Sådan beskytter du dine Microsoft Word-dokumenter

Du har skrevet et vigtigt eller følsomt dokument i Microsoft Word. Og du vil holde det privat eller i det mindste sikkert. Måske vil du sikre dig, at kun du og visse mennesker kan læse eller redigere det. Måske vil du begrænse de typer ændringer, som nogen kan foretage til dokumentet. Måske ønsker du at sikre læserne af dokumentet, at dette er den endelige version. Du kan gøre alt det og mere, hvis du ved, hvilke værktøjer du skal bruge i Word, og hvordan du bruger dem.

Den seneste Office 365-version af Microsoft Word serverer flere muligheder for at sikre dit dokument. Du kan indstille et dokument til at åbne i skrivebeskyttet tilstand for at forhindre utilsigtede redigeringer. Du kan kryptere dit dokument, så ingen har adgang til det uden den rigtige adgangskode. Du kan begrænse det indhold, der kan redigeres i et dokument, og den måde, det kan redigeres. Du kan tilføje en digital signatur for at sikre dig, at ingen kan kløe sig med dokumentet. Og du kan markere et dokument som endeligt, så folk ved, at det ikke er blevet ændret, siden du sidst gemte det.

Til disse tricks bruger jeg den nyeste Office 365-version af Word. Valgmulighederne, jeg dækker her, fungerer grundlæggende det samme i Word 2016, 2013 og 2010. Imidlertid er muligheden for at markere et dokument som endelig og gøre det read-only to separate muligheder i Word 365 og en kombineret mulighed i de andre versioner af Word.

Beskyt dokument

For at komme i gang skal du åbne et dokument i Microsoft Word, du vil beskytte. Klik på menuen Filer, og klik derefter på knappen for at beskytte dokument. I menuen Beskyt dokument skal du vælge den første indstilling til altid åben skrivebeskyttet .



Læs kun

Gem dokumentet, og åbn det derefter igen. Word blinker en meddelelse om, at forfatteren vil have dig til at åbne dette som skrivebeskyttet, medmindre du har brug for at foretage ændringer. Klik på Ja for at åbne dokumentet i skrivebeskyttet tilstand. Selvfølgelig kan enhver sige nej og åbne dokumentet i redigeringsfunktion. Målet er at gøre det lettere for folk at åbne dokumentet som skrivebeskyttet for at mindske chancerne for at foretage utilsigtede ændringer.



Krypter med adgangskode

Åbn dokumentet i redigeringsfunktion for at deaktivere den skrivebeskyttede mulighed. Klik på menuen Filer, og vælg Beskyt dokument. Fra menuen Beskyt dokument skal du vælge muligheden for altid åben skrivebeskyttet . Bliv på samme skærm, og klik igen på knappen Beskyt dokument. Denne gang skal du vælge muligheden Krypter med adgangskode .



Lav et kodeord

Opret et kodeord i vinduet Krypter dokument og klik på OK. Sørg for at bruge en kompleks, men mindeværdig adgangskode. Hvis du glemmer adgangskoden, tilbyder Microsoft ingen måde at hente eller nulstille det, hvilket betyder, at du ikke kan få adgang til dokumentet. Skriv adgangskoden igen for at bekræfte den. Klik på OK.

Gem igen, og luk dokumentet. Åbn det igen. Skriv adgangskoden for at få adgang til dokumentet. Klik på OK.



Fjern adgangskoden

For at fjerne adgangskoden skal du klikke på menuen Filer og vælge Beskyt dokument. Klik på muligheden for at kryptere med adgangskode . I vinduet Krypter dokument skal du slette de punkter, der skjuler din adgangskode. Klik på OK. Gem igen, og luk dokumentet. Næste gang du åbner det, bliver du ikke bedt om at få adgangskode.



Begræns redigering

Klik på menuen Filer og vend tilbage til knappen Beskyt dokument. Vælg indstillingen til at begrænse redigering .

Dit dokument viser derefter en rute til begrænsning af redigering til højre til formatering og redigering af begrænsninger. Her kan du give folk tilladelse til at læse dit dokument, samt vælge, hvad de kan redigere, og hvordan.



Formatering af begrænsninger

Marker afkrydsningsfeltet for at begrænse formatering til et udvalg af stilarter for at forhindre folk i at ændre formateringen af ​​dit dokument gennem Words stilartsfunktion. Klik på linket for Indstillinger. I pop op-vinduet Formatering af begrænsninger er alle stilarter tilladt som standard. Du kan beholde det som det er, ændre det til det anbefalede minimum eller ændre det til Ingen. Hvis du ikke er sikker på, hvilken indstilling du vil vælge, skal du vælge den til anbefalet minimum.

Du kan også kontrollere en af ​​de tre indstillinger under Formatering for at give AutoFormat mulighed for at tilsidesætte begrænsningerne, blokere muligheden for at skifte temaer eller blokere muligheden for at skifte QuickStyle-sæt. Hvis du ikke er sikker, skal du forlade disse tre indstillinger ikke markeret. Klik på OK for at lukke vinduet Formateringsbegrænsninger.



