ 69 pr. Måned for så mange teammedlemmer, som du har brug for), ligesom Proofhub ($ 150 pr. Måned).

Hvis vi henvender os til mere avancerede værktøjer, starter LiquidPlanner ved $ 599, 40 pr. År for en mindre forretningskonto på op til fem personer. Denne pris er baseret på en sats på $ 9, 99 per person per måned, men denne særlige plan sælges kun i en pakke med fem sæder. LiquidPlanners mest populære plan, Professional, er bedre for mellemstore til store virksomheder. Det fungerer til at være $ 45 per person per måned, med et minimum af ti personer. Ligesom Microsoft Project tager LiquidPlanner tid at mestre delvist, fordi det tilbyder så mange værktøjer til både projektstyring og ressourcestyring.

Andre projektstyringsplatforme, der er egnede til større organisationer, inkluderer Clarizen (fra $ 45 pr. Person pr. Måned), Celoxis ($ 25 pr. Person pr. Måned; fem-personers minimum) og Workfront (ca. $ 30, afhængigt af opsætningen).

Kom godt i gang

Jeg kan ikke understrege nok, at Microsoft Project er beregnet til at blive brugt af erfarne, eller mere præcist uddannede, projektledere. Det er ikke designet til at lære på farten. Det følger ikke med klare tutorials for at komme i gang. Det forudsætter fortrolighed med både store koncepter og fine detaljer omkring projektledelse. Hvis du tænker at du muligvis bruger denne software, men du (eller den ledende person, der vil bruge appen) ikke ved, hvad en nedbrændingsrapport er, vil jeg alvorligt råde dig til at overveje et andet værktøj.

Selve appen ligner Excel. Det har den samme kendte fanebåndgrænseflade, der ses i andre Microsoft Office-apps. Regnearkdelen af ​​appen indeholder alle de data, der er relateret til opgaver eller ressourcer. Til højre for cellerne er et Gantt-diagram, der afspejler tidsplanen, mens du bygger den.

Microsoft Project understøtter alle de typiske ting, du gerne vil gøre i en projektstyringsapp. For hver opgave kan du indtaste en masse detaljer, f.eks. En beskrivelse, noter, startdato, opgavens varighed osv. Tilbagevendende begivenheder understøttes, ligesom afhængigheder, brugerdefinerede felter og basislinjer til sporing af faktiske fremskridt kontra planlagt fremgang.

Søjlerne i Gantt-diagrammet er interaktive, så når du justerer dem, opdateres oplysningerne i cellerne også. Når en opgave er i gang, kan du angive den procentdel, det er gjort ved at skubbe en mindre linje inde i den tilhørende skruenøgle mod højre.

Ud over at have en Gantt-kortvisning tilbyder Microsoft Project også kalender- og diagramvisninger. Kalendervisningen er selvforklarende, mens diagramvisningen ligner Gantt-visningen, kun den indeholder yderligere detaljer om opgaven. Hvis du følger en tidslinje bedre, når der er en fornemmelse af en fortælling bag det, kan diagramvisningen være nyttig.

Som nævnt er der ikke første gang, du bruger appen, meget coaching for, hvordan man kommer i gang. Nogle apps indeholder interaktive tutorials på skærmen. Andre starter dig i et prøveprojekt. stadig andre peger dig tidligt på en kanal med hjælpevideoer til at komme i gang. Microsoft Project har intet af det. Faktisk kan det lille, som projektet leverer, blot tilføje din forvirring, såsom denne lille klods information, som jeg så på dag én:

"For at være klar er Project Online IKKE en webbaseret version af Project Professional. Project Online er en helt separat tjeneste, der tilbyder fuld portefølje og projektstyringsværktøjer på nettet. Det inkluderer Project Web App og kan afhænge af dit abonnement, inkluderer også Project Online Desktop Client, som er en abonnementsversion af Project Professional. "

Selv efter at have gennemgået alle priser og planmuligheder i detaljer, får disse ord stadig mit hoved til at dreje.

Funktioner og detaljer

Microsoft Project er magtfuldt, når det kommer til de mere detaljerede aspekter af projektstyring, såsom ressourcestyring, rapporter og timelister. Kraftfuld betyder naturligvis ikke let eller enkelt.

I Microsoft Project, med de niveauer af service, der inkluderer ressourcestyring, kan du administrere arbejde (som inkluderer både generiske mennesker og specifikke personer såvel som andre "arbejdsrelaterede ressourcer), materialer og omkostninger. Du kan gøre meget med disse elementer, hvis du har tid og hældning.

For eksempel kan du tilføje detaljer til materialeressourcer, såsom en måleenhed, og hvis du ønsker at blive rigtig detaljeret, kan du angive omkostninger til materialer. Hvad hvis omkostningerne ved et materiale ændringer over tid? I Microsoft Project giver et yderligere detaljeringspanel dig mulighed for at spore og redegøre for ændringer i omkostninger over tid.

Med arbejdsressourcer nævnte jeg, at du kan spore specifikke personer eller generaliseret mennesker. Afhængigt af det arbejde, du sporer, skal du muligvis tildele generelle menneskelige ressourcer, såsom en "front-end-programmerer" eller "QA-tester", snarere end en bestemt person. Det hele afhænger af, hvad du administrerer, og hvordan.

