Epson arbejdsstyrke es-300wr trådløs dokumentscanner - revision og vurdering af regnskabsudgave

Den meget bærbare Epson WorkForce ES-300WR trådløs dokumentscanner - Accounting Edition ($ 399.99) er en forbedret version af Editors 'Choice WorkForce ES-300W, som vi gennemgik sidste år. Denne seneste iteration af Epsons flagskibs bærbare dokumentscannerlister for kun $ 100 mere, men dens forretningscentriske software såvel som en eftersynet og omdøbt dokumentfangstgrænseflade gør det mere nøjagtigt og bogføringsvenligt og øger dermed dens samlede værdi. Hvis det indsamler økonomiske data på vejen og eksporterer dem til brug i din regnskabsapplikation - eliminerer behovet for at indtaste dem manuelt - lyder attraktivt, skal du overveje ES-300WR.

En velovervejet rejsekammerat

Bemærk, at hvis du foretrækker en mindre mobil skrivebordsdokumentscanner, tilbyder Epson også en regnskabsudgave af WorkForce ES-500WR trådløs dokumentscanner, som er lidt hurtigere, større og tungere. Når den bærbare model er lukket op og klar til vejen, måler den 2, 6 x 11, 3 x 3, 5 tommer (HWD) og vejer 2, 9 pund. Meget af dens højde og vægt kommer fra et indbygget genopladeligt batteri. Nogle andre bærbare scannere med genopladelige batterier inkluderer de lidt mindre og lettere Editors 'Choice Canon imageFormula P-215II Scan-Tini og den meget mindre og lettere tilsyneladende Doxie Q. Den førstnævnte, ligesom ES-300WR og dens ES-300W tvilling, leveres med en 20-arks automatisk dokumentføder (ADF), der scanner begge sider af tosidede sider samtidigt, i en enkelt passage. Doxie Q's ADF har på den anden side kun otte sider; og for at scanne begge sider af tosidede sider skal du scanne den ene side af originalerne og derefter vende dem manuelt for at scanne de andre sider.

Mens lettere maskiner som Xerox Duplex Travel Scanner, Visioneer Patriot P15 og Epsons egen DS-320 Portable Duplex Document Scanner og WorkForce ES-200 er mindre, lettere og lettere at bære, har de ikke batterier, hvilket betyder, at du er bundet til en stikkontakt.

Hvor hurtigt batteriet oplades afhænger af strømkilden, og som mange andre nylige bærbare modeller vil ES-300WR køre og oplade fra AC eller USB strømkilder på samme tid. Epson fortalte mig, at når scanneren er i brug, oplades batteriet fra vekselstrømsudtag på kun et par timer; USB 3.0 tager cirka fire timer, og USB 2.0 har brug for omkring 20 timer. Scanneren oplades hurtigere, selvfølgelig, når den er slukket. Epson hævder ikke en specifik batterilevetid pr. Side, men jeg scannede hundredevis af sider på en enkelt opladning under min test.

ES-300WRs driftscyklus er 500 scanninger pr. Dag, hvilket er det samme som DS-320, ES-200 og Canon P-215II, mens Patriot P15 og Doxie Q-volumenvurderingen er dobbelt så meget.

Dækslet åbnes for at eksponere den 20-arks ADF og kontrolpanelet, som er delt mellem øverste højre hjørne af scannerens ansigt og den forreste højre kant af chassiset. Selve kontrolelementerne består af fire knapper - Power, Stop (Cancel), Start, Wi-Fi Connect (Wi-Fi Protected Setup eller WPS) - og fem status-LED'er: Fejl, Automatisk fodringstilstand, Klar, Wi-Fi On / Off og batteri. Bemærk også på billedet nedenfor, at der er placeret nær venstre side af ansigtet, næsten kattet hjørne fra kontrolelementerne, en tilstand-vælger-skift til at skifte mellem standarddokumenter og tykke plastikkort (f.eks. ID-kort og kreditkort)). I højre forkant er der et skifte til valg af Wi-Fi- eller USB-forbindelse.

Du kan tilslutte ES-300WR trådløst til dit netværk via Wi-Fi og kabelforbundet til en enkelt pc via USB, enten 2.0 eller 3.0. Du kan scanne til både Apple iOS og Android-enheder med Epson DocumentScan-appen.

