Intuit quickbooks online gennemgang og vurdering

Opbygning af et fundament

Hvis du har indtastet og gemt data i en anden regnskabsløsning, der kan eksporteres i CSV- eller Excel-formaterne, kan du importere kunde- og leverandørfiler, produkter og tjenester og dit kontoplan til QuickBooks Online. Import af data fra en regnskabsapplikation til en anden - eller endda fra Excel - kan være en udfordrende proces, en der kan kræve hjælp fra en finansiel rådgiver.

Dage med lange, flere spørgsmål-opsætningsguider, som desktop-regnskabssoftware, der blev brugt til at bringe dig igennem, er længe gået. Hvis du afsluttede disse tidlige trin i installationsguiderne, var du stort set klar til at begynde at arbejde. Det er ikke tilfældet mere. QuickBooks Online stiller nok spørgsmål til at gøre noget af det Opsætning i baggrunden og ændre indstillinger, der passer til din bestemte type virksomhed.

Du kan naturligvis bare springe ind og begynde at producere transaktioner, i hvilket tilfælde du skal indtaste kundeoplysninger, vareposter osv. Når du følger med. Du kan også opleve, at en funktion, du har brug for, ikke er blevet aktiveret. Det bedste kursus er at klikke på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne og vælge Konto og indstillinger. QuickBooks Online viser derefter en række sektionsfaner til venstre (Virksomhed, fakturering og abonnement, salg, udgifter, betalinger og avanceret), der ligner præferenceskærmbillederne på skrivebordets QuickBooks-version.

Herfra kan du slå funktioner som klasser, fremdriftsfakturering, lagerovervågning og indkøbsordrer til og fra og få adgang til usædvanligt fleksible tilpasningsmuligheder for formularer. Skærmen Avanceret indeholder flere nød-og-bolte-regnskabsmuligheder, såsom dit regnskabsår, din udpegede forsendelseskonto og muligheden for at lukke bøgerne.

Hver skybaseret regnskabsløsning tilbyder disse muligheder under hætten. I nogle tilfælde er de en del af en dedikeret indstillingsafdeling, og i andre vises de andre steder på webstedet. Hver har også et andet sæt funktioner, der er slået til eller fra, når du begynder. Du kan ændre disse standarder indstillinger, og bør gøre det i dine første timer med applikationen.

QuickBooks Onlines forretningsindstillinger og andre værktøjer, herunder produkt- og servicelister og administration af brugertilladelser, er alle tilgængelige ved at klikke på tandhjulsikonet i øverste ret, og er undfanget og præsenteret på en forståelig, fleksibel og grundig måde. Nogle konkurrenter, inklusive Kashoo, FreshBooks og Zoho Books, er begyndt at gøre disse indstillinger tilgængelige, som du imidlertid har brug for dem.

Brugergrænseflade, navigationsværktøjer

Den første ting, du ser, når du logger ind, er QuickBooks Onlines hjemmeside. Næsten alle skybaserede regnskabsløsninger kalder disse dashboards, fordi de giver et overblik over kontosaldos, indtægts- og udgiftssummer og diagrammer og opgaver, der skal udføres. De indeholder også links til relaterede aktiviteter, såsom fakturaoprettelse og kontovedligeholdelse. QuickBooks Online viser grafer for faktura- og udgiftsstatus, fortjeneste og tab samt salgssummer, samt kontosaldo og et link til din revisionsspor. Jeg fandt Xeros instrumentbræt være lidt mere effektivt; det gør det lettere at se øjeblikkeligt, hvad der skal gøres.

QuickBooks Online viser en lodret rude til venstre, der indeholder faner, der repræsenterer hver større del af webstedet. Denne organisering af funktionelle områder er blevet omordnet igen for bedre at fremhæve de opgaver, som små virksomheder typisk udfører oftest. Det indeholder nu links til bankvirksomhed, salg, udgifter, projekter, arbejdstagere, rapporter, skatter, bogføring, min bogholder, udskrivningskontrol og apps.

Fire ikoner i øverste højre hjørne åbner en liste over tilgængelige aktiviteter derfra, inklusive en knap, der åbner boksen Opret for nye transaktioner, et søgeværktøj, en liste over indstillinger og værktøjer og et hjælpelink. Når du først er i en arbejdsskærm, bruger QuickBooks Online en kombination af lister, diagrammer, rullemenuer og links til dens operationer. Mens QuickBooks Online er designet til ikke-revisorer, vil brugerne sandsynligvis have lejlighedsvise spørgsmål. Webstedets online hjælpefiler er slanke sammenlignet med Xero's, men Intuit tilbyder dog et webbaseret community og support til chat / e-mail.

Individuelle moduler

Webstedsfunktioner er adskilt på en logisk, brugervenlig måde. Hvis du for eksempel klikker på Salg, viser skærmen en flerfarvet bjælke på tværs af toppen, der giver dig øjeblikkelig information om status på dine kundefordringer. Det fortæller dig, hvor mange afventende estimater, du har udstedt, sammen med det samlede dollarbeløb. Det gør det samme for uudviklet aktivitet, åbne og forfaldne fakturaer og fakturaer, der er betalt inden for de sidste 30 dage. Din kundeliste vises nedenfor, men når du klikker på en fane i den farvede bjælke, ændres den kun til at afspejle de transaktioner, der er repræsenteret af disse totaler.

