Asana anmeldelse & vurdering

Produktivitetsentusiaster elsker Asana - og med god grund. Dette online teamsamarbejdsværktøj har specialiseret sig i workflow-styring, men det håndterer også den kløgtige opgavehåndtering med aplomb. Når det er sagt, skal Asana ikke forveksles med fuld ledig projektstyringssoftware på trods af sin nye tidslinjefunktion. Det inkluderer hverken oprindelig tidssporing eller andre avancerede værktøjer, som vi forventer at se til projektstyring i fuld skala. Men til styring af opgaver og arbejdsgange er det et fleksibelt og elegant værktøj, som du kan bøje til din vilje. Asana er en af ​​de bedste samarbejds- og produktivitetsapps til teams og et redaktørvalg.

Prisfastsættelse og planer

Hvis du vil se, hvad Asana handler om, tilbyder tjenesten et gratis kontotilværdi for hold på 15 medlemmer og færre. De eneste andre store begrænsninger er, at du ikke kan bruge Asanas tidslinjevisning, avancerede betjeningspaneler eller avancerede søgeværktøjer. Vi diskuterer alle disse funktioner mere detaljeret senere. Gratis kontobrugere får dog alle andre opgaveradministrationsfunktioner, herunder muligheden for at oprette opgaver, tildele personer til dem, tilføje forfaldsdatoer, skrive kommentarer og vedhæfte filer. Der er heller ingen grænser for antallet af opgaver eller projekter, du kan oprette. Vi anbefaler, at du bruger den gratis konto i mindst et par uger med en lille testgruppe, før du opgraderer til et betalt serviceafdeling.

Asana Premium koster $ 119, 88 per person per år eller $ 11, 99 per person, hvis du betaler månedligt. Premium-kontoen inkluderer alt i den gratis konto og fjerner grænserne for holdstørrelser, dashboards og søgeværktøjer. Premium-konti kommer med et par ekstra frynsegoder, inklusive Asana's Timeline-funktion, private teams og projekter, brugerdefinerede felter, opgaveafhængighed, administrativ kontrol og prioriteret support. Private projekter er kun tilgængelige for inviterede medlemmer, mens projekter, der ikke er private, er tilgængelige for alle på teamet.

Meget små hold på 15 personer eller færre, der ønsker Premium-funktioner, betaler en lavere pris: $ 75 pr. Person pr. År eller $ 7, 50 pr. Person pr. Måned. Studentgrupper kan også kontakte virksomheden for en gratis seks-måneders prøveversion af Asana Premium. Prisen er steget i de sidste par år, men folk, der har eksisterende og aktive Asana-aftaler, kan fortsætte med de lavere satser.

Til sammenligning koster Todoist Premium $ 29 per år til personlig brug eller $ 29 per person per år for teams. I den høje ende starter Podio ved $ 9 per person per måned eller ca. $ 86 pr. År, hvis den betales årligt. Så Asana er meget dyrere end Todoist, men er tæt på pris til Podios Basic og Plus-planer.

Asana har også kanban-brætfunktioner, så andre populære kanban-apps, såsom Trello, Wrike og Volerro, er også retfærdige spil til sammenligning. Trello opkræver $ 119, 88 per person per år, det samme som Asana. Volerro opkræver kun $ 7, 99 per person per måned. Wrike opkræver næsten det samme beløb som Asana Premium for dets professionelle servicegrad ($ 117, 60 pr. Person pr. År) og en meget højere sats for sin Business grade-service ($ 297, 60 pr. Person pr. År)

Hvad er Asana?

Asana er et workflow-styringsværktøj, som du primært bruger til at styre opgaver. Det adskiller sig fra traditionelle projektstyringsapps, nemlig på grund af dets manglende struktur. Asana er som et kortstykke, mens projektstyringssoftware er som et brætspil. Brætspil er designet til at blive spillet med en række forindstillede regler. Det er usædvanligt, at spillere forvrider sig for langt fra disse angivne instruktioner, selvom alle muligvis accepterer nogle ændringer fra tid til anden.

