Kvadratisk lønanmeldelse og vurdering

Square er bedst kendt for sine betalingsbehandlingsværktøjer og har tilbudt en online lønningstjeneste siden 2015. Det har tilføjet nogle vigtige funktioner, siden vi sidst gennemgik den, herunder uafhængige mobile apps og omfattende statsløn om beskatningsafgift. Firkantet lønningsliste er let nok til at bruge, og ethvert vigtigt element i lønningsledelse understøttes, fra opsætning til betalingskørsler til skatter til rapporter. Imidlertid mangler denne unge service dybden og tilpasses dens konkurrence. Rapporterne er på den uhyggelige side, og det kommer kun med en håndfuld indtjeningstyper. Square Payroll har en lang vej at gå for at konkurrere med vores Editor's Choice, Gusto.

Prisfastsættelse og planer

Basisprisen for at betale W-2-ansatte og entreprenører med Square er $ 29 pr. Måned, med en $ 5 pr. Arbejdstagerafgift pr. Måned, hvilket gør det til en af ​​de mere økonomiske muligheder. Kun Patriot Softwares grundlæggende tilbud ($ 10 pr. Måned plus $ 4 pr. Medarbejder pr. Måned) er billigere, og det kræver, at du indsender dine egne lønningsskatter. Du kan betale så meget som $ 80 pr. Måned plus $ 4 pr. Medarbejder pr. Måned, hvis du vælger Quickbooks Payroll's Full Service-plan.

Square Payroll er unik i det, der tilbyder en kun entreprenør, der koster $ 5 per entreprenør om måneden. Intet abonnementsgebyr forfalder i måneder, hvor du ikke betaler nogen, hvilket er blevet en ret standard praksis. Det kan være en god service for startups, der ikke har - eller planlægger at have - meget mange ansatte, og som ønsker at bruge Square's andre integrerede apps, som aftaler, betalinger og salgssted - eller det nye fakturaprodukt.

En ny indgang

Mange andre applikationer til små virksomheder - også ikke finansielle - kræver ikke, at du udpeger indstillinger til absolut enhver indstilling, før du faktisk begynder at få noget arbejde. For eksempel kan du begynde at sende fakturaer med regnskabssoftware, før du går ind i hele din kundedatabase. Du kan tilføje dine kunder på farten.

Lønningssider er ikke sådan. Selvom du helt sikkert kan tilføje medarbejdere, når du ansætter dem og fordele, når du tager dem om bord, kan du ikke udføre dit første løb, før du har gennemført omfattende medarbejderregistre og tilføjet alle nødvendige oplysninger om de fordele, du tilbyder dit personale.

Square Payrolls opsætningsværktøjer er blevet afkortet siden sidste gang jeg gennemgik tjenesten. Den havde tidligere en omfattende guide, der ledte dig gennem alle de trin, der var nødvendige for at indstille til et første lønningsløb. Denne nyttige funktion er væk, erstattet med en kort firetrinsproces, der beder om kontaktoplysninger og størrelsen på dit personale. Når du har afsluttet det, åbnes websteds vigtigste brugergrænseflade ved hjælp af en lodret rude til venstre for navigation. Du afslutter dine opsætningsopgaver derfra.

En besværlig opgave

Først op: Oprettelse af medarbejderregistre, som i Square Payroll inkluderer information om fordele inden for hver arbejdstagerrekord. Dette er et arbejds- og tidskrævende job. Du kan dog spare meget tid ved at invitere medarbejderne til at indtaste en hel del af deres egne oplysninger, såsom kontaktoplysninger, fødselsdato, personnummer, arkiveringsstatus og antal kvoter, der er angivet på W-4 formularen. Konkurrenter som også tillader denne type begrænset medarbejderadgang.

Du indehaver er stadig nødt til at give en masse information i medarbejderregistret, herunder om medarbejderen er timebaseret eller lønnet, hvad hans eller hendes lønningssats er, om der er anmodet om en papirløn eller direkte indbetaling osv. Hvis du bruger Square Point of Sale og planlægger at importere tidskort derfra, skal du tildele en adgangskode til medarbejderen.

Hvis du er et ungt firma, eller du lige er begyndt at tilbyde fordele, har du to muligheder. Du kan drage fordel af de partnerskaber, som Square Payroll har med tredjepartsfordeles administratorer til ting som sundhedsforsikring og pensionsplaner. Eller du kan medbringe dine egne og indtaste disse fradrag på webstedet, så de integreres i lønningsprocessen.

