Epson-arbejdsstyrke es-500wr trådløs dokumentscanner - revision og vurdering af regnskabsudgave

Epson WorkForce ES-500WR Wireless Document Scanner - Accounting Edition ($ 499.99), er en let-til-medium-duty ark-feed desktop dokument scanner, der er egnet til brug i små kontorer og arbejdsgrupper. Det er en variation på WorkForce ES-500W, der pakker i Epsons opgraderede scannings- og dokumentbehandlingsværktøj, ScanSmart og ScanSmart Accounting Edition-bogføringsvenlig tilføjelse. Hvis din virksomhed kræver en gentagen manuel indtastning af økonomiske data, vil ES-500WR være et attraktivt alternativ til vores redaktørernes valg blandt dokumentskannere på entry-level, Brother ADS-2700W.

Undervisning af en gammel hund nye tricks

Den største forskel mellem ES-500WR og ES-500W er i Accounting Edition-softwaren, så der er ikke masser af hardwareopdateringer her. Ligesom ES-500W måler den 6, 6 x 11, 6 x 6, 9 inches (HWD) med bakkerne lukkede og vejer 8, 1 pund. Det er lidt større og 2, 5 pund tungere end Brother ADS-2700W, tæt på størrelse og 2, 1 pund lettere end Panasonic KV-S1026C-MKII, og lidt mindre i alle dimensioner end Editors Choice HP ScanJet Pro 3000.

Husk dog, at ingen af ​​disse maskiner optager meget bordplads, mens de er lukket og ude af drift. Men med deres automatiske dokumentfremførere (ADF) og outputbakker åbne og klar til arbejde, fordobles de typisk i højden og tredobbelt (eller mere) i længden.

ADF på ES-500WR rummer op til 50 originaler, og dens daglige driftscyklus er 4.000 scanninger. De konkurrerende modeller, der er nævnt her, kommer også med 50-arks ADF'er. Med hensyn til driftscyklus falder ES-500WR i midten af ​​pakken, hvor ADS-2700W og KV-21026C-MKII understøtter 1.000 flere daglige scanninger, og ScanJet 3000 håndterer 500 færre.

Du kan oprette forbindelse til ES-500WR direkte via USB 3.0, via dit netværk kablet eller trådløst med Ethernet eller Wi-Fi, eller fra din smartphone eller tablet med næsten feltkommunikation (NFC). NFC er en peer-to-peer-netværksprotokol, der giver dig mulighed for at scanne arkene, der er indlæst i inputbakken, til din mobile enhed ved at tappe det på NFC-hotspot, der ligger overfor kontrolpanelet på scannernes flade. Du kan oprette forbindelse til dine mobile enheder med Wi-Fi Direct eller scanne til flash-hukommelsesdrev og andre lagerenheder via en USB-port på bagsiden af ​​chassiset.

Kontrolpanelet er enkelt med syv knapper: Power, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi on / off, Double Feed Detection Skip, Slow Mode, Stop, Start og NFC. Der er også syv statuslamper: AP-tilstand (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Fejl, Automatisk fodringstilstand, Klar, dobbelt fremføringsdetekteringshopp og Langsom tilstand. Bemærk, at der ikke er nogen knapper eller et display til valg af profiler, valg af en- eller tosidet scanning eller til at give scanneren andre instruktioner. Alt, hvad der håndteres fra ScanSmart, enten manuelt efter at siderne er scannet eller automatisk, i henhold til et sæt forudkonfigurerede instruktioner, der er gemt i arbejdsgangsprofiler, som Epson kalder handlinger.

Robust forretnings software

ES-500WR leveres med downloadbar adgang til ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (til Windows), Nuance PDF Converter (til Mac) og Presto! BizCard. I stedet for et faktisk scannerinterface og dokumentbehandlings- og -styringsprogram, er ScanSmart mere et shell, der integrerer eksisterende værktøjer og programmer, hvilket hjælper dem med at interagere med selve scanneren og hinanden mere flydende. Epson Scan 2 og Document Capture Pro er samlet som en del af ScanSmart.

Med ES-500WR får du tilføjelsen Accounting Edition, også kendt som Kvitteringshåndtering. Ud over ScanSmarts evne til at acceptere add-on-udvidelser og integrere applikationer lærer det ifølge Epson også, hvordan man identificerer tilbagevendende data, såsom leverandørnavne og logoer, månedlige udgifter osv. Med andre ord, jo mere du bruger det, jo mere effektivt håndterer kvitteringsmanager dine økonomiske scanninger. Den genkender og udtrækker data fra scannede kvitteringer, fakturaer og andre økonomiske dokumenter og gemmer dem derefter i sin egen indbyggede database. Modtagelsesadministrator kan derefter eksportere dataene til QuickBooks Online eller Microsoft Excel-kompatible filer, som du derefter kan importere til et eller de mange andre bogføringsprogrammer med, det vil sige en vis manipulation af datakolonnerne i Kvitteringshåndtering eller den eksporterede CSV-fil i Excel eller begge dele.

Min eneste virkelige klage over ScanSmart Accounting Edition er, at den ikke understøtter andre populære bogholderiprogrammer direkte.

