Ooma kontoranmeldelse og vurdering

Ooma Office starter ved $ 69, 99 for en internetprotokol (IP) desktoptelefon og $ 19, 95 pr. Bruger pr. Måned for at få adgang til tjenesten. Alt i alt er dette et solidt telefonsystem til virksomheder, selvom det er en anden udbyder, der sigter mod den lille ende af kundespektret for små virksomheder. En typisk Ooma-kunde er på udkig efter mere funktionalitet, som de kan få med en low-end telefoni-løsning eller hjemmeorienteret VoIP-service, men ikke alle de avancerede funktioner, du kan få med high-end-spillere, som f.eks. Med vores redaktører Valgvindere AT&T Collaborate og RingCentral Office.

Men selv hvis en lille virksomhed ikke har brug for alle de nyeste kommunikations- og samarbejdsfunktioner, kan den stadig finde en masse værdi i Ooma Office's mere forenklede tilgang. Arbejdstagere kræver muligvis ikke ting som opkaldsoptagelse, intelligent opkaldscreening og videokonferencer, der alle tilbydes af avancerede tjenester, som vores vindere i Editors 'Choice. Hvis det er tilfældet, vil organisationen sandsynligvis drage fordel af Oomas solide thogh mere grundlæggende adgang til IP-telefoni-kapaciteter, skønt dens primære tiltrækning sandsynligvis vil være den lette opsætning og købsproces uden kontrakt. Mens virksomheden siger, at Ooma Office kan skalere til hundreder af linjer, viser vores test, at det er bedst egnet til kontorer med et relativt lille antal medarbejdere, der har brug for deres egne udvidelser.

Siden vores tidligere gennemgang har Ooma foretaget betydelige ændringer i sin brugergrænseflade (UI) og til noget af den underliggende software. Ooma Office inkluderer nu forbedringer som en virtuel receptionist, opkaldsparkering, ringegruppe-ID og forlængelsesovervågning for receptionister eller administratorer. Der er også en intercomfunktion, så du kan irritere flere mennesker på samme tid.

Hardware

Oomas Base Station er i det væsentlige en sort boks, der giver dig mulighed for at forbinde analoge telefoni-enheder til Ooma-tjenesten. Hvis du vælger at købe Ooma med en basestation, skal den tilsluttes dit netværk, som på testnetværket var en Gigabit Ethernet-switch på netværkets fiberkerne. Du kan undgå en base ved blot at vælge at bruge en IP-telefon uden en base, da disse kan oprette forbindelse direkte til Ooma. Stadig i disse dage kræver de fleste store cloud-PBX-udbydere ikke anden hardware end skrivebordstelefoner, og i de fleste tilfælde er endda disse valgfri for organisationer, der foretrækker, at deres ansatte bruger softphones eller endda deres egne mobile enheder. Det er bestemt billigere i nogle tilfælde, selvom det kan bringe sin egen mobile management-hovedpine i større organisationer.

I betragtning af det enkle og lille fodaftryk fra Ooma-basestationen (4 inches by 4 inches by 1 inch, som er mindre end de fleste fire-port routere), og det faktum, at tjenesten ellers fungerer meget som andre cloud PBX-tilbud, base station option bør stadig være attraktiv for mange. Dette er især tilfældet, hvis du udskifter et gammelt proprietært telefonsystem med et, der har et meget større hardwarefodaftryk. Én advarsel er, at hver Ooma Base Station kan understøtte maksimalt fem dedikerede brugere, skønt Ooma Office understøtter op til fire basestationer pr. Kunde for i alt 20 analoge brugere. Du kan dog fortsætte med at tilføje IP-telefoner ud over dette nummer.