Med et kortstykke har du flere muligheder. For eksempel kan du spille et velkendt spil med etablerede regler, såsom trækort med fem kort, eller opfinde dit eget spil. Lad os sige, at du beslutter dig for at spille rummy. Alle ved bordet skal først aftale, hvilken version af rummy der skal spilles (lige rummy, 500 rummy, gin rummy osv.). Der er en skabelon til spillet, men de nøjagtige regler skal fastlægges af alle spillere på forhånd.

I tilfælde af Asana er der lige så mange foruddefinerede måder, du kan bruge det på, som der er brugerdefinerede måder. Et yderligere skelnen er, at Asana er bedre egnet til løbende arbejde, mens projektstyringsapps typisk er bedre til projekter med klare start- og slutdatoer samt leverbare. Opbygning og lancering af en nyhedswebsted er et projekt. At skrive dagligt indhold til et nyhedswebsted er løbende arbejde.

I mere specifikke vilkår holder Asana styr på, hvem der er ansvarlig for hvilken opgave, de oplysninger, der er relateret til hver opgave, og alle andre oplysninger, der er relateret til den opgave's fremskridt. Hvis dette stadig lyder forvirrende, skal du vide, at det er den sværeste del at indstille Asana til dine behov. Efter den indledende periode er Asanas åbne natur også et af dens bedste aspekter. Se Asanas guide til, hvordan du kommer i gang med og til sidst mestrer alle dens funktioner.

Asanas struktur

Inden Asana åbnes for alle i organisationen, skal en gruppe administratorer træffe en endelig beslutning om, hvordan Asana skal implementeres og bruges. Mens nogle samarbejdsværktøjer fremhæver enkelhed, er det virkelig ikke tilfældet med Asana. Asana er intuitiv, men når du først er gået i gang, kan dets komplette mangel på struktur gøre det vanskeligt at dykke ind uden en god mængde af tanker. Asana tilbyder nogle hjælp til struktur med projektskabeloner, som vi diskuterer senere, men udsigten til at oversætte en organisationsstruktur på en måde, der giver mening, kan være skræmmende.

Hvad angår det grundlæggende arbejdsgangshierarki, er hvert team ansvarlig for en række projekter med individuelle opgavelister. Hver opgave kan have underopgaver såvel som en ansøger, forfaldsdato, vedhæftede filer, kommentarer, tags og følgere. Du bruger disse opgaver og delopgaver til at spore arbejde. Kommentarerne og andre data hjælper dig med at forstå, hvad der sker med opgaven, så du ikke behøver at diskutere spørgsmål via e-mail eller på anden måde. Når opgaver og delopgaver er afsluttet, ender alle deres historie og alt, hvad der opstod, til selve opgaven. Således har hver arbejdshandling en meningsfuld kontekst.

Ud over dets evne til at holde styr på detaljer, er Asana også nyttig til at få et bredere perspektiv på de enkelte teammedlems ansvar. Tilpassede søgninger, som vi diskuterer mere detaljeret senere, eller endda bare kigger på en andens opgaveliste, er en effektiv måde at finde ud af, om nogen er overbooket eller underpresterer. Du kan bruge disse indsigter til at foretage effektive ændringer.

Privatliv og sikkerhed

Asana sikrer forbindelser til sit websted ved hjælp af mindst TLS 1.1-protokollen og er vært for sine data i "sikre SSAE 16-reviderede datacentre via Amazon i USA." Asana tilbyder også et bug-bounty-program til at afsløre sårbarheder med tjenesten. Asana opnåede for nylig SOC 2 Type 1-certificering. Soc 2 Audits køres af American Institute of CPAs og vedrører ifølge denne organisation "kontrollerne i en serviceorganisation, der er relevant for sikkerhed, tilgængelighed og behandling af integriteten af ​​de systemer, som serviceorganisationen bruger til at behandle brugernes data og fortroligheden og privatlivets fred for de oplysninger, der behandles af disse systemer. " Som med Slack, kan du også kontrollere Asanas status via et online dashboard.

På brugsniveau omfatter Asana samarbejde mellem alle teammedlemmer. Du kan helt sikkert holde projekter og opgaver private i Asana, men værktøjets karakter er at give alle teammedlemmer lige adgang til at se, redigere og interagere med oplysninger i appen. Når det er sagt, giver Asana dig mulighed for at markere projekter som kun Kommentar eller tildele dette tilladelsesniveau til de enkelte medlemmer.