Forud for pakken

Epson vurderer ES-500WR med 35 ensidede sider pr. Minut (ppm) og 70 tosidede billeder pr. Minut (eller ipm, hvor hver sideside er et billede). Jeg testede ES-500WR over Ethernet på 300 dpi med ScanSmart Accounting Edition på vores standard Intel Core i5 testbed PC, der kører Windows 10 Professional. Den nye software øgede ikke scanne- og dokumentbehandlingshastighederne over ES-500W, som allerede var en stærk udøver.

Se, hvordan vi tester scannere

Diskonterer tiden mellem den sidste side, der rammer outputbakken, og når ScanSmart gemmer dokumentet i et brugbart filformat - hvad vi kalder "lag" -tid - ES-500WR scannede vores 25-siders ensidige tekstdokument ved 40 ppm og vores 25-siders tosidet dokument ved 75, 7ipm, betydeligt hurtigere end Epsons ratings. ES-500WR scannede, behandlede og gemte de samme testdokumenter til image PDF på 37, 7 ppm og 67, 7ipm, en respektabel ydelse i sammenligning med dens ratings og med sine konkurrenter.

Det er cirka 2, 5 ppm hurtigere og 1, 5ipm langsommere end ES-500W, 3 ppm hurtigere og 2, 3ipm langsommere end Brothers ADS-2700W, 2, 4 ppm og 2, 5ipm hurtigere end HP's ScanJet 3000 og 6, 1 ppm og 7, 7ipm foran Panasonics KV- S1026C-MKII.

Når du scanner til søgbar PDF, et format, der er mere befordrende for applikationer til søgning og hentning af dokumenter, scannede og gemte ES-500WR vores 25-siders tosidede (50 billeder) testdokument på 44 sekunder. Denne score bundet ES-500W søskende og er en anden eller to hurtigere end Brother- og HP-modellerne. Efter 1 minut 6 sekunder bragte Panasonic bagenden op.

Solid virksomhedsscanning

Hvad er godt med en flammende hurtig scanner, hvis den resulterende redigerbare tekst kræver timers fejlkorrektion? Heldigvis er dagens OCR-teknologi meget mere nøjagtig end det. ES-500WR for eksempel scannede og konverterede vores standard Arial og Times New Roman sider fejlfri ned til 6 point, hvilket er mere end præcist nok til de fleste forretningsapplikationer. Det slår de foregående ES-500Ws 8 point for begge skrifttyper uden fejl.

Ved 5 punkter uden fejl på vores Arial-testside og en uovertruffen fejlfri 4 punkter på Times New Roman-siden, forbliver Brothers formidable ADS-2700W den mest nøjagtige scanner, der er gennemgået her på cirka et år. I mellemtiden bundede Panasonic KV-S1026-MKII ES-500WR, og HP ScanJet 3000 formåede at scanne ned til 8 point med begge skrifttyper fejlfri.

Jeg scannede også et par stakker af kreditkortkvitteringer og fakturaer og brugte derefter en ScanSmart-handlingsprofil til at flytte dataene ind og åbne Kvitteringshåndtering.

Den næste fase indebærer at eksportere dataene til enten QuickBooks Online eller til en Excel CSV-fil. Modtagelsesmanagers integration med QuickBooks er godt automatiseret. Når du, når du har åbnet QuickBooks på din pc, klikker på Eksporter til QuickBooks i ScanSmart, starter det et vindue, der inviterer dig til at logge ind på QuickBooks og derefter følge instruktionerne, der leder dig gennem resten af ​​processen.

Når du eksporterer til en CSV-fil, skal du blot vælge denne handling i ScanSmart og navngive og gemme filen. Hvad der sker næste, afhænger af, hvad du vil gøre med dataene. At forberede det til import til et regnskabsprogram vil sandsynligvis kræve mindst nogen manipulation i Excel. Hvis du har en grundlæggende viden om Excel, er det enkelt at forberede CSV-filer til import til et andet program. Afhængigt af hvilket program, du vil importere dataene til, kan processen beskrives i softwarens dokumentation.

Hvis ikke, er der rækker af dokumenter, der dækker mærkning og manipulation af CSV-poster på Microsofts websted og andre steder. Selv om det til tider kan være kompliceret arbejde, er det ikke rigtig kompliceret. Men det ville være meget lettere, hvis ScanSmart Accounting Edition understøttede et par mere populære bogføringsprogrammer.

Tidsbesparende software

Når du driver en hjemmebaseret eller lille-kontor-baseret virksomhed, er det måske en af ​​de mere kedelige tilbagevendende opgaver at indtaste data fra indskrivning på indskrivning, fakturaer og andre økonomiske dokumenter til et bogføringsprogram. Epson ES-500WR tager en anstændig indsats ved at automatisere denne proces med sin støtte til scanning af økonomiske dokumenter, skæve de relevante data og derefter forberede dem til og eksportere dem til QuickBooks Online eller Excel-regneark. QuickBooks-integrationen er veludviklet og bør spare dig eller din organisation tid ved at automatisere meget af den økonomiske dataregistreringsproces. Med Excel-integrationen kan du på den anden side muligvis massere dataene i CSV-poster, der er kompatible med din regnskabsapplikation.

Mens en bredere integration med andre bogføringsprogrammer ville give en større værdi for organisationer, der ikke bruger QuickBooks, er processen med at forberede CSV-poster til import i Excel grundlæggende. Selvom det koster $ 100 mere end Editors 'Choice Brother ADS-2700W, er ES-500WR værdien af ​​den højere pris, hvis muligheden for at scanne og eksportere økonomiske data sparer værdifuld tid for din virksomhed.