Interview: postkasse ceo gentry underwood om produktivitet

Mailbox-medstifter, Gentry Underwood, havde ikke meget at sige om den produktudgivelse, som vi skulle diskutere, da han kom til PCMag-kontoret tidligere i denne uge. ”Det er postkasse på iPad, ” sagde han.

”Det lyder ret ligetil, ” svarede jeg.

Så jeg spurgte ham i stedet om filosofien bag Mailbox: Hvad er det egentlig meningen at gøre, og hvem er det til? Det er de slags spørgsmål, der vækker min interesse, især som foder til min ugentlige kolonne Get Organised om organisering i den digitale verden. De udløste en vis entusiasme i det ellers rolige og komponerede Underwood.

Gentry Underwood: Hvis du spørger David Allen, hvad GTD [filmen "At få tingene gjort" og bog med samme navn] handler om, siger han, at det ikke handler så meget om at få tingene gjort, som det handler om passende engagement. Det handler ikke om at gøre mere, det handler om at have alt på sin plads.

Der er dette psykologiske princip kaldet Zeigarnik-effekten. Du er sandsynligvis fortrolig med det - du ved muligvis ikke det ved navn, men du har bestemt oplevet det. Ved du, når du får en sang fast i hovedet, og det er ligesom at sløjfe igen og igen? Vores sind er kabelforbundet til at indeholde vores korttidshukommelse et sæt af ting, som vi har brug for for at lukke løkken, som vi er nødt til at afslutte. Så en sang kan blive fanget i den fælde - men også en håndfuld af ting, som vi skal gøre, og som vi fortsat beder os selv om ikke at glemme. Vi har en tendens til at indlæse disse ting i vores korttidshukommelse, og det bliver en slags ængstelse, som vi bærer med os, når vi går rundt om dagen.

Den underliggende filosofi bag noget som Getting Things Done er, at du tager alt, hvad du ellers kan holde i dit hoved som en åben sløjfe, og du gør noget med det. Du gør det. Eller du beder en anden om at gøre det eller delegere det. Du dropper det, hvilket vil sige, at du beslutter, at du ikke vil gøre det. Eller du udsætter det til ethvert antal steder. I GTD-verdenen lægger du den måske i en mappe til i morgen, eller du kan udsætte den til et projekt, som du vil komme til på et tidspunkt. Når du gør det, kommer du til et sted, hvor din liste som sådan bliver tom, og det kommer med en forbløffende, næsten euforisk ro i sindet. Pludselig alle de små stemmer, alle de små plader, du har spundet næsten ubevidst bagpå i dit sind - du spinder dem ikke mere. Denne støj erstattes med en slags stille.

JD: Har du andre produktivitetsapps, som du kan lide, du bruger?

GU: Det gør jeg ikke. Jeg bruger stadig den gule Notes-app [til iPhone og iPad]. Jeg bruger undertiden Clear. Jeg har været meget imponeret over gestusmæssige ting, som Real Mac [udviklere af Clear app] fyre designet.

Jeg bruger ikke Evernote. Jeg bruger ironisk nok Dropbox.

For mig er e-mail en smule alt. Jeg finder ud af, at jeg skriver mig e-mails, som jeg kender en masse andre mennesker. Det fungerer som en slags de facto to-do-liste.

Vi bruger Asana nu på arbejdspladsen, som jeg prøver på at få en vane med. Jeg kæmper lidt med det. Deres mobiloplevelse er lidt røffere end deres web-ting, og jeg prøver kun at leve på iOS-enheder for at blive en mere aktiv tester af iPad-appen.

JD: Så bruger du slet ikke skriveborde?

GU: Jeg prøver ikke, ja. Jeg føler, at det er den bedste måde for mig at lære, hvad der vil arbejde og ikke arbejde i iPad-verdenen, og hvilke muligheder der er.

JD: Hvordan finder du det så langt?

GU: Jeg kæmper uden tastaturet. Jeg kan virkelig godt lide iPad mini. Jeg har en af ​​dem [der peger på en ny iPad] med en nethindeskærm, og selvom det er smukt, er det virkelig halvt et halvt kilo for tungt at holde i hånden i nogen tid. Denne ting [iPad Mini] er lidt over et halvt kilo, og ved en tredjedel af vægten er det en helt anden oplevelse. Men fodaftrykket af det er så lille, at det enten er at skrive på glasoverfladen eller et tastatur, der har samme størrelse - dine fingre er alle sammenklæbte. Og jeg kan ikke helt komme rundt om det stykke.

JD: Bruger du overhovedet diktat?

GU: Det gør jeg på telefonen. Jeg har virkelig ikke brugt det næppe overhovedet her [på iPad mini]. Jeg ved ikke, om du har set Googles seneste diktat…

JD: Google Now-tingene?

GU: Effektivt, ja. Det er virkelig fantastisk, hvordan det automatisk afslutter dine sætninger. Du kan faktisk se det ændre sig i realtid. [Aktiverer Google Now] "Dette er en test. Det ændrer sig, mens jeg taler." [Appen spiller en klokkeslæt for at indikere, at tale-til-teksten er afsluttet.] Det er så sejt. Det bliver virkelig godt.

Udfordringerne omkring diktat er mere sociale. Disse ting [som iPad mini og iPhone] følger med mig ud i verden. Det er ikke det samme som at sidde ved et skrivebord i et rum. Faktisk, hvis jeg sidder ved et skrivebord i et rum, er jeg sandsynligvis på en mere traditionel maskine. Så hvis jeg er på en af ​​disse ting, er jeg ude i verden, hvor det bare ofte er akavet for mig at tale med min mobil, enten fordi det vil forstyrre andre mennesker, eller at jeg er ubehagelig med at få dem til at høre, hvad jeg ' m diktere.

Det er svært. Det er svært at finde overlapningen af ​​steder, hvor du bruger en af ​​disse enheder, og alligevel er det ikke besværligt at tale med dem. Den adaptive auto-færdiggørelse og stavekorrigering og gætte, det hele hjælper. Men det er stadig et fjernt sekund at være i stand til bare at komponere på et tastatur.

JD: Vi havde en samtale på kontoret i går om, hvem der kunne røre ved type. De fleste af os kan, men der er stadig et par mennesker, der jager og pirker rasende.

GU: Der skal være en eller anden måde at drage fordel af, så mobilt. Der er stadig en mulighed der, at ingen har ret knækket. Tænk på de mange gange, når du er på et offentligt sted, som på et tog, eller når du venter på noget, og du ikke ønsker at tale med din telefon. Det er latterligt. Du vil tydeligvis ikke bære rundt på et stort tastatur, og i stigende grad ønsker folk ikke engang at bære rundt om bærbare computere. Især i en verden, hvor du bare har denne [afhenter iPad mini], hvordan kommer du til den "fingre bevæger sig hurtigere end min hjerne" ting derinde?

JD: Jeg ved det ikke.

GU: Det gør jeg heller ikke. Men det er en mulighed.