Sådan synkroniserer outlook og google apps

Forretningsbrugere er blevet vant til Outlook. E-mail-klienten for de mere end en milliard Microsoft Office-brugere på planeten er blevet den anden karakter. Men nogle virksomheder finder ud af, at det sparer dem penge og vedligeholdelse at lade Google være vært for deres e-mail, kalendere og kontakter, selvom dette betyder, at en tredjepart har adgang til e-mail-indhold og målrettede displayannoncer vises i indbakken. Hvis du kunne bruge Outlook med din Google Apps Mail (egentlig bare Gmail), behøver du ikke at se disse annoncer, og du får et preview-panel, sortering af indbakke, rig formatering, højreklik-indstillinger, socialt stik og det meste af de andre værktøjer, Outlook tilbyder.

Heldigvis giver Google Apps Sync til Microsoft Outlook dig mulighed for at drage fordel af de fleste af Outlook's værktøjer - men kun hidtil for Outlook 2010. Hvis du kører Office 2013, kan du stadig oprette forbindelse til en Gmail-konto via IMAP, men dette får kun mail, ingen kalendere, opgaver eller kontakter. Ved hjælp af Apps Sync emulerer Gmail en begrænset version af en Microsoft Exchange Server. Du får de fleste af de vigtige ting - dine kontakter, kalenderbegivenheder, opgaver og Outlook-notater. Men nogle ting synkroniseres ikke, f.eks. Udkast, opfølgningsdatoer og påmindelser, regler, underskrifter, formatering af rig tekst, leveringskvitteringer, vedhæftede kalender, påmindelser om opgaver og journalposter. Der er en udtømmende liste over, hvad der er og ikke synkroniseres i denne PDF fra Google.

Hvis du kan leve med disse begrænsninger, og din virksomhed har foretaget overgangen til Google Apps, er brug af Outlook med din nye kommunikationstjeneste en simpel sag at installere og køre Apps Sync. Det er kompatibelt med Windows 7, Vista, XP og Outlook 2003, 2007 og 2010. Bemærk, at det ikke er blevet opdateret til hverken Windows 8 eller Outlook 2013, versionen inkluderet i Office 365. Og Apple Mac-brugere af Outlook 2011 er helt ude af held. Vi har kontaktet Google om dette og vil opdatere denne artikel, når der er sket fremskridt. Du kan få det her. Denne download leverer faktisk to hjælpeprogrammer - ud over Apps Sync får du også Google Apps Migration til Microsoft Outlook, som, som navnet antyder, giver dig mulighed for at flytte dine eksisterende Outlook-data til Google Apps. Du kan downloade migreringsværktøjet separat herfra.

Når du har downloadet værktøjet, skal du sørge for, at Outlook ikke kører, og derefter trykke på knappen Download Google Apps Sync - det vil installere softwaren automatisk, når du har OK en dialog med brugerkontokontrol.

Derefter ser du en lille dialog, der beder dig om at logge ind på din Google Apps-konto. Dette er det samme login, du bruger til Google Apps eller til din virksomheds Gmail-konto.

Når du er logget ind, ser du en temmelig mere kompliceret dialog med afkrydsningsfelter til angivelse af, hvad du muligvis vil importere. Denne er faktisk lidt forvirrende: Øverst i dialogen står "Opret en Google Apps-profil i Microsoft Outlook", som er et separat problem fra import. Hvis du har en allerede eksisterende mailtjeneste, du brugte med Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet for at gemme dine tidligere beskeder, kontakter, kalendere og noter.

Du kan separat kontrollere og fjerne markeringen af ​​nogen af ​​disse underkategorier, hvis du ikke vil beholde alt. Især ønsker du sandsynligvis at fjerne markeringen af ​​slettet og uønsket e-mail, som som standard er kontrolleret. Dialogboksen giver dig mulighed for at sende dine brugsdata til Google for at hjælpe dem med deres kvalitetssikring. Der er endnu en mulighed, der vises, når du klikker på Avanceret - Sluk for AutoArchive. Dette kontrolleres som standard og betyder, at Google vil gemme kopier af alle dine gamle beskeder.

Klik derefter på knappen Opret profil. Hvis installationen forløb korrekt, vil du derefter se en meddelelsesboks dertil. Meddelelsesfeltet viser dig også, hvordan værktøjet tilføjer et ikon til din Windows-systembakke og tilbyder en knap, der starter Outlook.

Når du starter Outlook, ser du meddelelsesboksen Synkroniseringsstatus, og din Outlook-app udfyldes med alle dine mapper og nye e-mails. Op til 1 GB vil blive downloadet til din lokale maskine, medmindre du ændrer grænsen fra magasinikonets indstilling for postboksstørrelsesgrænse.

Statusdialogen åbnes fra da af hver gang du starter Outlook, medmindre du fjerner markeringen i det ene afkrydsningsfelt i bunden: "Åbn dette vindue, når Microsoft Outlook starter." Jeg anbefaler at fjerne markeringen af ​​dette for at forhindre, at denne distraherende dialog vises hele tiden; du kan altid kalde det op igen fra magasinikonet. Du skal muligvis gøre dette, hvis du bemærker manglende e-mail, kalenderelementer eller kontakter. Hver synkroniseringskategori indeholder et Re-sync-link, der muligvis bare kan helbrede dine sygdomme.

Du er nu klar til at begynde at bruge Outlook, ligesom du altid har! Læs vores fulde anmeldelse af Google Apps for at få flere oplysninger om Googles skub på markedet for virksomhedsmeddelelser. For mere om Outlook, kan du læse vores anmeldelse af Microsoft Office.