Smartsheet anmeldelse og vurdering

Enhver succesrig virksomhed bruger allerede regneark og sandsynligvis til meget mere end bare budgettering. Smartsheet forvandler de velkendte rækker og kolonner med celler til en projektstyringsapp. Resultatet er en unik hybrid, der kan håndtere alt fra budgettering og rapportering til ressourcestyring og opsporing af opgaver. Denne skybaserede app gør bestemt regneark smartere, og til visse former for arbejde kan det måske foretrækkes frem for en mere traditionel projektstyringsplatform. Hvis velprøvet er mere, hvad du havde i tankerne, skal du imidlertid se til vores mere traditionelle Editors 'Choice-vindere inden for projektstyring, Zoho-projekter og teamwork-projekter.

Prisfastsættelse og planer

Smartsheet tilbyder fire niveauer af service samt en 30-dages gratis prøveperiode. Det har dog ikke et gratis serviceafdeling. Der er to plantyper, som du kan tilmelde dig direkte fra webstedet: Standard Individual ($ 19 pr. Person pr. Måned eller $ 168 pr. Person, når der betales årligt) og Standard Business ($ 32 pr. Person pr. Måned eller $ 300 pr. Person årligt). Der var tidligere en mulighed kaldet Smartsheet Team, men det er blevet afbrudt.

Derudover har Smartsheet en Enterprise-plan og Enterprise Premier. Begge disse niveauer af service er designet til store organisationer, der har brug for omfattende administrator- og sikkerhedskontrol. Kontakt virksomheden for et pristilbud på en af ​​virksomhedsindstillingerne.

For at få den gratis prøveversion har du brug for en forretnings-e-mail-adresse - hvilket betyder, at der ikke er en åbenlys gratis e-mail-konto. Du har dog ikke brug for et kreditkort. Den gratis prøveversion har også nogle begrænsninger. For eksempel kan du kun have 50 ark ad gangen. Du kan dog dele arkene med et ubegrænset antal samarbejdspartnere og tilføje kolleger for at prøve nogle af forretningsplanfunktionerne. Hver person får også 5 GB plads. Du kan lege med Smartsheet-formularer (dette er webformularer og andre former for dataindsamlingsformularer), men du kan ikke offentliggøre dem, mens du bruger den gratis prøveversion.

Forskellen mellem kontoen Standard Individual og Standard Business kommer ned til begrænsninger i nogle funktioner og brugeradministrationsfunktioner. Individuelle konti kan have 10 samarbejdspartnere pr. Element, 10 ark i alt, fem rapporter og et betjeningspanel. Denne række leveres med 50 GB lagerplads pr. Licenseret bruger. Forretningskonti får ubegrænsede samarbejdspartnere, rapporter og dashboards, og de kan have 100 ark pr. Licenseret bruger. Forretningskonti får også 100 GB lagerplads pr. Licenserede brugere; kontroller til styring af brugere, grupper og ressourcer; og adgang til aktivitetslogfiler.

Prissammenligninger

Hvordan kan Smartsheets pris og værdi sammenlignes med andre apps? Det afhænger virkelig af, hvordan du bruger tjenesten. Hvis du f.eks. Bruger det til projektstyring, kan prisen sammenlignes med mellemliggende apps i den kategori, der kører mellem $ 30 og $ 45 pr. Person pr. Måned. De mest konkurrencedygtige priser til projektstyring koster overalt fra mindre end $ 5 til $ 12 pr. Person pr. Måned.

Hvis du bruger Smartsheet mere fra databasen og regnearksvinklerne, kan du sammenligne det med Airtable. Luftbord koster mindre, starter ved $ 12 per person per måned og går op til $ 24 per person per måned. Denne app har også et gratis serviceniveau, så du kan prøve det, så længe du har brug for.

Kom godt i gang med Smartsheet

Der er meget at gøre med Smartsheet, hvis du er villig til at lægge noget arbejde. Næsten alt, hvad du kan gøre i et regnearksprogram, kan du gøre i Smartsheet. Ikke alt ved appen er dog meget intuitiv, og du skal planlægge at investere lidt tid i at se video-tutorials og lære ind og outs i programmet.

