Mavenlink anmeldelse og vurdering

En af de bedste måder at få projekthold via e-mail og ind i et rum, hvor reelt arbejde kan udføres mere effektivt, er at bruge et online samarbejdsværktøj, der centraliserer opgaver, kommunikation og workflow-styring. Fra dette perspektiv er Mavenlink ($ 39 pr. Bruger pr. Måned) en ligetil tjeneste, der kombinerer gode tilladelsesniveauer, en meget professionel brugergrænseflade (UI) og et par serviceafdelinger. Det er hurtigt at konfigurere, men har ikke den nemmeste navigation.

Bortset fra samarbejde tilføjer disse typer værktøjer generelt flere andre slags funktionssiloer til at udkæmpe deres tilbud. Mavenlink er ingen undtagelse med fokus på projektstyring (PM) og tidssporing. Selvom Mavenlink er et anstændigt valg for online PM, slår det imidlertid ikke PCMags to anbefalede redaktørvalg i den kategori, Teamwork Projects og Zoho Projects - som begge tilbyder små virksomheder lidt mere med hensyn til funktioner og værdi. Tilsvarende på tidsporingssiden er Mavenlink en kapabel løsning, men dens pris og funktioner matcher ikke helt vores valg af redaktørvalg i denne kategori, TSheets.

Et andet arbejdsstyringsværktøj tjente PCMag's Editors 'Choice, selvom det er mere velegnet til mellemstor størrelse til store organisationer, der ønsker at ændre den måde, de fungerer fuldstændigt på. LiquidPlanner er en fantastisk mulighed, men det kræver total buy-in og en masse træning for fuldt ud at høste fordelene.

Prisfastsættelse og planer

Mavenlink tilbyder fire niveauer af betalt service, plus et gratis niveau, der er lidt svært at finde. Du kan prøve en hvilken som helst af de betalte kontotyper i 10 dage uden noget kreditkort krævet. Den gratis Mavenlink-plan giver dig mulighed for at administrere et ubegrænset antal projekter med et ubegrænset antal holdkammerater, men du får kun 500 megabyte (MB) lagerplads.

Blandt Mavenlinks betalte konti er Mavenlink Teams, Professional, Premier og Enterprise. For enhver kontotype kan du invitere eksterne samarbejdspartnere til at have begrænset adgang til din Mavenlink-konto, som lader dig for eksempel dele projektfremgang med klienter.

En Teams-konto giver dig 10 GB lagerplads og alle de grundlæggende værktøjer til samarbejde og PM, med et par undtagelser. Du får dog ikke værktøjer til styring af porteføljer eller ændre anmodninger. Du får heller ikke værktøjer til regnskab, ressourceplanlægning eller forretningsinformation. Prisen for en Teams-plan er $ 19 per måned for op til fem brugere, når de betales årligt, hvilket udgør $ 228. Husk, det er prisen for fem personer. For at tilføje flere brugere ud over de første fem betaler du ekstra $ 4 pr. Bruger pr. Måned, hvilket udgør en ekstra $ 48 pr. Person, baseret på at betale for et års værdi af service på forhånd.

Mavenlink Professional inkluderer 50 GB lagerplads og tilføjer et par flere funktioner, men det koster meget mere. Med dette niveau får du projektregnskabsværktøjer, hvilket betyder tids- og udgiftssporing samt budgetteringsværktøjer til projekter, plus ændringsanmodningsstyringsværktøjer. Den professionelle plan koster $ 39 pr. Bruger pr. Måned med en årlig kontrakt og ingen mulighed fra måned til måned. Så du ser på $ 348 pr. Person for året. Det kan blive dyre temmelig hurtigt.