For teams, der bruger Asana som en åben platform, er det meget vigtigt at opretholde dialog om reglerne for engagement for at sikre, at alle er enige om at bruge appen på samme måde, ikke overskrive hinandens arbejde osv. For nylig tilføjede Asana nye virksomhedssikkerhedsindstillinger, herunder muligheden for at kontrollere, hvilke apps der kan bruges på tværs af integrationen og begrænse, hvem der kan tilføje gæster.

Se og føl

Asana er tilgængelig på nettet og via App Store og Google Play Store, men det tilbyder ikke en desktop-app. Nogle samarbejdsprogrammer, såsom Slack, tilbyder desktopvarianter, men det er ikke en deal breaker.

Asanas webgrænseflade er effektiv og lydhør, med nok farve og design flair til at holde det interessant og nyttigt uden at se for rodet ud. Det har også nogle overraskelser, ligesom festlige animationer, der vises på skærmen fra tid til anden, selvom du kan deaktivere disse ekstra effekter, hvis de ikke appellerer til dig. Asana inkluderer også en række tastaturgenveje kaldet Hacks i indstillingsafsnittet, der tilføjer forskellige former for funktionalitet og personlighed. Hit f.eks. TAB + B for lidt feline sjov efter at have aktiveret det relaterede hack.

Webpanelet er opdelt i tre hovedområder: en venstre skinne; et hovedvindue, der ændres baseret på det, du vælger fra venstre; og et højre informationsfelt, der borer ned i det, du ser i hovedvinduet. Hovedvinduet indeholder også en knap til hurtigt at tilføje elementer som opgaver eller projekter, en søgningslinje og et profilikon. I dine profilindstillinger kan du tilføje grundlæggende kontooplysninger, indstille underretningsindstillinger, justere visningspræferencer og de førnævnte visuelle effekter og konfigurere integrationer med andre apps, såsom Harvest og Zapier. Asana opretholder en komplet liste over understøttede apps og integrationer.

I den seneste designopdatering navigerer du i grænsefladen via menuen til venstre skinne, som også kan skjules helt, hvis du vil fokusere på hovedsiden. Fra top til bund er dine hovedindstillinger Hjem, Mine opgaver, Indbakke og Dashboard. Disse indstillinger kan variere afhængigt af din organisations globale indstillinger. Hjem er et nyt afsnit, der viser dine foretrukne og nylige projekter, mens Mine opgaver viser alt, der er tildelt til dig, eller som du følger. Hvis du ser et nyt banner over ethvert projekt under fanen Hjem, kan du holde musen over det for at se den seneste aktivitet. Inbox er kun et foder af Asana-aktiviteter. Du kan føje specifikke projekter til afsnittet Dashboards for at holde styr på opdateringer og få et overblik over opgavens afslutning. En gul prik vises ved siden af ​​Indbakke, når du har ulæste underretninger.

Tankevækkende design får hovedvinduet i Asana til at bøje sig efter dine behov. Når du for eksempel klikker på et projekt til venstre, vises hovedvinduet en kontekstmenu under projektnavnet med tidslinje, kalender, samtaler, fremgang og filer. Du kan også sortere elementer efter modtager eller forfaldsdato under en opgavevisning, for eksempel eller vælge kun at vise enten udførte eller ufuldstændige opgaver. Opgaver glider hen over skærmen, når du klikker og trækker dem for at ændre deres rækkefølge, hvilket gør omprioritering virkelig enkel. Hvis du vil, kan du også organisere opgaver i sektioner, men bemærk at disse sektioner ikke påvirker nogen opgaveklassifikationer andre steder.

Yderligere funktioner og i brug

Asana ser ikke på funktioner. Når du opretter en opgave, kan du tildele den til et teammedlem, planlægge en forfaldsdato eller tilføje en tilbagevendende dato, uploade eller linke til tilknyttede dokumenter, skrive kommentarer, tilføje tags og endda abonnere eller afmelde dig selv og andre for at modtage underretninger hver gang ændringer forekommer på opgaven. Kommentarafsnittet er især nyttigt, da det understøtter formatering af rig tekst, redigering af kommentarer og direkte omtale via @ symbolet blandt andet.