Ooma Base Station

Da Ooma-tjenesten i øjeblikket kun genkender fire basestationer pr. Kunde, skal du evaluere økonomien og din appetit på at styre flere enheder. I min evaluering brugte jeg kun en Ooma Base Station. Husk, at dette kun refererer til antallet af ansatte, du har ved hjælp af telefonihardware, der kræver en Base Station for at se skytjenesten. Hvis du bruger IP-telefoner, vil den slags hardware oprette forbindelse direkte til tjenesten, så ifølge Ooma er der ingen grænser for dit brugerantal, hvis du vælger at gå denne vej.

En bemærkelsesværdig funktion ved Ooma Office er den trådløse DECT 6.0, der er indbygget i Ooma Base Station. Virksomheden tilbyder en pakke med to Ooma Linx-enheder, der har analoge RJ-11-porte, eller du kan købe basestationen uden Linx, hvis du ikke har planer om at bruge dem. Ved at tilslutte Ooma Linx-perifere enheder til en hvilken som helst stikkontakt, kan kunderne tilslutte en analog telefon eller endda trådløse telefonsystemer, der understøtter flere telefoner, der opretter forbindelse til den linje. Mens vi ikke testede Linx til denne opdatering, leverede Ooma en trådløs Ooma DP1-telefon, der fungerer med basestationen. Dette er en almindelig kontortelefon med et kablet håndsæt, der forbindes trådløst til basestationen.

Ooma Linx

Hver Ooma-basisstation giver dig mulighed for at parre op til fire Ooma Linx-enheder. Hvis du vil tilføje mere, kan du købe basestationer. Det er her du bliver nødt til at lave matematik for at se, om økonomien fungerer for dig. Installation af Linx er en triviel handling, så det handler virkelig om dit budget og antallet af telefonudvidelser, du har brug for at oprette forbindelse.

Ooma Office-basestationen sælger for $ 99, 99 fra Ooma, selvom den kan findes for mindre fra tredjepartsforhandlere, inklusive Amazon. Linx-enhederne sælges for $ 49.99 (eller mindre fra Amazon). Disse forhandlere kan tilbyde en række forskellige pakker, herunder Linx-enhederne eller DP1-telefonen.

Opsætning

Afhængig af hvor du køber din hardware, skal du oprette din konto på virksomhedens websted. Den første ting, du vil bemærke, er valget mellem at logge ind på administratorportalen eller brugerportalen. Vælg den orange-farvede "Aktivér din konto" -knap (se figur 1).

Figur 1. For at opsætte din service skal du vælge den orange "Aktiver din konto" -knap nederst i administrator-loggen.

Hvis du køber dit Ooma-gear direkte fra virksomheden, skal din konto oprettes som en del af salgsprocessen, hvilket betyder, at hardware skal forudkonfigureres, så alt er plug n 'play. Dette var den valgte mulighed, da vi modtog vores udstyr fra Ooma, og der var grønne klistermærker overalt, der annoncerede dette. Desværre fungerede denne proces ikke korrekt under vores test, hvilket krævede en vis indgriben fra Oomas kundesupportteam for at få tingene til at køre. Ooma-støtte var imidlertid fremragende, så processen var ikke så smertefuld, som den kunne have været.

Hvis alt fungerer korrekt, skal du blot udfylde felterne i aktiveringsskærmen med de grundlæggende spørgsmål inklusive basestations-ID, som du kan finde i bunden af ​​enheden (se figur 2). Derefter tilslutter du basestationen og vælger "Gå til Ooma Office Manager", der leder dig til Express Setup Assistant. Når lyset i bunden af ​​basestationen bliver blåt, er du tilsluttet. Det tager normalt under 5 minutter, men hvis en firmwareopgradering er påkrævet, kan det ifølge firmaet tage op til 30 minutter.

Figur 2. Aktivér din basestation ved hjælp af koden placeret i bunden af ​​enheden.