Mavenlink siger, at Premier er den mest populære servicegrad, og den leveres med masser af lagerplads (100 GB) og ekstra funktioner, herunder tids- og udgiftssporing, fakturering, satskort, projektbudgetter og marginsporing, ressourceplanlægning, analyse og anvendelse - og ressourcerelaterede rapporter inden for Mavenlinks værktøj til forretningsinformation, Insights, der tilbyder 40 forudbyggede rapporter og brugerdefineret rapportering. Enterprise niveau tilbyder 1 TB lagring plus avancerede tjenester, såsom analyse i realtid og brugerdefinerede rapporteringsværktøjer. Ingen af ​​disse serviceleje har listepriser; skal du kontakte firmaet for at få et tilbud. Premier og Enterprise spænder fra $ 59- $ 79 pr. Bruger pr. Måned, afhængigt af om brugerne vælger Insights and Proofing-funktionen, som giver dig mulighed for at kommentere projekter og give feedback. Mavenlink var en smule vag, hvordan Insights and Proofing-funktionerne påvirker prisfastsættelsen i dette interval.

Til sammenligning koster Teamwork Projects og Zoho Projects hver $ 600 pr. År for et ubegrænset antal brugere. En Mavenlink Professional-plan til 10 brugere ville koste 3.480 $ for året. Disse skøn er baseret på Teamwork Projects '$ 49-per-måned-plan, der inkluderer støtte til op til 40 projekter og 20 GB plads, og Zoho Projects' $ 50-per-måned-plan, som giver mulighed for 50 projekter og leveres med 15 GB af lagerplads. Afhængig af størrelsen og behovene hos en lille virksomhed kan Zoho Projekter og Teamwork Projects muligvis tilbyde den bedste værdi.

Et par tjenester, der opkræver en bruger pr. Måned, er Volerro ($ 7, 99 pr. Bruger pr. Måned for sin Business Teams-plan), LiquidPlanner ($ 45 pr. Bruger pr. Måned med et minimum af 5 brugere), Comindware-projekter ($ 28, 49 pr. Bruger pr. Måned) og Easy Projects ($ 24 pr. Bruger pr. Måned). Ofte er gebyrstrukturen per bruger per måned en indikation af, at værktøjet er bedre egnet til større virksomheder og virksomheder end små virksomheder eller mikrovirksomheder.

Vi er glade for, at Mavenlink tilbyder en virkelig gratis konto, som du kan bruge i en ubegrænset tid bare for at blive fortrolig med basaltjenesten og UI. Et par andre online PM-tjenester tilbyder stadig gratis konti. De inkluderer Volerro, teamwork-projekter, Zoho-projekter, ProofHub og Wrike. De har alle også begrænsninger. Med Volerro kan du kun administrere tre projekter eller 100 MB lagrede filer, uanset hvilket loft du rammer først. Teamwork Projects understøtter kun to projekter gratis, mens Zoho Projects og ProofHub kun understøtter et hver. Wrike understøtter ubegrænsede projekter og fem brugere i sin gratis plan, men det skærer funktionaliteter, så du ikke får delopgaver, timesedler, Gantt-diagrammer eller endda instrumentpaneler. Basecamp, der engang var leder i gratis premierminister, har ikke længere en gratis plan, medmindre du er lærer eller har en Basecamp Classic-konto, i hvilket tilfælde du er bedstefar i, men du sidder fast i det gamle UI uden adgang til nye funktioner.

Kom godt i gang

Mavenlink fungerer som de fleste traditionelle PM-tjenester. Det er online og opdateres i realtid, så du har brug for en internetforbindelse, når du bruger den. For at komme i gang opsatte vi et par demoprojekter og omdannede et af dem til en skabelon, så vi kunne genbruge dens grundlæggende struktur igen.

For hvert projekt giver Mavenlink dig mulighed for at beslutte, om projektet er til udbyderen eller en klient. Du kan også justere synligheden for at gøre et projekt åbent for alle i din organisation til at deltage, kun åbent for dem med administratorrettigheder eller private og tilgængelige for bare dem, du inviterer til at deltage i det. Ligeledes kan diskussioner også indstilles til at være åbne eller private.

