Microsoft skype til forretningsgennemgang og vurdering

Når det kommer til online kommunikation, er Skype de facto metode. Tjenesten gør det nemt at ringe til andre brugere og videochat. På trods af sine fordele er Skype imidlertid meget en forbrugervideokonference og Voice-over-IP (VoIP) -tjeneste og ikke en forretningstjeneste. Med Microsoft Skype for Business (som starter ved $ 2 pr. Bruger pr. Måned med ekstra gebyrer) lukker Microsoft kløften. Virksomheden kombinerede Lync (tidligere Microsoft Office Communicator), dens virksomheds kommunikationsplatform, med Skypes velkendte brugergrænseflade (UI) for at skabe software, der er let at bruge og har funktioner, som virksomheder har brug for. Men det kommer ikke til at være en fuldgyldig forretnings-VoIP-platform.

Alligevel rammer Microsoft Skype for Business det søde sted for små virksomheder, der har brug for mere end forbrugeren Skype, vores Editors 'Choice personlige VoIP-tjeneste, men muligvis ikke interesseret i et virksomheds VoIP-system som Nextiva eller Editors' Choice RingCentral. Microsoft Skype for Business leveres også med solide videokonferencefunktioner. Det er værd at kigge igen, selvom du er tilfreds med din eksisterende service.

Skype for forbrugere er vokset op lidt i løbet af de sidste par år, da det nu giver dig mulighed for at holde videochats med op til 10 deltagere gratis via Skype-møder, og tilbyder nogle eksterne desktopfunktioner. Og tilknyttede mobilapps gør det nemt at bruge Skype fra andre enheder end din computer. Der er også seje funktioner som Skype Translator og webbaseret Skype, og disse funktioner findes også i Microsoft Skype for Business (bortset fra Skype Translator; det er en udelukkende Skype-funktion til forbrugerne). Skype understøtter konferencesamtaler og skærmdeling, men sørger ikke for det niveau af operationel kontrol, der kræves af moderne it. Skype for Business gør det på den anden side.

På et af mine tidligere job var der ingen virksomhedsudstedte telefoner. Vi brugte Skype på vores computere med anstændige headset. Vi indlæste Skype-kreditter for at få et Skype-tildelt telefonnummer, så folk kunne ringe til os, og vi kunne foretage udgående opkald til telefonnumre. Vi brugte Citrix GoToMeeting til møder og Jive Chime til gruppe instant messaging (IM). Og når alt dette blev for irriterende (som det uundgåeligt gjorde), faldt vi tilbage til at bruge vores personlige mobiltelefoner. I løbet af denne gennemgang tænkte jeg fortsat, at Microsoft Skype for Business ville have været perfekt til dette scenarie. Det betyder dog ikke, at det ville være perfekt til enhver virksomhed (som jeg vil forklare).

Microsoft Skype til forretningsplaner

Microsoft Skype for Business er let at bruge, når du har fundet ud af, hvordan du navigerer i labyrinten af ​​priser og planfunktioner. Du kan vælge at købe en enkeltstående Microsoft Skype for Business-plan med et årligt gebyr eller tilmelde dig en af ​​de forretningsmæssige Microsoft Office 365-planer, der inkluderer Microsoft Office, Microsoft Exchange og Microsoft SharePoint. Den uafhængige indgangsplan, Microsoft Office Business Essentials-plan ($ 5, 00 pr. Bruger pr. Måned), tilbyder kun gruppe-IM-, lyd- og HD-videoopkald til andre brugere samt adgang til Microsoft Office's online-produkter og 1 TB data. Microsoft Office 365 Business Premium (til $ 12, 50 pr. Bruger pr. Måned) er lidt mere nyttig, understøtter også gruppe HD-videoopkald, deling af desktop og applikationer og lyd / videooptagelse. Denne plan giver dig også mulighed for at planlægge møder via Microsoft Outlook, deltage i møder fra webbrowseren, fjernstyre deltagernes desktops og holde deltagere i et lobbyområde, inden du starter et møde. Og du får fuldt installerede versioner af alle Microsoft Office-apps.

Du kan også købe Microsoft Skype for Business som et selvstændigt produkt for $ 2, 00 pr. Bruger pr. Måned eller $ 5 pr. Bruger pr. Måned, afhængigt af, om du har brug for yderligere funktioner, såsom planlægning af møder via Microsoft Outlook, tilmelding af møder fra webbrowseren, fjernbetjening deltagere desktops og holde deltagere i et lobbyområde inden du starter et møde. Sammenlignet med andre VoIP-udbydere som RingCentral og Nextiva er Microsoft Skype for Business snavs billigt. Men den lave pris betyder, at du skal være sikker på, at den plan, du tilmelder dig, har de funktioner, du har brug for.