Rapporter kan tilpasses meget, selvom det som resten af ​​appen tager tid at lære, hvordan man bruger dem. Nogle af de mere rudimentære funktioner er imidlertid pæne og overraskende enkle at bruge. Du kan generere en rapport ved at navigere til rapportsektionen og vælge hvilke data, du vil have vist i forskellige moduler på siden. Ved hjælp af et feltvalg til højre kan du gøre det øverste element til projektet og nedenfor det kan du tilføje en tabel, der viser, hvor meget af hver fase af projektet, der allerede er afsluttet, og så videre.

Alle elementer, du tilføjer til rapporten, er stiliserede, og de justeres ikke automatisk for at imødekomme hinanden. For eksempel, hvis tekst fra et element kører lang, kan den gå ned i et andet. Andre mindre visuelle elementer har ofte også brug for finesse. Du kan ende med at spilde en masse tid på at ændre størrelse på bokse og skubbe elementer til venstre og højre for at få det til at se anstændigt ud, hvilket sandsynligvis ikke er det, du får betalt for at gøre. Det er en designer job, virkelig.

Når det er sagt, har styling af rapporterne på denne måde et formål. Når du er færdig med alle justeringer, ser det endelige produkt klar til at eksporteres til en præsentation direkte (i PowerPoint, uden tvivl), så du kan gå fra at generere rapporter til at dele dem uden mange yderligere trin.

Inden for tidsskemaets sektion kan du for de versioner af appen, der inkluderer den, få teammedlemmer til at udfylde ugentlige timesedler, uanset hvor lang tid du har brug for, f.eks. Ugentligt eller månedligt. Teammedlemmer kan rapportere ikke kun tid brugt på opgaver relateret til projekter, men de kan også indikere, hvad tid på arbejde det var, såsom forskning og udvikling eller opfyldelse. En anden mulighed giver folk mulighed for at tilføje tid til deres tidspunkter for opgaver, der ikke er specifikt relateret til et projekt. For eksempel, hvis Julia kører for at mødes med en klient, vil teamet måske ønsker at registrere den tid og fakturere det, selvom rejsen ikke vises som en opgave i et projekt.

Plads til forbedring

Jeg har allerede henvist til, at Microsoft Project kunne tilbyde mere hjælp til at hjælpe folk med at komme i gang med det og lære at bruge det.

Derudover er Project svagt, når det kommer til kommunikation i appen. Problemet er, at Microsoft er et rige og inden for det rige det har allerede masser af værktøjer til kommunikation. Du kan afbryde en e-mail med Outlook, eller planlægge et møde i Kalender eller springe ind i Microsoft Teams til snak , eller Yammer til samtaler, eller Skype til videoopkald osv. Men nogle gange, når du arbejder på et projekt, vil du bare @ sende en besked til nogen eller pinge dem i en chat og stille et spørgsmål uden at bryde konteksten af ​​dit arbejde ved at navigere til en anden app. Da disse værktøjer allerede findes, hvorfor duplikerer du dem i Project? (Nogle kan henvise til Microsoft som at have et "økosystem" snarere end kongerige. Et økosystem kan ikke hjælpe men være, hvad det er, men et kongerige vælger sine grænser.)

Rejse rundt i kongeriget irriterede mig intet, mens jeg testede Microsoft Project. Et ønske om at dele information kan resultere i, at appen pisker mig væk til Outlook. Et behov for at opdatere noget om et planlagt møde i mit projekt kunne lade min computer indlæse en ny fane til Kalender uden min tilladelse. Mange gange ønskede jeg evnen til at justere alle detaljerne i forbindelse med mit projekt fra projektstyringsappen, ikke et andet sted.

Mens Microsoft har masser af egne apps, der fungerer med Project, er mange organisationer afhængige af værktøjer, der kommer fra et andet sted, og Salesforce er et godt eksempel. Projekt integreres ikke med mange andre værktøjer. Det understøttes heller ikke af Zapier, som er et online-værktøj, der undertiden kan forbinde apps og tjenester, der ikke indfødte taler med hinanden. Hvis du håber at slutte din projektstyringsapplikation til andre onlinetjenester, som dit team allerede bruger, hvad enten Slack eller Trello eller Salesforce er, er Microsoft Project ikke et godt værktøj at vælge.

Et kraftfuldt værktøj inden for dens område

Selvom det er magtfuldt og grundigt i mange henseender, passer Microsoft Project kun til meget specifikke virksomheder. Mere og mere er dette tilfældet med mange Microsoft-apps. Dit team skal allerede investeres i Microsoft-produkter, så Project giver mening. Det fungerer også bedst for mellemstore til store organisationer, men ikke små. Derudover har du brug for en kvalificeret og erfaren projektleder på teamet for at være den person, der kører appen. Vores læsere har helt klart haft en god oplevelse med softwaren, da de tildelte den en Business Choice-pris til projektstyring i 2019.

Hvis Microsoft Project ikke er en ideel kandidat til dine projektstyringsbehov, foreslår jeg, at små outfits undersøger Zoho-projekter og teamwork-projekter, mens større organisationer, der administrerer mange flere projekter og ressourcer, tager et dyk ned i LiquidPlanner. Alle tre tjente PCMag Editors 'Choice.