Indholdsfortegnelse:
- Installer optioner og priser
- Kom godt i gang med Dokmee
- Dokumenthåndteringsværktøjer
- En levedygtig lokal mulighed for SMB'er
Video: Soluciones de Gestión Documental hacia la Transformación Digital (Oktober 2024)
Dokmee fra Office Gemini har bestemt ikke brandkenkendelsen af Microsoft SharePoint Online eller Adobe Document Cloud Standard. At bedømme et produkt udelukkende efter dets mærkenavn er sjældent en ideel ting at gøre. Dokmee (der begynder med $ 29 pr. Bruger pr. Måned) ser ud til at tilbyde nøglefunktioner til dokumenthåndtering uden at blive så kompleks, at brugerne ikke kan drage fordel af værktøjet. Selvom det er fyldt med attraktive funktioner, slår det ikke vores to vindere af Editors 'Choice-valg, Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online, i kategorien dokumenthåndtering.
Installer optioner og priser
Flere muligheder er tilgængelige med hensyn til hvor Dokmee kan installeres og bruges, skønt der skal tages betydelig hensyn til, hvordan dette påvirker funktionens tilgængelighed og prisfastsættelse. Opløsningen, Dokmee Desktop, er beregnet til en enkelt bruger og giver grundlæggende funktionalitet såsom filindeksering, nottagning, metadatasporing gennem nøglefelter og nogle scanningsfunktioner. Dokmee Desktop kan købes for en lejlighed på $ 249 fra virksomheden.
Dokmee Cloud tilbyder virksomheder, der ønsker at minimere installationsprocessen
Dokmeees lokale indstillinger, Dokmee Professional og Enterprise, er mere traditionelle serverbaserede applikationer, der lader flere brugere administrere og spore dokumenter. Den største fordel ved at vælge en af de lokale Dokmee-løsninger er, at du får muligheden for at bruge flere arkivskabe. Denne mulighed giver et ekstra administrationslag til ting som sikkerhed, opbevaring og søgefunktioner. Denne ekstra fleksibilitet kommer med de ekstra omkostninger ved at skulle udføre installations- og serveradministrationsopgaver, herunder forudsætninger såsom Microsoft SQL Server og Internet Information Services. Dokmee Professional-udgaven tilbyder en lignende funktion, der er indstillet til Dokmee Cloud, tilføjer SDK-adgang til software og muligheden for at importere og eksportere dokumenter med metadata (i XML-format) men mister versionskontrol, når du redigerer dokumenter.
Dokmee Enterprise tilføjer muligheden for at styre sikkerhed på fil- og mappeniveau ud over filskabe, automatisk sikkerhedskopiering, integration med Microsoft Active Directory (AD) og automatisk optisk karaktergenkendelse (OCR) til scannede dokumenter.
Dokmee Professional og Enterprise tilbyder også muligheder såsom en skrivebeskyttet portal og automatisk filimport ved hjælp af Dokmee Sync, skønt disse funktioner er yderligere moduler, der skal købes separat. Selv funktioner, vi betragter som kernen
Priser for Dokmee Professional kører i nærheden af $ 1.500 pr. Server, mens Dokmee Enterprise vil sætte dig tilbage tættere på $ 4500. I begge tilfælde skal du også købe brugerlicenser, der koster $ 800 pr. Samtidig bruger og falde, når din brugerbase stiger. Det er vigtigt at bemærke, at dette er engangsomkostninger, hvilket betyder, at du ikke behøver at betale et månedligt eller årligt gebyr for brug. Vedligeholdelse og support (dvs. telefon, e-mail og adgang til softwareopdateringer) efter det første år vil koste dig yderligere 20 procent af dit oprindelige licenskøb på årsbasis. Dokmee tilbyder også en privat cloud-løsning, der starter ved $ 250 pr. Måned, som placerer Dokmee Professional eller Enterprise i et skybaseret serverforekomst, der er dedikeret til din virksomheds brug, samtidig med at man benytter Dokmee til styring af applikationen og serveren.