Ooma-basestationen indeholder et Ethernet-kabel til forbindelse til din router. Når lyset i bunden af ​​basestationen bliver blå, ved du, at det er forbundet til netværket. Express-opsætningen i administratorportalen lader dig nemt tildele brugere til udvidelser. Under brugeropsætningsprocessen kan du udpege en analog telefon, der er tilsluttet basestationen, Ooma Linx-enheden, en mobilapplikation (Android eller iOS) og en af ​​de IP-telefoner, som Ooma tilbyder. Du kan også indstille tilladelser til at videresende indgående opkald til et eksternt nummer. Managementkonsollen viser også hver brugers evne til at få adgang til Conference Server bridge og virtuel fax-sende-og-modtagefunktion, der leveres med tjenesten (se figur 3).

Figur 3. Administratoropsætning af hver brugerudvidelse, den virtuelle receptionist, ringegrupper og andre funktioner.

I installationsprocessen kan administratorer oprette ringgrupper som salg eller finans. Du kan indstille den til at have alle udvidelser i en gruppering samtidigt eller i rækkefølge (se figur 4). Avancerede indstillinger giver dig mulighed for at bestemme, om en opkald skal sendes til en voicemail eller overføre opkaldet til en anden lokalnummer efter et administratordefineret antal ringetoner. Det er intuitivt at definere, hvilke udvidelser der skal inkluderes i en ringegruppe.

Figur 4. Opsætning af ringegruppe er intuitiv.

Mens Ooma Office understøtter Direct Inward Dialing (DID) til at lade medarbejdere ringe til hinandens egne interne telefonnumre, kan dem, der ringer til din virksomheds hovedlinje, få deres opkald dirigeret af den virtuelle receptionist (figur 5). Du kan indstille din menu med valgmuligheder, f.eks. For at få adgang til en ringegruppe (for eksempel salg eller økonomi), vælge en udvidelse eller få adgang til en firmabibliotek. Når du kortlægger disse valg, kan du indtaste et script, der automatisk hilser opkaldere med dine menuindstillinger.

Den virtuelle receptionist i Ooma Office er syntetisk klingende, men tilstrækkelig og giver dig valget mellem en mandlig eller kvindelig stemme. Husk at inkludere kommaer til pauser i dit script til en mere naturlig hilsen. Hvis du foretrækker, at dine opkaldere bliver mødt med en menneskelig stemme, kan du forudoptage og uploade den. I begge tilfælde er den virtuelle receptionisthilsen nem at konfigurere og ændre når som helst.

Figur 5. Opsætning af virtuel receptionist.

Konfigurationsindstillinger

Hver brugerudvidelse inkluderer et dedikeret telefonnummer, et separat virtuelt faxnummer og adgang til Virtual Conference Server. Administratorer kan bestemme, om de skal give medarbejdere adgang til Virtual Conference Server. 19, 95 dollar pr. Måned pr. Bruger inkluderer ringegrupper, virtuel receptionist og gratis nummerporting, som du kan starte i løbet af installationsprocessen (figur 6).

Figur 6. Portering af eksisterende numre er inkluderet og udføres let gennem installationsprocessen.

Brugere kan vælge flere unikke lokale telefonnumre med forskellige områdekoder til en pris af $ 9, 95 hver pr. Måned. Din oprindelige service leveres med et gratis 800-nummer med 500 indgående opkaldsminutter om måneden og 3, 4 cent per minut ud over det. Yderligere gratis numre er tilgængelige fra $ 9, 95, også med 500 gratis minutter og 3, 4 cent i yderligere minutter. Hver bruger kan foretage eller modtage opkald fra enten Cisco- eller Yealink IP-telefoner, der tilbydes af Ooma, analoge telefoner (kablede eller trådløse) tilsluttet Linx eller til Ooma Base Station og en mobiltelefonklient. Mens administratorer kan give brugere adgang til alle disse samtidigt, er enhver bruger begrænset til at bruge en af ​​hver enhedstype ad gangen. Det betyder, at selv om brugere kan installere Ooma Office-appen på mere end en enhed (inklusive deres mobiltelefoner og tablets), kan de ikke have dem alle tilsluttet på samme tid.