Når du starter med Smartsheet, der kører i skyen (via en webapp) og på iOS og Android, opretter du enten et tomt ark eller vælger en skabelon. Skabeloner er arrangeret efter kategori, der inkluderer menneskelige ressourcer, marketing, IT, projekter, salg og andre områder. For at give dig en idé om rækkevidden kan du finde skabeloner til de mest almindelige anvendelser, såsom kundefeedbackformular og årlig kalender efter dag, samt mere målrettede anvendelser, som vedligeholdelse af lejeboliger, udgiftsrapport, salgspipeline af rep, og begivenhedsplan og budget. Derefter er der skabeloner til projektstyring, herunder:

• Agilt projekt med Gantt
• Udstedelses tracker med formular
• Projektlanceringsplan
• Projekt med Gantt og budgetvariation
• Projekt med hård deadline og Gantt
• Sprint Planning Board

Uanset hvordan du dykker ind i appen, vises overlays på skærmen for at forklare alle de fremtrædende funktioner. Et værktøjstips og et link til dokumentation og træningsvideoer er altid inden for rækkevidde, som du har brug for på et tidspunkt. Selv hvis du er en Excel-whiz, kan Smartsheet muligvis stadig ende med at stubbe dig til tider. Ikke alle formlerne er identiske på tværs af de to apps.

Smartsheet holder en rydelig grænseflade. Regnearket optager midten af ​​skærmen. En Microsoft-lignende værktøjslinje øverst har formateringsknapper plus muligheder for at ændre visningen. Når et Gantt-diagram er inkluderet på dit ark, kan du vælge at se det; det vises til højre for cellerne. Skyderne giver dig mulighed for at ændre bredden på windows for bedre at tilpasse din visning.

Et sammenfoldeligt panel på venstre side giver dig mulighed for at se alle de ark, du har oprettet, eller som folk har delt med dig. Du bruger det til at flytte hurtigt mellem dine ark.

På højre side af grænsefladen er flere ikoner, der lader dig se alle samtaler, der har fundet sted på dette ark, vedhæftede filer og kommentarer relateret til korrekturanmodninger. Afhængigt af dit adgangsniveau og din kontotype kan du muligvis også se opdateringsanmodninger, en aktivitetslog, en udgivelsesknap, der gør arket synligt på en offentlig URL og en oversigt over arket.

Funktioner og brug

Smartsheet gør regnearksdata mere dynamiske for ikke-Excel-guruerne blandt os. Hver række eller søjle kan enten være en rullemenu med tilpassede værdier, en kontaktliste, en dato, et afkrydsningsfelt, et symbol og så videre. For at oprette en opgaveliste kan du f.eks. Lægge afkrydsningsfelter ned i en kolonne og navngive den udført og derefter placere en kolonne kaldet Opgavens navn ved siden af. Du kan endda tilføje en tredje kolonne, der indeholder din kontaktliste, så du kan tilføje en udsteder. Med Smartsheet kan du også tildele flere personer til en opgave. I kolonnen Kontaktliste skal du vælge at tillade flere kontakter pr. Celle.

Hvis du overvejer at bruge Smartsheet til kun enkel opgavesporing, kan du muligvis også sammenligne det med andre arbejdsstyringsapps, såsom Airtable og Trello. Især Trello tjener stor ros for at være så nem at bruge. Det kan kun gøre en brøkdel af, hvad Smartsheet kan, men hvis alt hvad du ønsker fra appen er en måde at samarbejde administrere og spore opgaver på, kan Trello muligvis være en bedre pasform.

I modsætning til Trello kan du imidlertid tilføje hierarkier til din opgaveliste i Smartsheet. Med et klik kan du indrykke rækker under overordnede rækker. Du kan nemt trække celler og rækker ind og ud af overordnede rækker, eller gribe den overordnede række for at flytte den og alle dens underordnede rækker.

Vil du se dit regneark på en anden måde? Tilføj en kolonne for start- og slutdatoer, og du kan generere et Gantt-diagram til arket. Tilføj et par flere kolonner, og juster nogle indstillinger, og opgaver kan kobles sammen på Gantt-diagrammet for at afspejle, når den ene slutter og den anden begynder. Desværre deler Gantt-diagrammet inelegant skærmen med dit regneark.

Smartsheet udmærker sig ved at tilføje den slags værktøjer, du ønsker standard regneark, der leveres på en mere brugervenlig måde. For eksempel giver det betingede formateringsværktøj dig mulighed for at definere parametre udfyldning af tomt. Det tager kun et par klik for at oprette et ark, der automatisk fremhæver en række, der har værdier, du vil fremhæve. Det samme gælder for dets rapportgenererende system, der spytter nye ark ud fra dine specificerede kriterier.

Da Smartsheet har alle værktøjerne i et regnearksprogram og en projektleder, kan du oprette kraftfulde hybriddokumenter. For eksempel kan du oprette et budgetark, der bruger formler til at beregne udgifterne til hvert projekt i et firma, og du kan også tildele, hvem der er ansvarlig for hvert projekt, hvor langt der er gået med projektet, og tidspunktet for hvert projekts begyndelse og afslutte.