Kom godt i gang med Dokmee
Installation af Dokmee Enterprise involverer etablering af forudsætninger som installation af Microsoft SQL Server (gratis Express Edition er tilstrækkelig) og rollen Internet Information Services. Disse forudsætninger er tydeligt detaljerede i Dokmee-installationsvejledningen. Når forudsætningerne er opfyldt og Dokmee-installationsprogrammet er kørt, kan Dokmee-serverappen initialiseres.
Dokmee-serverappen giver dig mulighed for at indtaste dine licensoplysninger, konfigurere appindstillinger såsom SQL Server- eller AD-legitimationsoplysninger og administrere filens opbevaringsplacering. Dokmee-opgaver, såsom oprettelse af filskabe, redigering af indeksfelter og styring af sikkerhed, udføres også inden for Dokmee-serverappen.
Dokumenthåndteringsværktøjer
Et dokumentstyringsværktøj, der ikke går ud over en grundlæggende fil- og mappestruktur, er ikke værd at bruge din tid på, og Dokmee tilbyder nogle få funktioner, der vil gøre dit liv lettere. Dokmee kan konfigureres til at se eksisterende mapper til nye dokumenter, som derefter automatisk kan importeres til et Dokmee-filskab til styring. For at denne automatiske upload kan fungere, skal der oprettes en 1 til 1-forbindelse mellem en filmappe og Dokmee-mappe, og en tidsplan skal konfigureres. Desværre handler det om omfanget af funktionaliteten, da du ikke har kontrol over, hvilke filtyper der suges ind gennem funktionen, skønt du har mulighed for at aktivere OCR for importerede filer.
Filopbevaring er en kritisk funktion for virksomheder, der beskæftiger sig med lovgivningsmæssig eller juridisk overholdelse, såsom Sarbanes-Oxley Act, og Dokmee understøtter denne kapacitet gennem en, hvis dens tilføjelsesmoduler. Filopbevaring kan konfigureres pr. Filkabinet, og du har muligheden for at definere opbevaringsperioden samt fra hvilket indeksfelt opbevaringsperioden beregnes. Bortskaffelsesindstillinger kan også konfigureres, hvilket betyder, at du kan vælge, hvordan udløbne filer skal håndteres, om de flyttes eller eksporteres, og om de sendes til en udløbet filkø eller endda permanent slettes. Meddelelsesindstillinger er også konfigurerbare, hvilket gør det muligt for administratorer at modtage avanceret meddelelse om, at visse filer vil udløbe.
Arbejdsgange er et kritisk værktøj til dokumentstyringssystemer, idet de kan hjælpe med at håndhæve og strømline de processer, der får din virksomhed til at køre. At have et system, der kan træffe beslutninger baseret på dokumentmetadata snarere end at kræve, at en bruger udfører disse handlinger, vil gøre din virksomhed mere effektiv, minimere menneskelig fejl og lade dig udføre disse processer, når brugerne ikke er tilgængelige. Som en selvfølge vil der være en del samling, der kræves for at opbygge en arbejdsgang, der imødekommer dine virksomheds behov (med store, tretrinsprocesser, der kræver mere kompleks konfiguration). Enkle arbejdsgange involverer et par if / derefter-udsagn efterfulgt af en handling, der skal udføres, såsom at flytte dokumentet et andet sted, sende en e-mail, udføre en opdatering til et indeksfelt eller stoppe arbejdsgangen i dokumentet.
En levedygtig lokal mulighed for SMB'er
Det er vanskeligt at anbefale Dokmee over Microsoft SharePoint Online eller Ascensio System OnlyOffice, da det ikke kan sammenligne hverken pris eller funktioner. Hvor Dokmee sandsynligvis kan imødekomme dine behov, er i en lokal situation for en SMB, der tøver med at gå med en skybaseret løsning. Dokmee Professional og Enterprise kræver nogle hands-on fra en administrator til den første installation og konfiguration, men som platform er Dokmee enkel nok til at slutbrugere kan styre de daglige opgaver.