Du kan vælge en undergruppe af kunder og gennemføre batchhandlinger, f.eks. Udskrivning af pakkesedler eller afsendelse af påmindelser. Du kan også filtrere kundelisten og få adgang til de underliggende transaktioner. De sidste to kolonner i tabellen viser postens status og et link til eventuelle relaterede handlinger, f.eks. Modtag betaling eller Send påmindelse. Du kan eksportere listen til Excel eller udskrive den, og du kan ændre dens kolonner. Links øverst på skærmen åbner lister over kunder og produkter / tjenester.

Området Udgifter / leverandører fungerer på samme måde, skønt det vedrører transaktioner som købsordrer og regninger. Og naturligvis er dens handlingsmuligheder forskellige.

QuickBooks Onlines udvidbarhed er også en del af blandingen: Både det og Xero, kan integreres med hundreder af tredjepartsapplikationer, der udvider deres indbyggede funktionalitet. Chancerne er gode, at hvis der er nogle relaterede opgaver, som QuickBooks-moduler ikke kan gøre, er der en add-on-app derude, der kan.

Optegnelser og rapporter

En af fordelene ved at bruge en online-bogføringsapplikation er, at når du først har indtastet lidt information, er du sjældent nødt til at indtaste den igen. Hvis du for eksempel opretter poster, der indeholder oplysninger om kunder og leverandører, produkter og tjenester, kan du få adgang til lister over disse poster, når du opretter transaktioner og rapporter.

Optageformater i QuickBooks Online er grundige og klare. Ud over de grundlæggende kontaktoplysninger, der er inkluderet i dem alle, indeholder kundeskabeloner felter til noter, skatteoplysninger, betalings- / faktureringspræferencer og vedhæftede filer. Sælgerposter kan indeholde kontonumre, vilkår, faktureringssatser og åbningsbalancer. Medarbejderregistre fanger andre detaljer, såsom tilbageholdelse, løn og fradrag.

QuickBooks Online konkurrerer, når det kommer til lagersporing, hvilket ikke altid var tilfældet. Zoho Books har nogle ekstra funktioner, som QuickBooks Online mangler. Xero har også gode inventarværktøjer.

Du kan oprette poster til både produkter og tjenester i QuickBooks Online. Webstedet understøtter oprettelse af fakturerbare tidsindgange såvel som ugentlige timesedler. Produktrekordskabeloner indeholder felter til både varesalg og købsinformation med tilsvarende omkostninger og konti. Hvis du vil spore inventar, kan du indtaste en startmængde, der er til rådighed i posten, og QuickBooks Online fortsætter med at spore den, så du ved, hvornår du skal ombestille (eller stoppe lagerføringen af ​​bestemte varer).

Ingen andre regnskabstjenester udfører rapporter såvel som QuickBooks Online, skønt Xero har tilføjet behov for tilpasning til nogle af sine rapportskabeloner. QuickBooks Online har snesevis af usædvanligt tilpassede rapportskabeloner. Konkurrenter tilbyder mindst et par rapporter. Zoho Books har stort set det samme antal rapporter, men de kan ikke tilpasses.

Både QuickBooks Online og Xero tilbyder integrerede lønningsprogrammer. Begge er fremragende tjenester, skønt Xero kun dækker 37 stater på dette tidspunkt (med elektronisk arkivering og betaling kun tilgængelig på ni), mens QuickBooks Online dækker dem alle.

Stadig Champ

Der er mange stærke udfordrere til online-regnskabs top hæders, hver med sine egne styrker. For eksempel tilbyder Xero og Zoho Books bogføringsværktøjer, der omtrent kan sammenlignes med QuickBooks Online. I nogle tilfælde tilbyder de endda mere fleksibilitet eller kraft i et eller andet område. Sage One-bogføring gør noget, som ingen andre gør: Det udfylder brugernes websteder med deres egne momssatser. ZipBooks giver en enestående brugeroplevelse - bedre end QuickBooks Online, der plejede at tage denne ære - og gode værktøjer til sporing af tid, opgaver og projekter.

Det er klart, at QuickBooks Online har formidabel konkurrence fra flere retninger. Og klistermærkeprisen for sit top-of-the-line websted, QuickBooks Online Plus, er steget med $ 10 i løbet af det sidste år til $ 60 pr. Måned. Det er over $ 700 årligt - mere end det dobbelte af prisen på desktopversionen. Intuit ser ud til at tilbyde evigvarende rabatter på sin applikationslinje: De er i øjeblikket halvt væk. Men med det fine udskrivning fremgår det, at priserne kan ændres uden varsel.

På trods af denne pris tjener QuickBooks Online vores Editors 'Choice-pris for at tilbyde de mest effektive, omfattende, nyttige og brugbare værktøjer. Desuden overlapper dens dybde, fleksibilitet og udvidelighed de af dens rivaler. Løbet er strammere end det plejede at være, men QuickBooks er stadig den klare vinder.

Mens du overvejer at få din økonomi i orden, kan du muligvis også læse vores roundups af de bedste lønningstjenester og bedste skattetjenester.