ScanSmart Accounting Edition

Siden ES-300W's debut i begyndelsen af ​​2017 har Epson foretaget betydelige ændringer i den softwarekollektion, den inkluderer med sine scannere. Den mest markante ændring er virksomhedens nye ScanSmart, et administrationsværktøj, der integrerer scanneren, understøttende software og andre applikationer, der hjælper dem alle sammen arbejde mere glat. De nye regnskabsvenlige funktioner er softwarespecifikke; de er en del af en udvidet version af værktøjet, der kaldes ScanSmart Accounting Edition.

ScanSmart giver dig mulighed for at konfigurere og udføre scanningsopgaver samt oprette arbejdsgangsprofiler (Scan til fil, Scan til e-mail osv.) Eller forudindstillinger, som Epson kalder handlinger, der definerer alle aspekter af et scanningsjob. ScanSmart Accounting Edition gør det lettere at få dine data indsamlet fra scannede økonomiske dokumenter til din bogføringsapplikation, mere specifikt QuickBooks Online og Excel.

I det væsentlige består Accounting Edition-opgraderingen af ​​en ScanSmart-udvidelse kaldet Kvitteringsmanager, der automatisk identificerer og udtrækker relative økonomiske data fra kvitteringer, fakturaer og andre økonomiske hardcopies og hjælper dig med at massere dem til data, der er kompatible med QuickBooks Online eller Excel. Dette kan potentielt eliminere trættende og tidskrævende manuel indtastning. Excel-eksporten er CSV, et format accepteret af de fleste bogføringsprogrammer. Ifølge Epson lærer ScanSmart, når du bruger softwarens automatiske filnavne- og kvitteringsgenkendelsesværktøj, hvordan man identificerer tilbagevendende data, såsom leverandørnavne og logoer, tilbagevendende udgifter osv., Hvorved lagring, hentning og finde- kritiske data-og-dokumenter processer.

Ud over ScanSmart Accounting Edition inkluderer softwarepakken Nuance Power PDF, et PDF-oprettelses- og redigeringsprogram alternativ til Adobe Acrobat; Nuance PDF Converter til Mac; og NewSoft Presto! BizCard, et visitkortværktøj til scanning og arkivering.

En hurtig bærbar dokumentscanner

Epson vurderer ES-300WR til 25 sider pr. Minut (ppm) i simplex (ensidig) -tilstand og 50 billeder pr. Minut (eller ipm, hvor hvert billede er den ene side af en tosidet side) i duplex-tilstand. Jeg kørte mine tests over USB 3.0 på 300 dpi fra PCMag's standard Intel Core i5 testbed PC, der kører Windows 10 Professional. ES-300WRs scoringer er tæt nok på de andre Epson-modeller, der er diskuteret her (ES-200W, ES-300W og DS-320), til at det er sikkert at sige, at selve scanneren og dens BIOS ikke har gennemgået nogen betydelig præstationsrelateret finjustering, og at ScanSmart ikke behandler data, der kan betragtes hurtigere, end de nyligt udskiftede Epson Scan 2 / Image Capture Pro-værktøjer, jeg brugte, da jeg testede sidste års ES-300W.

Se, hvordan vi tester scannere

Efter at have nedsat lagtiden (perioden mellem, hvor den sidste side scannes, og softwaren gemmer scanningsjobbet til et brugbart billede eller en søgbar PDF-fil), scannede ES-300WR mit 25-sidige ensidige dokument med hastigheden på 28, 3 ppm og det 25-siders tosidede (50-billeders) dokument ved 54, 5ipm. For begge dokumenter er det 1 ppm hurtigere end ES-300W. ES-320 og ES-200W scoringer svarede stort set til ES-300WR. Visioneer P15 og Canon P-215II har begge lavere hastighedsklassificering med 10 ppm og 20ipm end Epson-bærbare computere. P15 scorede 17, 1 ppm og 34ipm og Canon P-215II klarede 15, 9 ppm og 30, 9ipm.

I den næste test justerede jeg ES-300WR, da den scannede de samme to dokumenter, og da ScanSmart behandlede og gemte dem til PDF-billede. Som forventet af min erfaring med de tidligere Epson-modeller var PDF-scannetiderne næsten identiske med scoringerne i den forrige test.

