Video: Paychex Flex Demo (Oktober 2024)
Paychex Accounting Online blev først frigivet i slutningen af 2013, men de to integrerede applikationer, der indeholder det, har eksisteret meget længere. Den centrale regnskabsapplikation er den canadiske service Kashoo, som nu er tilgængelig som et integreret bundt med Paychex Online Payroll. Paychex-mærket er imidlertid mere end 40 år gammelt og er kendt for erhvervslivet. Løsninger, menneskelige ressourcer og fordele-outsourcing-løsninger respekteres og bruges af mere end en halv million amerikanske virksomheder. Kashoo er derimod relativt nyt; det er et solidt regnskabswebsted med dobbeltindtastning, der er let at forstå og bruge. Men Paychex Accounting Online (fra $ 27 pr. Måned, plus gebyrer) mangler mange af de funktioner, der findes i sine konkurrenter, såsom indkøbsordrer, omfattende kontaktposter, varesporing og transaktionskategorisering.
Hybridtilnærmingen er et godt eksempel på den ændrede karakter af små virksomheders regnskab, når den bevæger sig ind i skyen. Nogle virksomheder, som Intuit og Xero, leverer en grundlæggende regnskabsløsning og en lønningsproces, der er integreret problemfrit. Andre organisationer samarbejder med hinanden og integrerer relaterede websteder, som det er tilfældet med Paychex Accounting Online. Dette har allerede sket i årevis, hvor det bedste eksempel sandsynligvis er Intuit App Center, der har hundreder af tilføjelser, der udvider nytten af QuickBooks-skrivebordet og QuickBooks Online Plus inden for områder som CRM, fakturering og fakturering og tid / udgift ledelse.
Tilgodehavender og gæld
Paychex-regnskabsføring online vil bedst tjene små virksomheder med beskedne tilgodehavender og betalingsbehov, men som har brug for ægte dobbeltopføringsregnskaber uden at skulle forstå baggrundsdebitering og kreditter. Det leveres med et tilpasseligt kontoplan (bedst tilpasses af en regnskabsfolk, som du kan invitere til at holde øje med din aktivitet) og standard økonomiske rapporter: Balance, fortjeneste og tab og prøvebalance. Du kan eksportere disse til PDF-, Excel-, CSV- og HTML-formater. Du kan indtaste transaktionsjusteringer, men det er bedst at overholde debiteringer og kredit til din regnskabsfolk.
Webstedet bruger ikke udtrykket "tilgodehavende konti". I stedet for klikker du på fanen "Indkomst" for at åbne dine muligheder der. Du kan indtaste diverse indtægter, en faktura eller en betaling. En postskabelon til dine kunder indeholder meget enkle kontaktoplysninger med et par andre rullelister for variabler som vilkår og indtægtskonto. Fakturaskabelonen er nogenlunde sammenlignelig med dem, der tilbydes af konkurrenter, idet den inkluderer de grundlæggende felter for ting som moms, betingelser og forfaldsdato. Og du kan e-maile dem til kunderne.
Men du kan ikke tildele fakturaer til kategorier som sælger, afdeling eller placering, og dine kunder kan heller ikke returnere en betaling via kreditkort (der er ingen support til købmandskonti). Der er ingen sporing af lagerniveauer (skønt en basisartikel er tilgængelig) eller alternativ prisfastsættelse (rabatter osv.). Den eneste rapport, der tilbydes her, er Gamle tilgodehavender, hvis eneste tilpasningsmulighed er slutdatoen.
Detaljeringsgraden og tilpasningen ligner for de betalte konti eller "Udgifter." Du kan udfylde en formular, der viser en udgift eller en regning og registrere betalinger. Sælgerpladsskabeloner tjener enkle virksomheder godt, men de er ikke så detaljerede som f.eks. Xero's. Ældre gæld er den eneste tilgængelige rapport her.