Selvfølgelig kan du gøre meget mere med Smartsheet. For eksempel kan du linke celler på et ark til celler på et helt andet ark og lade data flyde mellem projekter. Du kan oprette webformularer for at indsamle data, der automatisk føjes til det relevante ark. Med nogle finagling kan du tilføje statuslinjer til Gantt-diagrammer. Med endnu mere finjustering kan du se og styre, hvor meget arbejde der tildeles hver person i din virksomhed og afbalancere belastningen i overensstemmelse hermed. Tjenesten kan også importere dine gamle regneark, så du kan gøre dit eksisterende organisationssystem mere intelligent.

At tage Smartsheet videre

Smartsheet har et par pæne funktioner, der er værd at lære. Især er arbejdsgange værd at udforske. Workflows er en funktion, der giver dig mulighed for at oprette din egen automatisering i appen. Du indstiller nogle parametre, og når betingelserne er opfyldt, sker der automatisk en anden handling. For eksempel kan du oprette følgende arbejdsgang: Efter 1. januar, når et punkt er markeret "komplet", skal du underrette Mary Manager med en besked, der minder hende om at gennemgå arbejdet med klienten.

Workflows-grænsefladen er let at bruge, selvom den ikke ser meget imponerende ud med et ret rudimentært design.

I en tidligere gennemgang af Smartsheet bemærkede vi, at det ikke er et ideelt system til tidssporing, rapportering og et par andre almindelige forretningsopgaver. Bestemt, kan du muligvis finde og tilpasse en skabelon, der fungerer til dine specifikke behov, eller du kan opbygge et system, hvis du er dygtig med regneark. Men der er i øjeblikket intet i appen til tidssporing. Da vi spurgte en virksomhedsrepræsentant om dette spørgsmål, nævnte de, at Smartshee for nylig havde erhvervet 10000ft, en forretningsapp til ressourceplanlægning, projektplanlægning og tidssporing. Forvent med tiden at se mere synergi mellem de to apps.

Noget andet bemærket i en tidligere anmeldelse, der er blevet ændret, er, hvordan Smartsheet gemmer data. Tidligere var der overhovedet ingen automatisk gemning. Du var nødt til manuelt at trykke på en Gem-knap, hvilket er meget usædvanligt for en skybaseret app. Nu er der dog muligheder for automatisk besparelse med intervaller. I dine personlige indstillinger skal du sørge for at vælge de to indstillinger: Gem automatisk efter 1 minuts inaktivitet og gem automatisk mine ændringer, når jeg forlader et ark, en rapport eller et instrumentpanel. Disse indstillinger er bedre, men er stadig ikke ideelle. Vi vil gerne se, at Smartsheet automatisk gemmer automatisk for hver aktivitet.

Integration og mobile apps

Ude af kassen fungerer Smartsheet sammen med en lang række andre apps og tjenester, såsom Box, Dropbox og Google Drive. Der er også en omfattende app-butik, der tilføjer mere funktionalitet. Hvis du ikke kan finde det, du har brug for, kan du bruge Zapier til at forbinde Smartsheet til andre apps eller arbejde med Smartsheets API.

På den mobile side har Smartsheet apps til iOS og Android. Mobilappen er godt optimeret i den forstand, at den ikke er så overvældende og svimlende, som du måske forestiller dig for et regnearkstypeprogram. Det fungerer bedst til ting som at indhente diskussioner eller korrekturlæsning af filer.

Begge verdeners bedste og værste

Smartsheet er et kraftfuldt projektstyringsværktøj på både gode og dårlige måder. For mange projektledere kommer regneark med fortrolighed og fleksibilitet. De håndterer rådata, og du kan opbygge dem til at gøre, hvad du vil. At lære at bruge dem kan imidlertid være omhyggeligt, hvis du ikke allerede er i gang. Desuden kan mængden af ​​tilpasning, som de undertiden har brug for, kræve færdigheder, der er et hak i genstand for faktisk computerprogrammering.

Det gode: Smartsheet er kraftfuldt og fleksibelt med en enorm del af hjælpedokumentation og tutorialvideoer. Det dårlige: Du ender med at beherske både projektstyringssoftware og regnearkssoftware.

Hvis projektstyring via regneark lyder din gyde op, finder du ikke noget bedre end Smartsheet. Hvis du er en lille virksomhed, der har brug for hurtigt at blive revnet med projektstyring uden en Excel-master ved din side, skal du holde dig til noget, der er mere brugervenligt. Dine øverste valg bør være vores redaktørvalg Zoho Projects, som er fremragende til små virksomheder på et budget, Teamwork Projects, som er kendt for sin brugervenlighed, og LiquidPlanner, der er bedst for meget store organisationer med komplekse behov.