Dernæst timede jeg ES-300WR, som den ved hjælp af ScanSmart scannede og konverterede det 25-siders, 50-billedsdokument til den mere alsidige søgbare PDF. Det afsluttede opgaven på 55 sekunder med kun en forsinkelse på 0, 5 sekunder mellem scanning til søgbar PDF og scanning til hukommelse uden konvertering eller formatering.

De andre Epson-modeller udførte naturligvis lignende, og P15 lykkedes den samme opgave på ca. 40 sekunder langsommere, men P-215II slog ES-300WR med cirka 5 sekunder.

Nøjagtighed og eksport

Jeg vil hellere være, at min scanner er langsom end unøjagtig. Med henblik herpå konverterede ES-300WR både mine Arial- og Times New Roman-skriftsider uden fejl ned til 6 point, hvilket gjorde det til den mest nøjagtige af alle de her nævnte scannere. hvilket er lidt mere nøjagtigt end DS-320. De andre to Epson-bærbare enheder, ES-200W og ES-300W, var stadig lidt mindre nøjagtige. Jeg kiggede også tilbage på alle de bærbare dokumentscannere, som PCMag har gennemgået i de sidste to år, og opdagede, at ES-300WR med ScanSmart har opnået den bedste nøjagtighedsscore for en bærbar dokumentscanner indtil videre.

Jeg kiggede også på bogføringsfunktionerne i ScanSmart Accounting Edition-softwaren. At hente dine økonomiske data fra papirkopi til din regnskabsapplikation er en todelt proces, der scanner og eksporterer. Du scanner dine kvitteringer, fakturaer og så videre ind i ScanSmart, som du ville gøre for et hvilket som helst andet dokument, og når du er færdig bruger du en ScanSmart-handling til at sende dataene til kvitteringshåndtereren for at gennemgå og godt styre dem.

Klik på Eksport og Gem giver dig mulighederne for enten at eksportere til QuickBooks eller Gem som CSV. Hvis du vælger førstnævnte, skal du sørge for, at QuickBooks er åben, så ScanSmart kan finde det. ScanSmart åbner derefter et QuickBooks-vindue, der først inviterer dig til at logge ind på QuickBooks, og derefter leder dig gennem processen med at matche felter og eksportere dataene. Selvom jeg ikke har gjort dette med ScanSmart og QuickBooks, eksporterede jeg tilbage i den dag, hvor jeg gjorde mit eget regnskab, data ind og ud af QuickBooks ofte. Jeg formoder, at denne proces er den samme. De første par gange involverede matching af QuickBooks-datafeltetiketter (sig "Udgifter / bil / vedligeholdelse") til tilsvarende etiketter i de indkommende data. (Det er her, jeg formoder, at ScanSmart gør det meste af sin læring.)

Når du eksporterer til en CSV-fil, skal du blot vælge denne indstilling, navngive filen, og softwaren tager den derfra. Hvordan du bruger dataene efter det, er op til dig. I de fleste scenarier, som f.eks. At sige, at få dataene ind i FreshBooks, bliver du sandsynligvis nødt til at massere dem lidt, i det mindste ved at matche og mærke hver CSV-post til tilsvarende poster i regnskabssoftwaren. Hvis du har erfaring med Excel, er alt dette Intro til regneark 101, og der er omfattende information tilgængelig online (og sandsynligvis dokumentationen til dit bogføringsprogram) om forberedelse af CSV-filer til import. Alligevel vil jeg gerne se ScanSmart Accounting Edition understøtte flere yderligere regnskabspakker, da ikke alle bruger QuickBooks.

God til forretning

Forskellen mellem Editors 'Choice ES-300W og denne nyere ES-300WR-model er alt sammen i softwaren. Så når det kommer til at beslutte, om det er værd at $ 100-præmien, skal du tænke over din virksomhed. Hvis denne nye regnskabsmæssige iteration af vores nuværende foretrukne bærbare dokumentscanner sparer dig eller nogen anden i din organisation fra timer med manuelt at indtaste økonomiske data (som udover at være kedelige øger potentialet for inputfejl) hver måned, er det selvfølgelig det. Men hvis du ikke ser din virksomhed drage fordel af denne tilberedte software, er ES-300W vejen at gå.