Gimmal kontraktstyring gennemgang og vurdering

Gimmal Contract Management er et andet yderst tilpasseligt, funktionsrigt kontraktstyringssystem, der straks differentieres af det enorme prismærke: $ 20.000 pr. År. Men lad ikke mærkatchok få dig bedre; Gimmal Contract Management (tidligere kendt som Prodagio før virksomheden blev overtaget tidligere i år) er en fleksibel løsning, der tilbyder alle de grundlæggende kontraktstyringsfunktioner, mens de tilbyder en række yderligere funktioner, såsom workflow-automatisering, skabelonbaseret kontraktgenerering og brugeropgaver, der kan gøre det værd at pengene for nogle. Imidlertid tilbød vores Editor's Choice-vinder Agiloft et tilsvarende niveau af tilpasning med mindre kompleksitet og en lavere pris.

Hvis du overvejer Gimmal, vil kompleksitet sandsynligvis være din største hindring. Når du først har konfigureret Gimmal, som du har brug for, er det en fremragende systemer, men det er vigtigt at bemærke, at mængden af ​​tilpasning, som systemet kræver, alvorligt vil komplicere levetiden for administratorer, der er ansvarlige for implementering. Endnu mere uheldigt er der ingen mulighed for at prøve, før du køber. Agiloft har et tilsvarende niveau af tilpasning, men formår at være mindre kompliceret, fordi det valgte en wizard-baseret konfiguration, hvilket er noget Gimmal bør overveje.

Alt i alt er startprisen for Gimmal bestemt stejl for mindre organisationer. Sådanne virksomheder skal sørge for, at en licens pr. Bruger ikke tjener dem bedre i stedet og bør se nøje på Getting Contracts Done, den anden vinder af PCMag Editor's Choice. Gimmal Contract Management er rettet mod mellemstore og store virksomhedsorganisationer, som skal evaluere softwaren på grundlag af tilpasning kontra kompleksitet og vedligeholdelse.

Prisindstillinger og planer

Gimmal tilbyder tre forskellige udgaver, der stort set er differentieret efter deres maksimale antal brugere, men også efter forskellige niveauer af kapacitet versus kompleksitet.

Ironisk nok tillader den laveste pris Essentials-udgave et ubegrænset antal brugere. Det skyldes, at Essentials-udgaven er rettet mod dem, der for det meste er på udkig efter et kontraktslager og ikke har brug for at integrere med andre systemer eller har ikke-standardkontrakter eller arbejdsgange. Den avancerede udgave er rettet mod individuelle afdelinger i meget store virksomheder eller mellemstore organisationer med færre end 25 brugere, hvis behov er mere specialiserede, og som muligvis kræver integration med eksisterende systemer. Endelig er Enterprise-udgaven beregnet til virksomheder med mere end 25 brugere og specialiserede behov ud over avanceret udgave.

På dette tidspunkt havde Gimmal stadig ikke fuldt ud inkorporeret Prodagio i sine webejendomme. Og med en startpris på $ 20.000 er det forståeligt, at detaljerede prisoplysninger ikke vil være tilgængelige via Internettet, men snarere på en kunde-til-kunde-basis gennem direkte kontakt med Gimmal-salgsmedarbejdere. Gimmal tilbyder heller ikke en gratis prøveversion til download eller adgang, så du vil også stole på salgspersonale til test forud for køb.

Ikon-tung grænseflade

Gimmal-grænsefladen er ikon-tung og derfor temmelig let at navigere. De store ikoner i højre hjørne af skærmen dækker alle de områder, der er afgørende for kontraktstyring, herunder dokumenter, Mine opgaver, rapporter, søgning og administrator (for dem, der er udpeget som administratorer). Når et ikon er valgt, ændres fanerne over arbejdsområdet for at afspejle den tilgængelige kategori af information.

Formatet for Dokumenter-området i Gimmal kendes øjeblikkeligt for alle, der har brugt en Windows-computer. Ikoner til at udføre grundlæggende funktioner løber på tværs af toppen af ​​arbejdsområdet (f.eks. Ny mappe, importdokument og kopi), med et filkabinelignende indeks, der kører langs venstre side, der passende kaldes kabinet. Gimmal valgte et gennemprøvet design, der gør det intuitivt at komme i gang.

Fanen Dokumenter er især nyttig, fordi den både har den virksomhedsorganiserede metode til opbevaring af kontrakter (Skabe), men også giver brugere hurtig adgangsfaner til deres seneste dokumenter plus en liste, hvor de kan gemme deres "foretrukne" kontrakter. Ud over den fuldt tilpasselige visning af kontraktdatakolonner, når du ser kontraktlister, vises ikoner ved siden af ​​kontrakter for at indikere, hvornår der er nogen påmindelser, forpligtelser, relaterede dokumenter eller noter vedhæftet. Jeg fandt, at dette var en nyttig funktion, så jeg straks erkendte, hvilke kontrakter der var knyttet disse ekstra typer oplysninger.

