Contractsafe gennemgang og vurdering

ContractSafe er en solid kontraktstyringsløsning med et godt sæt funktioner og et bredt antal prisindstillinger. Som flere andre spillere i denne roundup undgår ContractSafe forfatter og fokuserer i stedet på kontraktlagring og deling, søgning og rapportering, sikkerhed og alarmer. Disse værktøjer er mere rettet mod målrettet styring i stedet for fuld livscyklusstyring, og det er grunden til, at det går ud over både forfatter og omfattende tilpasning. Af denne grund forbliver det lidt bag vores Editors 'Choice-vindere, Agiloft og Updraft.

Prisfastsættelse og planer

ContractSafe starter ved $ 99 pr. Måned for iværksætterplanen, som giver dig 100 kontrakter og adgang til kontraktsøgning med automatisk optisk tegngenkendelse (OCR). Entreprenørplanen leveres også med standardsikkerhed, brugerrolle og tilladelsestyring og muligheden for at e-maile dokumenter direkte til platformen. Alle planer leveres også med en gratis prøveversion, ubegrænsede brugere og datopåmindelser. Virksomheden har fire andre planer, der tilbyder større kontraktskapacitet og mere premium funktionalitet:

Grundlæggende plan: $ 299 pr. Måned for 500 kontrakter. Denne plan inkluderer basefunktionssættet plus brugerdefinerede dokumenttyper, ændringssporing og muligheden for at gemme ubegrænsede relaterede dokumenter.

Standardplan: $ 499 for 1.000 kontrakter. Yderligere funktioner inkluderer envejs DocuSign-integration, revisionsspor, brugerdefinerede felter og skabeloner.

Professionel plan: $ 699 for 2.500 kontrakter. Denne plan leveres også med virtuel datarumstilgang, single sign-on (SSO), Active Directory (AD) integration og to-vejs DocuSign integration. DocuSign er i øjeblikket den eneste e-sign-udbyder, der understøttes, men virksomheden sagde, at den arbejder på yderligere integrationer.

Forretningsplan: $ 899 for 5.000 kontrakter. Enterprise planen inkluderer også en integration med Salesforce. Virksomheden tilbyder tilpasset prisfastsættelse for virksomheder, der har brug for mere end 5.000 kontrakter.

• Enterprise + -plan: en nylig tilføjelse, der er den samme som Enterprise-planen, men topper til 25.000 kontrakter for $ 1.299 pr. Måned.

Styring af kontraktens livscyklus

ContractSafe holder tingene enkle. Platformen inkluderer ikke kontraktoprettelse eller de rige forfatter- og redigeringsfunktioner af værktøjer som Concord og Updraft, og brugergrænsefladen (UI) er heller ikke så uendeligt tilpasselig som Agiloft. Der er heller ingen avanceret samarbejde og opgavehåndtering eller godkendelsesarbejdsgennemstrømning. Hvad du får er en ligetil brugeroplevelse (UX), der er en leg at navigere og søge igennem med brugerdefinerede filtre og tags. Du får også alle de relaterede data, dokumenter, frister og alarmer, du har brug for for hver kontrakt i systemet.

Når du logger ind på ContractSafe-instrumentbrættet, tager det dig direkte til hovedkontraktslageret. I stedet for et forvirrende udvalg af faner og menuer, som du får med Coupa Contract Lifecycle Management, er alt hvad du ser i ContractSafe din sorterbare liste over kontrakter og en universel søgefelt. Alle tags, skabeloner og etiketter i systemet kan tilpasses, så for hver kontraktoptagelse vil du se kontraktstypen, navnet og eventuel monetær værdi, modparter og datoer tilknyttet kontrakten.

UI'en er lagt op på lignende måde som Concord og ContractWorks, men det er endnu mere fokuseret. Der er ingen faner eller indstillinger, der kan føre dig til andre områder af platformen. Alt, hvad du får, er knapper til at tilføje kontrakter, udskrive eller eksportere kontrakter og skifte til en kalendervisning, der viser kommende kontraktdatoer. Der er ikke meget i vejen for indbygget rapportering eller analyse, så du bliver nødt til at eksportere kontraktdata som en CSV- eller Microsoft Excel-fil til et tredjepartsprogram, hvis du gerne vil køre detaljerede rapporter om det.

De mest avancerede områder på hovedpanelet er søgefeltet og filterindstillingerne. Hvis du klikker på filterikonet i øverste venstre side, kan du udføre en mere avanceret søgning. Du kan søge efter kontraktværdi, underskrivelsesdato, udløbsdatoer, virksomheder, parter, tags, typer, brugerdefinerede felter med mere.

Alle de tilpassede tags, typer og felter er konfigureret under fanen Indstillinger øverst til højre. Valgmulighederne "Brugerdefinerede felter og skabeloner" og "Kontrakttyper" giver dig en enkel pop-up-boks til at tilføje så mange tilpassede parametre og kategorier til styring og tagging af kontrakter, som du vil. ContractSafe's søge- og taggingstruktur ligner mest den fra ContractWorks og Contract Hound i dens enkle tilpasning. Det er blandt de nemmeste kontraktkategorisering og styringsfunktioner, vi testede.