Mærker hjælper med at gøre opgaver mere søgbare, og den avancerede søgefunktion, som vi dykker ind senere, er ganske god. Interaktive afkrydsningsfelter giver dig mulighed for at markere opgaver, når du udfylder dem - og lige så let fjerne markeringen af ​​dem, hvis du eller et andet Asana-medlem slår noget ved en fejl. Asana giver dig også muligheden for at oprette et brugerdefineret felt. Du kan tilføje et felt, der angiver en opgaves prioritet (lav, medium, høj), eller du kan bruge brugerdefinerede felter til at indikere status for en opgave (afventende, i gang, i afventning af endelig godkendelse).

Asana integrerer også en kalender, som du kan bruge til at holde styr på forfaldsdatoer. På en positiv note ser Asana ud til at tage brugerfeedback alvorligt. Efter at have modtaget overvældende negativ feedback om ændringer i kalenderen, vendte Asana opdateringen tilbage og arbejder på at sikre, at ældre funktioner opretholdes ud over ydeevne forbedringer.

Asana tilbyder ikke chatfunktioner, hvilket er skuffende, skønt det integreres med Slack og Microsoft Teams. Asana giver et rum, der kaldes Samtale, et opslagstavle, som teammedlemmer kan diskutere problemer med hinanden, der ikke er direkte relateret til en bestemt opgave. For eksempel kunne medlemmer diskutere omfanget af fremtidige projekter, kreative ideer eller procedure. Stadig er dette ikke effektivt til direkte beskeder eller afslappede samtaler.

Asana er heller ikke det mest dygtige værktøj til grafikintensive projekter, men det er forbedret gennem årene. Kanban-synet, som vi diskuterer senere, er en sådan forbedring. Du kan uploade billeder til opgaver, men du kan ikke markere dem i selve appen. Du kan imidlertid forhåndsvise vedhæftede billeder, dog forme appen.

Skabeloner og visninger

Hvis du ikke er sikker på, hvordan du opretter et projekt, leverer Asana en række skabeloner, du kan bruge. Klik på Plus-knappen> Projekt for at komme i gang. Skabeloner er den midterste fane. Eksempler på forudindstillede skabeloner inkluderer Møde-dagsorden, produktkøreplan og medarbejder-onboarding. Selvfølgelig kan du oprette din egen skabelon, og de hænger heller ikke fast ved disse strukturer. Tænk på dem som et udgangspunkt.

En anden nyttig funktion er Asanas evne til at skabe afhængighed mellem opgaver. Lad os sige, at vi har opgave A, opgave B og opgave C logget på Asana. Hvis opgave C ikke kan udføres, indtil opgaver A og B derefter er færdige, kan vi tilføje afhængigheder mellem disse tre.

Naturligvis kan du måske forvente, at Asana har en slags Gantt-kortfunktionalitet. Gå ind i den relativt nyeste tidslinjevisning. Her kan brugerne se hver enkelt af deres opgaver, der er lagt i et Gantt-format. Afhængigheder er repræsenteret af linjer mellem opgaver, og du kan foretage ændringer efter ønske. Gantt-diagrammer er især nyttige til at se, hvordan en forsinkelse i en opgave eller et udvidet fravær af et teammedlem kan påvirke måldatoer nede på linjen. Asana rullede også ud muligheden for at organisere opgaver i visningen i sektioner. Teamwork Projects tilbyder et Gantt-diagram, men det er ikke så godt designet.

Kanban-bestyrelser i Asana

Asana inkluderer nu en bestyrelsesvisning, der er designet til at give holdene en måde at styre arbejde ved hjælp af kanban. Kanban-apps er specialiserede i at hjælpe dig med at visualisere alt det arbejde, der skal udføres, og alt det igangværende arbejde, med vægt på at sikre, at hold ikke bliver overbelastede med så mange opgaver, at de mister fokus og bliver mindre produktive. Kanban gør dette ved at begrænse antallet af opgaver, der kan tildeles en person eller afdeling på et givet tidspunkt.

Trello er en anden produktivitetsapp, der bruger kanban-stilen. En metode er at opsætte flere kolonner, der korrelerer med en færdiggørelsestilstand. Det kan være fornuftigt at have kolonner til DEV, QA og Production for eksempel. For at flytte en opgave fra et trin til et andet skal du blot trække den over til den næste.

