Sådan deles Google Drive-filer

Du har oprettet en fil i Google Drev, som du vil dele med andre mennesker. Intet problem. Et af softwarens stærke punkter er dens evne til at lege godt med andre.

Der er faktisk så mange måder at dele Google Docs, Sheets og Slides på, at processen kan være forvirrende. Ønsker du at andre mennesker skal kunne redigere din fil eller bare se den? Har du brug for at give dem adgang til den live eller statiske version af dokumentet? Dine delingsindstillinger varierer afhængigt af svarene på disse spørgsmål.

Google Drive består af flere programmer, herunder dokumenter til tekstbehandling, ark til regneark og lysbilleder til præsentationer. Processen til deling inden for hvert program er temmelig ens; nedenfor fokuserer vi på Google Dokumenter.

Du kan få adgang til Google Dokumenter på et par måder: Google Dokumenter-webstedet i din browser; Google Backup and Sync-programmet på din computer; eller Google Docs-apps til iOS eller Android.

Del et live dokument

Du har lige oprettet og afsluttet et dokument og vil nu dele det. I dette tilfælde vil du gerne dele live-dokumentet med en eller flere personer. Klik på knappen Del i øverste højre hjørne (eller klik på menuen Filer og vælg Del).



Tilføj modtagere

Indtast en Google-kontakt eller e-mail-adressen på den person, som du vil dele filen med; Du kan dele en fil med op til 200 personer eller grupper. Klik på rullemenuen, og vælg, om du vil have personen eller personerne til at kunne redigere dokumentet, indsætte kommentarer i det eller kun se det. Du kan også tilføje en note til e-mail-invitationen. Klik på Send.

Hvis personen har en Google-konto, sendes din e-mail. Hvis din modtager ikke har en Google-konto, får du to muligheder. Du kan sende en invitation, i hvilket tilfælde personen har 14 dage til at logge ind med en Google-konto til at redigere, kommentere eller se dokumentet.

Alternativt kan du oprette og sende et link til dit dokument, i hvilket tilfælde din modtager kan se dokumentet uden en Google-konto, men ikke redigere eller kommentere det.



Modtagelse af en invitation

I den anden ende åbner din modtager din e-mail og klikker på knappen for at åbne i dokumenter. Hvis personen har en Google-konto, bliver han eller hun bedt om at logge ind på den for at redigere, kommentere eller se dit dokument i Google Dokumenter.

Hvis personen ikke har en Google-konto, og du valgte muligheden for at sende linket, åbnes dokumentet i Google Dokumenter, hvor personen kan læse den, men ikke kommentere eller redigere det. Denne person kan ikke anmode om kommentar eller redigeringsadgang, medmindre han eller hun har en Google-konto.

Hvis personen har en Google-konto og får adgang til dokumentet med tilladelse til at redigere den, kan han eller hun klikke på knappen, der siger Redigering i øverste højre hjørne og ændre indstillingen til enten Forslag eller visning. Hvis personen får adgang til dokumentet med tilladelse til at kommentere det, kan han eller hun klikke på knappen, der siger Forslag og ændre indstillingen til Visning.



Få delbart link

Hvis du vil distribuere et direkte link til dokumentet i stedet for at sende invitationer, skal du klikke på knappen Del igen og derefter klikke på muligheden "Få delbart link." Denne indstilling er praktisk, hvis du til enhver tid vil dele dokumentet med flere personer, som at slippe det til en Slack-kanal.



Vælg tilladelser

Klik på rullemenuen for "Enhver med linket kan…" for at vælge de rette tilladelser. Her kan du give modtagerne muligheden for at redigere, kommentere eller se.



Kopier delingslink

Klik på knappen for at kopiere link. Du kan nu indsætte linket i et andet program for at dele dokumentet. Modtagere behøver kun at klikke på linket for at få adgang til dokumentet, men igen skal de logge på med en Google-konto inden for 14 dage for at redigere eller kommentere.



Intet Google-login

Hvad hvis du vil have folk til at kunne redigere eller kommentere i dokumentet uden at skulle logge ind på Google? Klik på knappen Del igen. Klik på rullemenuen for "Enhver med linket kan…", og klik på Mere.



Link Share Options

Du kan nu spille med tre indstillinger til Link Sharing. Den første mulighed for Offentlig på Internettet giver enhver adgang til dit dokument på Internettet via det rigtige link. Du kan indstille tilladelser for at begrænse andre brugere til at redigere, kommentere eller blot se dokumentet. Afhængigt af hvilke tilladelser du vælger, kan modtagerne faktisk redigere, kommentere eller se dokumentet uden at skulle logge ind på Google.

Den anden mulighed for Enhver med linket giver folk adgang til dit dokument, hvis de kender dets URL. Denne indstilling er lidt mere sikker end den første, afhængigt af hvor meget du forventer, at linket deles.

Den tredje mulighed for Fra deaktiverer deling af link, så kun personer, som du direkte inviterer, kan få adgang til dokumentet.



Avancerede delingsindstillinger

Næste, hvordan kan du lettere dele linket til dit dokument eller fjerne deling helt? Klik på linket for Avanceret.



Indstillinger for deling og tilladelser

Her kan du dele linket via Gmail, Google+ (for nu), Facebook eller Twitter. Du kan revidere tilladelserne for alle, du har delt filen med eller fjerne enhver person fra fildelingen fuldstændigt. Du kan også kontrollere en mulighed for at forhindre redaktører i at ændre adgang og tilføje nye mennesker og deaktivere muligheder for at downloade, udskrive og kopiere for kommentatorer og seere.



Publicer på Internettet

Vi er ikke færdige endnu. Der er flere delingsticks op Googles ærme. Klik på menuen Filer, og vælg Publicer på Internettet.



Opsætning til udgivelse

Klik på pil ned til Publiceret indhold og indstillinger i vinduet Publicer til web. Du kan beslutte, om du vil have, at dit offentlige dokument skal opdateres, hver gang du foretager en ændring. Som standard offentliggøres dit dokument som sin egen dedikerede webside. Klik på Publicer, og svar ja, når Google spørger, om du er sikker.

Du kan også vælge at integrere dokumentet, hvis du vil generere kode, der giver dig mulighed for at integrere det på en eksisterende webside. Derefter kopierer du den indlejrede kode.



Udgivet webside

Dit dokument offentliggøres som en webside, der er tilgængelig for alle, der har linket.



Stop med at offentliggøre

For at slå dokumentet fra som en webside skal du klikke på knappen, der siger Stop med at offentliggøre.



E-mail som vedhæftet fil

Endelig kan du e-maile dit dokument i et hvilket som helst af et antal formater. Klik på menuen Filer, og vælg E-mail som vedhæftet fil.



Skift filformat

I vinduet E-mail som vedhæftet fil skal du klikke på rullemenuen for Vedhæft som. Du kan vælge at sende dit dokument som en PDF, Word-dokument, Rich Text File, HTML-side, Plain Text-fil eller Open Document. Du kan også vælge at indsætte dokumentet i selve e-mailen.