Menuen Indstillinger lader også hver bruger tilpasse sit dashboard og konfigurere, hvilke felter de vil have vist i deres depot. Det er også her du finder din dedikerede e-mail-adresse til e-mail-kontrakter direkte til ContractSafe, muligheder for at opgradere din plan, og hvor du kan konfigurere to-faktor autentificering (2FA), SSO og DocuSign-integration, hvis du abonnerer på en konto med disse funktioner. Det vigtigste for IT-administratorer eller juridiske afdelingsledere, der fører tilsyn med kontraktstyringsprocessen, er det her du kan invitere brugere til platformen og styre roller og tilladelser. Brugere kan få fuld adgang, skrivebeskyttet adgang eller tilpassede tilladelser baseret på specifikke kontraktstyper og tags for at hjælpe med at afgrænse, hvad forskellige afdelinger kan se.

For at teste platformen tilføjede jeg nogle grundlæggende kontraktstyper og tags for at sortere kontrakter i forskellige afdelinger og anvendelser og uploadede derefter nogle prøvekontrakter ind i systemet. Du kan uploade kontrakter ved at vælge filer eller ved at trække og slippe dokumenter ind i systemet samt e-maile kontrakter i.

Da jeg tilføjede min PCMag-testkontrakt, gav ContractSafe mig en række kategoriseringsmuligheder og relaterede informationsfelter. Først indstiller jeg kontraktstypen (fra en liste over tilgængelige indstillinger, eller du kan oprette en ny type direkte fra kontraktsiden). Jeg kunne knytte kontrakten til en bestemt konto, hvis jeg ville. Jeg var også i stand til at indstille en kontraktværdi. Du markerer også afkrydsningsfelter for, om kontrakten er aktiv eller ikke, og om der er foretaget ændringer i kontrakten. Du kan også tilføje søgbare tags. ContractSafe giver dig også mulighed for at knytte relaterede dokumenter til en kontrakt, enten ved at uploade et andet dokument eller ved at knytte kontrakten til en anden fil i systemet.

Rulning ned, der er en række andre detaljerede faner, du kan indstille for hver kontrakt. Afsnittet Datoer / påmindelser er det sted, hvor jeg tilføjede en effektiv dato og opsigelsesdato for min kontrakt. Du kan også tilføje andre nøgledatoer, du vil spore sammen med påmindelser. Du kan indstille automatiserede e-mail-påmindelser, spore automatisk fornyelse af kontrakter med påmindelsesvarsler og indstille tilbagevendende datoer for betalinger og andre kontraktparametre, der kan ses i den kommende datakalender på dit dashboard.

Nedenfor er et par flere afsnit om kontraktdetaljer. Fanen Partier giver dig mulighed for at tilføje virksomheds- og modpartsoplysninger med tilhørende kontaktoplysninger. Fanen Brugerdefinerede felter er et andet område, hvor du kan konfigurere de tilpassede felter og skabeloner, du kan knytte til enhver kontrakt. Det mest unikke afsnit er fanen Juridisk, som tilbyder et antal mere dybdegående felter til dit juridiske team. Felter inkluderer formnumre, lovgivningsmæssige love, jurisdiktioner, voldgifts- og fortrolighedsbestemmelser og andre parametre, du kan knytte til en kontrakt.

Endelig er der et Notes-afsnit, hvor du kan tilføje yderligere oplysninger. Der er også et View Document-afsnit, der faktisk kan se på din kontrakt. Søgelinjen i kontraktvisningen kører automatisk OCR for nøgleord og søgeudtryk i ikke kun databasen, men i selve kontraktdokumenterne. ContractSafe tilbyder ikke nogen kontraktforfatter eller redigeringsfunktioner, så alt hvad du kan gøre med dine kontrakter i systemet er at se og søge i dem. Alt i alt har kontraktopbevaring og styringserfaring det mest fælles med ContractWorks, skønt ContractSafe forenkler oplevelsen yderligere. Der er revisionsspor og ændringssporingsfunktioner, men ikke i den grad af de dybere versionskontrol- og kontraktsamarbejdsfunktioner, du får i Agiloft, Concord eller Coupa.

Enkel, sikker kontraktopbevaring

ContractSafe forsøger ikke at administrere hele ende-til-ende oprettelse, revision og styring af livscyklus. Platformen er fokuseret på at gøre kontraktopbevaring og -sporing enkel og sikker med stor søgning og tilpassbar kategorisering, og det er, hvad det gør. Sikkerhedsfunktionerne, der tilbydes på alle planniveauer, er omfattende, inklusive ISO 27001- og PCI DSS-certificerede datacentre, 256-bit AES-kryptering, automatisk failover, offsite-backup, plus indtrængen, malware og virusdetektion og sårbarhed og penetrationstest.

For virksomheder, der er på udkig efter en komplet ende-til-ende livscyklusadministrationsplatform, giver værktøjer som Concord, Contract Advantage og Editors 'Choice Agiloft dig dynamiske kontraktoprettelses- og redigeringsfunktioner, oprindeligt multi-party-samarbejde og revisioner med versionskontrol, samt avanceret workflow-automatisering og omfattende indbygget rapportering og analyse. Men hvis dine behov er mere målrettede, og disse klokker og fløjter er overflødige sammenlignet med en enkel, sikker og let konfigurerbar dokumenthåndteringsplatform til alle typer kontrakter, kan ContractSafe muligvis være den ideelle pasform til din organisation.