Mavenlinks brugergrænseflade er ret klar og ligetil. Vi stod over for nogle forsøg og fejl i at finde ud af, hvordan vi deltager i et projekt, der var åbent for alle. Når du inviterer folk til at deltage i et projekt, modtager de en e-mail-invitation, og vi lærte til sidst, at den bedste måde at deltage i et projekt var ved blot at klikke på linket i e-mailen. Bare at spejde rundt i Mavenlink for at finde det projekt, vi skulle være med på, virkede ikke for os. Uden en e-mail-invitation til at deltage i et projekt er klientvisningen tom. Selvom projektlisten var tom i medarbejdervisningen, så vi en komplet liste over projekter på administratorkontoen.

Mavenlink ser alvorlig ud. Det er langt fra den klistermærke, farvekodede bonanza fra Trello, et let vægt i Kanban-stil til styring af arbejde. Stadig får du noget farvekodning så langt som projekter med en standardfarve på blå. Du kan markere projekter som Aktiv, Indsendt, Behovsanmeldelse eller På vent.

Når du begynder at tildele opgaver til mennesker, planlægge tidsfrister og milepæle og uploade filer til dit projekt i Mavenlink, kan du se på dit projekt i et par forskellige visninger, f.eks. En opgavesporingsvisning eller en Gantt-kortvisning. Hvert projekt har også et aktivitetsfeed, hvor du kan se alle detaljer om projektet, som det forekommer, samt et aktivitetsfeed på tværs af alle projekter, som du er knyttet til. Aktivitetsfeeden giver mulighed for @ omtaler, hvilket betyder, at du kan dirigere kolleger til projekter og opgaver. Aktivitetsfeeden giver mulighed for tabte filer fra Google Drev og godkendelsesfunktionalitet til tids- og udgiftsrelaterede anmodninger.

Til enhver opgave kan du tilføje en god mængde detaljer, såsom udsteder, forfaldsdato, tags, underopgaver og endda en tjekliste. En praktisk opgavelinje i højre side af aktivitetsvisningen giver dig mulighed for at se alles opgaver eller kun opgaver, der er tildelt dig. For at få mere avanceret filtrering, som f.eks. Kun at se opgaver, der er tildelt en bestemt person, der er afsluttet, skal du skifte til den fulde visning af opgaver.

Dybere funktioner

Mavenlink virker som en god pasform for større organisationer og virksomheder, fordi brugere kan have forskellige roller med forskellige tilladelser. Sådanne specifikke tilladelser er ikke ofte nødvendige i meget små virksomheder. Tilladelsesmulighederne for projekter inkluderer Admin, Project Lead, Project Creator og Collaborator (vi keder dig ikke for meget med alle tilladelsesoplysninger).

Som et eksempel kan en projektleder dirigere finansielle projekter, oprette projekter og samarbejde om projekter, men kan ikke administrere kontomedlemmer, redigere faktureringsoplysninger, redigere kontooplysninger og planer eller ændre tilpasset branding. En samarbejdspartner kan kun samarbejde om projekt og kan ikke røre noget andet.

Vi kan godt lide tilladelsesniveauerne, fordi de gør et fint stykke arbejde for at hjælpe en virksomhed med at administrere adgang uden at gå over bord. Opsætning af tilladelser er en intuitiv proces. Når du har valgt roller som Admin eller Project Lead, vises Xs og checkmarks ved siden af ​​funktioner for at vise, hvad der er aktiveret for en bestemt bruger. Hvis du vil se analyserapporter, skal du have adgang til Report Viewer-niveau og op. Der er nok muligheder, men de er ikke overvældende. Nogle virksomheder har muligvis brug for et højt detaljeringsniveau for tilladelser, og for disse organisationer vil vi anbefale Workfront. Afhængigt af din rolle i Workfront kan du endda se en helt anden brugergrænseflade end hvad andre brugere ser.