For at tilføje en fordel, såsom en sundhedsforsikring, skal du åbne en medarbejderrekord og klikke på Tilføj fordel og derefter Opret ny. Indtast det navn, du gerne vil have vist på lønstubber, som Sundhedsforsikring eller 401 (k), og vælg derefter ydelsestypen på rullelisten. Du kan vælge at få en procentdel af en arbejdstagers løn eller et fast beløb fratrukket. Hvis der er en årlig grænse, indtaster du den. Virksomhedens bidrag håndteres på lignende måde. Den nye fordel vises derefter som en mulighed i hver medarbejders optegnelser. Square Payroll tilbyder de mest almindelige fradragstyper, men det er ikke så fleksibelt som f.eks. OnPay.

Vil dine medarbejdere være i stand til at optjene betalt time off (PTO) eller sygefravær? Fra denne skrivning understøtter Square Payroll kun den ene eller den anden. Det hjælper dig med at oprette politikker til at spore dette og foretager de igangværende beregninger i baggrunden. Du skal angive, hvor mange timer medarbejderne har brug for at arbejde, før de er kvalificerede. Webstedet understøtter også pynt og andre fradrag efter skat.

Flere trin

Inden du kan køre en lønningsliste, skal du indtaste oplysninger om lønbeskatningen for din stat (alle 50 understøttes nu, og webstedet indeholder aktuelle skattetabeller). Dette inkluderer statens tilbageholdelse og UI-kontonumre og de angivne UI-skattesatser. Du bliver nødt til at udføre et par flere husholdningsopgaver, såsom at linke Square Payroll til din bankkonto, så det kan trække midler til skatter og direkte indbetaling. Denne proces kan tage et par dage, fordi Square er nødt til at foretage to meget små indskud på din konto for at bekræfte forbindelsen. Du kan dog bruge Plaid - en service, der med det samme kan autentificere konti, og som integreres med Square. Dette giver dig mulighed for at køre en lønningsliste samme dag, du tilmelder dig. Løn på samme dag er en fremragende funktion, som nogle konkurrenter også har tilføjet.

Hvis du allerede har betalt ansatte eller entreprenører, skal du indtaste din lønningshistorik - en ganske tyngende opgave. Som sine konkurrenter har Square onboarding-specialister til rådighed, som kan hjælpe med dette og andre opsætningsopgaver.

Den firkantede lønningsoplevelse

Firkantet lønningsliste viser alle medarbejderdatafelter på en lang skærm, der kræver en masse rulle. Konkurrenter som SurePayroll adskiller relaterede oplysninger og viser dem på individuelle skærme, der er tilgængelige ved at klikke på faner. Dette letter den oprindelige oprettelse af posterne, såvel som efterfølgende hentning og redigeringer.

Det er ikke webstedets eneste underlig. Når du logger ind, ser du et Dashboard, der indeholder links til andre Square-produkter og -tjenester. Du skal klikke på ikonet for lønningsliste for at komme til Square Payrolls betjeningspanel, som for eksempel ikke er så omfattende som OnPays. Det viser en tre-måneders linjegraf, der illustrerer de samlede arbejdsomkostninger og links til de seneste lønninger. En advarsel om den kommende lønningsliste er øverst til højre sammen med et Pay My Team-link, som du klikker på lønningstidspunktet.

Generelt er webstedet meget sparsomt med få navigationslinks; faktisk er der simpelthen ikke meget navigation overhovedet, bortset fra Continue-knapper under lønningsløb. Hovedmenuen indeholder links til stedets sektioner: Oversigt (Dashboard), Historik (tidligere lønninger), Team (medarbejderliste og poster), Fordele (som tredjepart, der kan hjælpe med at oprette sundhedsforsikringsplaner), Skatteformularer (indleveret lønnskat formularer) og Indstillinger. Den sidste inkluderer ikke meget på grund af enkelhedens side. Du bruger hovedmenuen næsten udelukkende til navigation, men når du er på en intern arbejdsskærm, skal du undertiden klikke på et X i øverste venstre hjørne for at lukke den og vende tilbage til hovedmenuen.

Køreløn, få hjælp

Når du har afsluttet installationsprocessen og bekræftet din bankkonto, er du klar til at betale folk. På startskærmen skal du klikke på Betal mit team, der starter en guide. Du får tre muligheder: kør en almindelig lønningsliste, kør en betaling uden for cyklen eller betaler en entreprenør. Den næste skærm viser alle ansatte i en tabel sammen med deres lønsatser. Her indtaster du antallet af arbejdstimer i de rigtige kolonner: Regelmæssig, Overtid (1, 5x Regelmæssig), Dobbelt (2x Regelmæssig), Yderligere, Løncheck-tip og Kontantips. Indstillingen Yderligere er til provisioner, bonusser osv., Men etiketten siger bare Yderligere, og du kan ikke redigere den for at være mere specifik.

