Mitratech får kontrakter udført gennemgang og vurdering

Den hurtige navigation mellem fanerne og farvedifferencer mellem fanerne er en velkomstfunktion for større virksomheder eller for dem med et væld af kontrakter. For dem, der kun vil administrere et begrænset antal kontrakter, kan antallet af faner virke overdreven. I dette tilfælde kan man vælge et enklere design som dem, der tilbydes af Contractually eller Blueridge Software Contract Assistant.

GCD har mange muligheder for tilpasning inden for hver fane. Brugere kan filtrere og gruppere kontrakter, dokumenter, mapper og spillere gennem rullemenuer. Brugere kan også omarrangere kolonner, der vises. Denne tilpasning kommer dog til prisen for enkelhed. Alle dropdown-menuer, faner og knapper overalt på skærmen kan føles travlt i sammenligning med renheden af ​​programmer som SecureDocs ContractWorks - der tilbyder færre øjeblikkelige tilpasninger, men giver en mindre kompliceret interface.

Kom i gang

Når brugerne først navigerer gennem GCD, åbnes introduktionsvinduer, når de åbner en ny fane. Oplysningerne er især nyttige, fordi de ikke kun forklarer de praktiske ting, der kan gøres på det særlige område, men også teorien bag denne fane. Når brugere f.eks. Klikker på fanen Mapper, informerer GCD brugeren om, at en "mappe i GCD svarer til en fysisk mappe eller et bindemiddel" og viser brugeren, hvordan man opretter en ny mappe.

Disse nyttige pop-up-vinduer kommer på bekostning af en mere omfattende brugervejledning, såsom de trin-for-trin-instruktioner, der var tilgængelige fra Contract Assistant - eller videotutorials, der var tilgængelige fra ContractWorks og Contract Insight. Der er dog en "Spørg GCD" -funktion til eventuelle spørgsmål, som brugere kan have, som ikke blev besvaret af mini-guiderne.

Tilføjelse af nye kontrakter, dokumenter, spillere, mapper og andre GCD-emner er en leg. Tilføj-knapperne er tilgængelige fra enhver side på en tynd grå bjælke, der krydser toppen af ​​arbejdsområdet. Disse knapper gjorde min oprindelige opsætning hurtig og smertefri, hvilket gjorde det muligt for mig at tilføje et væld af mapper og fylde dem med kontrakter inden for få minutter. Omkring hurtig-tilføjelsesknapperne er søgefunktioner og e-mail-meddelelse for let adgang.

Et unikt aspekt for GCD er, at det skelner mellem, hvad det kalder Kontrakter og Dokumenter. GCD definerer oprindeligt Kontrakter som de afsluttede juridiske aftaler, der kan svare til et dokument, mange dokumenter eller slet ingen. Brugere kan tilføje dokumenter i et eller flere trin under forhandlingsprocessen, inklusive nye versioner, når de bliver tilgængelige. Når (og hvis) dokumentet bliver en kontrakt, kan det ændres med et klik på et afkrydsningsfelt.

Handlinger og advarsler, de mekanismer, som brugerne beskytter mod at miste vigtige kontraktbegivenheder, er også enkle at oprette. Underretninger er knyttet til kontrakter eller dokumenter og kan let tilpasses. Alarmerne kan konfigureres til at sidde på brugernes betjeningspaneler, sende e-mail-meddelelser, vedhæfte dokumenter og omfatte speciel tekst. Underretninger kan oprettes baseret på udløbsdato, lukkedato eller en hvilken som helst dato, som brugeren ønsker. Det tog mig cirka 30 sekunder at konfigurere min første Alert, næsten uden instruktion. Handlinger er opgaver eller opgaver for en bestemt bruger eller gruppe af brugere, som også let oprettes.

Med hensyn til tilpasning kan alle indtastningsfelter tilpasses. Ingen it-uddannelse eller viden er påkrævet. Jeg var i stand til hurtigt at tilføje og ombestille felter efter min smag. Tekstbokse, rullemenuer og afkrydsningsfelter tog hver kun øjeblikke at oprette. Kalenderen giver et godt billede for dem, der foretrækker en traditionel kalenderstil. Det kan tilpasses til kun at omfatte oplysninger, der er relevante for en kontrakt, og dens begivenheder kan linke til kontrakter, dokumenter og handlinger til hurtig navigation.

Søgning og rapportering

GCD genererer rapporter baseret på de oplysninger, der i øjeblikket vises af brugeren. Da brugeren kan filtrere ned og omordne alle de synlige oplysninger, kan brugeren oprette rapporten med fuld kontrol. En begrænsning er dog, at rapporter kun kan eksporteres til Excel, selvom processen kan udføres med et klik på en knap.

GCD har en meget robust søgefunktion, hvor alle brugerindtastede datafelter og dokumenttekst kan søges. En begrænsning i GCD er, at resultaterne af søgningen ikke kan eksporteres, som i Agiloft. Derudover er der en række funktioner, der adskiller GCD fra andre kontraktstyringssystemer. En nyttig funktion er GCD-integration med Microsoft Word og Outlook. Tilføjelsen til Word giver brugerne mulighed for at åbne dokumenter direkte i Word, redigere eller modigere og derefter gemme fra Word direkte i GCD. Der er et lignende Outlook-plug-in, der giver brugerne mulighed for at integrere GCD i eksisterende e-mail i stedet for at prøve at bringe diskussion ud af e-mail og i kontraktstyringssystemet, som du finder i Onit-posten.

Nogle andre interessante funktioner er en Download-knap, der giver brugerne mulighed for at få fat i den seneste version af alle listede dokumenter eller kontrakter, forhåndsvise funktioner til PDF- eller Word-versionerne, der er uploadet til GCD (som er fuldt søgbare og lade brugerne se dokumenterne uden at downloade filen), og muligheden for at sende e-mails direkte fra GCD.

Alt i alt er GCD usædvanligt let at lære og konfigurere. Det integreres i applikationer, som dine brugere sandsynligvis allerede har (som Microsoft Word, Excel og Outlook), og det giver mulighed for en omfattende tilpasning. Søgning og rapportering er let, ligesom tilføjelse af nye kontrakter, dokumenter og udførelse af workflow-handlinger. Der er meget lidt at finde fejl med i GCD, og ​​det er grunden til, at GCD er en af ​​vores to PCMag Editors 'Choice-vindere i denne roundup.