Zoho bøger anmeldelse og vurdering

Zoho er ikke et dedikeret selskab for finansielle tjenester som Intuit: Det er en udvikler af meget god integreret online produktivitetsapplikationer. Siden 2011 er en af ​​disse tilfældigvis Zoho Books, der samler værktøjer, der imødekommer brorparten af ​​regnskabsbehov for små virksomheder. Zoho Books 'brugervenlighed, fleksibilitet og dybde inden for standard bogføringsområder - salg og køb, tids- og projektsporing og lagerstyring - er lige store som nogle gange bedre end det, der tilbydes af konkurrerende websteder. Det giver også flere hjælpemidler end de fleste konkurrenter, hvilket er kritisk for regnskabsløsninger. Blandt små virksomheder til regnskabsføring er Zoho Books en fremragende værdi, skønt dens integrerede lønningsmuligheder er begrænsede.

Prisfastsættelse og planer

Efter en 14-dages gratis prøveperiode med Zoho Books, kan du abonnere på den grundlæggende plan for $ 9 pr. Organisation pr. Måned, hvilket begrænser dig til 50 kontakter, en bruger plus en revisor og fem automatiserede arbejdsgange (mere om det senere). De understøttede funktioner inkluderer fakturaer, udgiftssporing, projekter og timesedler. Standardplanen ($ 19 pr. Organisation pr. Måned) giver dig højere grænser for alt i Basic og tilføjer regninger, leverandørkreditter og rapporteringskoder. Professional ($ 29 pr. Organisation pr. Måned) tilbyder ubegrænsede kontakter og brugere og 10 automatiserede arbejdsgange pr. Modul ud over indkøbsordrer, salgsordrer og lagersporing.

Denne prisfastsættelse sammenlignes positivt med vores Editors 'Choice, Intuit QuickBooks Online, der starter ved $ 20 pr. Måned for sin Simple Start-plan. Dets næste niveau op er Essentials, der tilføjer fakturering, flere brugere og tidssporingsfunktioner for $ 35 per måned. Plus $ 60 pr. Måned Plus-plan tilbyder fuld projekt- og lagerovervågning. Sage Business Cloud Accounting starter ved $ 25 pr. Måned. ZipBooks 'startplan er gratis og tilbyder ubegrænset kontakter og fakturering, et bankfeed og indtægts- og omkostningsstyring. Wave er også gratis at bruge, skønt det opkræver transaktionsgebyrer.

Siden vi sidst gennemgik det, har Zoho Books indarbejdet snesevis af små ændringer, der forbedrer fleksibilitet og brugervenlighed, og et par større ændringer, som tilføjelse af lønningsliste for Californien og Texas, eksportskabeloner, dokumentscanning, tastaturgenveje og en godkendelsesarbejdsgang til transaktioner.

Der er et område, hvor Zoho Books ikke opfylder eller overskrider den standard, der er sat af Intuit QuickBooks Online og Xero, men det er et kritisk område for nogle virksomheder: Som nævnt ovenfor er lønningsliste kun tilgængeligt for Californien og Texas; New York er næste gang. Men inden for alle andre områder - kontakt- og vareposter, transaktioner, lager- og projektstyring, tilpasningsevne, automatisering og brugergrænseflade - er det blandt de bedste, vi har gennemgået.

Generøs opsætning, importindstillinger

I sin installationsproces tilbyder Zoho Books det bedste fra begge verdener. Webstedet fører dig gennem en række skærme, når du har oprettet en konto (ZipBooks mangler dette værktøj), hvilket hjælper dig med at konfigurere dine personlige indstillinger. Det fortæller dig på hver side, at du kan se på indstillingerne senere, hvis du foretrækker det.

Som nogle konkurrenter opdeler Zoho Books dine opsætningsopgaver i grupper af relaterede opgaver. Først på nogens liste er virksomhedsprofilen, der indeholder detaljer som kontaktoplysninger, skattegrundlag og regnskabsår. Webstedets tilpasningsevne fremgår også på denne side, som normalt er en klippet og tørret samling af fakta: Du kan definere op til fem brugerdefinerede felter. Dernæst indtaster du åbningsbalancer. Og hvis mere end én person har brug for Zoho Books, kan du indstille dem som yderligere brugere ved at tildele dem til et af flere adgangsniveauer, som alle kan klones, og nogle af dem kan redigeres.

Der er lidt data, som du ikke kan importere til Zoho Books. Du kan downloade eksempelfiler for at sikre, at din kortlægning er korrekt, og derefter importere kontakter, vareposter og salgs- / købstransaktioner i CSV og en håndfuld andre globale formater (sidstnævnte funktion er unik for Zoho Books blandt små virksomheder regnskabstjenester, vi testet).