En fremragende funktion i Mavenlink kaldes Smart Snips. Dette giver dig mulighed for at fremhæve markerede kommentarer på uploadede filer lige i browseren. Det er en simpel måde at markere enhver fil, der er knyttet til en opgave eller et projekt, ved at tegne en boks rundt om et afsnit, du vil diskutere og tilføje en kommentar. Volerro har lignende markeringsværktøjer, men det begrænser dig fra at gøre noget mere end at cirkle et område af dokumentet og tilføje en kommentar. Hvis dit team ofte diskuterer kunst eller præsentationer, er Mavenlinks Smart Snips en uvurderlig funktion. Mavenlink Proofing er også et vigtigt værktøj. Det har alle fordelene ved Smart Snips, men lader dig gennemgå aktiver direkte i konsollen. Du kan kommentere filtyper, se et komplet redigeringsarkiv og arbejde sammen med kolleger for mere øjeblikkelig kontrol.

Det er værd at have rapporterne på Premier-kontoen, fordi de inkluderer økonomiske oplysninger og tidsplaner. I de nederste servicetværker får du ingen rapporter udover muligheden for at eksportere projektdata til en CSV- eller Microsoft Excel-fil.

Hvis rapporteringsværktøjer er det, du har brug for, vil vi anbefale at se på LiquidPlanner, der tilbyder både PM- og arbejdsstyringsværktøjer. LiquidPlanner har omfattende funktioner til at holde styr på fakturerbare kontra ikke-fakturerbare timer og andre omkostningsstyringsfunktioner. Mavenlink tilbyder en tidsrevisionsoversigt, der viser de faktiske arbejdstimer sammenlignet med "arbejdsuge kapacitet", eller det beløb, de kunne muliggøre arbejde i en uge. Det sporer også status for godkendte timelister.

Selvom Mavenlink holder teammedlemmer tilsluttet og kommunikerer, mens de arbejder på et projekt, har det ikke en indbygget chat-app, hvilket er en ting, vi gerne vil se i ethvert arbejdsstyringssystem. Folk har undertiden brug for at stille hinanden hurtige spørgsmål, som ikke nødvendigvis skal arkiveres ved siden af ​​et projekt ("Er du ved dit skrivebord?" "Kan vi hoppe på et telefonopkald lige nu?" "Besvarede du klientens e-mail ? "). Zoho Projects og Volerro sætter en chat-app lige inde i arbejdsområdet, ligesom arbejdspladsens service Podio gør. Teamwork tilbyder en gratis chat-app, men den er adskilt fra Teamwork Projects-arbejdsområdet, som er mindre end ideelt. Du kan lige så godt bare bruge Slack eller Google Hangouts eller en anden chat-app.

Apps og tillæg

Mavenlink har desværre ikke dedikerede mobile apps, men det har et mobiloptimeret websted, som du kan se på de fleste mobile browsere. Mobilwebstedet sikrer, at du kan se aktivitetsfeed på projekter, få adgang til din opgaveliste, spore din tid og endda logge udgifter, uanset hvor du er.

Trello, selvom det er meget lettere på funktioner, tilbyder en bred vifte af mobile apps til iOS, Android, Windows Phone og endda Amazon Fire. Zoho-projekter og teamwork-projekter, vores redaktørvalg i PM, har begge mobile apps til iOS og Android.

Med hensyn til at oprette forbindelse til andre apps og tjenester gør Mavenlink meget bedre. Du kan integrere det med Google Apps, PayPal og QuickBooks. Der er også API-dokumentation, der gør det muligt for teams at bygge uanset hvilke apps og integrationer de har brug for.

For dem, der ikke er kodekyndige, understøttes Mavenlink også af Zapier-netværket. Zapier er noget som IFTTT for forretningsapps. Det er et værktøj, som enhver kan bruge (selvom du ikke har nogen programmeringserfaring) til at oprette hurtige automatiseringer mellem to forretningsapps. For eksempel kan du forbinde Mavenlink og GitHub ved hjælp af Zapier, således at når der oprettes en bestemt type indgang i Mavenlink, logges et nyt GitHub-problem automatisk.

