Video: How to Create and Manage Recurring Invoices in Xero (Oktober 2024)
Dusinvis af virksomheder har forsøgt og undladt at oprette online regnskabsløsninger, men Xero Premium 10 (fra $ 70 pr. Måned, op til 10 pladser) er den rigtige ting. Dette er et ægte skybaseret regnskabssystem med dobbeltindtastning kan forstås og bruges af ikke-regnskabsfolk, og det kommer fra et firma med fast, troværdig fod og support. Det måske mest talende tegn på, at det accepteres på det amerikanske marked, ligger i antallet af førende online-applikationer, der har valgt at integrere med det relativt unge websted.
I de sidste par år har Xero været den eneste skybaserede regnskabsløsning til små virksomheder, der giver markedsleder QuickBooks Online Plus et seriøst løb for sine penge. Faktisk er Xero overlegen over QuickBooks Online på nogle måder. Det understøtter flere valutaer, som QuickBooks Online endnu ikke har gjort tilgængeligt for det amerikanske marked. Xero har også en indbygget beskyttelse, som QuickBooks Online ikke gør: transaktionsgodkendelser. Endelig tilbyder Xero flere betalingsportaler og har enestående online hjælp og support. Og dens udseende og interface er meget forskellige fra QuickBooks Online, men lige så brugervenlige.
Når det er sagt, har Xero stadig underskud på nogle områder. Dens lønbearbejdning understøtter kun syv stater (flere kommer), og du kan ikke bruge den til at e-arkivere føderale lønningsskatter. Xeros tilpasningsmuligheder - en kritisk funktion til regnskabsløsninger, der ønsker at appellere til en lang række forretningstyper - følger Intuuts løsning. Formularer og transaktioner har ingen brugerdefinerede felter i Xero, og rapporter tilbyder få muligheder for at parere deres data.
En webbaseret arbejdshest
Xero lykkes med at levere de kernefunktioner, som små virksomheder har brug for. Da det er baseret på dobbeltindtastet regnskab, kommer det med et standardkontoplan, der kan ændres. Denne opgave håndteres bedst af din bogholder, som du kan invitere til at overvåge din bogføring. Du kan tildele adgangsniveauer til forskellige brugere, der begrænser dem til specifikke aktiviteter, og oprette - og ændre layoutet af - standardøkonomirapporter som General Ledger, Trial Balance og Income Statement.
Xero håndterer salgsmekanismen meget kapabelt gennem sine poster og transaktionsformularer, som inkluderer engangs og gentagne fakturaer samt kreditnotaer og kontoudtog. Afhængig af din rolle, kan du gemme fakturaer som kladder, gemme og indsende dem til godkendelse og godkende dem. Xero opretter forbindelse til flere betalingsportaler, i modsætning til QuickBooks Onlines eneste, og Xero understøtter flere valutaer, som Intuit ikke (i USA) Som sine konkurrenter understøtter Xero moms.
Fakturaer kan indeholde et link, der fører kunderne direkte til en online betalingsside, og du kan acceptere betalinger på mobile enheder via Square. Salgsrapporter inkluderer kundefakturarapport, kontotransaktioner og gamle tilgodehavender. I modsætning til QuickBooks Online er der få tilpasningsmuligheder her, selvom Xero lader dig oprette sporingskategorier til mere fokuseret rapportering.
Indkøb (regninger, indkøbsordrer, kreditnoter) og udgifter er på samme måde grundige og nemme at registrere og administrere. Alle er underlagt godkendelse, som salgsdokumenter er. Fjernmedarbejdere kan tage billeder af kvitteringer med deres smartphones, som vil være tilgængelige i browserbaseret Xero. Rapporter her inkluderer leverandørfakturarapport, ældre gæld og udgift via kontaktrapport.
Alle købs- og udgiftsformer, som f.eks. Salgsdokumenter og kontaktposter, inkluderer et afsnit Historik og notater i bunden, der viser alle ændringer, der er foretaget i en transaktion eller post, samt dine egne noter. QuickBooks Online tilbyder en lignende konvention. Yderligere kan du vedhæfte dine egne filer til en hvilken som helst af dem.