Bank i skyen
De bedste online regnskabs- og personlig økonomiløsninger (faktisk de fleste af dem, periode) giver dig mulighed for at oprette forbindelse til de finansielle institutioner, hvor du har konti og downloade transaktioner. Paychex Accounting Online er ingen undtagelse. Du skal blot vælge navnet på din bank eller kreditkortselskab og indtaste dine loginoplysninger for disse websteder. Paychex Accounting Online opretter derefter en forbindelse og foretager den første download. Du kan også uploade kontoudtog manuelt.
Du kan selvfølgelig også indtaste indtægter og transaktioner manuelt. Og du kan overføre penge mellem konti. Men Paychex Accounting Online tilbyder ikke den mere sofistikerede, igangværende bankafstemningsfunktion, som Xero og QuickBooks Online Plusdo. Det fungerer på samme måde som at forene på papir. Du skal sætte et hak foran alle transaktioner på webstedet, der vises på din papiropgørelse, plus markere dine online transaktioner på din kontoudtog. Dette ser ud som duplikatindtastning, som online-bogføring skulle undgå.
En logisk arbejdsgang
Paychex Accounting Online var klart designet med den ikke-regnskabsmæssige professionelle i tankerne. Dens brugergrænseflade er ren og uklar og bruger sprog, som lægfolk ville forstå. Den venstre lodrette rude indeholder tekstlink til hvert element på webstedet. Først er selvfølgelig Dashboardet, som er lidt atypisk for denne type websted. Midt på skærmen, der normalt indeholder centrale forretningsnumre, indeholder to vinduer med faner: et til indtastning af indtægter og et andet til udgifter.
Dette layout ligner det, du ser, når du klikker på de individuelle indkomst- og udgiftslink, skønt Dashboard ikke viser transaktionshistorik i den nederste del af skærmen. Dine forretningsdata i realtid - primært kontosaldo - vises i den højre lodrette rude. Og der er ingen diagrammer eller grafer.
Links til andre områder af webstedet vises i den venstre lodrette rude. I modsætning til online-regnskabsløsninger, der er mere komplekse, er Paychex Accounting Online ukompliceret nok til, at alt er stavet i denne rude, også de enkelte rapporter (som er få). Klik på et link, så vises hovedskærmbilledet for den aktivitet i stedet for at præsentere en anden menu med underlink.
Paychex-forbindelsen
Mens konkurrerende online-regnskabsider langsomt har bygget deres egne godt integrerede lønningsprogrammer, gik Paychex den anden retning. Det byggede en ny løsning ved at lette integrationen af Paychex Online Payroll med den eksisterende bogføringstjeneste Kashoo, som nævnt tidligere. Du indtaster lønningsoplysninger i Paychex-applikationen og importerer dem derefter manuelt til regnskabssiden. Beregning af lønningsskat og arkivering / betaling understøttes. Paychex offentliggør ikke priser; snarere skal du bede om et tilbud.
Paychex Accounting Online er ikke et vanskeligt sted at lære forholdsvis hurtigt, men enhver, der er ny inden for regnskabsføring, vil sandsynligvis kræve en vis afklaring og hjælp, på trods af appens almindelige engelske tilgang til det UI - det er bare arten af regnskabsdyret. Webstedet understøtter brugere med en række hjælperessourcer, herunder videoer, webinarer, online artikler, chat og telefon. Mobiladgang er tilgængelig for begge applikationer på iOS-enheder, men Android-support er begrænset til selve lønningsprogrammet.
Det er godt at se udbydere af finansielle løsninger slå sig sammen for at give virksomheder applikationsbundter, der giver mening. Hvis du allerede bruger Paychex-lønningstjenester og vil gifte dig med dem til meget grundlæggende dobbeltindtastede regnskabsfunktioner, er Paychex Accounting Online bestemt værd at overveje. På nuværende tidspunkt, hvis din virksomhed har brug for mere funktionalitet end Paychex Accounting Online tilbyder, såvel som komplet, glatintegreret lønningsprocesser, er QuickBooks Online Plus, PCMags redaktørvalg for online-regnskab, et bedre valg.