Dokumenter kan genereres gennem skabeloner eller direkte importeres til systemet. Hvert dokument leveres med et pop-up-dashboard, hvor alle kontraktoplysninger let kan åbnes. De forventede felter er der alle inklusive relaterede dokumenter, noter, påmindelser og revisionsspor. Men Gimmal kommer også med mange andre felter, herunder kontraktforpligtelser, der kan tilføjes, tjeklister over admin-oprettede forretningsprocesser, der kan tildeles, den kontraktarbejdsgang, der kan ses, og de vedhæftede kontakter, der kan styres.

Rapporter holdes enkle. Vælg blot en rapporttype fra en liste, indtast rapportdataene (f.eks. Begrænsning af datoer eller dokumentnavn, type eller ID) og generering. Hele processen tager kun sekunder. Gimmal leveres med et antal forudindstillede standardrapporter, men nye rapporter kan også genereres af administratorer gennem en simpel proces. Rapporten kan udskrives eller eksporteres til CSV (efter muligheden for at tilføje, fjerne eller ombestille datakolonner) og kan åbnes i Excel.

Hvis de ønskede oplysninger ikke er tilgængelige via en rapport, er en robust søgekomponent tilgængelig. Brugere har muligheden mellem en hurtig søgning og en mere avanceret søgning. Den hurtige søgning scanner både de brugerindtastede data såvel som de vedhæftede dokumenter. En cool funktion i Gimmal er, at det leveres med optisk karaktergenkendelsesevne (OCR), der konverterer billed-PDF'er til søgbare dokumenter. Søgeresultaterne er meget nyttige og inkluderer rangeringsprocent og sammenhæng for kampene. Jeg fandt denne funktion særligt nyttig til at hjælpe med at sile igennem en stor mængde søgeresultater og undgå at blive forkælet ved at åbne og kontrollere resultaterne i samme kamp.

For brugere, der leder efter mere specifik information, giver den mere avancerede søgefunktion brugerne værktøjer til at finde næsten enhver kontrakt. Brugere kan søge efter bestemte ord eller sætninger, dokumenttyper, indholdet i et bestemt felt eller endda filstørrelse i enhver tænkelig kombination. Når de ønskede resultater er fundet, kan brugeren fremhæve de ønskede poster og højreklikke for at eksportere til CSV, hvilket effektivt gør enhver søgning eller liste rapporterbar. Hvis brugeren sandsynligvis vil bruge søgningen igen, kan den gemmes og endda offentliggøres for alle brugere for at fremskynde processen i fremtiden.

Kom i gang

Gimmal tilbyder både tjenester, der er tilgængelige ud af boksen, der kan oprettes på så hurtigt som en dag, og mere komplekse integrationer og specialiseringer også. Den out-of-the-box-version af softwaren vil sandsynligvis give de nødvendige muligheder for dem, der søger kernefunktionerne i kontraktstyring, herunder Store, Track and Alert, Search og Report.

Flere avancerede funktioner kan oprettes for dem, der ønsker at automatisere deres forretningsprocesser yderligere. Mere kyndige administratorer kan oprette arbejdsgange, der automatiserer godkendelsesprocessen for nye kontrakter, tjeklister over to-do-poster knyttet til kontrakter og skabeloner, der kan udfyldes med brugerindtastede data.

Gimmal tilbyder en bred vifte af nyttige ressourcer og en hel fane Reference under afsnittet Dokumenter. Dette afsnit indeholder guider til oprettelse af skabeloner, hurtige referenceguider, træningsvideoer og brugervejledninger. Og hvis det særlige emne ikke er dækket af nogen af ​​disse ressourcer, vil en komplet brugervejledning med mere end 250 sider sandsynligvis have svaret. Derudover er kundesupport tilgængelig gennem den årlige supportaftale.

Gimmal Contract Management tilbyder et meget tilpasset system, der kan skræddersys til at passe til en bestemt kundes behov. På trods af den store mængde tjenester, som Gimmal tilbyder, har det skabt en grænseflade, der er let at navigere og intuitiv. Det tilbyder mange funktioner, der går ud over de grundlæggende kontraktstyringsfunktioner for yderligere at automatisere forretningspraksis og spare medarbejderes dyrebare tid. Tilpasningen kan imidlertid være skræmmende og vanskelig at afhente, og prisen kan være høj for mindre organisationer.