Microsoft Skype for Business Server 2015 er den fulde VoIP-platform, med opkalds-lydkonference og andre virksomheds VoIP-funktioner såsom E911 og viderestilling af opkald. Disse tyngre VoIP-funktioner er også tilgængelige i Microsoft Skype for Business Online. Du installerer softwaren på dine egne servere og får SIP (Session Initiation Protocol) og gateway-interoperabilitet med PBX-systemer. Du samarbejder med en Microsoft-partner for at få priser, software og support. I denne forstand ligner Microsoft Skype for Business Server 2015 som Kerio og CudaTel fra Barracuda Networks, da du er ansvarlig for at vedligeholde din egen hardware.

Hvis du vil integrere dit telefonsystem med Microsoft Exchange og Microsoft SharePoint, optimere netværksforbindelsen og få adgang til QoS-værktøjer til kvalitet for at sikre, at du har tilstrækkelig båndbredde, skal du overveje at have en dedikeret Microsoft Skype for Business Server.

Som jeg nævnte tidligere kommer Microsoft Skype for Business også som en integreret funktion til Microsoft Office 365 Business Essentials og Microsoft Office 365 Business Premium. Microsoft Skype for Business leveres med Microsoft Office 365 Enterprise, men ikke Microsoft Office 365 Business eller nogen af ​​Home-versionerne. Bortset fra abonnementsomkostningerne, der er knyttet til Office 365, er der ingen ekstra omkostninger.

Mens Skype for Business ikke selv leverer vedvarende chat, gør den nye Microsoft Teams-service i Office 365 det. Så hvis du køber Skype for Business som en del af Office 365, har du adgang til vedvarende chat i Microsoft Teams. Der er heller ingen arkiveringsfunktioner i Skype for Business, men du kan finde dem i Skype for Business Online eller en anden VoIP-udbyder, såsom Jive Hosted VoIP eller Broadvoice.

Kom godt i gang med Skype for forretning

Da Office 365 tilbyder en 30-dages gratis prøveperiode, tilmeldte jeg mig Office 365 Business Premium for at teste Microsoft Skype for Business. Når tilslutningen til Office 365 var afsluttet, så jeg Microsoft Skype for Business opført under tilgængelige applikationer og var i stand til at installere klientsoftwaren.

Efter installationen åbner Skype en produktturné med tip til brug af Microsoft Skype for Business, eller du logger ind på tjenesten med din organisations login-adresse. I mit tilfælde betød Microsoft min Office 365-adgangskode, da jeg brugte tjenesten som en del af min Office 365-service. Hvis du har en selvstændig plan, vil du bruge den konto, du har tilknyttet Microsoft Skype for Business. Og hvis du har Microsoft Skype til forretningsserver, bruger du dine almindelige virksomhedsoplysninger, når du har konfigureret softwaren til at arbejde med din organisations domæne.

Kendt brugergrænseflade

Microsoft inverterede sin Skype-farvepalet til Microsoft Skype for Business; blå på hvidt i stedet for det modsatte. Brugergrænsefladen (UI) er ren og professionel, men stadig kendt, med brugernavnet øverst sammen med tilstedeværelsesstatus og et sted at indstille min status og placering. Person-ikonet viser alle kontakter, ur-ikonet viser alle samtaler, ikonet for opkaldstastatur viser voicemail, og ikonet Kalender viser planlagte møder. Gearikonet viser menuindstillingerne til optagelse af opkald og konfigurering af enheder.

Det er her Microsoft Skype for Business føles mindre som et telefonsystem og mere som et konferenceværktøj. I stedet for at tænke i form af at ringe til et telefonnummer, inviterer du en bruger til et møde. Valgmuligheden "Mød nu" giver dig mulighed for at oprette et møde, der starter med det samme, uden at skulle gå gennem Microsoft Outlook eller Web Scheduler for at oprette det. Softwaren med enten at ringe direkte til din telefon eller starte en Microsoft Skype for Business-session på din computer eller mobile enhed. Du klikker på ikonet Inviter brugere for at invitere folk til mødet med navn eller telefonnummer; op til 250 deltagere kan være på mødet på samme tid. Dette samlede antal inkluderer deltagere, der bruger klientsoftwaren, webapps og telefoner samt dem, der deltager anonymt via Internettet.

Dette gør det nemt at have et konferenceopkald - ikke fikle med knapper på din telefon for at prøve at få flere personer til det samme opkald. Jeg kan ikke tælle det antal gange, jeg utilsigtet har hængt på folk, når jeg forsøgte at kalde en anden ind i en eksisterende samtale. Det er især let på Microsoft Surface Hub. Tryk på telefonknappen, så er du klar til at komme i gang.

