Office 2016: mere samarbejde, men ikke helt der

Det siger næsten sig selv, at Microsoft Office ikke kun er den mest populære kontorproduktivitetssuite, den er også den mest kraftfulde. Produkter som LibreOffice og Corel WordPerfect er direkte konkurrenter, men er bare ikke i samme klasse. I stedet er konkurrencen kommet fra mobile apps og online alternativer, især Google Drive / Apps, der tilbyder mere og bedre samarbejde sammen med fordelene ved online datalagring.

I de seneste måneder har Microsoft refokuseret Office til at kæmpe på disse fronter, med en ny version af pakken til iOS og Android, forbedrede webapps, og senest i Office 2016 en ny version af desktop-pakken, der synes specifikt designet til at modvirke samarbejdsfordelene ved dens rivaler. På denne front er Office 2016 kun delvist vellykket; nogle funktioner fungerer godt, men mange af de funktioner, du gerne vil, er ikke der endnu. Efter at have brugt det i de sidste par måneder, føles det meget som de ældre versioner af Office - det fungerer godt og er stadig hoved og skuldre over konkurrencen, men er endnu ikke så samarbejdende, som du gerne vil have det.

Ved første øjekast ser Microsoft Office 2016 ikke ud til at være så forskellig fra de sidste par versioner af Office. Ja, titellinjen har ændret farve, og båndstænger og menuer ser ud til at være finjusteret, så de fungerer bedre, når du arbejder på en tablet (eller en maskine med en berøringsskærm). Men de grundlæggende funktioner har ikke ændret sig meget - kommandoerne er alle, hvor du forventer, at de skal være, filformaterne er uændrede, og ting som makroer og tilføjelser er også de samme. Da jeg har brugt det i de sidste par måneder generelt, har jeg fundet, at det fungerer godt, men det er ikke en stor ændring - indtil du begynder at samarbejde med andre mennesker.

Faktisk er de største fordele ved Office 2016 forbedrede samarbejdsfunktioner og en smule mere kontrol for IT over styring af systemet. Af disse skiller samarbejdsfunktionerne - som gør det muligt for to eller flere personer at arbejde sammen om et dokument - virkelig ud.

Tidligere versioner af Office havde nogle samarbejdsfunktioner, men Office 2016 tager dette meget længere, så du kan se ændringer i et Word-dokument med det samme (som en anden skriver). Selvom dette er et stort skridt, mangler samarbejdsfunktionerne til desktopversioner af Excel og PowerPoint stadig, selvom Microsoft har lovet opdateringer i de næste par måneder.

Samarbejdsredigering er langt fra en ny idé. Det er den funktion, der fik Google Docs til at skille sig ud for mange år siden, og siden da har Microsoft føjet et antal samarbejdsfunktioner til Office, især i de webbaserede versioner på Office Online. I disse versioner kan flere personer redigere det samme dokument, regneark eller præsentation på samme tid. Det er en fantastisk funktion, der er nyttig til regneark, hvor flere personer kan indtaste oplysninger om forskellige rækker eller arbejde sammen på et dokument ved at redigere forskellige sektioner.

Desværre er webapplikationerne ikke så langt som magtfulde som desktop-applikationerne. Online-versionerne mangler kraftige funktioner til formatering; faktisk finder jeg ud, at formateringen i komplekse dokumenter kan blive rodet, hvis du prøver at foretage forholdsvis små ændringer i udseendet på dokumentet (at ændre teksten er ikke et problem), og online-versionerne mangler de makroer, som mange avancerede brugere stole på i desktop-versionen. Det betyder ikke, at web-versionerne er dårlige, men de er bestemt ikke en erstatning for desktop-versionerne. Det samme gælder iOS- og Android-apps - de gør et godt stykke arbejde med at bevare formateringen i dine filer og er praktisk at have på vejen, men til seriøs redigering og oprettelse af dokumenter er du meget bedre på skrivebordet.

Fra og med Word 2013 gjorde Microsoft nogle samarbejdsfunktioner tilgængelige i desktop-applikationer. I Word 2013 så du en indikation af, at andre mennesker redigerede dokumentet, men du kunne faktisk ikke se deres ændringer, før du gemte (da de blev fremhævet).

I skrivebordsversionen af ​​Word 2016 ser du ikke kun en indikation af, hvem der foretager ændringerne, men du kan se disse ændringer, mens de skriver. Ved testning fandt jeg, at dette fungerer temmelig godt, men afhængigt af din forbindelse er ændringerne ikke altid øjeblikkelige.