Som med selvstændige tidssporingsværktøjer som VeriClock og TSheets, vises timeren i Mavenlink fremtrædende i mobilappen. Start-knappen er godt designet, ligesom den blå Gem-knap er. Men det mangler de veldesignede Clock In, Clock Out og Take Break-funktioner i TSheets, vores redaktørers valg i kategorien tidsporing. Mobilbrowseren er en bekvem og nem måde at logge tid på Mavenlink på og er let at bruge som VeriClock.

Tidsporing for store virksomheder

Selvom du aldrig ville bruge Mavenlink som et selvstændigt tidssporingsværktøj, tilbyder det en lang række funktioner til styring af tid og omkostninger. I modsætning til værktøjer som Hubstaff og TSheets, som er rene værktøjer til sporing af spilletid designet til arbejdstagere og ledere, er Mavenlinks funktion til tidssporing bygget til at hjælpe ledere med bedre overvågning med hensyn til, hvor meget arbejde der udføres, hvor mange penge der bruges og hvordan man bedre kan forudsige lignende projekter i fremtiden. Som et resultat er nogle funktioner, såsom opkald til indtjekning, SMS-indtjekning, foto- eller videoindtjekning, oprettelse af brugerdefinerede felter (for ting som kilometertal og mængdebaseret tracking), ikke tilgængelige. Inden vi dykker for dybt ned i, hvad Mavenlink ikke har, lad os diskutere brugeroplevelsen (UX).

Som arbejder kan du få adgang til tidssporingsfunktionerne i Mavenlink ved enten at bore ind i et projekt eller ved at klikke på sporetidsknappen, som altid er øverst til højre på konsollen uanset hvilket modul du befinder dig i. Tidsspor-knappen er den hurtigste måde for arbejdere at hoppe ind i Mavenlinks tidssporingskonsol. Der er et lille stopur ved siden af ​​"Track Time-knappen. Dette er en smuk funktion, som du ikke finder på værktøjer som Wrike, hvor du er tvunget til at hoppe ind i en opgave, før du kan begynde at køre uret. Tid poster vises også i appens instrumentbræt. En underlig ting i Mavenlink er, at du kan starte sporingstid, før du angiver, hvilket projekt du sporer. Når du har angivet projektet i pop op-vinduet Time Entry, kan du gemme oplysningerne i dit tidsplan Tilføjelse af tidsindtastninger i timer og minutter på tidsprogrammet er en lignende proces som i TimeSolv Pro.

Du kan spore tidspunktet for dagen såvel som et søjlediagram over arbejdet tid for ugen. Dashboardet giver også et nyttigt overblik over, hvor meget fakturerbar tid der er brugt. Mavenlink giver dig adgang til et stempelur, der giver dig mulighed for at begynde at arbejde og tjekke tilbage for at se, hvor længe du har arbejdet, når din opgave er afsluttet. Eller du kan tilføje en varighed, hvis du ved det, at du arbejder, siger 8 timer og 25 minutter. I denne visning kan du se alle de projekter, du arbejder på, vælge det projekt, som du skal spore tid til, og vælge den specifikke opgave, rolle og tilknyttede udgifter for din aktuelle tid sporingsperiode.

Den ugentlige tidsplan giver dig mulighed for at se de timer og opgaver, du arbejder på. Du kan justere og redigere ethvert skift inden for tidsplanen, hvilket er en enorm fordel for medarbejdere, der kan lide at skifte projekter og opgaver, eller arbejdstagere, der ikke arbejder på en streng 9-5 tidsplan. Du kan også tilføje skift til dit tidsplan, se afventende godkendelser samt afviste poster. Enhver med adgang til værktøjet kan sende brugere via @ nævne besked for at spørge dem, hvorfor de ikke har indsendt, eller hvorfor de ikke har slået ind og ud. Omtalen vises i brugerens aktivitetsfeed, og de vil modtage en e-mail om omtalen.

