Indholdsfortegnelse:
Med medarbejder- og placeringsoplysninger i systemet kan du begynde at oprette skemaer. Stedfortræder tilbyder en række genveje, der gør, hvad der er en temmelig skræmmende proces, lidt mindre smertefuldt, herunder uploade tidsplaner fra Microsoft Excel eller, når du først har oprettet skift, ved hjælp af Plan> Kopier skift til at kopiere eller importere skift fra en tidligere periode. Den standardvise visning viser et rutenet med kalenderstil med ugedage og positioner, der skal udfyldes hver dag, med en liste over alle medarbejdere, der er autoriseret til at arbejde på det sted, der løber ned til venstre kolonne til venstre. Hvis du klikker på "plus" -tegnet i en hvilken som helst celle, åbnes et pop op-vindue for at tilføje et nyt skift med kasser til søgning efter en medarbejder, indstilling af start-, slut- og pausetider; udpege en manager og tilføje noter. For nylig tilføjede stedfortræder en månedlig kalendervisning, en funktion, der er standard for konkurrenter som When I Work og ZoomShift, plus yderligere måder at sortere medarbejdere i planlægningsnettet.
Du kan også oprette nye skift ved at trække og droppe en medarbejder fra medarbejderlisten i en tom skiftecelle. Hvis du prøver at planlægge en person, der ikke er tilgængelig, allerede arbejder eller ikke har tilladelse til en bestemt stilling, vises en advarsel på deres medarbejderprofil og i skemaet. Nogle virksomheder ønsker, at medarbejderne skal vælge deres egne skift. Hvis du vil oprette et åbent skift, skal du bruge Tilføj et nyt skift> Skifthandlinger> Send tilbud for at give besked til nogle af eller alle de ansatte, der er kvalificerede til at arbejde i den position, som et åbent skift venter på at blive gjort krav på. Når en tidsplan er indstillet, skal du bruge den gule Udgiv-knap i øverste højre hjørne af skærmen til at færdiggøre og distribuere den til det relevante personale via e-mail, tekstbesked, push-meddelelse eller udskrift.
Softwarens tidsplanvisning kan indstilles til at vise målinger øverst, så planlæggerne kan se, hvordan forskellige muligheder for at udfylde dags- eller uges skift vil påvirke arbejdsomkostningerne og måle dem mod forventet salg i tidsperioden. Dette gør det nemt at bestemme den mest rentable personalemulighed (f.eks. "Hvis jeg sætter Pete, Laura og Sam på kl. 18.00 til midnat, vil mine lønomkostninger være 50 procent af salget. Men hvis jeg lægger Jonah, Laura og Sam på i løbet af samme tid, lønomkostningerne vil være 40 procent af salget, så jeg er bedre til at gå med Plan B. ").
Et unikt træk ved stedfortræderens tidsplanfunktion er en "stressprofil", som en leder kan bruge til at indstille, hvor mange timer en medarbejder kan arbejde pr. Skift, dag eller uge eller til at regulere timer mellem skift. Den slags funktioner kan hjælpe restauranter, detailhandlere eller andre små virksomheder med en masse skiftmedarbejdere til at begrænse, hvor meget de betaler på overarbejde, eller sørge for, at arbejderne ikke er planlagt at lukke en nat og åbne den næste (en praksis kaldet " åbning ", som mange ansatte hader).
Medarbejderes selvbetjening
På medarbejdernes side er det nemt at tjekke ind for arbejde. Arbejdstagere indtaster en PIN-kode for at logge på deres personlige konto, og klik derefter på en grøn, rød og gul knap, der er synlig i øverste højre hjørne af startskærmen for at slå ind eller ud af et skift eller pause. Uanset om de klokker ind fra deres egen telefon eller fra en delt enhed, såsom en iPad, kan softwaren indstilles til at signalere enhedens kamera til at tage og gemme deres billede. Dette er en praktisk funktion til at afskrække medarbejdere fra at slå i en sen kollega eller arbejde uautoriseret skift.
Medarbejdere kan bruge deres konti til at kontrollere tidsplaner, anmode om skift eller fritid, se opgaver, som ledere har tildelt dem eller læse beskeder på nyhedsfeeden. Ud over at gøre krav på åbne skift, kan de også bytte skift med andre ansatte (i afventning af lederens godkendelse). Hvis en medarbejder logger på fra en mobilenhed, kører vicepræsidentens vigtigste navigationslinie ned til venstre på skærmen og inkluderer pænt mærkede ikoner til større opgaver som Kalender, Nyhedsfeed og Opgaver. Planlægning er repræsenteret af et stort blåt "pluss" -skilt om, at arbejdstagere kan klikke for at anmode om et skift eller en skiftændring. Log ind via webversionen af softwaren, og den samme hovednavigeringslinje og ikoner kører på toppen af siden.