Alt dette kræver, at dit dokument gemmes i en Microsoft-dokumentlager, såsom OneDrive eller SharePoint. Dette vil være en alvorlig begrænsning for nogle mennesker. I masser af virksomheder hostes delte filer på en traditionel filserver, og mange personer bruger andre tjenester end OneDrive til opbevaring og deling. Microsoft tilbyder noget OneDrive-lagerplads gratis for alle, og folk, der køber produktet via Office 365-abonnementsplanen, har fuld adgang til OneDrive. Jeg kan godt lide konceptet med OneDrive, men jeg har bestemt bemærket problemer med synkronisering af filer mellem en pc og OneDrive; et næste generations synkroniseringsværktøj er nu i preview-test, og jeg håber, at dette snart løser problemet.

Jeg arbejder ofte i et Word-delt dokument (gemt på en SharePoint-onlineserver) med oplysninger, som mit team opdaterer. Vi bruger den fulde desktopversion af Word snarere end Web-appen, fordi formatering fungerer som vi forventer, at den skal. Jeg kan se, hvor dette vil arbejde meget bedre, når vi kan se indtastningsændringerne i Word 2016.

Den store ulempe, i det mindste for øjeblikket, er, at så vidt desktop-apps går, er dette kun begrænset til Word. PowerPoint bevarer de co-redigeringsfunktioner, der var i 2013-versionen (og ligner Word 2013), mens desktopversionen af ​​Excel overhovedet ikke har meget. Microsoft har sagt, at fremtidige versioner af Excel og PowerPoint, der er en del af Office 2016, vil få real-tid co-redigeringskapacitet i den nærmeste fremtid, og at disse opgraderinger vil være tilgængelige for dem, der køber Office på Office 365s årlige abonnementsplan, men ikke for dem, der køber den enkeltstående desktopversion. I mellemtiden fortsætter webversionerne af apps med at samarbejde, som ikke helt løser problemet. Jeg har applikationer, hvor flere personer indtaster data i en online version af et Excel-regneark, men derefter skal åbne den fulde version af Excel for avanceret formatering og makroer.

Word, Excel og PowerPoint

En interessant ny funktion i kerneprogrammerne kaldes "Fortæl mig hvad du vil gøre", som dukker op i menulinjen i Word, Excel og PowerPoint. For eksempel kan du bare skrive "tilføj tabel", og det vil gøre det, eller henvise dig til det traditionelle hjælpesystem. Jeg fandt, at dette var en dejlig tilføjelse, men der er tydeligvis stadig plads til forbedringer. For eksempel har den endnu ikke stemmesøgning (det er heller ikke integreret med Cortana på Windows 10), og det bringer generelt forskellige menuvalg frem for blot at gøre ting for dig.

Inden for Word er en anden interessant funktion "smart lookup", der bringer et forskningspanel op med information fra Wikipedia og andre webkilder. Du skal bare klikke på et ord eller vælge fase og derefter vælge smart opslag i pop op-menuen (som indeholder ting som klip, kopier og indsæt). Tidligere versioner af Word lader dig slå ord op ved at gå til et separat browservindue og havde en "forskningsrute", men med 2016 er dette både mere praktisk og mere selvstændigt.

Hvis du bruger en maskine med en berøringsskærm og en pennen, kan du nu tilføje en ligning ved at tegne; det er ikke noget, jeg gør meget, men jeg kan se, hvor det kan være nyttigt.

Med Excel omhandler de mest synlige ændringer kortlægning med nye diagramtyper som Pareto og vandfaldsdiagrammer. Det tilføjer også nogle animationer, og en ny funktion kaldet Prognosering. PowerPivot-funktionerne er nu indbygget i stedet for en tilføjelse, og du kan lettere offentliggøre data til Power BI. Dette er rart for strømbrugere og i specifikke situationer, men jeg gætter på, at de fleste brugere ville være bedre tjent med nogle af de undervurderede funktioner i produktet, der blev introduceret i tidligere versioner, såsom at vælge et sortiment og slå Control-Q for at få vist en hurtig analyse eller vælge insert-menuen til anbefalede diagrammer og pivottabeller.

Programmer som Google Apps, Corel WordPerfect og LibreOffice tilbyder meget kraftig tekstbehandling i disse dage; de stemmer ikke overens med Word, men de er tilstrækkelige for de fleste mennesker. For de fleste seriøse brugere er Excel imidlertid i en klasse i sig selv. Microsoft gjorde en stor aftale, da den lovede, at Office 2016 ikke ville se nogen ændringer i makroer eller filformater fra tidligere versioner - noget, der er meget vigtigt i betragtning af Excel's kritiske rolle i mange forretningsindstillinger.