Bemærk, at brug af denne Board View kræver, at du opretter projekter specifikt i denne stil. Med andre ord kan du ikke blot skifte fra standardopgavevisningen til denne stil på tidspunktet for denne gennemgang. For at ændre din visning skal du under projektoprettelsesfasen bare se under layoutafsnittet og vælge Board-indstillingen.

Som tidligere nævnt kan bestyrelsesvisninger være mere nyttige for teams, der arbejder med visuelt materiale, da du kan indstille omslagsbilleder til hver opgave i en kolonne. Ligesom med Asanas andre visninger, kan du oprette brugerdefinerede felter i bestyrelsesvisningen og markere kommentarer direkte til personer med @ -symbolet, et nyttigt, men mindre almindeligt træk blandt dedikerede kanban-apps. Asana har dog ikke alle ønskelige kanban-funktioner. Det mangler svømmebaner og grænser for arbejde i gang. KanbanFlow har alle disse funktioner.

Avanceret søgning og rapporter

Asana inkluderer fremragende avanceret søgefunktionalitet. På det øverste niveau kan du specificere, om du leder efter en opgave eller en samtale, når du spørger efter en periode. Andre standardfelter inkluderer: Tildelt til, I projekter; og efterfulgt af. Yderligere kan du specificere, om en opgave har en vedhæftet fil, hvis den er afsluttet, samt dens forfaldsdato. Hvis du vil bore yderligere ned, kan du tilføje filtre til brugerdefinerede felter, Mennesker, tags, afhængigheder og endda undertegn. Hvis du ikke kan finde det, du leder efter med disse værktøjer, eksisterede det sandsynligvis ikke i første omgang.

Asana gør det nemt at gemme en af ​​disse komplekse søgninger som interaktive rapporter, der lever i menuen til venstre for hurtig adgang. Disse rapporter opdateres, når nye elementer matcher vilkårene, og du kan redigere søgningens vilkår på ethvert tidspunkt. Vi værdsætter denne funktion, da den kan være uvurderlig for ledere, der søger at finde ud af, hvem der er produktive. Selv for enkeltpersoner er det en god måde at spore individuelle fremskridt over tid.

Asanas mobile apps

Asana tilbyder gratis mobilapps til Android og til iOS. Til test installerede vi Asana på en Google Pixel, der kører Android 9.0. Vi havde ingen problemer med at downloade appen og synge til en konto.

Appen er opsat lidt anderledes end på nettet, men grænsefladen bevarer sit rene look. For eksempel er de fleste af navigationslinkene og strukturerne i højre side af skærmen i stedet for til venstre. Når du logger ind, bringer Asana dig direkte til din opgaveliste, som sandsynligvis er, hvor du vil tilbringe det meste af din tid. Selvom al kernefunktionalitet, inklusive evnen til at oprette, spore og udføre opgaver, findes i appen, har Asana en tendens til at arbejde bedst på en stor skærm, hvor du kan se en masse information på en gang, så den lille skærmstørrelse er ikke ' t ideel.

Når det er sagt, er det bestemt muligt at være produktiv fra din telefon, og vi værdsætter, at du kan få adgang til Asana overalt, hvor du har en internetforbindelse. Især har apps også en hel del offline-muligheder. Når du arbejder offline i mobilapps, ser du grå skyer, der indikerer, at indholdet ikke er synkroniseret endnu, så ingen af ​​dine samarbejdspartnere vil være i stand til at se det, indtil din enhed igen tilslutter og synkroniserer.

En kort kort

Asanas tankevækkende design, flydende interaktive elementer og generøs medlemstildeling i sin gratis version gør det til en kraftfuld opgavestyrings-app til personlige projekter og teamwork. Dens fleksibilitet, omfattende funktionssæt og forskellige arbejdsgangsvisninger er også prisværdige. Af alle disse grunde tjener Asana et redaktørvalg for samarbejdsapps. Selvom det ikke er billigt, og dets manglende struktur oprindeligt kan forårsage en vis angst, lover vi, at det er et værktøj, der er værd at bruge.