Som administrator kan du se alle timerne, der er tildelt et projekt i løbet af en given uge i din ugentlige tidsplanvisning. Du kan godkende eller afvise forskydninger herfra. Du kan få en oversigt over tidsindtastninger efter projekt eller opgaver. Du kan se, hvad der ikke er sendt, og hvad der venter. Mavenlink er gået ud over at justere arbejdstimer med betalinger, der er forbundet med en given opgave, så meget, at en bestemt person, der er registreret i Mavenlink, automatisk kan indstilles til at betale en anden sats for en anden opgave. Wrike lader dig ikke automatisk tildele priser til nogen, og fakturerbare kontra ikke-fakturerbare timer skal tilføjes som et brugerdefineret felt. Med Mavenlinks rapporteringsfunktion kan du se, hvor mange timer der er logget, hvor mange der kan faktureres kontra ikke-fakturerbare. Du kan sammenligne og kontrastere projekter baseret på, hvordan tiden blev sporet og hvordan timebetalingerne blev betalt.

Ved hjælp af værktøjet Insights kan du se, hvor mange ting der er logget, godkendt og afvist over en bestemt tidsramme eller et projekt. Du kan også se på, hvad du har planlagt versus, hvad der er beregnet til at planlægge. Integrationer med Concur og Expensify gør dette til et fremragende værktøj for virksomheder, der bruger software til at automatisere tidssporing, fakturering og betalinger. Integrationerne er organiske, så data flyder frem og tilbage mellem systemerne uden datablindsider. Derudover giver Mavenlink dig mulighed for at planlægge, hvornår rapporter går ud, og de kan sendes automatisk via e-mail til et bestemt projekt. Du kan se rapporter, der viser hvilke tidsark, der er godkendt. Du kan nu også planlægge, hvornår rapporter går ud via e-mail baseret på behovene i et bestemt projekt. Du kan vælge et tidspunkt som kl. 10.30 og få dem sendt automatisk hver dag på det tidspunkt. Vi oprettede en rapport til effektivitetsanalyse og kunne se tidsindgange, der kunne faktureres eller ikke kunne faktureres.

Som vi nævnte, ønsker du ikke at købe Mavenlink udelukkende for dens tidssporingsdygtighed. Andre værktøjer som Hubstaff, TSheets og VeriClock er designet som rene værktøjer til sporing af spilletid. De har finjusteret sporing på en måde, der er tæt på drakonisk: TSheets og VeriClock giver dig mulighed for at se GPS-placeringen af ​​smartphone-indtjekninger og automatisk åbnes, når du når geofencing-radius. De giver dig også mulighed for at blokere IP-adresser, så medarbejderne kun arbejder i det område, hvor du vil have dem til at arbejde, og kan opsættes til at tvinge medarbejderne til at knipse en selfie foran arbejdsstedet for at bevise deltagelse. Mavenlink er ikke bygget til dette niveau af tilsyn. Det er snarere designet til større organisationer at spore, styre og forudsige projektdeltagelse for at forbedre driften. Hvis det er det, du har brug for, kan Mavenlinks tidssporing kun hjælpe din virksomhed.

Et solidt valg

Mavenlink er en solid PM-service. Grænsefladen er ikke så attraktiv som de rene spilletidsporingsværktøjer som TSheets eller andre PM-værktøjer som Zoho Projects, men funktionaliteten er robust. Premier-serviceafdelingen tilbyder et nyttigt sæt funktioner, herunder rapporteringsværktøjer, økonomiske integrationer osv. For små virksomheder anbefaler PCMag stadig redaktørernes valg Zoho-projekter og teamwork-projekter, fordi de tilbyder en meget produktivitetsværdi for voksende teams, især fordi deres pris pr. Måned understøtter et ubegrænset antal brugere. Større organisationer, der overvejer Mavenlink, vil måske også undersøge LiquidPlanner, som også er et redaktørvalg.

For mere baggrund om Mavenlink og administrerende direktør Ray Grainger, se vores interview, Mavenlinks eventyrlige administrerende direktør sætter sit syn på øst.