PowerPoint ser ikke ud til at have ændret sig meget overhovedet, selvom samarbejdsfunktionerne er lovet. Microsoft inkluderer et andet, nyt præsentationsværktøj kaldet Sway, designet til at oprette websider, du kan rulle igennem for at fungere som præsentationer; det er interessant, men jeg har ikke rigtig fundet et behov for det endnu. Tilsvarende er der ikke mange ændringer til OneNote.

Outlook og andre værktøjer

Outlook har flere ændringer - igen med fokus på samarbejde - skønt jeg ikke har været i stand til at teste dem meget, da de fleste af mine samarbejdspartnere stadig kører den gamle version. For forretningsbrugere tilføjer det en Groups-funktion, der giver dig hurtig besked til et bestemt team i et koncept, der ligner meget Slack, og du kan se disse samtaler separat i en mobilapp. Det giver dig også lettere at dele filer og kalendere til teamet. Dette er et vigtigt koncept, og jeg ser frem til virkelig at se, om det vil hjælpe med at forbedre kommunikationen.

Andre nye funktioner inkluderer at gøre det lettere at sende et link til en OneDrive-fil i stedet for at sende det som en vedhæftet fil (noget, der har været i Web-appen i nogen tid), samt en "Clutter" -funktion for firmabrugere, der indsamler e-mails at det ikke synes er spam, men mener kan være lavere prioritet. Det er en interessant idé.

Mens co-forfatter er den store nye funktion, er der et par andre nye tilføjelser til suiten, især for erhvervskunder. Disse inkluderer bedre udgivelse til PowerBI, det forretnings intelligensværktøj, der er knyttet til Excel, og den seneste version af Skype for Business. Der er et nyt værktøj kaldet Delve, designet til at hjælpe dig med at finde vigtige dokumenter og dele dem, og køreplanen inkluderer Office 365 Planner, et værktøj til at hjælpe teams med at organisere deres arbejde, og virker meget enklere og lettere at bruge end at prøve at bruge SharePoint eller fuldt blæst projekt, men er endnu ikke tilgængeligt. Indtil videre er dette interessante ideer, skønt de ikke synes modne nok for de fleste virksomheder.

På virksomhedssiden inkluderer Office 2016 forbedret datatabforebyggelse og multifaktor-autentificeringssupport, såvel som en ny implementeringsmulighed kaldet Aktuel filial til erhvervslivet, som lader IT-afdelinger kun implementere vigtige opdateringer tre gange om året, hvilket giver dem mere tid til test. I henhold til denne plan vil den første version af Office 2016 blive rullet ud til forretningsbrugere næste februar med funktionerne fra den oprindelige generelle udgivelse plus nye sikkerhedsopdateringer.

Skal du opgradere?

Når du har et produkt så allestedsnærværende som Office, er det virkelige spørgsmål for de fleste brugere, om opgraderingen er det værd eller ikke. Hvis du bare har brug for grundlæggende redigering, tjener de gratis mobilversioner eller et alternativ som LibreOffice eller Google Apps til dine behov; de er ikke så magtfulde, men de er bestemt billigere. Hvis du bare er en individuel Office-bruger, der sjældent deler filer, er der bare ikke så meget i denne version; du bemærker sandsynligvis ikke meget forskel i forhold til at beholde dit eksisterende Office. Office 365-abonnementsmodellen får dig den opdaterede version plus OneDrive-lagerplads, men den gamle engangskøbsmodel kan være billigere, hvis du ikke har brug for de nye funktioner.

For små virksomheder vil de yderligere samarbejdsfunktioner være dejlige, men igen er mange af dem ikke fuldt bagt endnu. For virksomheder på en virksomhedsaftale eller abonnementsplan er den nye version en mere indlysende opgradering, men jeg kan bestemt se argumentet for at vente, indtil nogle af knækkene i Word-redigering er udarbejdet, eller indtil Excel får disse funktioner.

Min bundlinje er, at Office forbliver det mest magtfulde program i sin kategori, og det ser ud til at pege i den rigtige retning, men jeg ønsker, at nogle af de nye samarbejdsfunktioner var lidt mere modne end de er i denne udgivelse.

Se PCMags anmeldelse af Office 2016 for mere.