Fremragende brugergrænseflade, navigation og hjælp

Zoho Books 'instrumentbræt giver flere økonomiske oplysninger end Kashoos gør, men det er ikke så interaktivt som Xero's. Aktuelle og forfaldne tilgodehavender / gæld og pengestrøm vises øverst i både tal og grafer. Nedenfor er der et tilpasseligt diagram, der sammenligner indtægter og udgifter og en bogføring af dine topudgifter. Projektstatus og kontosaldo, med links til transaktionsregistre, afrunder skærmens data.

Zoho Books 'brugergrænseflade er usædvanligt ren, attraktiv og let at forstå. Den venstre lodrette rude viser navigationslink til Zoho Books 'funktionsområder: Dashboard, kontakter, poster, bank, salg, køb, revisor, timeseddel og rapporter (og nu, lønningsliste). Nogle fører dig direkte til en arbejdsskærm, mens andre viser en undermenu med indstillinger. En effektiv kombination af knapper, rullelister, udfylde-de-tomme felter og afkrydsningsfelter gør valgmulighederne for navigation og data ganske klare.

Klik på det lille tandhjulsikon i øverste højre hjørne, og der åbnes en menu, der viser links til installationssider for adskillige funktioner. Disse inkluderer valutaer, skatter, skabeloner, påmindelser og automatisering. Der er også et link til en side, der viser alle de indbyggede integrationer, som Zoho Books har med andre applikationer (udover sin egen Zoho CRM, Zoho Expenses og andre), som Office 365, Outlook, Avalara, Slack og Square.

Du ønsker også at klikke på linket til tjenestens indstillinger, før du starter din økonomiske operation. Blandt mange andre ting kan du slukke for nogle af de mere avancerede moduler, specificere klientportalindstillinger (usædvanligt på dette produktniveau), oprette flere brugerdefinerede felter til næsten alle typer poster og transaktioner og etablere indstillinger for leveringsnotater og pakkesedler (to værktøjer, der ikke findes på konkurrenters websteder).

Et link til hjælpressourcer vises også øverst til højre på skærmen. Zoho Books 'talrige vejledningsværktøjer (ofte stillede spørgsmål, dokumentation, community) er i modstrid med Xero, som har nogle af de bedste supportmuligheder, jeg har set. Du kan også kontakte eksperter via chat, telefon og e-mail. Bemærk dog, at Zoho Books ikke har næsten det netværk af eksperter, som QuickBooks har opbygget i mere end et kvart århundrede siden det blev udgivet. Når det er sagt, er dens pool respektabelt for et produkt, der først kom ud i 2011.

Imponerende poster

Zoho har samlet et sæt af postskabeloner, transaktionsformularer og rapporter, der imponerer. Bemærk dog, at QuickBooks stadig har kanten, når det gælder rapportering af tilpasningsevne.

Kontakter kan være kunder eller leverandører eller begge dele. Du indtaster dine primære kontaktoplysninger øverst i hver post og flytter derefter ned til et fanebladsvindue nedenfor, der giver dig mulighed for at skifte mellem skatte- og betalingsoplysninger, adresse, kontaktpersoner, brugerdefinerede felter, rapporteringskoder og bemærkninger. Intet andet regnskabssted for små virksomheder, vi har kigget på, giver dig mulighed for at oprette op til 10 brugerdefinerede felter til poster, og ikke en af ​​dem understøtter så grundige profiler for kontakter.

Når du har bygget nogle kontaktposter, kan du se hver i et vindue, der igen er bedre end Zoho Books 'rivaler. Nøglekontaktinformation vises på standardskærmen samt tal og grafer for tilgodehavender / gæld og indtægter / udgifter - slags et mini-dashboard for hver kunde. Klik på fanen Transaktioner, så får du en liste over alle transaktioner med denne kontaktperson og status for hver. Fanen Seneste aktiviteter åbner en slags revisionsspor for den aktuelle kontakt.

Lagerstyringsfunktioner overgår også konkurrencen. Vareposter indeholder standardfelter (salgs- og købsbeskrivelse, satser og konti), men du kan også oprette og bruge måleenheder. Hvis du angiver, at du vil spore inventar, kan du udfylde felter til åbningslager, åbningslager pr. Enhed, ombestillingspunkt og foretrukken leverandør. Fakturaer viser det tilgængelige nummer, når du indtaster en vare. Du kan også let oprette prislister og justere lagerbeholdninger her. Intet andet regnskabssted for små virksomheder tilbyder denne dybde af lagersporing, især med den lethed, som Zoho Books gør.