Deltagerne har mulighed for at se mødet som Gallerivisning, der viser alle deltagernes billeder eller videoer; Speaker View, der kun viser programlederens billede eller video; Præsentationsvisning, der viser mødets indhold (f.eks. En præsentation eller demonstration); og Compact View, der kun viser deltagernes titler. Når du er på et lydopkald, ser du deltagernes billeder. Præsentanter er mødedeltagere, der har kontrol over skærmen og værktøjer til opkald. Microsoft Skype for Business giver alle 250 deltagere mulighed for at blive forhøjet til programstatusstatus, hvis nødvendigt.

Som i forbrugerversionen af ​​Skype, er chat tilgængelig under opkaldet, og du kan invitere flere brugere til chatten. Folk kan klikke på Skype-ikonet i den øverste navigationslinje for at få adgang til kontakter, søge i deres organisation og starte en chat sammen med deres Microsoft Outlook-mail- og kalenderoplevelse. De kan også starte samtaler ved at klikke på IM-knappen på en persons kontaktkort. Du kan også se alle mennesker i opkaldet ved at klikke på ikonet Deltager. Knappen Deltagerhandlinger åbner endnu flere muligheder, som du ikke ville se i forbrugernes Skype, såsom muligheden for at slå lyd fra alles mikrofoner og slukke for video, deaktivere chat under mødet, skjule deltagerlisten for alle andre, gøre alle til en deltager (tage væk præsentationsrettigheder), og send invitationer til mødet via e-mail. Telefonindstillingerikonet i bunden åbner en opkaldsskive i tilfælde af at du har brug for at indtaste nogen taster. De fleste mennesker er vant til dette UI fra Skype og Google Hangouts, og Microsoft efterlod denne brugeroplevelse (UX) intakt.

Hvis du navigerer ud af opkaldsvinduet (fordi du f.eks. Er nødt til at referere til et andet program), viser Microsoft Skype for Business et mindre ikon i øverste hjørne med mikrofonen og hænge-ikoner som den visuelle indikator for dit møde er stadig i gang.

Hvis du ikke rigtig vil stole på din computer til at foretage opkald, men er skræmt af smorgasbordet af indstillinger fra RingCentral, skal du overveje Ooma Office. De oprindelige forhåndsomkostninger er høje, men det giver dig et kvalitets VoIP-system med basale funktioner og muligheden for at bruge praktisk talt enhver telefon.

Administratorer, der gerne vil integrere Skype i deres egne apps, kan bruge det nye softwareudviklersæt (SDK) til at integrere IM-, lyd- og videooplevelser i brugerdefinerede Android- og iOS-apps.

Video konference kapaciteter

Microsoft tilbyder high-definition (1.920-by-1.080) video til peer-to-peer-opkald blandt brugere, der kører Microsoft Skype for Business. Det er enkelt at skifte mellem tale- og videoopkald; skal du blot klikke på videoikonet under opkaldet eller mødet. Start et videoopkald med en bestemt bruger ved at klikke på brugerens ikon i kontaktlisten.

Der ser ikke ud til at være grænser for, hvor mange mennesker der kan have tændt video, hvilket er lidt overraskende, da de fleste videokonferenceværktøjer har specifikke grænser. Jeg var i stand til at teste med op til seks forskellige brugere; mit lokale netværk kæmpede for at støtte det, men selve applikationen kvaltede ikke. Videoskærmbillederne vises i gallerivisning, hvilket gør det nemt at se alle deltagere på én gang. På videoopkald med mere end fem personer viser applikationen ikoner for de fem mest aktive højttalere øverst med en række mindre ikoner med de mindre vokale deltagere i bunden. Du kan altid fortælle, hvem der i øjeblikket taler.

Funktioner for videokonferencer

Opkald og møder kan optages. Deling af skrivebordet er meget robust, så læsere kan udsende visuals, applikationer, websider, dokumenter, software eller dele af deres desktops. Du kan dele hele skrivebordet eller kun et specifikt vindue. Mødedeltagere kan tage kontrol over tastaturet og musen eller lade dem dele deres skærme under opkaldet (hvis du tillader det). Hvis du bruger Microsoft PowerPoint, får du adgang til præsentationsfunktioner såsom animationer, overgange og indlejret video via Microsoft Skype for Business. Skype Meeting Broadcast giver op til 10.000 mødedeltagere, der kan deltage fra de fleste browsere eller enheder.

