Gennemgang og vurdering af kontrakthund

Fra $ 95 per måned for folk, der ønsker at håndtere kun 50 kontrakter, er Contract Hound en moderne og let at bruge indgang på kontraktstyringsmarkedet. Denne platform kombinerer en intuitiv webgrænseflade med fokus på opbevaring og organisering af kontrakter, skønt den også tilbyder omfattende sikkerhed og underretninger, træk-og-slip-godkendelsesarbejdsgange og en beskeden grad af tilpasning. Selvom det er fantastisk til små virksomheder, vil de, der leder efter fuld kontraktstyring af livscyklus, sandsynligvis være nødt til at fortsætte med at søge, hvilket er det, der holder det bag vores vindere af Editors 'Choice i dette rum, Agiloft og Updraft.

Prisfastsættelse

Contract Hound prissættes blot med det antal kontrakter, du har brug for. Alle planer leveres med en 14-dages prøveversion og ubegrænsede brugere og mapper. Du betaler kun for de kontrakter, du uploader til systemet. Alle funktioner er tilgængelige uanset pris. Priserne på startniveauet er $ 95 pr. Måned for 50 kontrakter (prissat måned til måned, ingen årlig indlåsning af kontrakten). Prisfastsættelsen for større kontraktkapacitet er som følger:

100 kontrakter: $ 190 per måned

150 kontrakter: $ 285 pr. Måned

200 kontrakter: $ 380 pr. Måned

250 kontrakter: $ 475 pr. Måned

300 kontrakter: $ 570 pr. Måned

350 kontrakter: $ 665 pr. Måned

400 kontrakter: 760 $ pr. Måned

450 kontrakter: $ 855 pr. Måned

500 kontrakter: $ 950 pr. Måned

500+ kontrakter: Pris efter specialtilbud

Styring af kontraktens livscyklus

Contract Hound er blandt de nemmeste at bruge platforme, vi testede. Når du logger ind, giver den rent udformede brugergrænseflade (UI) dig et par primære indstillinger. Contract Hound opretter eller redigerer ikke kontrakter direkte. Der er faktisk ikke engang en kontraktvisning, der gennemgår en PDF-fil og søger i en kontrakt med optisk tegngenkendelse (OCR), som du finder i ContractSafe. Derfor bliver du nødt til at uploade de skriftlige kontraktsdokumenter og foretage ændringer, revisioner og opdateringer uden for systemet. Contract Hound sporer alle ændringer og forskellige versioner, men først når du uploader nye versioner af et givet kontraktdokument. Platformen handler om sporing og styring.

Dashboardet er så simpelt som det bliver: Der er to knapper på toppen for at tilføje en ny kontrakt eller oprette en mappe (som Contract Hound også kalder "Boards"). På venstre side er en kort navigationsmenu, der viser kontrakter og mapper i dit system. Øverst til højre er et klokkeikon for at hente en kronologisk liste over dine meddelelser. Den vigtigste indbakke midt på skærmen er forbeholdt påmindelser. Disse påmindelser advarer dig om en kommende godkendelse i en arbejdsgang eller en kontraktfrist, der har brug for din opmærksomhed. Disse svarer også til e-mail-meddelelser, der dukkede ind i min indbakke, så snart min tur kom op i en godkendelsesarbejdsgang. Generelt er påmindelses- og alarmeringsfunktionerne enkle, men effektive sammenlignet med de mere komplicerede kontraktlivscyklusalarmeringsfunktioner i Concord.

Når du tilføjer en ny påmindelse på siden Kontraktdetaljer, indstiller du blot brugerne, dato og tilføjer en beskrivelse. Der er desværre ingen funktion til at indstille tilbagevendende advarsler eller underretninger med brugerdefinerede intervaller, som du kan gøre med andre produkter, vi testede, inklusive Agiloft, Blueridge Software Contract Assistant og Great Minds Software Contract Advantage.

Når man advarer til side, begynder alt med at uploade en ny kontrakt. Når du klikker på "Ny kontrakt", giver upload-skærmen dig muligheden for at uploade op til fem kontrakter ad gangen. Du kan gøre det enten ved at gennemse computerens filer eller ved at trække og slippe filerne i vinduet. Når du uploader et dokument, vælger du den mappe eller det bord, det skal ind i. Jeg oprettede mapper til forskellige afdelinger, herunder Human Resources (HR), Finance og Legal. Du vælger derefter de brugere, der har mulighed for at se, redigere, godkende eller underskrive kontrakten. Derefter konfigurerer du en godkendelsesarbejdsgang.