Redigering af begrænsninger

Marker afkrydsningsfeltet for Tillad kun denne type redigering i dokumentet under Redigering af begrænsninger. Klik på rullemenuen nedenunder. Du kan nu vælge blandt fire indstillinger: Sporede ændringer tænder på Sporændringer for enhver læser af dit dokument og begrænser alle andre typer redigering; Kommentarer giver læserne mulighed for at indsætte kommentarer i dit dokument, men foretager ingen andre ændringer; Udfyldning af formularer giver læserne mulighed for at udfylde formularer, du har oprettet, men ikke ændre disse formularer; og Ingen ændringer ( skrivebeskyttet ) sætter dit dokument i skrivebeskyttet tilstand, så der ikke kan foretages ændringer. Vælg den ønskede indstilling.



Undtagelser

Hvis du markerer indstillingen for Kommentarer eller Ingen ændringer (skrivebeskyttet), kan du oprette undtagelser for, at enhver kan redigere bestemte dele af dit dokument. Marker afkrydsningsfeltet for Alle i afsnittet Undtagelser og vælg de dele af dokumentet, du vil have nogen til at kunne redigere.



Håndhæv beskyttelsen

Klik til sidst på indstillingen Ja, start håndhævelse af beskyttelse . Skriv, og skriv derefter et kodeord igen, og klik på OK. Gem igen, og luk dokumentet. Åbn det igen. Redigeringskontrollerne på båndet er nu nedtonet. Klik i et hvilket som helst afsnit i det dokument, du har tilladt at redigere, og kontrollerne bliver tilgængelige.



Sluk for beskyttelse

For at slukke for beskyttelsen skal du klikke på fanen Gennemgang og klikke på ikonet for Begræns redigering. Klik på knappen Stop beskyttelse i bunden af ​​ruden Begræns redigering. Skriv adgangskoden, og klik på OK. Fjern derefter markeringen af ​​indstillingerne for formatering og redigering af begrænsninger, der vises øverst til højre.



Tilføj en digital signatur

Klik på menuen Filer og vend tilbage til knappen Beskyt dokument. Vælg muligheden for at tilføje en digital signatur . Dette fortæller personer, der læser dit dokument, at du og ingen andre underskrev det, hvilket indikerer, at du var den sidste person, der reviderede og gemte det.



Underskrift certifikat

For at oprette en digital signatur skal du have et underskrivelsescertifikat. Første gang du gør dette, blinker Word meddelelsen: "For at underskrive et Microsoft Office-dokument har du brug for en digital signatur, vil du gerne hente en fra en Microsoft-partner nu?" Klik på Ja. En Microsoft supportside dukker op for at hjælpe dig med at finde et digitalt ID. Prøv linkene til de forskellige udbydere for at få et digitalt ID. Klik derefter på linket på websiden for at tilføje eller fjerne en digital signatur i Office-filer. Rul ned på siden for at lære, hvordan du tilføjer en digital signatur.

Når du har den digitale ID, skal du vende tilbage til knappen Beskyt dokument og derefter klikke på muligheden for at tilføje en digital signatur . Udfyld de nødvendige felter i tegnvinduet og klik på knappen Sign. Du bliver muligvis bedt om at bekræfte den digitale signatur. Klik på OK.

Dit dokument er nu digital signeret og lavet til read-only. Word forklarer, at dokumentet er underskrevet og markeret som endeligt, og at hvis nogen forvirrer det, bliver underskrifterne ugyldige. Enhver, der åbner dokumentet, vil se meddelelsen om din digitale signatur.



Markér som final

Endelig, hvis du ikke kan eller ikke ønsker at bruge en digital signatur, kan du stadig markere dokumentet som endeligt. Klik på menuen Filer og vend tilbage til knappen Beskyt dokument. Vælg indstillingen til at markere som final .

En pop-up-meddelelse fortæller dig: "Dette dokument markeres som endeligt og gemmes derefter." Klik på OK. En anden meddelelse vises og fortæller dig: "Dette dokument er markeret som endeligt for at indikere, at redigering er afsluttet, og at dette er den endelige version af dokumentet. Når et dokument er markeret som endeligt, er statusegenskaben indstillet til 'Endelig' og at skrive, redigere kommandoer og korrekturmærker er slået fra. Du kan genkende, at et dokument er markeret som endeligt, når ikonet Markér som slut vises i statuslinjen. " Klik på OK.



Rediger alligevel

Når nogen åbner dokumentet, vises der en meddelelse øverst: "MARKED AS FINAL. En forfatter har markeret dette dokument som endeligt for at forhindre redigering." En Edit Anyway-knap vises også. Hvis nogen klikker på den knap, kan han eller hun stadig redigere og gemme dokumentet. Men så viser dokumentet dig som forfatter og den anden person som den, der sidst ændrede det. Så det ultimative mål her er ikke at forhindre nogen i at redigere dokumentet, men at fortælle læserne, at dokumentet er endeligt, og at du skal fremstå som både forfatteren og personen, der sidst ændrede det.