Bliv organiseret: hvordan du skræddersyr din e-mail til modtagerens personlighed

Kom til punktet, og hold det kort. Det er sådan, jeg vil have folk til at skrive, når de e-mailer mig. Desværre er det ikke det råd Crystal vil give. Crystal er en service, der rådgiver dig om, hvordan du skriver e-mail, der passer til din modtagers personlighed. Tjenesten tilbød oprindeligt dårlige råd om at skrive til mig, og nogle af dens antagelser er tvivlsomme, men den kan stadig tilbyde reel hjælp for dem, der kæmper med at skrive e-mail.

Crystal søger på Internettet, inklusive Twitter, LinkedIn og Facebook, og analyserer det sprog, folk bruger til at oprette personlighedsprofiler. Når du har brug for at e-maile nogen og ønsker rådgivning om den kommunikationsstil, de vil være mest modtagelige for, kan Crystal give dig specifikke råd, der sigter mod at hjælpe dig med at skræddersy det, du skriver, så det passer til modtagerens personlighed.

Der er nogle åbenlyse potentielle problemer her. For eksempel fremhæver nogle mennesker en meget anden online personlighed end deres sande personlighed. Og alt i alt er produktet lidt modbydeligt i sin smarminess. Nogle kan synes at det er manipulerende at ændre deres naturlige måde at skrive for bedre at tvinge nogen til at tage deres møde eller give dem en hæve.

På den anden side kæmper så mange mennesker med at skrive, at hver lille smule gode råd er værd at have. Jeg var nysgerrig efter, om Crystal faktisk kunne gøre noget godt.

Er vi dem, vi tror, ​​vi er?

Jeg kiggede op på Crystal's analyse af et par venner og sendte dem resultaterne. En ven sagde, at hendes analyse var meget nøjagtig. Det bundede hende som en, der foretrækker en venlig tone og ikke kan lide en øjeblikkelig opfordring til handling. "Jeg får ægte mødeangst og sætter pris på at komme til en gensidig aftale snarere end at blive presset til at tale på dette sted torsdag kl. 14.00 eller andet! "

Det fortalte mig også, at en af ​​mine mest forbløffede venner var "forholdsfokuseret, udtryksfuld og åben og foretrækker en forudsigelig plan frem for øjeblikkelig handling." Han sagde, at det "ikke kunne være mere forkert", og kaldte sig selv "ensom, solipsistisk, ængstelig og på en eller anden måde lunefuld."

Det sprog, vi bruger online, og den personlighed, vi udtrykker online, afspejler ikke nødvendigvis vores sande personlighed i det virkelige liv. Online-personas kan administreres af andre mennesker, eller de kan være designet til at passe til et bestemt billede.

Folk har heller ikke altid en klar læsning af sig selv. Hvordan vi reagerer på forskellige toner og sprog, og hvordan vi tror, ​​vi reagerer, er ikke nødvendigvis det samme. Derudover er en personlighedsanalyse fyldt med identifikatorer, og det er forfærdeligt at læse dem og bekymre sig for, at disse ord gælder for os, når vi ønsker, at de ikke gjorde det. Det ville forklare, hvorfor jeg afviste Crystal's første analyse af mig.

Crystal troede, at jeg var "folk-fokuseret: støttende og naturligt empatisk med en tendens til at dykke ned i lange, dybe samtaler i stedet for direkte, effektive." En af mine løbende vittigheder om min personlighed - og det er baseret på en sand historie - er, at en papegøje engang læste min formue og fortalte mig, at jeg ikke var fordømmende og accepterer alle; mit svar var: "Den papegøje er af idiot."

Jeg vil med glæde sende en e-mail til et langt dybtgående brev, men kun når konteksten og min lidenskab for emnet berettiger det. Mere sandsynligt vil jeg papirkurde en e-mail uden nogensinde at åbne den, som jeg gør med mere end 60 procent af nye meddelelser dagligt. Intet svar betyder nej. Hvis det ikke er "effektivt", ved jeg ikke, hvad der er.

Efter at have oprettet en konto med Crystal, havde jeg muligheden for at besvare nogle spørgsmål om mig selv for at få en ny analyse, der ville informere folk anderledes om, hvordan man interagerer med mig. Resultaterne var helt forskellige.

Det viser sig, at jeg er "dristig, pragmatisk, skeptisk, ekstremt målstyret og mest komfortabel med kontrol." Jævla ret, det er jeg!

Når ethvert forslag er bedre end ingen

Nok om mig. Lad mig dele nogle af de forslag, Crystal leverede om det sprog, jeg skulle bruge til at e-maile min solipsistiske ven.

Nogle af forslagene lød som ting, jeg faktisk kunne skrive ("Hvordan ville du have det med…?"), Mens andre var så langt væk fra min naturlige tone, kan det få min ven til at tro, at nogen havde hacket min e-mail ("Bare tænker højt… ").

Jeg er dog specielt opmærksom på mine valg af ord, og det er ikke alle andre. For mennesker, der kæmper for at skrive, kan det være en stor hjælp at have et forslag overhovedet om, hvordan man starter en delikat forretnings-e-mail. Gør det virkelig noget, hvis sproget appellerer til modtageren? At have skabeloner, der viser forslag til hvilke ord der skal bruges, virker af andre årsager værdifulde.

Crystal er ikke et forfærdeligt værktøj, men det er sandsynligvis mere nyttigt som en prompt end en rådgiver. Med andre ord kan dens skabeloner hjælpe en forfatter med at undgå blank sidesyndrom ved at foreslå et udgangspunkt, men jeg vil ikke tage dens råd om tone for alvorligt.

Tjenesten adresserer heller ikke det faktum, at folk har et seriøst kærligheds-forhold til e-mail, som regel stærkt skævt til hadsiden. Generelt er det bedst at skrive kort og sige, hvad du mener. Gå til punktet i første sætning. Vær klar. Og hvis du er bekymret for, at nogen forkert læser din tone, skal du sørge for at lukke med muntert tegn og et udråbstegn.

Yderligere ressourcer

For flere tip til styring af din e-mail, se disse relaterede artikler:

• De bedste mobile e-mail-klientapps
• Pisk din indbakke i form med disse apps
• Stop med at kæmpe e-mail med mere e-mail
• Interview: SaneBoxs Dmitri Leonov om e-mailadministration
• 4 måder at bekæmpe overbelastning af e-mail på kontoret