Ligesom Cisco WebEx Meeting Center og andre webkonferenceværktøjer, har Microsoft Skype for Business et tavle, som mødedeltagere kan markere i løbet af mødet. Polling-funktionen er et simpelt undersøgelsesværktøj til at indsamle anonym feedback i løbet af mødet. Lobbyfunktionen er, hvor deltagerne kan vente i et separat virtuelt område, før de får lov til at deltage i mødet. Dette er en god sikkerhedsfunktion, hvis du har et stort møde planlagt, da du kan kontrollere, hvem der kommer ind.

Microsoft tog en god beslutning om ikke kun at begrænse brugen til Microsoft Skype for Business-brugere. Du kan invitere standard Skype-brugere til dine møder, men de bliver nødt til at bruge Skype for Business-webappen, ikke Skype-forbrugerklienten. Du kan derefter tilføje dem til kontaktlisten eller sende en Microsoft Skype for Business-mødeinvitation til nogen uden for din organisation og få dem til at deltage ved at logge ind med en gæstekonto over nettet. Du opretter møder direkte fra Microsoft Outlook, eller du kan bruge Web Scheduler-webstedet. Du angiver navn og tid på mødet sammen med listen over deltagere, der skal oprette mødet. Du skal klippe og indsætte den resulterende mødeinvitation og e-maile den selv, men det er ikke så forskelligt fra Citrix GoToMeeting, Cisco WebEx Meeting Center og et vilkårligt antal andre videokonferenceplatforme.

Optagefunktionen er let at aktivere og inkluderer mødedeltagere, alle lyd og video, chat-samtaler, skærmdeling, whiteboards og præsentationer. Selv hvis du bruger Microsoft Office 365, oprettes og gemmes alle optagelser på programlederens maskine. For at få optagelse på serversiden har du brug for Server 2015-versionen. Brugere har også brug for et tredjepartsprodukt, da optagelse på serversiden ikke er en funktion tilgængelig på basisserveren. Du kan vælge 480p, 720p HD eller 1080p Full HD som den foretrukne opløsning til den endelige optagelse. Selvom dette er en videokonferencefunktion, kan lydopkald også optages. Husk at opkaldsoptagelse for mange VoIP-udbydere betragtes som en avanceret funktion og ikke tilgængelig for alle. Det er dejligt, at det er indbygget med Microsoft Skype for Business, ligesom det er for RingCentral.

Telefonkompatibilitet og integration fra tredjepart

Microsoft Skype for Business er primært designet til at arbejde med computere og mobile enheder, så det understøtter Android, Windows, iOS, Mac OS X og Windows Phone. Microsoft Skype for Business til Mac er også nu tilgængelig. Nylige opdateringer inkluderer muligheden for at se, om kontakter er offline eller online, og om de er optaget, i et møde eller tilgængelige; det er også let at starte en IM-samtale. Du kan også bruge Skype som et VoIP-værktøj på en Mac, herunder kalde op til fire mødedeltagere samtidigt. Men ingen kærlighed til BlackBerry. Hvis du bruger Microsoft Skype for Business Server og de tilknyttede VoIP-funktioner, kan du oprette forbindelse til en lang række SIP-kompatible håndsæt og enheder. Konference med offentligt switchet telefonnetværk (PSTN) giver dig mulighed for at ringe til et Skype-møde fra en traditionel telefon.

Hvis du vil have et opkaldsnummer tildelt til dit specifikke møde, har du brug for en Office 365-plan med Skype for Business PSTN-konference. Hvis du allerede integrerer med en eksisterende PBX eller har virksomhedsfunktionerne aktiveret via Server 2015, vil du være i stand til at oprette et telefonnummer, men det er ikke tilgængeligt via Microsoft Office 365. Microsoft slipper heller ikke for hjælp og fejlfindingsværktøjer. Jeg var i stand til at finde ud af de fleste af mine problemer baseret på eksisterende dokumentation.

Ikke virksomhedsniveau VoIP men stadig nyttigt

Microsoft Skype for Business er ikke rigtig enterprise VoIP, idet du ikke får en masse tjenester, såsom opkaldsøgning, opkaldsgrupper eller en auto-ledsager - medmindre du konfigurerer Microsoft Skype til Business Server 2015. Hvis du leder efter et virksomheds VoIP-system, vores redaktørvalg for VoIP, RingCentral, giver dig alle VoIP-funktioner uden at skulle køre din egen server.

De fleste små virksomheder vil dog stadig gerne have Microsoft Skype for Business som et konferenceværktøj til at oprette video- og lydmøder, dele skærme og samarbejde direkte. Forbrugerversionen af ​​Skype er stadig vores foretrukne valg til personlige VoIP- og videokonferencebehov, men det faktum, at du kan ringe til telefonnumre, oprette møder, have en-til-en-samtaler og registrere det hele gør Microsoft Skype for Business let en solid webkonference- og VoIP-platform.