Regelmæssige forsoninger
Alle de bogføringswebsteder, jeg har gennemgået, er designet til interaktion med dine online finansielle konti, såsom kontrol, kreditkort osv. Du kan indtaste dine loginoplysninger for disse sider i den regnskabsmæssige applikation, og Xero importerer dine transaktioner regelmæssigt. Du kan indtaste transaktioner manuelt, men automatisk import af transaktionerne i dine finansielle konti er et af de stærkeste salgssteder for disse skybaserede løsninger. At få alle dine økonomiske data automatisk integreret et sted er et magtargument for skyen.
Xero og QuickBooks Online lægger særlig vægt på afstemning af konti og opfordrer virksomheder til løbende at følge med denne opgave i stedet for kun en gang om måneden. Når transaktioner kommer ind i applikationen fra din bank, viser både Xero og QBO dem på en liste og parrer dem med matchende transaktioner, der allerede er der. Hvis der ikke er nogen match, kan du indtaste en manuelt eller overføre den til den relevante konto.
En seriøs grænseflade
Xero bruger grafik og farve på en mindre splashy måde end QuickBooks Online, men dens brugergrænseflade er attraktiv, let at forstå og ren. Det ser værdig, professionelt og poleret ud.
Åbningsskærmen, instrumentbrættekonventionen, der bruges af alle konkurrenter, viser din økonomiske status kortfattet - på en mere kompakt måde end QBO - men grundigt. Det gør det ved hjælp af en række vinduer, der indeholder balance- og aktivitetsoplysninger - i tal og grafer - til dine konti, "Penge, der kommer ind" og "Penge går ud" og udgiftskrav.
Dashboardet er en interaktiv og informativ skærm. Der er links til kontoafstemning og en sammenhæng af poster på hver konto. "Administrer konto" -knapper åbner en menu med relaterede aktiviteter. Links i de andre vinduer fører dig til deres komplementære transaktionsskærmbilleder. QuickBooks Online inkluderer lignende grundlæggende balance-og-aktivitetsoplysninger samt links til transaktioner i dens instrumentbræt.
Xeros navigationsværktøjer er ikke bedre eller værre end konkurrenterne - hvilket vil sige, de er intuitive og effektive. Webstedet er opdelt i seks primære sektioner via faner på toppen af skærmen: Dashboard, konti, lønningsliste, rapporter, kontakter og indstillinger. Undermenuer viser registrerings- og transaktionsformularerne indeholdt i. Xero bruger knapper, drop-down lister, diagrammer, datagitter og dialogbokse til indtastning og hentning af data.
Løn og support
Omkostningerne til Xeros værktøjer til lønbearbejdning på Premium-niveauer (som koster $ 70, $ 90 og $ 120 pr. Måned) er indbygget i det månedlige abonnementsgebyr, som er en afvigelse fra konkurrenternes praksis med at behandle lønningsliste som en valgfri tilføjelse. Premium-tjenesten er det, jeg har gennemgået her. For dem, der ønsker lidt mindre, inkluderer standardversionen ($ 30) lønningsliste for en medarbejder uden direkte indbetaling og ingen multipel valutasupport. Elektronisk arkivering for føderale lønningsskatter er endnu ikke tilgængelig, og kun syv stater understøttes ved denne skrivning.
Disse negativer til side, Xeros faktiske værktøjer til lønbearbejdning er lige så gode som dens rivaler. En klar, forståelig trin-for-trin-installationsguide gør lønforberedelserne så enkle, som denne meget komplekse opgave kan være.
Faktisk trumfer Xero alle sine konkurrenter med hensyn til brugersupport. Links til kontekstfølsomme hjælpevinduer er drysset overalt. Du kan få udvidet hjælp til specifikke vinduer eller søge gennem Xeros omfangsrige online dokumentation.
Xero Premium 10 er den mest formidable konkurrent, som QuickBooks Online Plus, vores nuværende redaktørers valg til online-regnskabsføring, nogensinde har stødt på. Jeg kan anbefale Xero Premium 10 uden forbehold for små virksomheder, der ikke har brug for meget tilpasselig rapportering eller formularer, tidssporing, kørsel af antal niveauer i poster eller statlig skattesupport. For alle andre beholder QuickBooks Online Plus imidlertid føringen - og PCMag's Editors 'Choice for online-regnskabsføring.