Du kan også udføre en af ​​disse handlinger på selve Kontraktsiden, hvis du ikke vil gøre det med det samme. Når du er færdig med uploadprocessen, føres du direkte til den side. Jeg var i stand til at redigere grundlæggende kontraktoplysninger her. Sådanne detaljer inkluderede det associerede selskab, startdato, opsigelsesdato og kontraktstype (leverandør, kunde eller en tilpasset kontraktstype). Det er også her du administrerer brugertilladelser.

Brugeradministration er ikke opdelt i granulerede sikkerhedsgrupper eller tilladelser til undergrupper, som det er i Agiloft og Updraft. I stedet får brugerne tilladelser på kontrakt-for-kontrakt-basis. Som til min PCMag-testkontrakt kunne jeg tilføje brugere med enten Editor eller View-Only-adgang. Du kan også administrere tilladelser på en bruger-for-bruger-basis i fanen Brugeradministration i menuen Indstillinger. Det er her du kan udpege brugere som ejere af specifikke kontrakter eller tilbagekalde specifikke kontraktrettigheder.

Dernæst kommer en af ​​de bedste funktioner i Contract Hound: muligheden for at trække og slippe godkendelsesarbejde. Du kan ikke få komplekse triggere og handlinger, som du gør i workflow-automatiseringsværktøjerne i Agiloft og Coupa Contract Lifecycle Management. Men i Contract Hound er det enkelt og nemt at tage alle brugere med kontraktadgang og trække dem ind i en godkendelsesarbejdsgang for at udpege den kontrakts vej til udførelse. Til min testkontrakt føjede jeg tre brugere til arbejdsgangen og derefter mig selv igen til sidst som den eneste bruger, der kræver en underskrift. Du kan udpege så mange underskrivere, som du vil. Til selve signaturen har du brug for en DocuSign-konto, da der ikke er noget indbygget elektronisk signaturmodul. Du kan aktivere DocuSign-integrationen i menuen Indstillinger.

Da jeg sendte PCMag-testkontrakten gennem godkendelser, viste revisionsloggen til højre på siden Kontraktsdetaljer alle de udførte trin i arbejdsgangen. Revisionsloggen registrerer eventuelle ændringer eller opdaterede versioner, hvis brugerne redigerer og uploader nye kontraktversioner. Du kan også tilføje kommentarer til revisionsloggen som et grundlæggende samarbejdselement. Dette bleges i sammenligning med samarbejdet og indfødte forhandlingsfunktioner, der findes i Agiloft og Concord, men det er en dejlig måde at kommunikere i teamet, der arbejder på en kontrakt.

Hvis du klikker på "Vis" på kontraktdetaljer-siden, downloader den den aktuelle version af kontrakten. Menuen Handlinger øverst til højre (ved siden af ​​knappen Vis) giver dig mulighed for at uploade en ny version af kontrakten. Det giver dig også mulighed for at flytte kontrakten til en anden mappe, kontrollere dens versionhistorik, rulle tilbage til en tidligere version af kontrakten eller slette kontrakten.

De sidste administrationsaspekter af platformen er dens mapper og brugerdefinerede felter. Der er ingen kompliceret tagging og skabelonkategoriseringsstruktur, som du finder i ContractWorks. Alt, hvad du gør, er at klikke på Plus (+) -ikonet ud for Mapper i venstre navigationsbjælke og navngive din mappe. Derefter føjer du så mange kontrakter til den mappe, som du vil. Contract Hound skifter mellem at kalde denne management-funktion "mapper" og "boards" i UI, men det er den samme funktion.

Endelig i fanen Indstillinger viser fanen Brugerdefinerede felter dig standardfelterne for alle kontraktindgange. Det giver dig mulighed for at tilføje dine egne brugerdefinerede parametre. Hvis du vil oprette et brugerdefineret felt, skal du kun tilføje en etiket, beskrivelse, felttype (tekst eller flerlinie), og om feltet er påkrævet eller ej. Contract Hound tilbyder en Knowledge Base (KB) med Hjælp-ressourcer på kontrakter, påmindelser, bestyrelser og de andre elementer i UI. Men Contract Hound er omtrent lige så let at bruge, som det bliver.

No-Hassle Contract Management

Contract Hound er ikke den mest kraftfulde kontraktstyringsplatform, der er tilgængelig. Der er ingen kontraktforfatter eller oprindelig visning og ingen rapporter og analyser. Kategoriserings- og brugeradministrationsfunktioner er grundlæggende efter design. For virksomheder overvældet af den uendelige kompleksitet og tilpasningsmuligheder på platforme som Agiloft, Coupa Contract Lifecycle Management og Great Minds Software Contract Advantage, er Contract Hound et intuitivt designet og brugervenligt alternativ. Det er til en overkommelig pris og leveres med en solid kerne af funktioner til styring, samarbejde, revision og versionskontrol og godkendelsesarbejde. Disse funktioner gør hverdagens kontraktstyring i Contract Hound til en leg.