Tjenesten tilbyder dog viderestilling af opkald til ethvert land- eller mobilnummer. Det ville også være rart, hvis der var en app til Mac- og Windows-pc'er, så folk kan bruge deres desktops eller laptops som deres telefon. Webklienten lader brugere starte telefonopkald ved at indtaste eller indsætte nummeret og vælge den enhed, der skal bruges til opkaldet (figur 7).

Figur 7. Ooma Office har ikke en Mac- eller PC-klient, men du kan starte opkald fra dit skrivebord, den bærbare computer eller en hvilken som helst web-tilgængelig enhed.

Brugererfaring

Hvis du vil have dine brugere til at have IP-telefoner på deres skriveborde, kan du vælge mellem entry-level, to-line T21P E2 fra Yealink ($ 69, 99) eller den mere funktionelle T23G fra Yealink ($ 99, 99), som Ooma leverede til denne anmeldelse. T21P E2 har to-linjetaster til op til fire samtidige opkald og fire softkeys, mens T23G kan understøtte tre linjer og op til seks samtidige opkald.

Ooma tilbyder også to Cisco-telefoner: SPA 303 ($ 109.99) med tre linjer og support til seks samtidige opkald og den firelinjede SPA 504G, der kan håndtere op til otte samtidige opkald. Ooma tilbyder også CP920 IP-konferencetelefon fra Yealink for $ 399.99.

Kvaliteten af ​​Yealink T23G-testenheden var tilstrækkelig. Ooma DP1 var en avanceret telefon, men den skal bruges sammen med Ooma-basestationen. Den anden telefon, vi brugte i testen, var en billig Vtech CD-1103 analog telefon ($ 7, 98 hos Walmart), som du ville bruge til at fortælle en medarbejder, at de skulle begynde at arbejde på deres CV. Mærkeligt nok var det Vtech, der havde den bedste lydkvalitet for flokken.

En begrænsning af telefonens valg er, at du skal hente dine telefoner fra Ooma fra fra en forhandler, der har konfigureret telefonerne specifikt til Ooma. Du kan ikke blot tilføje SIP-telefoner, du muligvis allerede har til rådighed, eller som du får andre steder til Ooma-netværket.

Ligesom mange cloud-PBX-tjenester i dag, kan brugere, der ikke har brug for en bordtelefon, bruge alle funktionerne i Ooma Office på deres mobiltelefoner med Ooma-mobilappen og mange af funktionerne på deres analoge telefoner.

Nøglefunktioner

Ud over de allerede nævnte funktioner tilbyder Ooma Office on-hold-musik, opkaldsoverførsel, opkaldsforlængelse, lokalopkaldsrapporter og muligheden for at oprette routing-regler for opkald baseret på definerede åbningstider. På trods af at de mangler de ekstra funktioner, som dens rivaler tilbyder - ofte til en højere pris - ser de begrænsede muligheder ud til at oversætte til færre potentielle problemer for at rangle kunder. Måske var det derfor, at Ooma Office for nylig toppede PCMags Business Choice Awards.

Ooma er upapologetisk over, at dens cloud-PBX er designet til de mindste af små virksomheder. Virksomheden erhvervede imidlertid Voxter i 2018, som tilbyder en Unified Communications-as-a-Service (UCaaS), der er mere fokuseret på virksomhedsbrugere. Som et resultat har Ooma omdøbt sin Ooma Office-gruppe "Ooma Business", der vil bestå af de to tilbud (virksomheden har også forretningslinjer for boligkommunikation og sikkerhed i hjemmet).

Alt i alt, hvad dens lave ende Ooma Office-service mangler i pizzazz, kompenserer virksomheden med en praktisk telefontjeneste rettet direkte mod mindre virksomheder. Hvis du primært leder efter en enkel løsning, er Ooma en solid mulighed, især da det ikke kræver en kontrakt. Hvis du bare kommer ind i sky-PBXer, er Ooma et ret sikkert første trin.