Du kan også indtaste PTO eller sykelønstimer. Klik på de tre prikker i slutningen af ​​hver række for at tilføje noter, f.eks. En forklaring på kolonnen Yderligere. Webstedet beregner hver arbejdstagers bruttoløn og indbetaler det i den sidste kolonne. Klik på Fortsæt fører dig til siden Justeringer, hvor du igen ser tabellen over medarbejdere. Kolonner her viser tilbageholdelsesbeløb for skatter, fradrag og virksomhedsbidrag, refusioner og endelig nettoløn.

Den næste skærm, Bekræft tilbagetrækning, er tilstrækkelig i betragtning af stedets funktionssæt. Det opsummerer det løb, du er ved at godkende. I alt vises alle betaltyper, arbejdsgiverskatter og virksomhedsbidrag øverst til venstre på siden. Tilbagetrækningsoversigten til højre opdeler lønningen i planlagte debiteringer og betalinger, du skal håndtere. Du kan også se en forhåndsvisning af individuelle betalingsstubber ved at klikke på et link.

Klik på Bekræft tilbagetrækning, og dit løb er fuldført (skønt du kan annullere det indtil kl. 19.00 stillehav dagen før lønningsdag). Links på den næste side giver dig mulighed for at udskrive checks, downloade betalingsstubber og eksportere kørslen til CSV-format. Hvis du har problemer med at køre din lønningsliste (eller udføre andre opgaver), kan du kontakte Square-support via telefon, e-mail eller Twitter; Alternativt kan du gennemse onlinehjælp og brugerfællesskabet. Websteds online-hjælp er ikke næsten så omfattende som hos nogle konkurrenter, herunder SurePayroll, og mere kontekstfølsom hjælp ville være velkommen.

Rapporter og mobil

Hvis du leder efter en service, der tilbyder masser af forformaterede rapporter, finder du websteder som Gusto langt mere imødekommende end Square Payroll, der kun tilbyder en brugerdefineret rapportindstilling. Du kan eksportere løncheckdetaljer, medarbejdertotaler, lønnsstatistikker eller virksomhedstotaler i CSV-format. Square integreres også med QuickBooks Online, og som du kunne forvente er det godt integreret med andre Square-tjenester.

Virksomheden har tilføjet mobile apps til iOS og Android, siden jeg sidst gennemgik det. Begge fungerer på samme måde som den browserbaserede grænseflade med hensyn til både opsætning og operationer med et par undtagelser. Oversigten (Dashboard) mangler arbejdsomkostningsgrafen og link til tidligere lønninger. Poster, der vises i navigationsmenuen til venstre på skrivebordsversionen, er også opdelt mellem en rullemenu, der er tilgængelig fra et ikon øverst til venstre og tre navigationsikoner, der kører langs bunden: Oversigt, team og historie. Jeg var i stand til at få adgang til medarbejder- og entreprenøroptegnelser i appen og køre en lønningsliste uden problemer.

En begynderside

Firkantet lønningsliste kan være et godt valg for virksomheder, der allerede bruger Square Point of Sale, da du kan importere medarbejderes tidskort fra det til lønningslisten. Det adskiller sig også fra konkurrencen ved at tilbyde en kun entreprenør mulighed for $ 5 per entreprenør per måned. Dette giver en nem opadgående sti for en meget lille virksomhed, der kun bruger uafhængige entreprenører fra starten.

Faktisk vil vi virkelig kun anbefale Square Payroll til en meget lille virksomhed med få ansatte, eller en, der kun beskæftiger entreprenører. Tjenesten er ret nem at bruge, men et firma med en hvilken som helst kompleksitet vil finde de nødvendige funktioner mangler, såsom tilpassede indtjeningstyper og flere rapporter. På dette tidspunkt kan det ikke konkurrere med Gusto, vores redaktørers valg. Gusto kombinerer en enestående brugeroplevelse med de funktioner, som mange små virksomheder mest sandsynligt vil bruge. Square Payroll viser bestemt løfte, men det har en måde at gå med hensyn til rapportering, tilpassbarhed og dybden af ​​dets tilbud.

Mens du er i penge tankesæt, kan du tjekke vores roundups af de bedste online regnskabstjenester og skattesoftware.