Transaktionsformularer og mere

Zoho Books tilbyder flere transaktionstyper og mere fleksibilitet inden for selve formularerne end noget andet produkt. Ud over de almindelige salgsformer, som konkurrenter understøtter, inkluderer det fakturaer, leveringsmeddelelser og pakkesedler. Fakturaer indeholder felter for forsendelsesomkostninger og justeringer ud over rabatter og moms. Købstransaktioner - udgifter, regninger, indkøbsordrer og så videre - er på lignende måde detaljerede og fleksible. Ligesom poster kan transaktionsformularer indeholde op til 10 brugerdefinerede felter, hvilket er unikt for Zoho Books.

Intet andet på dette løsningsniveau tilbyder automatiserede arbejdsgange, som Zoho Books gør. Dette værktøj kommer med lidt af en læringskurve - det er faktisk temmelig kompliceret, medmindre du har arbejdet med multisegmentformler før - men det kan være meget nyttigt. Du kan f.eks. Angive, at du ønsker, at salgsadministratoren skal modtage en e-mail-alarm, når et skønsmængde ændres med mere end $ 250. Det er et simpelt eksempel - du kan oprette formler med endnu flere betingelser og resultater.

Siden sidste år tilføjede Zoho Books en funktion, der normalt ikke findes på regnskabssteder til små virksomheder - muligheden for at kræve godkendelser til salgs- og købstransaktioner. Når dette er slået til i Præferencer, er det kun en administrator (eller en person, der er udpeget af administratoren), som kan godkende transaktioner som fakturaer og indkøbsordrer.

Også nyt i år er dokumenthåndtering. Scan dokumenter som regninger og udgiftskvitteringer og e-mail eller upload dem til Zoho Books. Webstedet læser derefter dato, købmands navn, beløb og udgiftskategori (efter at Zoho Books genkender et mønster til kategorisering eller bare automatisk "kender") og indtaster disse oplysninger i transaktionsformer; du fuldfører resten. Fem scanninger pr. Måned er inkluderet i dit abonnementsgebyr, men du kan købe mere. Intet andet produkt på dette niveau tilbyder en sådan funktion.

Projektledelse i Zoho Books er mere dygtig end andre i denne gruppe, med undtagelse af Kashoo. Du kan tildele projekter til kunder og vælge mellem fire typer faktureringssatser (faste omkostninger, baseret på opgavetimer) og derefter tildele brugere og opgaver til dem. Du kan også registrere tidsindtastninger individuelt og gøre dem fakturerbare eller indtaste timearbejde i et regneark-format. Mindre bogføring mangler denne funktion, skønt QuickBooks Online er ret kapabel til tidsporing.

Små virksomheder er normalt nødt til at arbejde sammen med en revisor for at opgradere fra en lille virksomhedsapplikation til en mellemtone, så eksportfunktioner er vigtige. Zoho Books og QuickBooks Online har blandt andet disse.

En god mobil oplevelse

Zoho Books viser lige så meget ekspertise i sin iPhone-app og Android-app, som det gør i den browserbaserede version. Kontaktposter, som for eksempel er ganske robuste i den browser-baserede version, udføres usædvanligt godt i mobilappen. Åbn en, så får du øjeblikkeligt kontaktoplysninger og tilgodehavender / gældsbeløb. Ikoner på denne skærm giver dig mulighed for at ringe til, kontakte e-mail eller sende en besked til kontakten, mens et andet ikon fører dig til links til oprettelse af nye transaktioner, accept af betalinger med mere.

Andre værktøjer er lige så dybe, ligesom appens produktregistre, regning-betaling, tidssporing, rapporter og projekter. Faktisk kan du sandsynligvis køre din virksomhed fra din telefon om nødvendigt - apps er så omfattende. iPhone- og Android-versioner har forskellige navigationssystemer, men tilbyder et lignende sæt værktøjer. IPhone-appen bruger en værktøjslinje nederst på skærmen, mens Android fungerer fra en lodret menu; begge er ret effektive og attraktive.

En fremragende værdi

Zoho Books imødekommer en lang række forretningsbehov. Du kan nemt bruge det, du har brug for, uden at flere avancerede funktioner kommer i vejen. Det har ikke rapporten tilpasning eller et stort netværk af rådgivere, som vores redaktørers valg, QuickBooks Online gør, og den tilbyder heller ikke de omfattende lønningsmuligheder, som konkurrenterne har. Men tjenesten tilbyder flere unikke funktioner, der ikke findes i konkurrenter, såsom tilpassede transaktionsfelter, CSV-import og automatiserede arbejdsgange. Hvad Zoho Books stadig gør, gør det meget godt. Hvis du er på markedet efter en ny regnskabsløsning, og du allerede har en lønningstjeneste, du er tilfreds med, er Zoho Books værd at overveje.