At hjælpe medarbejdere med at få adgang fra hvor som helst er vicens mobil-parathed. Tjenesten er bygget til at blive brugt på Android eller iOS mobile enheder, inklusive Apple Watch. Virksomhedens embedsmænd siger, at 80 procent af deres kunders medarbejdere får adgang til det via smartphones eller tablets. Det er også tilgængeligt som en webbaseret app. Mobilappen giver dig mulighed for at oprette og opdatere medarbejderplaner, dele tidsplaner via e-mail, SMS eller push-meddelelser; tilbyde eller udskifte åbne skift eller lad medarbejdere bytte skift ud fra deres tilgængelighed; kommunikere, overvåge og tildele opgaver til individuelle medarbejdere eller til en virksomheds hele medarbejderbase; og oprette og godkende timesedler i realtid. Du kan også øjeblikkeligt eksportere afsluttede timesedler til din virksomheds eksisterende lønningssoftware ifølge virksomheden.
En meget flot kapacitet, der tilbydes, er muligheden for at tilpasse din virksomheds stedfortrædende dashboard. Kunder, der vælger dette, kan uploade deres organisations logo og vælge et farvetema, der er i overensstemmelse med deres egen branding-sikkerhed for at give medarbejderne en ensartet oplevelse på tværs af interne værktøjer. Du kan endda tilpasse dit virksomheds navn til din stedfortrædende URL.
Stedfortrædende har dog en mærkbar ulempe. IPad-indtjekningskiosken er tilgængelig på spansk og syv andre sprog, hvilket er nyttigt for virksomheder med store populationer af ikke-engelsksprogede højttalere. Ulempen er dog webstedet, og mobilapps er ikke tilgængelige på alle disse sprog.
HR-ledelse "Lite"
Planlægning er stedfortræderes stærke dragt, men tjenesten inkluderer afskårne versioner af anden kerneteknologi, der er velegnet til virksomheder med 50 til flere tusinde ansatte. Nogle af disse teknologier inkluderer onboarding, timesedler og et nyhedsfeed, der kan erstatte e-mail-kommunikation. Kunder kan bruge softwarens åbne API til at integrere med næsten 300 leverandører, der leverer tid og fremmøde, lønningsliste og andre HR-tjenester i og uden for De Forenede Stater (forudsat at du er villig til at investere i en vis tilpasset udvikling).
Stedfortræder leverer en performance management (PM) kapacitet af slags, men sandsynligvis ikke på den måde, som de fleste mennesker forventer. I stedet for en standard PM-funktion har stedfortræder en journal-funktion. For at se denne funktion skal du gå til Mennesker> Navn på medarbejderen> Skriv tidsskrift. Vejledere eller ledere kan bruge det til offentligt eller privat at anerkende medarbejdere eller teams til deres resultater eller til at føre en skriftlig oversigt over problemer. Når det er tid til at foretage anmeldelser eller tage backup af disciplinærhandling, kan ledere bruge funktionen Rapporter> Journalbrug til at læse positive og negative kommentarer, som enhver medarbejder har samlet. Rapporter-modulet producerer automatisk rapporter, som ledere kan se på medarbejderstatistikker og placeringer, tidsplaner kontra salg og tidsplaner. Selvom denne fremgangsmåde muligvis kaster folk, der er vant til traditionel premierminister for en løkke, kan det faktisk være en effektiv metode, ikke kun til årlig eller halvårlig evaluering af medarbejderne, men også til den daglige arbejdsstyring.
Stedfortræders laveste pris er $ 2 pr. Bruger pr. Måned for skiftplanlægning eller $ 3 pr. Bruger pr. Måned for planlægning og timesedler. Cateringvirksomheder, kongrescentre og andre virksomheder, der bruger et stort antal midlertidige deltidsansatte, kan betale $ 1, 50 per bruger per uge. Stedfortræder tilbyder også en virksomhedsniveauversion af softwaren til virksomheder med 100 eller flere arbejdstagere, der begynder med $ 8 pr. Bruger pr. Måned. Uanset hvad de betaler, får kunderne support 24/7, masser af hjælpeforespørgsler, how-to-videoer om alle større funktioner og et brugerhjælpeforum.
For at øge sin ledelsesfunktionalitet tilføjede vicepligt til en integration med ADP, en anden velkendt leverandør af HR- og lønningssoftwareløsninger. Integrationen lader gensidige kunder synkronisere mellem de to tjenester, så data ikke duplikeres. Funktionen inkluderer også realtidslønnen integration mellem de to tjenester.
Hvis du har brug for skiftplanlægningssoftware, der kan fungere som en HR-managementplatform, er stedfortræder et godt valg. Du får en service, der fungerer godt på mobile enheder, giver ledere nyttige analyser og genveje til opbygning af tidsplaner og giver medarbejderne den fleksibilitet, mange af dem ønsker at arrangere deres egne tidsplaner. Det er en win-win, uanset hvordan du ser på det.
